Travail sur le Thésaurus du réseau du Grésivaudan

PRÉSENTATION DE LA MISSION ET DE L’ENVIRONNEMENT

Présentation de la mission

La mission que je dois mener à bien lors de ce stage consiste à pratiquer une étude en plusieurs étapes sur le thésaurus du réseau. En effet, le Réseau des Bibliothèques du Grésivaudan répertorie et classe ses documents en fonctions d’autorités matières regroupées au sein du thésaurus commun.
Le thésaurus est encore « récent », ce qui signifie qu’il n’est pas complétement vérifié et que des problèmes concernant son harmonisation subsistent au sein de la classification. Entre les importations de notices et l’indexation, variées et diverses, venant des professionnels et bénévoles des 36 médiathèques et bibliothèques du réseau, le thésaurus contient donc beaucoup de type d’erreurs. Cela va de la simple répétition ou faute d’orthographe à la création d’autorités matières peu claires ou trop complexes.
Mon rôle au sein du réseau consiste donc à faire une première approche de l’existant puis de proposer des solutions pour harmoniser les autorités matières actuelles ainsi qu’une méthodologie pour l’inclusion de futures autorités matières.
J’ai également participé aux tâches quotidiennes de la médiathèque concernant le service public, la gestion des documents, les diverses activités et les évènements spéciaux de chaque mois mis en place par les bibliothécaires. J’ai été amené à intervenir dans tous les aspects concernant la vie de la médiathèque.
Lors de la première semaine j’ai également participé au Festival annuel des Giboulivres en aidant à la mise en place et en participant aux diverses activités et à l’encadrement des visiteurs le jour J.
Enfin j’ai été amené à participer pendant une semaine aux activités du centre de tri du réseau afin de découvrir le fonctionnement de la navette ainsi que la répartition et le tri des documents entre les différents établissements du réseau.

Enjeux et objectifs

L’enjeu de cette mission est de permettre au réseau et à ses professionnels de travailler de manière plus rapide et optimale en ce qui concerne l’indexation et l’acquisition de nouveaux documents.
Mon rôle sur cette mission a rapidement évolué au début du stage. Devant le nombre très important de notices et surtout face à la tâche laborieuse de s’occuper des autorités matières une par une il a donc été décidé, en accord avec ma tutrice de stage et la directrice de la médiathèque, d’adopter une approche plus théorique consistant à analyser et montrer les problèmes du thésaurus puis à proposer des solutions en fonctions des observation qui en résultaient.

Le thésaurus, un outil indispensable au monde des bibliothèques

Le but d’un thésaurus est d’être une base de données regroupant des termes contrôlés et normalisés. Cela signifie qu’ils sont organisés, écrits et enregistrés de manière à être facilement identifiables au sein d’une base de données.
Le thésaurus a principalement connu son essor dans les années 90 avec l’informatisation croissante des établissements culturelles et des administrations d’archivage et autre services de documentation. Il tire son origine de la fin des années fin 1970 – début 1980 avec les normes internationale ISO, qu’il continu d’ailleurs d’utiliser encore aujourd’hui.
Les thésaurus sont donc une forme de langage contrôlé utilisé pour l’indexation et le catalogage de documents ainsi que la recherche de ressources documentaires sur diverses bases de données informatiques. Toutes les autorités matières enregistrées dans le thésaurus sont reliées entre elles par des termes équivalents (les formes rejetées), génériques ou spécifiques (c’est-à-dire englobant un thème ou désignant un aspect précis de ce thème) et associés (des thèmes qui sont différents mais qui peuvent s’y raccrocher) ; chaque terme appartient à une catégorie ou domaine.
Exemple : « Plantes » est un concept qui peut avoir comme terme équivalent « Végétation », comme terme générique lié « Nature » ou « Fleur » en terme spécifique. Les termes associés peuvent être, entre autre, « Jardinage » ou « Botanique ».
Le thésaurus permet également de reconnaître le langage naturel des différents utilisateurs l’utilisant. Le langage naturel n’est pas un langage contrôlé mais le thésaurus, avec l’aide des divers types de terme, peut identifier la recherche de l’utilisateur et lui permettre de naviguer dans une sorte de toile de thèmes et de sujets génériques ou spécifiques.
Ce genre de base de données peut prendre plusieurs formes dans sa représentation des résultats et des recherches. Il peut s’agir d’une « simple » liste alphabétique ou hiérarchique (en fonction de l’importance des thèmes et des sous thèmes contenus dans celui-ci) mais il peut aussi s’agir d’un thésaurus à arborescence, à polygones ou sous forme de schéma fléché (comme pour les thésaurus utilisable directement sur internet par des particuliers).
Les thésaurus peuvent aujourd’hui être le fruit d’une personne ou d’un groupe de personne, mais également par le biais d’intelligences artificielles qui utilise des logiciels de constructions automatiques. Cependant il est nécessaire de toujours garder une dimension de travail direct sur le thésaurus, c’est-à-dire via la supervision d’un professionnel bibliothécaire.
Cela se voit notamment dans le cas d’un thésaurus déjà existant. Il ne peut pas se « corriger » lui-même ou repérer ce qui empêche la clarté de la base de donnée pour les utilisateurs. Il est donc parfois nécessaire d’intervenir après sa mise en place, comme cela se présente pour la mission que je dois mener lors de ce stage.

Présentation de l’environnement de travail

L’organisme d’accueil : le Réseau des Bibliothèques du Grésivaudan

Le réseau des Bibliothèques du Grésivaudan est mis en place depuis 2014 par la Communauté de Commune du Grésivaudan. Il regroupe actuellement 36 médiathèques et bibliothèques réparties en 7 bassins de lecture publique incluant en tout 47 communes dans l’ensemble de du territoire. Cela représente environ un territoire de 767 km² sur lequel vivent plus de 100 870 habitants. Il s’agit d’un des réseaux le plus dense de France.

Cadre et équipement

Fondée de 1996, la médiathèque Jean Pellerin est en partie excentrée par rapport au centreville de la commune de Pontcharra. Cependant cela n’empêche pas son public d’être assez hétérogène et diversifié. Elle dessert directement une population de plus de 7000 habitants mais est aussi fréquentée par les habitants des communes alentours (Barraux, Chapareillan, Saint-Maximin…).
Elle s’adresse indirectement à un public assez large en faisant partie du réseau des Bibliothèques du Grésivaudan car les usagers des 36 communes du réseau peuvent y réserver des documents à distance, venir profiter des animations s’ils le souhaitent et rendre les documents du réseau dans cet établissement.
La médiathèque, bien qu’éloignée du centre-ville, n’est pas située loin des diverses écoles primaires, du lycée et du collège de la commune ainsi que des divers établissements culturels (le cinéma Jean Renoir, la librairie Bel’Ysère entre autre). La médiathèque est également directement adjacente à une école de musique et une résidence pour personnes âgées encore en constructions
La médiathèque de Pontcharra n’a pas vocation à répondre à des besoins universitaires, mais participe cependant à diverses opérations de médiations culturelles (auprès des plus jeunes en particuliers) dans les écoles, comme dans le cas du Festival Giboulivres par exemple.
La médiathèque emploi actuellement 8 personnes (dont 1 autre stagiaire) en plus de la directrice de l’établissement. On trouve donc une responsable des documents jeunesse, un responsable BD/mangas et roman SF/policier, deux responsables animations (côté jardin), deux responsables de la restauration/protection des documents et un responsable informatique et équipement.
Ces distinctions ne veulent pas dire que chacun est réduit à une seule tâche et un seul rayon.
Comme j’ai pu le constater tout au long du stage, tout le monde s’occupe des animations lorsqu’elles ont lieu, tout le monde peut être amené à orienter ou conseiller un usager dans n’importe quel rayon. Les spécialisations dénotent tout simplement le type de thèmes/documents avec lequel la personne a le plus d’affinité. En revanche chacun s’occupe majoritairement des acquisitions et évolutions globales de son fonds ou ses collections.
Ils travaillent en collaboration avec les coordinateurs du réseau/logiciel Nanook qui viennent plusieurs fois par semaine travailler au sein de la médiathèque, dont Mme BERGER-MARROU, coordinatrice réseau qui se déplace régulièrement entre les deux médiathèques têtes de réseau.
La médiathèque Jean Pellerin compte plus 2160 adhérents et prête se documents sur 32 communes…
La médiathèque met à disposition des usagers environs 40 places assises, bien que ce chiffre puisse régulièrement bouger dans la mesure où la médiathèque possède assez d’équipement pour gérer comme elle le souhaite le nombre de places, selon les demandes du public ou les animations. La médiathèque possède également un étage pouvant accueillir un grand nombre de personne pour travailler, organiser des conférences, des activités ou des ateliers (ou tout simplement s’installer pour lire). L’établissement est ouvert en moyenne 21 heures par semaine.
La médiathèque propose aussi 2 postes informatiques accessibles grâce à la carte d’usager pour effectuer des recherches libres ainsi que 2 photocopieurs (RDC et étage). Le Wifi est gratuit et accessible dans l’enceinte de l’établissement.
L’accueil est constitué de 2 guichets avec poste informatique, effectuant sans distinction les retours et les prêts. On y trouve également les documents réservés par les usagers du réseau.
La médiathèque propose également une salle de comptines et de contes, qui sert généralement lors de matinée spéciale histoires (les « Racontines ») ou de conférences.
Les usagers peuvent emprunter un ordinateur portable pour l’utiliser dans l’enceinte de la médiathèque. La médiathèque ne propose qu’une seule tablette, qui n’est pas en libre service, mais pas de liseuses et ne dispose pas d’équipement pour visualiser des supports audiovisuels (mis à part la salle de contes mais qui ne sert que lors d’activités ou d’évènements spéciaux). La médiathèque compte plus de 33 000 documents (chiffre Mai 2019) tout type confondus dans son enceinte. Son budget d’acquisition était d’environ 50 000 € pour l’année 2018.
La médiathèque propose différents tarifs d’inscriptions pour ses usagers : 10 € pour une carte adulte, 15 € pour une carte famille, 25 € pour une carte résident hors Grésivaudan et un tarif réduit à 5 € pour divers cas (aides sociales, assistante maternelle…). Les moins de 18 ans peuvent créer une carte gratuitement.
Les usagers peuvent emprunter jusqu’à 10 documents imprimés (tout supports confondus), 3 DVD et 5 CD par carte. Les moins de 14 ans ne peuvent emprunter que des documents jeunesses. Il est possible pour les usagers de faire des réservations sur place ou via internet pour réserver jusqu’à 4 documents, 2 DVD et 2 CD. Il n’est possible d’emprunter et réserver que 2 nouveautés en même temps.

Pôles et organisation

La médiathèque Jean Pellerin est organisée en divers pôles qui sont reconnaissables à leurs codes couleurs et/ou leur cote.
Pôle jeunesse : la médiathèque de Pontcharra est très tournée vers le public jeunesse et propose à ce titre un grand nombre de documents orientés dans ce sens. Ces documents spécifiques aux plus jeunes sont présents dans tous les autres pôles (documentaires, DVD…) mais la médiathèque propose un rayon orienté spécifiquement pour la jeunesse, avec de nombreux albums, contes et romans de tout niveau de lecture, ainsi que des documentaires jeunesses (pour les plus jeunes).
Pôle Bande dessinées : la médiathèque possède une large collection de bandes dessinées et de mangas, autant pour les adultes que pour les plus jeunes. Ces documents sont classés par genres et identifiés par couleurs. L’espace bande dessinées propose également des places assises.
Pôle Romans : bien que très orientée jeunesse, la médiathèque propose une collection de romans pour adulte, assez diversifiés séparant les romans de SF/Fantasy et les romans policiers du reste. Une partie de ces documents est proposée en large vision, avec de gros caractères.
Pôle Documentaires : les divers pôles documentaires couvrent un large rayon et contiennent des documents pour adultes ou pour enfants afin de proposer un spectre plus élargi de choix et de documents. Ils sont identifiés par couleurs et sont reliés à un grand nombre de thèmes : Arts, Famille, Jardin, Maison, Histoire et Géographie, Langues et Littérature, Santé et Bienêtre, Politique –Social – Economique et Sciences et Techniques.
Pôle CD : le pôle CD propose toute la gamme de musique qu’il est possible de trouver au sein de la classification PCDM (Principe de Classement des Documents Musicaux), avec une section spéciale pour la jeunesse, ainsi que des documentaires papiers ou DVD liés à la musique et une petite collection de Livre CD pour les plus jeunes. On y trouve dans les grandes catégories le Rock, la musique classique, la musique française, les musiques du monde, le jazz et les musiques d’ambiance et films.
Pôle DVD : le pôle DVD propose de manière assez classique une large catégorie de fictions (films et séries) divisées entre les catégories adultes et jeunesse.
Périodiques : la médiathèque possède une salle spéciale contenant tous les périodiques ainsi que des places assises pour la lecture. Les périodiques proposés sont assez large dans les thèmes qu’ils abordent : journaux locaux/nationaux, consommation, cultures/arts, nourritures, sports, retraites, sciences, histoire, artisanats… On y trouve aussi un certain nombre de magazines ado/jeunesse.

Propositions de solutions pour le réseau

Après cette analyse de l’existant le but est de proposer des solutions en ce qui concerne les modifications à apporter. Ce travail se borne à une mise en pratique théorique car il est impossible pour une seule personne de s’acquitter de la tâche dans le temps imparti par le stage.
Les solutions s’articulent autour de deux axes principaux : d’une part les solutions pour l’existant, de l’autre les solutions pour les nouvelles autorités matières qui ne manqueront pas d’être ajoutées au fil du temps.
Les deux aspects ne peuvent pas être exactement traités de la même manière. Les solutions pour l’existant sont des propositions pour régler les problèmes et les erreurs dans le thésaurus actuel.
Les solutions pour les futures entrées sont quant à elles plus centrées sous forme d’un mode d’emploi inspiré du RAMEAU (Répertoire Autorité-Matière Encyclopédique et Alphabétique Unifié). Le but n’est pas d’utiliser RAMEAU pour les nouvelles créations de notices mais de s’inspirer de sa méthodologie afin de proposer une première version théorique de la manière d’enregistrer des autorités matières au sein du thésaurus à l’avenir.

Autres activités du stage

Tâches au sein de la médiathèque

Service public

Lors de mon stage j’ai été amené à remplir diverses tâches dans l’enceinte de la médiathèque.
Cela m’a permis de mieux comprendre l’organisation et les méthodes de gestion des documents propres à cet établissement.
Le service public est une des activités les plus importantes car il s’agit évidemment de rendre service aux usagers et de prendre en charge les documents qu’ils empruntent ou rendent. La médiathèque Jean Pellerin effectue les retours et les prêts aux mêmes postes, ce qui permet de réguler le flux des usagers de manière plus directe.
Une part importante consiste également à effectuer des réservations à travers l’ensemble du réseau pour faire venir un document non disponible dans la médiathèque de Pontcharra ou à mettre de côté les réservations liées localement à la médiathèque.
Le service public consiste aussi à rendre divers service aux usagers et à les conseiller, ce qui participe au processus d’intégration culturelle et de vecteur social voulut par le réseau du Grésivaudan.
Il peut s’agir de les aider à trouver un document, de les conseiller sur le choix d’un livre ou autre type de document et d’effectuer les réservations qu’ils demandent. Cet aspect prend aussi une forme administrative lorsqu’il s’agit de gérer les informations des cartes usagers, les renouvellements ou encore les diverses informations concernant les caractéristiques et les cas particuliers.
Il s’agit ici d’un des aspects qui permet de se rendre compte de l’importance d’avoir une base de données (le thésaurus) harmonisée et claire. Les recherches de documents ne se font pas forcément par mots-matières mais ils influent tout de même sur la manière de trouver des documents. Si l’on cherche des mots dans l’ensemble des notices, si on veut trouver tous les documents parlant d’un même sujet, si l’on souhaite également trouver un document portant sur un thème particulier qui n’apparaît cependant pas dans le titre… Il existe beaucoup de cas dans lesquels les mots matières seront utiles pour retrouver ou identifier un document.

Gestion de documents

Tout au long de ce stage j’ai pu manipuler et gérer les documents de la médiathèque de diverses manières.
La tâche la plus régulière est le rangement des documents dans les rayons correspondants (en fonctions de la couleur et du support). Une fois enregistrés en retour, les documents ne peuvent pas être rangés directement dans la mesure où cela empêcherait le bibliothécaire d’être efficace dans les autres tâches qu’il doit effectuer. Cependant des chariots situés un peu partout au sein des rayons permettent de faire un premier rangement : les romans sont rangés dans le chariot près du rayons roman, les bande dessinées près du rayons BD et ainsi de suite pour les tous les types de documents (albums, périodiques, documentaires, DVD…).
Lié à cette tâche, il y a aussi une nécessité d’harmonisation (vérifier que les documents n’ont pas été remis au mauvais endroit, vérifier le rangement alphabétique…) et de mise en avant (mettre les nouveautés ou les coups de cœur sur les présentoirs).
Le dernier point de gestion des documents se retrouve au niveau de leur cotation. Pendant ce stage j’ai pu participer à la recotation ou la rénovation de collection de documents. Cette tâche est nécessaire car c’est avec une cote claire que les bibliothécaires pourront retrouver un document (pour le mettre de côté ou le réserver) mais aussi pour les usagers qui connaissent en partie la cotation de la médiathèque.
Dans les cas précis auxquels j’ai pu participer, il s’agissait de refaire une cotation identique aux romans pour les romans audio et de rajouter des symboles sur les livres de promenades en montagne (afin de distinguer les randonnées, les parcours à vélo, à ski et l’escalade).

Retour sur les actions menées

La réflexion autour de l’harmonisation du thésaurus m’a permis de rentrer dans le vif du sujet en ce qui concerne le fonctionnement interne et global du réseau, même s’il faut garder en tête que les documents ne sont pas traités uniquement via les autorités matières.
Au moment du rendu du rapport ma mission n’est pas encore terminée et le document que je dois fournir auprès du réseau est encore en évolution. Je ne peux donc pas évoquer l’accueil des suggestions et préconisations concernant les objectifs fixés.
Il est cependant possible d’espérer que le travail qui a été mené soit une première approche construite autour de l’harmonisation de la base de données des médiathèques et qu’il puisse apporter de l’aide pour mettre en place des méthodologies et/ou des études plus précise autour du thésaurus.
Il faut avoir conscience que le travail réalisé au cours de ce stage est une première approche de la situation. Le but de cette mission était de proposer un premier pas dans la construction nouvelle du thésaurus et sera, je l’espère, un point de départ pour harmoniser et simplifier la base de données des 36 établissements du réseau.
Je me tiendrai évidemment informé de l’intérêt porté à mes propositions après la date de fin du stage.
Enfin, les diverses tâches auxquelles j’ai pu participer dans l’enceinte de la médiathèque, au festival Giboulivres et au centre de tri ont permis à ce stage d’être un tout cohérent, me permettant de toucher à tous les aspects du métiers et de faire les relations entre ma mission et l’ensemble du réseau, qu’ils s’agissent des collections, des usagers et des différentes équipes et médiathèques du réseau.
Le fait d’avoir un impact, même minime, sur les habitants de la région et les actions culturelles, qu’elles soient locales ou régionales, aura fait de ce stage une expérience professionnalisante et décisive dans le parcours suivi.

Réflexion personnelle

Apports pour le parcours suivi et intérêt professionnel

Ce stage a été pour moi une expérience très enrichissante car il m’a permis de participer à un grand nombre d’activités et de m’investir dans des aspects que je n’avais abordés que de manière théorique lors de mes études.
Mon stage de DUT Métiers du Livre et du Patrimoine m’avait amené à travailler sur une seule mission au sein d’un grand établissement. Ici, grâce à la différence d’échelle de la médiathèque, il m’a été plus aisé de participer aux différentes activités concernant les documents et les relations avec les usagers. Grâce au festival Giboulivres et le centre de tri j’ai aussi pu comprendre plus précisément l’organisation et les enjeux propre à un réseau de médiathèques réparties sur l’ensemble d’un territoire, surtout lorsque celui-ci est un des plus dense et des plus variés.Lors de ce stage j’ai également pu mettre en pratique les compétences techniques du DUT et les acquis théoriques du Master MDLE.
Les compétences techniques m’ont permis de m’y retrouver dans la cotation, le fonctionnement du logiciel, la gestion informatique des documents et de leurs informations et enfin les approches et médiations à mettre en place auprès des différents public. Elles m’ont également été très utiles pour comprendre le fonctionnement et la méthodologie du thésaurus.
Les acquis théoriques m’ont permis de comprendre les enjeux et problématiques de ma mission, à savoir l’importance d’avoir un fonds documentaires identifiables et facilement utilisable sur un réseau. J’ai également pu comprendre de manière plus directe les relations entre la région, les communes et le réseau des nombreuses bibliothèques du Grésivaudan et les enjeux que cela amène.
En ce qui concerne mon parcours professionnel, ce stage m’a permis de m’investir dans des tâches et des activités quotidiennes au sein d’une bibliothèque, ce dont je n’avais pas eu l’occasion auparavant (sans pour autant en ignorer les détails et le fonctionnement).
Il m’a également permis de me rendre compte plus en détail des interactions diverses, et parfois complexes, pouvant exister au sein d’un réseau d’établissement. Cette expérience conforte fortement ma motivation à continuer dans cette voie car elle m’a permis d’aborder encore plus d’aspects propres au métier et au monde des bibliothèques.

Bilan de l’ensemble du stage

Au final ce stage aura été une découverte d’environnements différents et un passage de la théorie à la pratique en ce qui concerne de nombreuses tâches impliquant de prendre en charge les usagers, l’intégration dans un réseau et la gestion informatique ou numérique des documents.
Il m’aura également permis de rejoindre mes deux parcours (DUT et Master) dans les connaissances qu’ils m’auront apporté et les mises en pratiques qu’ils m’auront permis d’assimiler.
La mission de stage est une expérience déterminante car j’ai ainsi pu avoir une vision très complète pour aborder toutes facettes du rôle du bibliothécaire lors de cette mise en pratique : les enjeux pour les professionnels ; l’importance pour le réseau ; les liens entre établissements et les différentes équipes du Grésivaudan ; l’indexation et le catalogage des documents ; l’importance de la clarté de la base de donnée pour la circulation des documents… Tout cela construit au final une expérience globale abordant de multiples détails et points secondaires. Ce stage, en rapport avec mes expériences précédentes confirme mes choix en ce qui concerne mon futur parcours, notamment pour la préparation de concours de bibliothécaires.

Table des matières
INTRODUCTION
I- PRÉSENTATION DE L’ENVIRONNEMENT ET DE LA MISSION 
A- Missions du stage
1- Présentation de la mission
2- Enjeux et objectifs
3- Le thésaurus, un outil indispensable au monde des bibliothèques
B- Présentation de l’environnement de travail
1- L’organisme d’accueil : le Réseau des Bibliothèques du Grésivaudan
2- Le lieu de stage : la Médiathèque Jean Pellerin
a) Cadre et équipement
b) Pôles et organisation
c) Pratiques de médiation
II- RÉALISATION DE LA MISSION ET ACTIVITÉS AU SEIN DU RÉSEAU
A-Travail sur le Thésaurus du réseau du Grésivaudan
1- Présentation du logiciel Nanook et du thésaurus
2- Actions et préconisations pour l’harmonisation du thésaurus
a) Analyse de l’existant
b) Proposition de solutions pour le réseau
c) Limites et difficultés
B- Autres activités du stage
1- Tâches au sein de la médiathèque
a) Service public
b) Gestion des documents
c) Tâches diverses
2- Tâches au sein du réseau
a) Le festival Giboulivres
b) Le centre de tri : fonctionnement et enjeux
CONCLUSION
A-Retour sur les actions menées
B- Réflexion personnelle
1- Apports pour le parcours suivi et intérêt professionnel
2- Bilan de l’ensemble du stage
ANNEXES

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