SYSTEME DE TRESORERIE : UNE INCIDENCE SUR LA PERFORMANCE FINANCIERE

Structure organisationnelle de Telma

                  « Une structure est l’ensemble des fonctions et des relations formellement qui déterminent les missions que chaque unité d’organisation doit accomplir et les modes de collaboration entre chaque unité délégué et qui ont un certain pouvoir pour exercer sa mission. Des mécanismes de coordination assurent la cohérence et la convergence des actions des différentes unités. Un organigramme est le schéma représentatif de la structure.» Telma est une grande société comportant dix directions ayant chacune les missions propres à elles mais dont l’ensemble contribue à l’atteinte de l’objectif global de la société. Ces dix directions sont la Direction de la Business Unit Entreprise, la Direction de la Business Unit Grand Public, la Direction des Régions, la Direction des Clients Filaires. Il y a aussi le Secrétariat Général Groupe, la Direction Technique Groupe, la Direction des Ressources Humaines Groupe, la Direction des Systèmes d’Information et la Direction Administrative et Financière. Nous avons vu dans cette première sous-section le groupe Telma dans son ensemble en parlant de sa date de création, des entités qui la composent actuellement, de ses clients, de ses fournisseurs et partenaires, de ses activités et objectifs ainsi que de sa structure organisationnelle. Maintenant nous allons avancer les théories concernant notre thème que nous avons à traiter à savoir la théorie sur le système dans son ensemble et du système de trésorerie, puis la théorie sur la performance financière.

La méthode d’analyse des données

                           Weihrich a proposé une matrice destinée à identifier les orientations stratégiques. Cette matrice est connue sous la dénomination de matrice SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) en anglais et traduit en français sous la dénomination de l’analyse FFOM (Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces), elle combine la dimension externe (Opportunités et Menaces) et interne (Forces et Faiblesses)24 .Pour analyser les données, nous avons choisi cette forme d’analyse. Dans notre mémoire, cette forme d’analyse nous permet de détailler les résultats, d’en dégager les idées essentielles et de voir quels sont les points forts à retenir ou à améliorer, quels sont les points faibles nécessitant des remèdes ou solutions. L’analyse FFOM oriente donc nos recommandations dans le dernier chapitre. Ainsi, dans ce premier chapitre MATERIELS ET METHODES, nous avons parlé de la société Telma dans son ensemble. C’est un groupe œuvrant dans le domaine de la télécommunication et composé de quatre entités que sont la Telma Fixe, la Telma Mobile, la Telma Global Net et le Mvola. Aussi, nous avons avancé les théories sur le système de trésorerie et la performance financière, objet de notre travail et dans la deuxième section, nous avons présenté les différentes méthodes utilisées dans la réalisation de ce mémoire : le stage pour la collecte des données, l’utilisation des logiciels pour le traitement des données et la méthode FFOM pour l’analyse des données.

Le contrôle des opérations liées à la trésorerie

                       Le contrôle des encaissements et des décaissements est assuré quotidiennement par l’équipe centrale à travers les procédures mises en place et aussi aux moyens des rapprochements. A chaque jour J, les réalisations du jour J-1 sont contrôlées et au cas où il y a écart, il faut chercher leur origine. Le contrôle des encaissements et des décaissements permet d’assurer l’atteinte de la performance financière. Les procédures de décaissement et de l’encaissement se résument comme suit27 : Pour les encaissements, les agents des shop assurent tout d’abord leurs enregistrements dans le logiciel de facturation « Ability » par entité et par mode de règlement et procèdent ensuite à leurs comptabilisations dans le logiciel « Sage ». Une fois les tâches journalières des shop terminées, l’état est envoyé par mail auprès du siège pour être contrôler ou prise en considération. Tous les jours, l’équipe centrale reçoit des relevés ou bordereaux de versement venant des banques. Ces derniers servent d’outils de rapprochement entre l’état réel en banque, celui envoyé par les shop, celui enregistré dans le système. Quant aux décaissements, ils sont centralisés au niveau du siège, les shop constituent seulement un point d’encaissement pour Telma. Les décaissements par banque à Antananarivo suivent généralement une procédure consistant à regrouper dans une seule journée les demandes d’autorisation de décaissement de la semaine. Cela permet à l’équipe de la trésorerie d’effectuer une prévision de trésorerie sur une période relativement courte. Pour Telma fixe, les paiements de la semaine entrent en signature tous les lundis. Aucun décaissement n’est effectué sans la validation des personnes habilitées suivantes, à savoir le Directeur General, le Directeur Général Adjoint Finance et le Responsable de la trésorerie. Pour tout paiement inférieur à un million d’Ariary, les signatures du responsable de la trésorerie et du DGAF suffisent pour autoriser le décaissement mais pour tout paiement supérieur à un million d’Ariary, il faut la validation du DG et du DGAF. De même aussi pour tout versement en espèce d’un montant supérieur à cinq cent mille Ariary, il faut la validation du DGAF. Comme pour les encaissements, des bordereaux sont envoyés par les banques au niveau du siège. L’équipe centrale procède par la suite au rapprochement entre l’état réel indiqué par les bordereaux des banques avec celui enregistré dans le système.

Recommandations par rapport aux forces et faiblesses

                 Tout d’ abord, pour combler le manque au niveau du personnel, la société doit procéder au recrutement dans le but de renforcer l’équipe du service Trésorerie. Cela permet de réaliser toutes les tâches à temps et de réduire les erreurs susceptibles de se produire car il y a une division bien distincte du travail. Dans ce cas, le responsable chargé du recrutement doit savoir choisir les candidats les plus qualifiés, c’est-à-dire, ceux qui possèdent un bagage de connaissances capable de bien réaliser les tâches comme il se doit afin d’atteindre les objectifs fixés. Par définition, « le recrutement est un ensemble d’actions utilisées par l’entreprise pour attirer les candidats qui possèdent les compétences et aptitudes nécessaires pour occuper un poste vacant ». Il s’agit ainsi de trouver la bonne personne à la bonne place.30Sur ce, la personne à recruter doit être sortante d’une école supérieure en Gestion, option Finance de préférence ou ayant au moins un niveau bac + 3. En plus, elle doit avoir des expériences réussies ou satisfaisantes dans le domaine financier, aussi, elle doit doter d’un bon niveau en langues étrangères, plus particulièrement en langue française et anglaise et enfin elle doit maîtriser les outils informatiques. Ensuite, il faut favoriser les formations du personnel au sein du service Trésorerie pour apporter plus d’amélioration au travail. Par définition, « la formation est un ensemble d’actions, de moyens, de méthodes et de support à l’aide desquels les travailleurs sont incités à améliorer leurs connaissances, leurs comportements, leurs attitudes et leurs capacités mentales nécessaires à la fois pour atteindre les objectifs de l’entreprise et ceux qui leur sont personnel sans oublier l’accomplissement adéquat de leur fonction actuelle et future ». La formation doit être offerte à tout le personnel sans exception, aux anciens pour renforcer leur capacité et aux nouveaux recrus pour les mettre à la hauteur. De plus, la formation doit porter sur le travail proprement dit ou aussi sur l’utilisation des nouveaux matériels et outils servant à faciliter ou à améliorer le fonctionnement de l’ensemble. Enfin, la formation doit avoir lieu périodiquement, tous les six mois ou tous les trois mois si possible pour rafraîchir la mémoire de chaque employé et surtout d’obtenir le maximum de satisfaction en matière de la réalisation des objectifs à moindre risque. Nous proposons surtout à la société de bien motiver le personnel en leur donnant leur droit tel le droit de s’exprimer et le droit d’être écouté et aussi en satisfaisant leurs besoins, à savoir les besoins physiologiques, les besoins de sécurité, les besoins sociaux, les besoins de se mettre en valeurs les besoins de se réaliser.32 Il est à souligner que le personnel satisfait donne le meilleur d’eux-mêmes contribuant à l’atteinte de l’objectif de l’entreprise. Nous avons vu aussi que le retard de paiement constitue une faiblesse au niveau du service de trésorerie de la société. Cela risque de détériorer la relation avec les fournisseurs. Très souvent, ce retard est dû au retard de transmission des factures venant du service achat. De ce fait, nous proposons à la société de renforcer l’équipe du service achat pour que le travail soit effectué à temps, ce qui fait que les fournisseurs soient payés à temps. Aussi, il faut demander aux fournisseurs de bien mentionner sur les factures les montants à payer, les conditions de règlement, les numéros de compte ou RIB (relevé d’identité bancaire) sur lesquels l’entreprise va verser les sommes qu’elle doivent aux fournisseurs, puisque l’omission de l’un de ces détails importants provoque un retard au niveau du paiement. La sécurité du lieu de travail et du personnel est aussi à revoir, c’est-à-dire, la société doit renforcer la sécurité du siège et surtout des Shop qui constituent des points d’encaissements pour Telma pour éviter le vol conduisant à la perte d’une partie du patrimoine de l’entreprise. En ce qui concerne la procédure, nous proposons à la société de verser directement auprès des banques toutes les recettes encaissées une fois qu’une journée de travail s’achève. Ce qui veut dire que lorsque le compte est clôturé et que les montants sont vérifiés, les agents des Shop doivent aller à la banque avant l’heure de caisse pour verser les argents. Ainsi, ces derniers sont sécurisés. Il est à noter que l’heure de caisse est l’heure limite de comptabilisation par les banques des opérations sur les comptes bancaires de leurs clients. Toujours en termes de sécurité, nous recommandons à l’entreprise d’utiliser des badges magnétiques réservés uniquement pour le personnel. Cela permet d’éviter les fraudes et escroqueries susceptibles d’être exploitées par les autres personnes externes à l’entreprise. De plus, des caméras de surveillance doivent être placées sur tous les coins et endroits aux alentours du lieu de travail afin de détecter tous les mouvements de toutes les personnes. A côté de tout cela, un système d’alarme doit être mis en place au sein de la société en cas d’accident, pour alerter les agents de sécurité les plus proches au plus vite possible. Nous avons vu que la société dispose d’un service chargé du recouvrement clients. Ce service est très utile dans la procédure de recouvrement des créances au cas où il y a mauvaise foi des clients ou retard de paiement, autrement dit, s’il y a des clients qui ne paient pas à la date convenue ce qu’ils doivent à l’entreprise, il appartient à l’équipe chargée du recouvrement de relancer les clients, c’est-à-dire il faut leur envoyer une lettre de rappel ou un e-mail pour leur rappeler de leurs dettes envers la société. Si aucune réaction ne survient après quelques délais ou quelques jours par exemple, il faut passer à une autre étape, celle d’avertir les clients concernés pour une ou deux fois mais si aucune réponse n’est encore obtenue, la société doit prendre la précaution nécessaire. Elle doit étudier d’un côté le degré de solvabilité de ces derniers afin de connaître pourquoi ils n’arrivent pas à payer à temps ? Est-ce qu’ils vont encore payer ? Ou est ce qu’ils sont totalement irrécouvrables ? Et de l’autre côté, de mettre fin au contrat signé avec les clients, définitivement ou provisoirement selon le cas qui se présente. Cela doit être fait puisque les recettes non encaissées affectent la trésorerie de l’entreprise. Du point de vue du système de trésorerie, nous proposons une amélioration du plan de décaissement. Il est à noter que malgré la prévision, il y a toujours des imprévus, surtout au niveau des décaissements du fait de la très grande diversité des charges. Dans ce cas, il faut créer une ligne des dépenses imprévues dans le tableau des prévisions appelé « Budget de trésorerie ». Cela permettra à l’entreprise de réserver un budget servant à financer ou à faire face aux imprévues sans modifier les prévisions faites d’une part, et de réduire le recours au découvert bancaire ou tout autre forme de crédit à court terme qui augmentent les charges financières de l’entreprise en général. Nous allons reprendre le modèle de tableau déjà établit dans le chapitre précédent mais nous allons y insérer la ligne réserver aux dépenses imprévues. Ainsi, le tableau qui suit présente le modèle de notre proposition. Nous recommandons aussi à l’entreprise de minimiser les dépenses et d’essayer d’obtenir le maximum de réduction auprès des fournisseurs dans le but de réduire les charges de la société et de maximiser par la suite les recettes. Cela en offrant aux clients les produits et services adaptés à leurs besoins et surtout en mobilisant l’équipe commerciale à procéder tout d’abord à une étude de marché pour savoir les nouvelles attentes des clients et de procéder ensuite à une publicité efficace visant à faire connaître les produits et services de la société avec leurs avantages spécifiques dans le but d’attirer la plus grande part de marché, source de revenu de l’entreprise. Compte tenu de la formule : Trésorerie = Recettes – Dépenses, il est à souligner que si les dépenses diminuent et que les recettes augmentent, la trésorerie reste positive, voire excédentaire, ce qui donne une bonne image à la structure financière de l’entreprise. Plus la trésorerie reste positive et excédentaire, plus le degré de solvabilité et le degré d’autonomie financière de l’entreprise augmente, ce qui revient à dire qu’elle est performante financièrement. Pour donner image toujours positive à la situation de trésorerie de l’entreprise, nous conseillons aussi l’entreprise de solliciter le versement d’acomptes des clients, de réduire les délais de paiement accordés à ces derniers et de rallonger par contre le délai de règlement des fournisseurs et de négocier la suppression des acomptes versés à la commande, outre la demande de réduction des prix déjà recommandée auparavant. De plus, la négociation des conditions offertes par les banques doit toujours être à continuer pour réduire au minimum les charges financières et pour bénéficier d’un maximum de produits financiers. Par ailleurs, nous conseillons à l’entreprise de toujours s’investir en matière de nouvelles technologies à utiliser, notamment les logiciels performants et les matériels informatiques de derniers cris car cela permet de faciliter et d’alléger les tâches et d’accomplir ces dernières dans les plus brefs délais possibles. Cela constitue un avantage de l’entreprise vis-à-vis de ses concurrents. Même si le coût des investissements s’avère trop élevé pour l’entreprise, il ne faut pas s’en douter en pensant aux résultats qu’elle pourra en bénéficier un peu plus tard dans l’avenir. Vu que la société est en relation avec divers fournisseurs et partenaires étrangers, elle ne risque d’être en retard en la matière. En complément de tout ce qui précède, il faut surtout insister sur la formation de toute l’équipe de la trésorerie sur l’utilisation des logiciels de trésorerie et des logiciels comptables dans le but de réduire les pertes de temps dans la réalisation du travail. Cela permet d’assurer l’adéquation entre les capacités et les connaissances de tout un chacun et aussi dans le but d’augmenter la polyvalence de chaque employé. Par conséquent, les missions seront bien accomplies et les objectifs seront atteints comme ils sont déjà prévus.

Table des matières

INTRODUCTION GENERALE
CHAPITRE I : MATERIELS ET METHODES
Section 1 : MATERIELS
1.1 Généralité sur TELMA
1.1.1 Le Groupe Telma
1.1.2 Structure organisationnelle de Telma
1.2 Approche théorique
1.2.1 Théorie sur le système de trésorerie
1.2.2Corrélation entre le système de trésorerie et la performance financière
Section 2 : METHODES
2.1 Méthodes de collecte des données
2.1.1 Les revues de la littérature
2.1.2 Le Stage
2.2 Les méthodes de traitement et d’analyses des données
2.2.1 La méthode de traitement des données
2.2.2 La méthode d’analyse des données
CHAPITRE II : RESULTATS
Section 1 : Le système de trésorerie de Telma
1.1 La prévision de trésorerie
1.2 La gestion de trésorerie
Section 2 : La performance financière liée au système de trésorerie
2.1 Le contrôle des opérations liées à la trésorerie
2.2 L’équilibre financier et la rentabilité
CHAPITRE III : DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS
Section 1 : DISCUSSIONS
1.1 Discussions sur le système de trésorerie
1.2 Discussions sur la performance financière liée au système de trésorerie
1.3 Vérification des hypothèses
Section 2 : RECOMMANDATIONS
2.1 Recommandations par rapport aux forces et faiblesses
2.2 Recommandations par rapport aux opportunités et menaces
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIE
WEBOGRAPHIE
LISTE DES ANNEXES

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