Stockage et classement des documents papier

Norme ISO 15489-1:2016 : gestion des documents d’activité

Afin d’aider les organisations à bien gérer leurs documents dans un environnement numérique, cette norme, dont la nouvelle version est parue en 2016, sert de guide pour la normalisation des bonnes pratiques pour la gestion des documents, appelés documents d’activité. Elle est une nouvelle version de la norme ISO 15489 Information et documentation : Records Management de 2001, afin de correspondre à l’univers hybride dans lequel évoluent actuellement les entreprises. Elle définit les concepts et les principes fondateurs « garantissant la création, la capture et la gestion des preuves de l’activité faisant autorité, ainsi que leur mise à disposition de ceux qui en ont besoin ». Ce sont autant les preuves des activités opérationnelles que l’ensemble des ressources informationnelles d’une entreprise. Cela prend en compte tous les documents, indépendamment de leur support papier ou électronique, dans tous les types d’environnements opérationnels et technologiques dans le temps, car ils sont « de plus en plus créés et conservés dans des environnements numériques ».

Les métadonnées qui « servent à indiquer et conserver le contexte et à appliquer des règles appropriées à la gestion des documents d’activité » font aussi partie intégrante de ces documents et de leur gestion. Elles constituent une composante essentielle du document d’activité. (ISO 15489-1 2016, pp. v ; 1-3) Il est impératif que ces documents d’activité soient authentiques, fiables, intègres et exploitables (ISO 15489-1 2016, p. 4). Ils doivent pouvoir constituer la mémoire des activités et des opérations de l’institution de manière probante, tout en respectant les exigences professionnelles. Cette norme donne ainsi tous les éléments nécessaires à une bonne gestion des documents d’activité et notamment en matière de politiques, responsabilités, surveillance, évaluation, compétences, formation, référentiels de métadonnées, plans de classement fonctionnels, règles d’accès et d’habilitation et de référentiels de gestion.

Le records continuum model Kern, Holdago et Cottin ont identifié quatre groupes de théories sur le cycle de vie des documents dans leur article sur les « Cinquante nuances de cycle de vie ». Tout d’abord, les « précurseurs » qui mettent en évidence le fait que les documents ont « un parcours de vie », mais sans qu’il y ait de théorie à proprement parler. Ensuite, les « trois âges », dont la théorie est décrite plus haut. Puis, celui des « life cycle » qui est essentiellement nord-américain et qui décrit une vie des documents comme étant linéaire. Et pour finir, le groupe du « records continuum », principalement australien, dont les Archives cantonales vaudoises s’inspirent, qui est « un univers multidimensionnel incluant documents et archives ». Ces groupes ont été établis suite à la lecture de guides, de manuels d’archivistique ou de gestion documentaire et d’articles spécialisés de ces professionnels parus dans le volume 11 des Cahiers du Numérique (Kern, Holdago, Cottin 2015, p.43). Il est très intéressant de relever que le cycle de vie d’un document est difficile à identifier et que même les professionnels du domaine ont de la peine à se mettre d’accord.

Il n’y a en tout cas pas une seule et unique pratique, mais plusieurs qui doivent être adaptées en fonction du contexte, de la gestion et des types de documents. Kern, Holdago et Cottin mettent aussi en évidence que ces théories ne sont pas toutes adaptées à une gestion des documents électroniques. D’où l’importance des ACV de mettre l’accent sur une gestion en continu pour les documents électroniques. Ce « records continuum model » inclut quatre phases de gestion, la création, l’enregistrement, l’organisation et le sort final. Elles répondent au besoin de documenter l’action, l’activité, la fonction et la finalité de l’organisation. Les archives gérées par les autorités ne sont alors plus que des « archives d’activité », aussi appelés documents d’activité, intégrant les documents courants et intermédiaires, alors que « les archives définitives sont prises en charge dans le futur système d’archivage électronique des Archives cantonales » (Archives cantonales vaudoises 2014, p. 4).

Processus de gestion des documents

Les demandes se font soit via la CAMAC par le requérant, en ligne, comme les demandes de permis de construire, ou soit directement auprès de la division, tel que les demandes préalables. Les dossiers de la CAMAC arrivent par coursier directement à la division où le cas est ensuite ouvert par les secrétaires. Pour toute demande, un numéro est attribué, puis le dossier est enregistré dans le répertoire informatique dans un tableur, par la secrétaire. Un lien avec un ancien dossier archivé va être fait, dans le cas où le requérant a déjà effectué des travaux sur la même parcelle de terrain. Le cas est ensuite traité par l’aménagiste. Selon le type de la demande, d’autres autorités devront être consultées afin de délivrer le permis de construire. Une fois la décision prise, le dossier est clos et rendu à la secrétaire pour permettre son classement. La décision finale, corrigée et validée, est directement inscrite en ligne sur le site internet de la CAMAC. Le dossier original est ensuite envoyé à la commune concernée pour délivrer le permis de construire. Les dossiers passent officiellement au statut d’intermédiaire au moment où la secrétaire juge qu’il n’y a plus assez de place parmi les archives courantes. Ils sont alors archivés et leur statut est modifié dans la liste Excel faisant office de base de données.

Cela se fait environ deux fois par an, mais il n’y a pas de durée de conservation définie. De plus, la division reçoit les dossiers de la CAMAC en retour une fois le délai de 10 ans expiré. Ces documents étant voués à être éliminés, ils sont transmis afin que l’équipe puisse encore y avoir accès. Les archives intermédiaires ne sont pas versées aux Archives cantonales une fois la durée d’utilisation légale dépassée (60 ans selon l’ancien calendrier de conservation). En effet, dès que le requérant souhaite faire à nouveau des travaux sur son terrain, l’aménagiste a besoin d’avoir accès au dossier complet pour savoir quelles sont les constructions et modifications qui ont été préalablement faites. Cela lui permet un accès rapide aux informations du dossier. Devoir se renseigner auprès des instances qui possèdent les documents originaux (plans du géomètre, information sur le terrain de la Commune, etc.) lui prendrait beaucoup trop de temps. Il est donc impératif que l’aménagiste ait accès à l’ensemble des documents sur place, même si ce ne sont que des copies. Outre des raisons de suivi de l’historique du dossier, il doit être aussi conservé en cas de recours ainsi que pour des raisons légales selon la LAT et l’OAT7.

Environnement technique actuel Chaque collaborateur travail avec le système d’exploitation Windows 7 Entreprise. La classification de toutes les informations numériques se fait dans un répertoire numérique conformément à l’environnement Windows. Le tout est conservé sur un serveur commun à tout le service. Cette infrastructure est mise à disposition par la DSI qui en assure la sauvegarde régulière. La division ne dispose pas de logiciel de gestion spécifique. Ils utilisent les outils Microsoft Office. De ce fait, la base de données pour la gestion des documents existe sous la forme d’un tableur Excel. Elle permet d’ajouter un nouveau cas à son ouverture et de chercher ceux qui sont existants. Elle est classée par ordre alphabétique des communes avec un tableur par lettre, car elle est trop lourde pour être en un seul et même fichier. Une base de données supplémentaire sous le même format que la précédente est utilisée afin de suivre les cas en cours. Seules les demandes de permis de construire sont suivies sur la plateforme de la CAMAC. Un certain nombre de documents est alors directement disponible. Mais le format électronique n’est pas systématiquement utilisé lors du traitement du dossier, les collaborateurs privilégiant une utilisation papier. Pour la gestion des demandes de permis de construire, le service utilise l’application web CAMAC. Cet outil est développé en collaboration avec les cantons d’Uri, Vaud, Fribourg, Neuchâtel, Bâle-Campagne, Jura, Genève et Tessin. La base du système est la même pour chaque autorité. Elle est ensuite développée avec différents modules adaptés aux activités de chaque canton.

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Table des matières

Déclaration
Remerciements
Résumé
Liste des tableaux
Liste des figures
Liste des abréviations
1. Introduction
1.1 Contexte général
1.2 But du travail
1.3 Objectifs
2. Méthodologie
2.1 Principes de base de la gestion des documents électroniques au sein d’une organisation cantonale
2.1.1 Le records management
2.1.1.1 Norme ISO 15489-1:2016 : gestion des documents d’activité
2.1.1.1 Le records continuum model
2.1.1.2 Les documents électroniques
2.1.1.3 Métadonnées
2.2 Cadre législatif
2.2.1 Loi sur l’archivage (LArch) et son règlement d’application (RLArch) du canton de Vaud
2.2.2 Loi sur l’aménagement du territoire (LAT) et ordonnance sur l’aménagement du territoire (OAT)
2.2.3 Durée de conservation des documents
2.2.4 Signature électronique
2.2.5 Quid du document numérique ?
3. Analyse de l’existant
3.1 Contexte
3.2 Pratiques actuelles
3.2.1 Stockage et classement des documents papier
3.2.2 Processus de gestion des documents
3.2.3 Environnement technique actuel
3.2.4 Outils de gestion
3.2.5 Gestion des accès
3.3 Besoins fonctionnels et techniques
3.4 Analyse des systèmes existants des différentes autorités cantonales
3.4.1 Focus sur le canton de Fribourg
3.4.2 Conclusion de l’analyse
4. Numériser et dématérialiser : analyses et outils
4.1 Définitions
4.2 Etapes préalables
4.2.1 Environnement technique futur
4.3 Outils
4.3.1 Plan de classement et calendrier de conservation
4.3.1.1 Plan de classement
4.3.1.2 Calendrier de conservation
4.3.2 Métadonnées et nommage des fichiers
4.3.2.1 Règles de nommage
4.3.2.2 Types de métadonnées choisies
4.3.3 Fiches de suivi
5. Numérisation des documents
5.1 Peut-on ou non éliminer le papier ?
5.2 Norme sur l’archivage électronique
5.3 Processus de base de la numérisation
5.4 Analyse des différents processus de numérisation
5.4.1 Scénario 1 : pas de numérisation
5.4.2 Scénario 2 : numérisation de masse en externe
5.4.3 Scénario 3 : numérisation au fil de l’eau probante
5.4.4 Scénario 4 : numérisation probante de masse en interne
5.4.5 Scénario 5 : numérisation au fil de l’eau non probante
5.5 Classement des documents papier une fois numérisés
5.6 Dématérialisation des documents courants
6. Critiques et solutions envisagées
6.1 Phase transitoire
6.1.1 Classement des fichiers
6.1.2 Classement des documents papier numérisés
6.2 Matériel et logiciels
6.3 Moyens humains
6.4 A l’avenir
7. Conclusion
Bibliographie