SYSTEME DE CONTROLE INTERNE

Objectifs et principes du contrôle interne

objectifs du contrôle interne : Certains objectifs du contrôle interne sont déjà explicités dans la définition citée supra et se développent par :
− L’optimisation des processus et des activités afin de fournir un travail efficace et à un coût minimal, tout en limitant au maximum les erreurs et les risques,
− La fiabilité des informations financières et de gestion,
− La conformité aux lois et aux réglementations en vigueur,
− L’application des instructions et des orientations fixées par la Direction Générale.
Toutefois, le contrôle interne rencontre des obstacles et certaines limites. Il ne représente pas une assurance absolue aussi bien conçu soit-il, mais une sûreté raisonnable quant à la protection du patrimoine de l’entreprise. D’une part, les obstacles souvent observés sont généralement la confidentialité, la confiance, la confusion de terme utilisé, les cultures et coutumes à respecter au sein de l’office. Et d’autre part, les limites sont principalement les coûts, les erreurs et les fraudes.
Principes généraux du contrôle interne : Il s’agit des principes qui ont été jugés importants pour l’entreprise, en vue de contribuer au renforcement de l’application des procédures qui y sont mises en place. Ceci dirige la conduite de l’entreprise et assure une activité administrative correcte, économe et efficiente. Ces principes sont les suivants :
-Principe d’organisation : Le contrôle ne peut être fonctionnel qu’avec une bonne organisation. Ce principe soutient les structures de l’office, la formalisation des circuits d’informations à travers l’organigramme et les objectifs à atteindre.
-Principe d’intégration : Ce principe stipule que les procédures mises en place doivent permettre le fonctionnement d’un système d’auto – contrôle. Le processus signale les erreurs lorsque les intervenants effectuent les investigations suivantes :
Recoupement des informations
Contrôle réciproque (inventaire)
Utilisation des moyens informatiques (communication par Outlook, mail…).
-Principe de permanence : L’intervention d’un contrôle implique l’application permanente des règles internes et normes relatives à la politique générale de l’entreprise. Il s’agit de la permanence des méthodes, la permanence d’organisation, la permanence d’exploitation. De ce fait, aucune déviation ni de perte de temps ne doit se présenter.
-Principe d’universalité : Ce principe explicite que nul n’est exclu de l’intervention et des règles d’un contrôle interne. Ceci stipule que le système, pour être efficace, ne doit privilégier personne, ni tenir des secteurs en dehors du système.
-Principe d’indépendance : Ce principe exprime l’idée que les objectifs du contrôle interne sont à atteindre indépendamment des méthodes, procédés et moyens de l’entreprise. De ce fait, il doit être matérialisé dans un manuel de procédure afin d’éviter les confusions dans son application avec les démarches de l’entité.
-Principe d’information : L’information est la base de toute activité de l’organisation. Son cheminement à travers les différents postes permet non seulement aux dirigeants et aux autres services d’atteindre les objectifs de l’entreprise mais encore de mieux la contrôler. Dans ce cas, l’information doit être :
Pertinente, autrement dit disponible et accessible dans les temps et lieux voulus ;
Objective, signifie qu’elle ne doit en aucun cas être déformée dans un but particulier ;
Communicable, c’est-à-dire que le destinataire doit pouvoir tirer clairement les informations dont il a besoin à partir des renseignements reçus ;
Vérifiable, car on doit être capable d’en retrouver les sources grâce à des références appropriées permettant de justifier l’information ;
Utile, en d’autres termes, significative et appropriée à la prise de décision ou répondant à une question posée.
-Principe d’harmonie : Ce principe signifie que la mise en place d’un dispositif de contrôle interne doit synchroniser aux caractéristiques de l’organisation et de son environnement. Il s’agit également de vérifier s’il y a harmonie entre procédure, coûts de conception et fonctionnement de l’entité.

Diagramme de circulation de documents ou « Flow-Chart »

C’est un outil de description des circuits d’informations et des cheminements des documents administratifs auprès des différents intervenants. Il est utilisé par l’auditeur lors de l’évaluation du système de contrôle interne pour décrire l’enchaînement des tâches et du flux de donnés pour une opération ou un cycle donné. L’organisation des procédures est structurée et représentée à travers le DCD. Il est très facile d’observer les différentes attributions de chacun et la circulation des pièces administratives.

Séparation de fonction entre les différents services

La CCIA respecte non seulement la règle de la séparation de fonction entre l’ordonnateur et le comptable, mais également le principe de la séparation de fonction correspondant au cadre de la théorie du contrôle interne. Ce principe constitue respectivement une sécurité favorable du patrimoine de l’entreprise et un allègement des tâches de chaque service. Le SRPM établit les pièces indispensables aux achats, le SCD impute les comptes des charges, le CSCF observe les flux des charges et les dépenses engagées, l’Agent Comptable paie les fournisseurs et les donneurs d’ordre (DG, DAF) signent et prennent les décisions. Nous remarquons que la fonction de contrôle diffère de la fonction de détention des biens, de la fonction de décision, et de la fonction d’enregistrement. La possibilité de passerelle ou de court-circuit au niveau de ces intervenants fait l’objet d’un rejet ou d’un retour de la demande d’autorisation d’approvisionnement

Inexistence d’un Service Responsable d’Achat

Le SRPM a pour attribution d’assurer les procédures écrites relatives aux marchés publics. Il établit les dossiers nécessaires qui font appel à des prestataires répondant aux offres de l’établissement. Quant au Service Responsable d’Approvisionnement, il prend contact directement avec les prestataires afin de voir de visu (en matière de qualité et quantité) les marchandises à acheter. Dans notre cas, le SRPM ou le SL a pris l’initiative d’effectuer la fonction d’approvisionnement. Ceci contrarie le principe de séparation de fonction entre celui qui enregistre les dossiers correspondants, celui qui détient les commandes et celui qui les achète. En effet, le SRPM peut en tirer profit s’il dissimule certains détails (remise spéciale, un article supplémentaire…) relatifs aux avantages que les fournisseurs peuvent lui accorder. Prenons le cas d’un achat des Flash Disk USB 2G : 20 quantités au prix unitaire de Ariary 40.000. Le SRPM peut falsifier facilement les pièces, les dossiers des fournisseurs et le PV y afférents. Au moment de l’achat, il peut s’entendre avec le fournisseur en se procurant un USB supplémentaire ou un avantage particulier.

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Table des matières

INTRODUCTION GENERALE
PREMIERE PARTIE : CONTEXTE GENERAL
CHAPITRE I : PRESENTATION DE L’ETABLISSEMENT CCIA
Section 1 –Généralités sur la CCIA
Section 2 -Structure de la CCIA
Section 3 -Missions et activités principales de la CCIA
Conclusion du premier chapitre
CHAPITRE 2 : RAPPEL THEORIQUE SUR LE CONTROLE INTERNE, ET CADRE PRATIQUE AU SEIN DE LA CCIA
Section 1 –Rappel théorique sur le contrôle interne
Section 2 -Théorie de contrôle interne par la présentation d’un manuel de procédure
Section 3 -Cadre pratique par la présentation des procédures achat, personnel et paie
Conclusion du deuxième chapitre
CONCLUSION DE LA PREMIERE PARTIE
DEUXIEME PARTIE : ANALYSE DE LA SITUATION
CHAPITRE 1 -ANALYSES DES PROCEDURES ACHAT, PERSONNEL ET PAIE
Section 1 -Diagnostics liés aux procédures « achat »
Section 2 -Diagnostics liés aux procédures « personnel et paie »
Section 3 -Absence d’un diagramme de circulation de documents
Conclusion du premier chapitre
CHAPITRE II- DIAGNOSTICS LIES AUX INFORMATIONS COMPTABLES
Section 1- Problèmes lies au classement des pièces comptables
Section 2- Utilisation de matériel non entretenu
Section 3 – Problèmes relatifs à la réception des courriers
Conclusion du deuxième chapitre
CONCLUSION DE LA DEUXIEME PARTIE
TROISIEME PARTIE : PROPOSITION DE SOLUTIONS
CHAPITRE I : SOLUTIONS RELATIVES AUX PROCEDURES D’ACHAT, DU PERSONNEL ET DE LA PAIE
Section 1- Renforcement des dispositifs liés au cycle « achat »
Section 2 –Solutions relatives aux procédures «personnel et paie »
Section 3- Mise en place d’un poste d’audit interne
Conclusion du premier chapitre
CHAPITRE II : SOLUTIONS RELATIVES AUX TRAITEMENTS DES INFORMATIONS COMPTABLES
Section 1 –Traitement et protection rigoureux des pièces comptables
Section 2 -Entretien périodique du matériel utilisé
Section 3 -Système de rapportage
Conclusion du deuxième chapitre
CONCLUSION DE LA TROISIEME PARTIE
CONCLUSION GENERALE
ANNEXE
BIBLIOGRAPHIE
WEBOGRAPHIE