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Structure organisationnelle de Madagascar National Parks
Organisation
L’Association est composée de trois organes :
– Une Assemblée Générale (AG)
– Un Conseil d’Administration (CA)
– Une Direction Générale (DG)
L’Assemblée définit les orientations de MadagascarNational Parks. Le Conseil d’administration agit et décide des projets à réaliser au nom de Madagascar National Parks et selon les grandes lignes tracées par l’Assemblée. Tandis que la direction générale est l’organe exécutif de Madagascar National Parks.
Madagascar National Parks ou l’ANGAP à l’époque fut la première institution crée dans le cadre du projet SAVEM financé par l’USAID pendant le PE1. En tant qu’institution directement mandatée pour « coordonner » les PCDI de Madagascar et le programme d’aires protégées, elle devient également le centre logique d’un système desuivi et d’évaluation pour tout le programme.
Pendant les premières années, l’associationa reçu la responsabilité de « coordonner » un réseau de 39 parcs nationaux, réserves nationales, réserve nationales intégrales et les réserves spéciales sans aucune gestion directe sur terrain ni aucun contrôle directe des fonds de fonctionnement gérer avec lesquels les « opérateurs » devraient gérer les aires protégées. Selon le document de projet de l’USAID SAVEM, le rôle de coordinateur de Madagasc ar National Parks pourrait s’étendre à la gestion des aires protégées s’il montre des capacités nécessaires. Il a été constaté que Madagascar National Parks suivait sous la vision à longue term e qu’elle-même fixée, celle de devenir le service des parcs nationaux de Madagascar.
Madagascar National Parks peut générer desrevenus pour ses dépenses opérationnelles, mais ne peut distribuer le profit à ses membres. L’autor ité suprême de cette association est l’assemblée nationale suivie du conseil d’administration et ensuite de la direction générale de Madagascar National Parks.
Activité, mission de Madagascar National Parks
Activité:
D’une manière générale, l’activité c’est l’ensembl des tâches nécessaires à l’accomplissement d’une fonction.
En tant qu’association, l’activité principale de Madagascar National Parks repose généralement sur la gestion des réseaux nationaux des aires protégées en vue d’établir la conservation, la recherche et le suivi écologique, le développementdurable, l’éducation et l’écotourisme.
Mission :
Le parc National de Madagascar a pour mission d’établir, de conserver et de gérer d’une manière durable le réseau de la diversité biologique et du patrimoine naturelle propre de Madagascar. Actuellement Madagascar dispose d’une cinquantaine d’aires à protéger.
Madagascar National Parks devra concentrer son attention et ses ressources financières sur de petites activités qui pourraient avoir un impact directe sur la réduction des pressions principales s’exerçant sur les parcs. Il joue le rôle d’un bailleur et en fina nçant les institutions privés ou publique, des partenaires capables de mettre en œuvres les activités.
Notion d’aires protégées :
Les aires protégées sont classées en fonction de oistr statuts distincts :
• Réserve Naturelle Intégral e: c’est une aire représentative d’un écosystème particulier, dont le but est de protéger la faune et la flore dans un certain périmètre. Cette réserve est inaccessible pour les visiteurs.
• Parc National : aire dont le but est de protéger et de conserver un patrimoine naturel ou culturel original tout en présentant un cadre récréatif et éducatif. On peut y visiter.
• Réserve Spécial e: aire créée principalement dans le but de protégeun écosystème ou site spécifique, ou une espèce végétale ou animale particulière. Elle est accessible seulement pour les chercheurs.
Une aire protégée est définie dans le COAP (Code des Aires Protégées) comme « un territoire délimité terrestre, côtier, marin-eaux larges saumâtres et continentales ou aquatique, dont les composantes présentent une valeur particulière et otamment biologique, naturelle, esthétique, morphologique, historique, archéologique ou culturelle et qui, de ce fait, dans l’intérêt générale, nécessite une préservation contre tout effet de dégradation naturelle et contre toute intervention artificielle susceptible d’en altérer l’aspect, la composition et l’évolution ».
Plan de gestion :
Chaque aire protégée doit dotée d’un plan de gestion comprenant un plan de zonage et un règlement intérieur. Le plan de gestion constitue la base desactions de gestionnaire opérationnel. Il est élaboré en collaboration avec toutes les parties concernées et fait l’objet de la publicité la plus large possible.
Après avoir décrit le contexte biologique, démographique, culturel et socio-économique dans lequel se placent l’aire protégée, le plan doit définir sleobjectifs visés de manière assez exhaustive et spécifier précisément.
• Le type et le degré des mesures prévues pour assure la protection et la valorisation des ressources naturelles et culturelles du site,
• Le type, la nature et, éventuellement des serviceset des activités mis en œuvre.
Activités de Madagascar National Parks Antsiranana
Ses principales activités sont : la conservation, la formation, la recherche et la gestion des ressources naturelle de Madagascar.
L’effectif des employés de Madagascar National Parks Antsiranana compte environ 200 employés dont 13 pour la Direction Interrégionale.
Les agents ordinaires travaillent de 7h30 à 12h le matin et de 14h30 à 18 h l’après midi c’est à dire 8h par jours soit 173,33h par mois comme prévu dansle code du travail.
Fonctionnement des services de Madagascar National Parks Antsiranana
Il existe 5 services à la DIR de Madagascar Nationa l Parks Antsiranana qui sont :
– Le Service Appui Scientifique (SAS)
– Le Service Trésorerie (SET)
– Le Service de Budget et Audit (SBA)
– Le Service Administration et Comptabilité (SAC)
– Le Service Appui Technique (SAT)
Fonction et rôles de chaque unité de service de la DIRA
Les services sont les principaux moteurs d’une entreprise.
SS (Service Secrétariat): Assure le secrétariat administratif de la Direction Inter- Régionale.
– Il effectue les tâches courantes de tri, de classem ent, de codification, d’enregistrement et de mise à jour
– Assure l’enregistrement, le tri et la distribution du courrier à l’arrivé
– Assure la réception des mails et leur distribution
– Constitue et met à jour, classe et archive les doss iers
– Gère les envois et les réceptions de documentation
– Assure l’accueil des visiteurs, les mets en rapport avec les services concernés
– Assure les réservations liées au déplacement des collaborateurs et des employés du Madagascar National Parks (transport, hôtel,…)
– Tient le stock de consommables et de fournitures de bureau da la DIR SAC (Service Administratif et Comptabilité): le service veille à la tenue journalière de la comptabilité et à la véracité des états financiersde la Direction Inter- Régionale et des sites rattachées ; il veille au respect des législationset à la protection de l’association sur le plan juridique ; veille au respect de la législation sociale et du règlement général du personnel ; participer à l’élaboration de la politique sociale et des ressources humaines de Madagascar National Parks :
– Comptabilité
– Gestion des ressources humaines (administration du personnel, communication interne)
– Gestion des approvisionnements et stocks
– Contentieux juridique
– Formation
SAT (Service Appui Technique) : Assure tout appui et audit techniques permettant de réaliser les produits contractés relevant des domaines suivantsau niveau des sites rattachés : Protection du parc, écotourisme, éducation environnementale, appui au éveloppementd local et rural :
– Planifier et contrôler les activités dans la Direction Interrégionale
– Création d’aires protégées ou changement de statutou limites
– Protection des parcs
– Ecotourisme
– Appui au développement régional
– Education environnementale
– Partenariat.
GENERALITE SUR LE SYSTEME D’ORGANISATION ET TRAITEMENT DU COURRIER
Relation communicationnelle
La communication
D’après le dictionnaire LAROUSSE : la communication est l’action de communiquer.
Communiquer provient lui-même du latin « communicare » qui veut dire :
– Faire passer quelque chose d’un objet à un autre, d’une personne à une autre.
De ce fait, la communication se définit comme le fait de mettre en relation deux objets ou deux individus. C’est le fait de transmettre quelque chose à quelqu’un.
En somme, la communication est le fait pour quelqu’un ou une entreprise d’informer et de promouvoir son activité auprès du public et d’entretenir son image de marque par tout procédé médiatique.
Différence entre communication interne et externe:
Il s’agit d’une communication interne si le public visé est un membre de l’entreprise (siège, filiales, point de vente, personnel, chef de service etc.) ou un associé.
Il s’agit d’une communication externe lorsque le pu blic visé fait partie de l’environnement de l’entreprise ou de l’organisation (fournisseurs, cl ients, distributeurs, partenaires de services etc.).
– Communication interne
Définition: action de communication à l’intérieur de l’organisation
Public visé: membres de l’entreprise, associés…
Exemples : journal interne, note de service, compte rendu de réunion…
Outils : papier, tableau d’affichage, intranet
Objectifs : mobiliser les membres de l’organisation, les informer, développer leur sentiment d’appartenance (conscience professionnelle).
– Communication externe
Définition: action de communication de l’organisation vers ses partenaires extérieurs.
Public visé: clients, fournisseurs, banques…
Exemples : facture, publicité, lettre
Outils : papier, internet, télévision, radio, presse…
Objectifs : communiquer avec les partenaires extérieurs à l‘entreprise, conquérir et fidéliser de nouveaux clients.
Organisation et traitement du courrier
La correspondance
La correspondance est une branche de la communication. Elle se définit comme des échanges des lettres, comme les lettres elles-mêmes. C’est le fait d’entretenir des relations épistolaires (fondé sur la correspondance par lettres).
Ces échanges de lettre ne peuvent se faire que dansle cadre communicationnel. Il faut donc deux locuteurs pour la produire : celui qui envoi la lettre (émetteur) et celui qui reçoit la lettre (récepteur). En fait, la correspondance est un véritable dialogue à distance. Il ne peut y avoir de correspondance si une seule personne tient la plume. Il faudra donc un feed-back. C’est-à-dire l’autre à son tour doi t aussi écrire pour répondre. Seulement c’est un dialogue différé du fait que l’interlocuteur n’est pas sur le même lieu au même moment. L’interlocuteur nepeut répondre à la lettre tout de suite. Il attend de la recevoir, de la lire, avant de répondre à son tour.
En effet, ce qui est propre à la lettre est que sa fonction communicative est inscrite dans le texte d’où l’obligation pour l’interlocuteur de lire le t exte pour comprendre le message.
Par ailleurs, ce genre de dialogue peut être entaché de subjectivité (du sentiment personnel de celui qui écrit, l’énonciateur).
Nous signalons ici que la méthode moderne nous permet de se correspondre oralement par téléphone ou par écrit avec le système de courrierélectronique.
En ce qui concerne, nous nous limitons dans le domaine du courrier donc de la correspondance écrite.
Avant d’entamer le vif de mon sujet, il me parait indispensable d’expliquer ici le sens de certains mots usuels afin de faciliter la lecture de ce mémoire.
Définitions:
– Courrier : ensemble des messages, lettres, paquets et journaux expédier, à expédier ou reçus.
– Lettre : message écrit adressé à une personne.
– Dossier : ensemble des documents.
– Document : feuille ou ensemble des feuilles de papier sur lesquels sont portés des écrits qui peuvent servir de référence.
– Support : tout milieu matériel susceptible de recevoir uneinformation, de la véhiculer ou de la conserver, plus de la restituer à la demande.
– Archives : ensemble de documents conservés et susceptibles d’être consultés.
Organisation et traitement du courrier
– Archivage : opération qui consiste à procéder au classement de( documents) en vue d’une consultation ultérieure.
– Procédé: méthode pratique mise en œuvre
Généralité sur l’organisation du courrier
Le service secrétariat
Le mot secrétariat veut tout d’abord dire : – un emploi ou une fonction de secrétaire.
Il désigne aussi le bureau, lieu de travail du secrétaire ou de plusieurs secrétaires. C’est dans ce bureau que le ou les secrétaires travaillent à des :
– écritures
– expéditions
– enregistrements
– classements
– rédiger le courrier
– l’expédition
– l’enregistrement
– classement
Dans la pratique, le ou la secrétaire est aussi chargé :
– d’accueillir les visiteurs, des clients, etc.
Il ou elle joue également le rôle de standardiste ; donc de l’accueil téléphonique.
Dans ce sens, ce service est non négligeable car ele représente la société et son image de marque.
Elle est le centre communicationnel.
Avant de recruter un ou une secrétaire, on exige leprofil suivant :
– capacité d’accueil
– bonne présentation
– bonne organisation
– capacité relationnelle
– capacité d’observation et de synthèse
– souple de caractère
– dynamique
– capable de travailler en équipe.
Mais dans notre sujet, nous allons plus parler du secrétariat dans son première rôle qui est celui de rédiger le courrier et d’assurer des organisations y afférentes.
Différents types de courriers et leurs utilités
L’entreprise communique avec des correspondants par les courriers qu’elle envoie. C’est en effet un outil de correspondance idéal.
Il existe plusieurs types de courriers, entre autre on peut citer :
– Lettre commerciale : c’est une lettre utilisée principalement pour la communication entre l’entreprise et le client.
Elle sert pour informer les clients sur des nouveaux produits, répondre à une commande, réclamer un paiement…
– Lettre simple : c’est une lettre destinée à une personne de l’entreprise pour lui raconter un événement, lui décrire quelque chose, lui exprimerdes regrets ou des excuses, le remercier de quelque chose.
– Lettre administrative : c’est une lettre destinée à un(e) supérieur(e) ou à une personne occupant une fonction dans une administration.
Elle sert pour une correspondance avec l’administration, Etat,… dans le but de demander une autorisation, une faveur, etc.
– Lettre d’information : c’est une lettre qui renseigne le personnel au sujet de l’organisation de l’entreprise, des relations de travail et de nouveaux objectifs fixés par la direction.
Elle sert pour informer le personnel d’une situation, d’un changement,…
– Memo : note destinée à se rappeler quelque chose ou à rap peler quelque chose à quelqu’un. Elle sert pour rappeler, noter un problème, un constat,…
Enregistrement et tri des courriers :
Pour l’enregistrement du courrier, il faut avoir en général deux cahiers :
– L’un pour le courrier arrivée et
– L‘autre pour le courrier départ
Pour être efficace, le ou la secrétaire doit s’organiser de façon à éliminer les allées et venues inutiles. Elle doit donc gérer son temps.
Sur son bureau, elle doit avoir :
– Une corbeille pour les courriers reçus
– Une corbeille pour les courriers départ
– Une corbeille pour les dossiers en attente de réponse
En cas d’absence de la secrétaire, son chef ou la personne qui la remplace doit être en mesure de trouver les renseignements ou les documents dont il ou elle a besoin. Son plan de classement doit en conséquence être parfaitement clair, tenu à jour et doit contenir la signification du code éventuellement utilisé au sein de l’entreprise.
Rangement des documents
Pour ranger et assurer la bonne conservation des supports et des documents, il est nécessaire de déterminer les étapes du rangement, recenser les différents ordres et modes de classement et identifier les dossiers moyens d’archivage.
– Les différents supports:
D’abord, voyons quels sont les différents supports qu’on peut trouver dans le bureau du secrétariat.
De nos jours, les supports les plus utilisés sont :
– Papier
– Classeur
– Etagère
– Microfilm
– Ordinateur
PRESENTATION ET ANALYSE DU CAS DE LA DIRECTION INTERREGIONALE DE MADAGASCAR NATIONAL PARKS
PRESENTATION DE LA SITUATION ACTUELLE DE MADAGASCAR NATIONAL PARKS
L’organisation du travail du secrétaire de la Direction Inter- Régionale d’Antsiranana du Madagascar National Parks concerne essentiellement un secrétariat géré ou regroupé en pool dans lequel tous les services sont rattachés par une seule secrétaire appelé « Secrétaire Standardiste ». Dans les autres directions inter- régionales, l’organisation peut être différente. Tout dépend de oula du secrétaire.
Les différents types de courriers au Madagascar National Parks
Précédemment, nous avons expliqué que le courrierste un ensemble de messages, lettres, paquets et journaux expédiés, à expédier ou reçus.
Au Madagascar National Parks, il y a différents types de courriers reçus : courrier interne, courrier externe, document et dossier. Ils peuvent être des:
– Lettres simples : ce sont des lettres destinées à une personne dans l’entreprise pour lui raconter un événement, lui décrire quelque chose,uil exprimer des regrets ou des excuses, le remercier d’une quelque chose.
– Lettres administratives : ce sont des lettres destinées à un(e) supérieur(e) ou à une personne occupant une fonction dans une administration.
– Lettres d’introductions : ce sont des lettres pour prier quelqu’un d’accueil lir favorablement le porteur de la lettre.
– Lettres d’informations : ce sont des lettres qui renseignent le personnel au sujet de l’organisation de l’association, des relations de t ravail et de nouveaux objectifs fixés par la direction (ex : note d’information, note de service).
– Memos : ce sont des notes destinées à se rappeler quelque chose ou à rappeler quelque chose à quelqu’un.
– Transmissions d’envoi : ce sont des lettres qui accompagnent l’envoi et qui désigne le
contenu de l’envoi. (ex : bordereau de transmission)
– Comptes rendus : ce sont des exposés succincts (d’un événement ou’und récit)
– Demandes : documents écrit qui formulent une sollicitation (ex : demande d’emploi, demande d’autorisation etc.)
– Invitations : documents donnant le droit à la personne qui en es t pourvue de participer à une réjouissance publique ou privée.
Mode d’arrivée du courrier à Madagascar National Parks (comment le courrier arrive à Madagascar National Parks ) :
Le mode d’arrivée du courrier à Madagascar National Parks peut se présenter de trois manières :
– Il peut être déposé directement au secrétariat parun vaguemestre ou un coursier, moyennant un cahier de transmission signé par la secrétaire après réception du courrier.
– Il peut arriver par poste et dans ce cas, il sera récupérer à la boîte postale de Madagascar National Parks par leur coursier.
– Il peut aussi arriver par mail. Faute de l’inexistence du réseau internet dans le bureau, le Responsable Appui Informatique (RAI) est obligé dese déplacer au cyber Housseni.com pour voir leur boîte et récupérer le courrier le cas échéant.
Enregistrement du courrier :
Les courriers mail et non mail sont enregistrés dans deux cahiers différents : le mail dans «l’arrivée mail » et le non mail dans « l’arrivée simple ».
Mais pour les courriers non mail, il y a des enregistrements à part pour les factures, les courriers confidentiels, les demandes de visite et les demandes de stage.
Donc, il existe 4 cahiers d’enregistrement à Madaga scar National Parks DIRA :
– Arrivée simple : pour tous les documents autre quel’e-mail et confidentiel et demande de stage
– Arrivée e-mail : uniquement pour les e-mails.
– Arrivée confidentiel : pour les documents marqués «confidentiel » (exemple : salaire). Ils sont à transmettre directement au responsable a près l’enregistrement ; le document salaire au chef de service Administratif et Comptabilité.
– Arrivée visite et demande de stage (pour les demandes de visite et de stage) : ils sont à transmettre directement au Chef de Service d’Appui Scientifique (voir fonction SAS).
Organisation du « courrier arrivée »:
– La première chose qu’il faut faire une fois qu’un courrier arrive au bureau, c’est de le lire, et de savoir sa provenance.
– Après, on l’enregistre dans un cahier arrivée réservé au courrier reçu sauf que si le courrier est nominatif. Dans ce cas, on marque bien dans le cahier d’enregistrement qui convient, l’expéditeur, la date de réception ainsique l’objet de la lettre et on met un caché « arrivée » en bas de la page et on agrafe une fiche de renseignement pour les notes.
– Ensuite, on transmet au Directeur le courrier arrivée simple et mail simple afin qu’il désigne le service qui va le traiter. Tandis que pour les enregistrements à part c’est-à- dire les factures, arrivée confidentiel, visite et demande de stage sont transmis directement aux responsables concernés : les factures au Chef de Service Trésorerie, arrivée confidentiel au Chef de service Administratif et Comptabilité, demande visite et stage au Chef de Service d’Appui Scientifique.
– Après, on dispatche (distribue) le courrier suivant l’observation et annotation du Directeur en utilisant un cahier de transmission réservé pour la circulation interne afin de prouver que le document est bien transféré au service.
– Le service traite enfin le document
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Table des matières
INTRODUCTION
Partie I Présentation générale de Madagascar National Parks
Chapitre I : Historique de Madagascar National Parks
A- Structure juridique de Madagascar National Parks
1- Fiche de présentation
2- Duré de l’association
3- Membre fondateur de l’association
B- Structure organisationnelle de Madagascar National Parks
1- Organisation de Madagascar National Parks
2- Activité, mission de Madagascar National Parks
Chapitre II : Direction Interrégionale de MNP Antsiranana
A- Activité de Madagascar National Parks DIRA
B- Fonctionnement des services de Madagascar National Parks DIRA
1- Fonctions et rôles de chaque unité de services à Madagascar National Parks DIRA
2- Organigramme de Madagascar National Parks DIRA
Partie II Organisation et traitement du courrier
Chapitre I : Généralité sur le système d’organisation et traitement du courrier
A- Relation communicationnelle
1- La communication
2- La correspondance
1- Le service secrétariat
2- Différents types de courriers et leurs utilités
3- Enregistrement et tri des courriers
4- Rangement des documents
5- Classement des documents ou dossiers
6- Les différents ordres de classement
7- Mode de classement
8- Le rangement des supports
9- Les archives
10-Traitement du courrier
Chapitre II : Présentation et analyse du cas de Madagascar National Parks
A- Présentation de la situation actuelle de Madagascar National Parks
1- Les différents types de courriers à Madagascar National Parks
2- Mode d’arrivée du courrier à Madagascar National Parks
3- Enregistrement du courrier
4- Organisation du courrier arrivée
5- Classement des documents
6- Rangement et archivage
7- Mode de départ du courrier à Madagascar National Parks
8- Organisation du courrier départ
B- Analyse statistique de volume de courrier de MNP
1- Lettre
2- Inventaire
Partie III Points à améliorer et suggestions
Chapitre I: Constats
A- Au niveau du service secrétariat
1- Les responsabilités de la secrétaire
3- Ses points faibles
B- Au niveau de la Direction
Chapitre II : Suggestions
A- Au niveau du service secrétariat
B- Au niveau de la Direction
CONCLUSION
ANNEXES
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