TRAITEMENT COMPTABLE DES OPERATIONS DE PORTEFEUILLE

Le timbre et la taxe sur la valeur ajoute (TVA)

                         Le timbre et la TVA figurent parmi les éléments constitutifs d’une facture. Ils sont payés par les clients à la JIRAMA pour le compte de l’Etat. Dans le plus part des cas la JIRAMA joue donc tout simplement le rôle de percepteur. Les clients administrations ne paient pas les timbres car les règlements se font souvent soit par avis d’écriture, soit par avis de crédit. Le timbre et la TVA sont collectés mensuellement par la direction interrégionale, laquelle les déclaré à la direction générale, celle-ci les verse au service fiscal. Actuellement, le taux du timbre de la JIRAMA est de cinq pour mille et le taux de la TVA est de dix huit pour cent.

La fusion des impayés et les débits du mois (haute tension et basse tension)

                La fusion des impayés et les débits du mois permettent de savoir et de suivre facilement les créances de la société. Cette fusion est intégrée dans la base qui comporte déjà en permanence les impayés. Cette intégration suit les principes ci-après :
– pour les clients particuliers, tous les sous comptes encaissement sont égaux à 00,
– pour les clients domiciliation bancaire, les comptes encaissement sont remplacés par code banque,
– pour les autres clients, les sous comptes encaissement sont égal au dernier sous compte encaissement existant pour une référence géographique donnée.

Le traitement des régularisations portefeuille

                 Le traitement des régularisations de la base portefeuille est une procédure de contrôle interne sur les encaissements effectués à la caisse dans le service administratif et financier. La procédure de contrôle interne de la JIRAMA n’attribue au service de vente que de la gestion de portefeuille. Celui-ci n’est pas autorisé à mouvementer directement, d’une part la sortie en portefeuille, et d’autre part les annulations des ventes. La régularisation portefeuille consiste à prendre en charge la régularisation sur les mouvements portefeuille, et de mettre à jour la base portefeuille et le fichier solde. Les mouvements de régularisation de portefeuille peuvent être regroupés en deux grandes catégories : les mouvements en entrée, et les mouvements en sortie. Les mouvements en entrée sont les factures impayées qui n’existent pas dans la base, et il faut les intégrer dans la base. Les mouvements en sortie sont des factures impayées extraites de la base portefeuille après avoir payé à la caisse. La mise à jour de la base portefeuille permet d’actualiser, de contrôler les mouvements dans la base portefeuille. C’est une procédure de contrôle interne qui est lancée automatiquement. Quatre cas peuvent se présenter :
• la référence de la facture encaissée a une correspondance dans la base, le mouvement est intégrée dans le fichier des assortis ;
• l’encaissement est extrait du fichier impayé ;
• l’encaissement est intégré dans le fichier historique des paiements avec la date de paiement, et le code de la caisse ;
• la référence de la facture encaissée n’a pas de correspondance dans la base : le fichier impayé n’est pas mis à jour; le mouvement est intégré dans le fichier des non affectés, et fichier historique de payement avec la date de paiement et le type de paiement « N ».

Le compte d’attente ou client ordinaire (419630)

                 Les encaissements non affectés représentent les encaissements qui n’ont pas de correspondance avec les créances dans la base portefeuille. Ces créances ne peuvent pas sortir de la base portefeuille lors de la régularisation. Il est en général obtenu par erreurs lors de la création de la base portefeuille, au moment de la saisie ou du traitement informatique, les erreurs qui peuvent être rencontrées sont les suivantes :
– l’erreur tourné carnet,
– l’erreur de compte,
– l’erreur de sous compte,
– l’erreur de la catégorie,
– l’erreur du montant,
– l’erreur de la date facture.
Pour la récapitulation de la caisse de la journée, souvent, il y a toujours une différence entre l’état flash de la caisse de la journée et l’état récapitulatif de la base portefeuille. Le responsable du service informatique et l’agent responsable portefeuille du service comptable prennent en charge l’état des récapitulatifs pour faire les rapprochements. Deux cas peuvent se présenter :
Premier cas : la caisse augmente et l’état de l’informatique de la base portefeuille diminue, tandis que pour le deuxième cas, la caisse diminue et l’état de la base portefeuille augmente. Cette diminution et augmentation entraînent la création du compte d’attente ou client ordinaire (419630), c’est la différence entre la comptabilité réelle (caisse) et la comptabilité théorique (la base portefeuille). Les suites suivantes créent la différence entre la base portefeuille (comptabilité théorique) et la comptabilité réelle (caisse) :
– le timbre pour les paiements par chèque,
– la remise pour la coupure,
– le chèque retourné,
– le frais d’abonnement,
– le frais de pose,
– le frais de devis.
Ces suites entrent directement dans le compte 419630 ; les différents contrôles des anomalies dans le compte d’attente demande un surplus de temps de travail, cela entraîne une augmentation de charge de personnels, donc une diminution de chiffre d’affaire de la société. Pour le cas de trop perçu ou montant supérieur au montant net de la facture c’està-dire le montant restant du négligé par les clients, cette négligence est l’un des sources de la différence qui entraîne directement la création du compte 419630. Le compte 419630 ne sera pas soldé car la différence entre le montant net de la facture et le montant perçu reste toujours dans le crédit du compte 419630, jusqu’a l’affectation de ce solde au profit de la société. Le chèque est un instrument de crédit, la JIRAMA accepte tous les paiements par chèque. Le chèque crée des problèmes s’il n’y a pas de provision, autrement dit la banque refuse de payer, alors que le client est déjà extrait de la base, or ce chèque a été retourné par la banque, cela perturbe la régularisation au niveau du traitement et de la comptabilisation. Le payement par chèque crée aussi l’anomalie à cause du non paiement de timbre. Les différences de paiement espèce et chèque sur une même facture créé aussi une différence entre la comptabilité réelle (caisse) et la comptabilité théorique (portefeuille). Celui qui paie par chèque ne paie pas le timbre, tandis que celui qui paie en espèce paie le timbre ; cela entraîne une différence.

Le contrôle à la saisie

               En ce qui concerne le contrôle à la saisie, pour créer la base portefeuille, il est préférable de vérifier attentivement et correctement tous renseignements nécessaires à la création de la base au moment de la saisie informatique. Contrôler c’est diriger correctement le travail et consiste à piloter pour atteindre des résultats meilleurs. Le contrôle à la saisie peut être défini comme une démarche de pilotage de performance qui exige de préciser le type de cible visé pour éliminer les erreurs susceptibles d’être commises. Ce contrôle à la saisie demande du temps, et il faut bien l’organiser car les ressources financières de l’entreprise se trouvent dans la base. Le contrôle à la saisie permet de dégager les risques d’erreurs qu’on peut commettre lors de la saisie des encaissements. Il permet aussi de vérifier correctement tous les comptes qui existent dans la base portefeuille de la société. Il peut améliorer la qualité du produit financier de la société et minimise les risques d’erreur ou les éliminer complètement. La dynamique de base de contrôle à la saisie comprend une phase de planification.

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Table des matières

INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE LA SOCIETE
CHAPITRE – I DESCRIPTION DE LA JIRAMA
SECTION I: LES CARACTERISTIQUES DE LA JIRAMA
§ 1- La nature juridique de la JIRAMA
§ 2- L’historique de la JIRAMA
§ 3- L’objet
§ 4- La position géographique de la JIRAMA Antsiranana
SECTION II- LES INFRASTRUCTURES DE LA JIRAMA
§ 1- Le service d’exploitation électricité
A- Le service de production électricité
a- La centrale thermique
b- La centrale hydraulique
c- Les moyens matériels
B- Le service de distribution électricité
C – Le moyen de transport
§ 2 – Le service d’exploitation d’eau
A- Le service de production d’eau
B- Le service de distribution d’eau
C– Le moyen d’acheminement
§ 3- Les activités annexes de la JIRAMA
§ 4- L’importance de la JIRAMA
A- Au niveau national
B- Au niveau provincial
C- Au niveau régional
D- Les avantages sociaux.
CHAPITRE – II ORGANISATION DE LA JIRAMA
SECTION I- LA STRUCTURE ORGANISATIONNELLE DE LA JIRAMA
§ 1- La structure de la JIRAMA
A- Le ministère de tutelle
a- La tutelle technique et administrative
b – La tutelle financière
B- Le conseil d’administration
a- Les représentants de l’Etat
b– Le président du conseil d’administration (PCA)
c- Les deux représentants des personnels
C- La direction générale
D- L’organe en staff
§ 2- L’organigramme de la direction générale de la JIRAMA
A- La direction centrale administrative
B- La direction centrale technique
§ 3- Les directions interrégionales
SECTION II- LE SYSTEME DES INFORMATIONS DANS LA DIRECTION INTERREGIONALE
§1- La nature des informations de la JIRAMA
A- Les informations relatives aux activités
B- Les informations comptables
C- L’organigramme du service administratif et financier Antsiranana
a- La division comptable
b- La division affaire générale
c- La division budget
CHAPITRE – III GESTION DU SYSTEME D’EXPLOITATION DE LA DIRECTION INTERRÉGIONALE
SECTION I- LA DIRECTION INTERREGIONALE DE LA JIRAMA
§ 1- Généralité sur la direction interrégionale
§ 2- Organigramme de la direction interrégionale d’Antsiranana
SECTION II- LES ACTIVITES PRINCIPALES DU SERVICE DE LA  DIRECTION INTERREGIONALE DE LA JIRAMA ANTSIRANANA
§ 1- Le service de production électricité
§ 2- Le service de distribution électrique
§ 3- Le service d’exploitation d’eau
A- Le service de production d’eau
B- Le service de distribution d’eau
C- Le service d’exploitation d’eau et plan d’action
a- Le développement de vente en eau
b- La bonne gestion des données techniques et administration de l’exploitation eau
§ 4- Le service commercial
§ 5- Le service d’approvisionnement
§ 6- Le service des ressources humaines
A- L’effectif
a- L’évolution du personnel
b- L’évolution des effectifs par activité
c- L’effectif du secteur et dans la zone d’Antsiranana
d- Les autres charges
B- L’environnement social
§ 7- Le service système informatique
A- Les applications
a- L’application ressources humaines
b- L’application trésorerie
c- L’application gestion de clientèle
B- L’espace UNIX et ORACLE
§ 8- Le service centre médico- social
§ 9- Le service administratif et financier
A- La division affaire générale
B- La division du budget
C- La division comptable
a- L’encaissement
b- La valeur réalisable
c – Le décaissement
D- La séparation des activités eau et électricité
a- Pourquoi la séparation comptable des activités ?
b- L’objectif de la séparation comptable des activités
c- La codification
§ 10- Le secteur
DEUXIEME PARTIE ANALYSE ETAMELIORATION DE TRAITEMENT PORTEFEUILLE
CHAITRE – I TRAITEMENT DES OPERATIONS PORTEFEUILLE
SECTION I – PRESENTATION GENERALE DE L’APPLICATION
§ 1- La base portefeuille
§ 2- L’éclatement en électricité et en eau
§ 3- La facture
§ 5- L’objectif de l’application
SECTION II- DESCRIPTION DES DIFFERENTS MODULES
§ 1- L’ouverture
A- La fusion des impayés et des débits du mois (haute tension et basse tension)
B- La création du fichier solde
§ 2- L’encaissement à la caisse
A- Le traitement à partir des caisses enregistreuses
B- La saisie hors portefeuille
C- La saisie hors caisse enregistreuse
§ 3- Le traitement des régularisations portefeuille
A- Le transfert entrée
a- Le transfert entrée venant du client ordinaire (419630)
b- Le transfert entrée venant de la direction ou d’autre zone
c- Le transfert entrée venant d’autres catégories
d- Le transfert entrée régularisation inventaire
e- Le transfert entrée suite d’anomalie
B- Le transfert sortie
a- Le transfert sortie vers direction
b- L’encaissement compte chèque postal (CCP)
c-Le transfert sortie vers autres catégories
d- Le transfert sortie régularisation inventaire
C- Le changement de référence
D- Le changement catégorie
a- Le changement vers client particulier
b- Le changement administration
c- Les autres changements
E- Le changement de nom
F- La création facture
G- L’annulation facture
H- Suivi du compte encaissement client ordinaire (419630)
a- La régularisation par transfert sortie vers 419630
b- La consultation encaissement client ordinaire (419630)
§ 4- La consultation
A- La consultation en masse
a- Le traitement
b- La consultation par référence
c-La consultation par compte
d- La consultation fichier historique des paiements
e- La consultation du fichier solde
f- La consultation fichier solde par catégorie client
g- La consultation administration
h- La consultation fichier historique des régularisations
i- La consultation des codes mouvements portefeuille
B- La procédure de recouvrement des créances
a- La procédure de recouvrement des clients contentieux
1- La procédure amiable
2- La procédure judiciaire
§ 5- L’interface de paie et remise domiciliation bancaire
A- Le traitement
B- La remise domiciliation bancaire
C- La saisie des avis de crédit
§ 6- La fermeture
A- L’état des encaissements et des impayés des clients
a- Le mois
b- L’impayé antérieur
c- L’encaissement
B- Comptabilisation
a- Comptabilisation
b- Comptabilisation avis de crédit et avis de d’écriture
CHAPITRE – II TRAITEMENT SUR ENCAISSEMENT HORS PORTEFEUILLE
SECTION I – PRINCIPE
SECTION II- L’ENCAISSEMENT
§1- L’objet
§2- Le traitement
A- L’encaissement au niveau des caisses enregistreuses ou terminal
B- Les codes catégories
C- Les références encaissement
D- Comptabilisation
E- Les codes factures
E- La saisie des noms et adresses
F- L’édition des états de sortie
CHAPITRE- III CRITIQUES ET PROPOSITIONS D’AMELIORATIN DU TRAITEMENT PORTEFEUILE
SECTION- I LES PROBLEMES ET LES CRITIQUES DE TRAITEMENT
§ 1- Le compte d’attente ou client ordinaire (419630)
§ 2- La limitation du nombre de servie
§ 3- Le retard des informations
§ 4- Le paiement sans facture
§ 5- La prise de décision
§ 6- Les matériels de travaux
§ 7- Les causes de défaillance de la trésorerie
A- La réduction des encaissements
B- La réduction des activités
a- La diminution de production
b- La diminution des ventes
C- L’insuffisance de recouvrement
D- Faiblesse de la JIRAMA
SECTION II- AMELIORATION DU TRAITEMENT PORTEFEUILE ET SOLUTION AUX PROBLEMES
§ 1- Le contrôle à la saisie
A- La phase de planification
B- Le plan d’action
§ 2- L’accélération des informations
§ 3- La vérification des factures
§ 4- L’égalité de paiement
§ 5- L’exigence du paiement par chèque
§ 6- La limitation de saisie
§ 7- L’évaluation préliminaire
§ 8- La vérification des travaux
§ 9- La priorisation des interventions
§ 10- Les matériels de travail
§ 11- L’amélioration de la trésorerie de la JIRAMA
A- Amélioration de vente
B- Renforcement du système de recouvrement
PERSPECTIVE D’AVENIR
CONCLUSION
ANNEXES
LISTE DES TABLEAUX
LISTE DES SCHEMAS
BIBLIOGRAPHIES

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