Soutenance mémoire
Cycle achat
Il sera question dans cette partie de définir les objectifs de ce cycle, de donner les aspects opérationnels et comptables du cycle.
a)-Objectifs du cycle achat : Les objectifs du cycle achat/fournisseur sont regroupés en quatre catégories en se référent à ceux contrôle interne, à savoir l’optimisation desperformances et efficacité opérationnelle, la qualité des informations financière et non financières, le respect des lois et réglementations et la sécurité et sauvegarde des actifs.
b)-Aspects opérationnels et administratifs du cycle achats/fournisseurs : Les aspects opérationnels et administratifs comprennent l’ensemble des fonctions opérationnelles et procédures administratives d’amont en aval du cycle achats/fournisseurs. Ces aspects vont de la définition de la politique de vente au suivi des créances / recouvrement. Dans les fonctions opérationnelles, il faut voir la fonction «politique d’achat», « Budgétisation des achats», « Agrément des fournisseurs», « Réception et acceptation des bons d’achat», « Traitement de la commande», «Livraison de la commande», «Facturation», «Octroi d’avoir aux fournisseurs».
c)-Aspects comptables du cycle achats/fournisseurs : Le traitement comptable des opérations achats est dicté par les principes comptables. Le cycle achat fait mouvementer plusieurs comptes ; diverses écritures comptables sont alors constatées et commencent de l’engagement des dépenses aux règlements définitifs des fournisseurs. Les fonctions comptables sont axées sur la fonction « Contrôle des factures achats», «Comptabilisation des factures d’achat», «Comptabilisation des règlements fournisseurs» et «Suivi des comptes fournisseurs».
Déclenchement de la commande
La demande d’achat est faite à partir du dossier de travail ou les qualités restant en stock et à partir des besoins de l’utilisateur. A la réception de cette demande, le responsable administratif et financier effectue une consultation physique et avise la responsable de stocks pour vérifier le bien-fondé de la demande. Si la demande est bien fondée, une fois ce dernier est remplie, une consultation des fournisseurs est faite en se référant à la base de données par le responsable magasinière, et le fournisseur le moins disant sera sélectionné. Cette base de données pourra être consultée par la direction. Ensuite, la magasinière établie le bon de commande en trois exemplaires qu’il soumet à la signature du Directeur et le Responsable Administratif et Financier pour approbation. Un exemplaire du BC est remis en main propre au fournisseur, et le deuxième envoyé au service comptabilité et le troisième exemplaire est gardé en souche par la magasinière pour suivi et information. Mais la demande peut être communiquée par téléphone dans le cas où elle n’y a aucune conséquence importante.
Respect des lois et règlements
Dans les fonctions du contrôleur interne, le respect des lois et règlements joue un rôle très important. Il assure la fiabilité et la sincérité des informations financières. C’est une notion plus large que le « respect des lois, règlements et contrats de la Norme 2110.A2. En effet, les directives englobent naturellement les dispositions législatives et règlementaires, mais elles ne se limitent pas aux lois, règlements et contrats. Or, les dispositifs de contrôle interne doivent éviter que les audits de conformité ne révèlent des failles ou des erreurs, ou des insuffisances dues à l’absence de respect des instructions. Les causes premières de ce phénomène peuvent être diverses : mauvaise communication, défaut de supervision, confusion des taches, etc…., dans tous les cas la qualité du contrôle interne est en cause. Cet aspect contraignant du contrôle interne, qui s’impose de respecter toutes les règles tant internes qu’externes, se trouvera dans l’analyse des dispositifs (règles à respecter). Le tableau qui suit montre les résultats d’enquête sur le respect de ces lois et règlements au sein de la société TPFJKM. D’après ce tableau, nous constatons que 50 % des personnes interrogées au sein de la société TPFJKM affirment que le respect de loi et règlement n’est pas respecté et 5% seulement disent qu’il est très respecté au sein de la société.
Approbation du bon de commande
Concernant l’approbation du bon de commande par le responsable administratif et financier et le directeur. Lorsque le bon de commande est établi par la magasinière, celui-ci sera transmis au responsable administratif et financier, au directeur pour approbation. Cette mesure va permettre à l’entreprise de contrôler le niveau de stock avant d’établir le bon de commande, et de ne pas établir un bon de commande pour les marchandises qui existent suffisamment en stock afin d’éviter le sur stockage. Au sein de la société, l’existence d’un fichier fournisseur joue un rôle très important aussi car il permet de faciliter l’approvisionnement des matières premières.
Recommandations sur les faiblesses (manuel de procédure et personnel)
La mise en place d’un manuel de procédure ne sera suffisante pour améliorer la fonction « cycle achat et stock » que quand il y aura un bon système de communication entre le personnel au sein de service comptabilité, achat et stock, et suivi de l’application du manuel de procédure, afin qu’il y ait respect des instructions de la direction. Cet outil doit être «à portée de main », ne doit pas être conservé sous clés, ou seulement à la disposition de quelques privilégiés seul détenteurs du savoir. Si la communication fait défaut, toutes les techniques du monde n’y feront rien et l’outil de contrôle interne ne remplira pas son rôle avec la collaboration de l’ensemble du personnel et leurs fournisseurs. Cette conception de manuel de procédure devra aussi être accompagnée d’une amélioration de la gestion du personnel et des risques. Donc, tout système est en effet voué à l’échec sans « un personnel qualifié » ayant une compétence adaptée aux tâches qui leur sont confiées. En outre, il faut aussi améliorer la circulation des documents qui est une technique difficile et exige une bonne et longue pratique dans toutes catégories du personnel au sein de la société TPFJKM. A ce sujet, les moyens humains y sont essentiels, la société aura ainsi la charge de donner « un programme de formation » à son personnel pour une meilleure maîtrise de leurs tâches et de leurs responsabilités. Ce personnel devra être formé pour acquérir des connaissances, cependant également, pour maitriser l’utilisation du manuel de procédure. Il doit mettre en place aussi une « éthique », c’est la connaissance et le respect des critères d’honnêteté et de moralité. En plus, il faut qu’un contrôle interne ne saurait être satisfaisant pour l’entreprise si les responsables ou certains d’entre eux n’appliquent pas avec rigueur « les règles écrites ». La supervision joue aussi un rôle important dans le système de contrôle interne car elle permet d’aider le collaborateur dans les tâches nouvelles et difficiles, lui montrant le chemin ; de montrer aux autres que l’on s’intéresse à leur travail, que leurs efforts ou leurs difficultés ou leurs performances ne sont pas ignorés.
Connaissance des caractéristiques du contrôle interne
Le système de contrôle interne est essentiel pour chaque entreprise quel que soit leur taille et leur structure organisationnelle. Il fait partie intégrante des activités quotidiennes, de telle sorte qu’il est un processus continu qui, du reste concerne toutes les activités de l’entreprise. Cela nécessite une évaluation et une mise à jour régulière sur les informations financières et comptables. Les mesures de contrôle interne comprennent, outre des principes généraux tels qu’une description claire « des fonctions » et « des responsabilités », l’établissement d’une séparation suffisante « des fonctions » et « des mesures » assurant l’intégrité et la capacité du personnel, un certain nombre de mesures spécifiques tels que le principe de surveillance réciproque, la double signature et les contrôles croisés. Le système de contrôle interne devrait également porter sur le respect obligatoire « des règles comptables » et « comprendre des mesures » pour assurer la fiabilité et la continuité des systèmes d’informations électroniques. Ces derniers assurent la transmission des informations à temps réel aidant le dirigeant sur la prise de décision.
Prise en compte des composants du contrôle interne
COSO retient cinq (5) éléments essentiels jugés nécessaires pour une bonne maîtrise « des activités ». Ils réunissent donc les conditions indispensables pour un bon contrôle interne. Il s’agit de l’environnement de contrôle, d’une évaluation des risques, des activités de contrôle, d’une information et une communication et de la nécessité d’un pilotage. La maîtrise de ces cinq composantes entraîne sans hésitation un contrôle interne rationnel au sein d’une entreprise car les informations financières et comptables sont non seulement fiables mais aussi permis à la direction générale de prendre une bonne décision et en temps réel dans l’ensemble d’une organisation3.
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Table des matières
INTRODUCTION
PARTIE I-MATERIELS ET METHODES
Chapitre 1 – MATERIELS
Section 1-Cadre de l’étude
1.1-Choix de la zone d’étude
1.2- Justification du choix de la zone d’étude
Section 2-Présentation de l’entreprise TPFJKM
2.1-Historique de l’entreprise
2.1.1-Evolution
2.1.2-Fonctionnement
2.2-Objectifs de l’entreprise
2.3-Activités de l’entreprise
2.3.1-Organigramme de TP
2.3.2-Organigramme du Département Administratif et Financier
Section 3-Documents et matériels utilisés lors de l’étude
3.1-Données secondaires
3.2-Logiciel
Chapitre II-CADRE METHODOLOGIQUE
Section 1-Méthode de collecte des données
1.1-Recherche bibliographique et internet
1.1.1-Recherche bibliographique
1.1.2-Recherche sur Internet
1.2-Documentation et observation directe
1.2.1-Définition de contrôle interne
1.2.2-Objectifs du contrôle interne
1.2.3-Dispositifs de contrôle interne
1.2.4-Approches d’évaluation du contrôle interne
1.2.5-Principes de base de l’évaluation du contrôle
1.2.6-Démarche d’appréciation du contrôle interne
1.2.7-Cycle achat
1.2.8-Concept des risques
1.3-Entretien
Section 2-Traitement et analyse des données obtenues
2.1-Traitement des données à l’aide de logiciel
2.2-Analyse à l’aide de FFOM
Section 3-Limites et chronogramme d’activités
3.1-Problème rencontrés
3.2-Contraintes temps et coûts
3.3-Chronogramme d’activité
Conclusion de la première partie
PARTIE II -PRESENTATION DES RESULTATS
Chapitre I-RESULTATS D’ENQUETE SUR LE SYSTEME DE CONTROLE INTERNE
Section 1-Description de circulation des documents (flow-charte)
1.1-Description du cycle achat
1.1.1-Déclenchement de la commande
1.1.2-Réception des marchandises
1.1.3-Enregistrement des factures
1.1.4-Paiement des factures
1.2-Description du cycle stock
1.2.1-Entrée en magasin
1.2.2-Sortie en magasin
Section 2-Fiabilité de documents commerciaux
Section 3-Efficacité opérationnelle
Chapitre II-RESULTATS D’ENQUETE SUR LE CONTROLE DES OPERATIONS COMPTABLES
Section 1-Qualité des informations financières
Section 2-Respect des lois et règlements
Section 3-Détection des risques sur les enregistrements comptables
Conclusion de la deuxième partie
PARTIE III – DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS
Chapitre I-DISCUSSIONS DES RESULTATS OBTENUS
Section 1-Analyse du système de contrôle interne pratiqué par l’entreprise
1.1-Discussions sur circulation des documents
1.2-Analyse de documents commerciaux
1.2.1-Approbation du bon de commande
1.2.2-Consultation du fichier fournisseur
1.2.3-Règlement des factures
1.2.4-Rapprochement
1.2.5-Enregistrement
1.3-Discussions sur l’efficacité opérationnelle
Section 2-Analyse de contrôle des opérations
2.1-Discussions sur la qualité d’informations financières
2.1.1-Test de conformité
2.1.2-Tests de permanence
2.2-Analyse des lois et règlements
2.3-Evaluation des risques sur les enregistrements comptables
2.3.1-Evaluation de l’importance du risque
2.3.2-Evaluation de la probabilité (ou fréquence) de survenance du risque
2.3.3-Evaluation des mesures qu’il convient de prendre (Gestion des risques)
Section 3-Vérification des hypothèses de départ
Chapitre II-RECOMMANDATIONS APPORTEES
Section 1-Recommandations sur les faiblesses (manuel de procédure et personnel)
Section 2-Recommandations sur les menaces
Section 3–Mise en œuvre d’un système d’évaluation efficace du contrôle interne
3.1-Meilleure compréhension du concept de contrôle interne
3.2- Connaissance des caractéristiques du contrôle interne
3.3-Prise en compte des composants du contrôle interne
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
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