Spécificité du traitement des informations financières et comptables au niveau du FID

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L’étendue des interventions du FID

La progression de l’étendue des réalisations du FID parle d’elle-même. Il intervient dans de plusieurs régions. Mais avant de voir les différentes interventions, voyons d’abord brièvement les différentes composantes du PDC et ensuite les réalisations accomplies.

Les composantes du Projet de Développement Communautaire ou PDC (1).

Le Projet de Développement Communautaire a beaucoup marqué les réalisations du FID, il est nécessaire alors d’en parler avant d’exposer les réalisations accomplies. Le PDC est exécuté suivant une approche participative. Entre autre, il finance des projets communautaires qui répondent aux aspirations des populations rurales et les projets jugés prioritaires. D’ailleurs, la subvention du PDC ne peut pas dépasser un certain plafond défini par le manuel de procédure par projet. En effet, le PDC comprend quatre composantes dont :
– Composante I : Projets Communautaires.
– Composante II : Financement Direct des Communes (FDC).
– Composante III : Renforcement des Capacités.
– Composante IV : Protection Sociale.
Les principes de base du PDC est de maintenir une répartition équitable des ressources entre les régions et de cibler en faveur des communes les plus pauvres. En règle générale, les projets communautaires financés par le PDC sont gérés et réalisés par les associations elles-mêmes. La préparation des Projets Communautaires se fait sous la responsabilité des bénéficiaires, qui peuvent se faire aider par des ONG, bureaux d’étude ou consultants individuels, et qui peuvent aussi recevoir un appui technique du FID. Ce dernier joue un rôle d’organisme de financement, mais également un rôle d’Agence d’exécution pour gérer la préparation détaillée et la réalisation doit être bien entendu se faire en étroite collaboration avec les associations de bénéficiaires et les communes.
En fait, pour qu’une commune puisse être soumise au FID pour un financement du PDC, une association de bénéficiaires doit être créée (avec statuts ; règlement intérieur ; etc.…) et doit commencer à fonctionner avec l’élection d’un bureau et l’adoption d’un programme de travail. Une cellule de projet doit également être constituée.
A présent, pour mieux appréhender l’importance de ces réalisations, nous allons apercevoir les réalisations accomplies durant ces quatre phases.

Réalisations accomplies

Le FID dans ses interventions à travers pratiquement l’ensemble du territoire de Madagascar même dans les endroits les plus reculés, en commençant par le FID I jusqu’au FID IV, qui sont des regroupements de réalisations de projets par périodes de temps restreintes, il est quasiment intervenu dans toutes les régions malgré la difficulté d’accès vers certaines d’entre elles. En réalité, quelques régions ne disposent pas de route permettant de faire circuler la main d’oeuvre, les matériaux de construction ou encore les véhicules. Mais des efforts constants sont mis en place par cette Agence pour atteindre les objectifs. En outre, la performance du FID se vérifie par les infrastructures socio-économiques réalisées, telles les écoles, les CSB, les infrastructures communales et administratives comme les postes de gendarmerie prouvent son efficacité.

Attributions de chaque service et chaque poste

Chaque direction interrégionale a pour rôle :
– de représenter le FID dans la région .
– d’assurer le suivi de l’avancement des projets pour vérifier la qualité de réalisation .
-d’approuver et d’effectuer les paiements au compte en banque de l’association .
– d’assurer la gestion administrative, financière et matérielle de la direction.
Nous avons défini le rôle de chaque direction interrégionale, qu’en est-il les attributions de chaque service et chaque poste.
 Le Directeur Régional ou DR est chargé de l’approbation du programme annuel d’investissement et des transferts de fonds correspondants. Par contre, l’approbation du choix des communes pour le FDC et la signature des conventions de financement pluriannuelles relève de la direction générale.
 La Secrétaire de la Direction ou SD est rattachée directement au Directeur Régional. Elle a pour rôle :
– d’assurer le secrétariat spécifique du Directeur interrégional .
– de présenter les courriers pour la lecture du Directeur et assure leur dispache .
– d’assurer les saisies administratives .
– de recevoir les notes de service de la direction générale et leur distribution.
 Le Service Administratif et Financier ou SAF, ces fonctions concernent en général :
– d’effectuer toutes les tâches administratives et financières telles que : Le suivi des états financiers Le contrôle des opérations comptables La fixation de la politique financière de l’Agence La supervision de tous les travaux comptables et financiers.
– de gérer les ressources humaines c’est à dire la gestion des personnels et le suivi des conditions de travail.
Mais les tâches suivantes incombent aux tâches de l’agent comptable :
 Procède à l’imputation comptable sur pièce .
 Procède à la prise en charge des factures .

Notions sur les informations financières et comptables 

D’après VACHER Béatrice (3), « les informations sont des éléments de connaissance susceptibles d’être codés pour être conservés, traités ou communiqués » . Autrement dit, l’information c’est ce qui apporte de connaissance et réduit notre incertitude. Elles comportent tous les renseignements et toutes les données nécessaires au fonctionnement d’une entreprise. Elles sont concrétisées par leur support et peuvent être classées en deux catégories : Les informations d’exploitation qui sont souvent à caractère répétitifs. A titre d’exemple, bon de commande.
Les informations de gestion qui permettent aux dirigeants de contrôler la mise en oeuvre de tous les éléments d’une entreprise.

Informations financières 

Selon Elie COHEN (4), « une information à caractère général est une information sur une entité présentant des états financiers qui sont utiles à la prise de décision. » En fait, une information ne revêt une signification que lorsqu’elle sert à améliorer une décision ou à la rendre possible.
Les informations financières sont donc indispensables pour la gestion d’une organisation puisqu’ aucune décision ne pourrait être prise sans elles. En fait, Elles contribuent à la préparation et au suivi des décisions mais son pouvoir de décision va dépendre de la nature de la décision. Son activité interne correspond donc aux divers traitements notamment concernant la comptabilité analytique et de la gestion budgétaire en vue d’améliorer la gestion et la prise de décision. A cet effet, elles jouent un double rôle dans le processus de communication interne et externe de l’entreprise. Elles concernent donc les informations d’exploitation et aussi les informations de gestion car elles permettent d’assurer constamment à l’entreprise les fonds nécessaires à son équipement et à son exploitation courante.
Les informations suivantes sont considérées comme des informations financières : les rapports annuels, tableau de flux de trésorerie, rapport d’activité semestriels, états trimestriels, notices d’informations, évolutions des cours boursiers, informations sur les concurrents, rapports des réunions avec les analystes financiers et les prévisions de ces analystes. Le degré d’utilité de l’information financière dépend de ses caractéristiques qualitatives.

Informations comptables ou la comptabilité :

Par définition (5), « la comptabilité est une technique de collecte, de traitement et d’interprétation de toutes les informations relatives à la gestion de l’entreprise. » Elle peut aussi être définie comme toute information issue des livres comptables ou états financiers. En fait, la comptabilité a pour domaine le traitement et la production des informations économiques et financières exprimées en terme monétaire et ayant trait à la situation et à la gestion de l’entreprise.
Elle constitue un langage commun entre toutes les entreprises qui décrivent ces évènements en terme financier ou monétaire. Elle est donc considérée comme une source d’information privilégiée. C’est pourquoi, la tenue d’une comptabilité constitue une obligation légale pour toute entreprise. En principe, l’application de la comptabilité varie suivant les activités d’une entreprise. Les mouvements enregistrés de valeur en comptabilité correspondent le plus souvent aux flux économiques qui peuvent être interne ou externe de l’entreprise.

La production du Rapport de Suivi Financier (RSF)

Afin que les informations produites par la comptabilité soient plus facilement exploitables, elles sont présentées sous formes d’états financiers. Les informations qui sont susceptibles d’intéresser les dirigeants sont données par ces états financiers. D’ailleurs, l’information financière du FID se présente en deux états financiers dont :
– les états financiers standards.
– l’état financier particulier.
Les états financiers standards du FID sont présentés dans les annexes IV, V et VI. Mais un tableau des recettes et des dépenses ou paiements qui est en fait un état de revenus et des dépenses base de décaissement de la période considérée et depuis le début d’exécution des projets. Nous pouvons apercevoir les tableaux de RSF dans les annexes II et III.
A part les états financiers standards, on doit connaître l’existence de l’état financier particulier : le Rapport de Suivi Financier ou RSF. Il résume l’exécution financière des projets. En effet, le FID est demandé de produire trimestriellement cet état comme tous les organismes gérant des projets de développement financés par la banque mondiale. Cet état permet en fait d’apprécier l’avancement des projets. D’ailleurs, les données financières contenues dans ce RSF doivent être liées aux renseignements concernant l’avancement physique des activités et la passation des marchés pour permettre de vérifier la cohérence entre l’évolution de la situation financière et les progrès au plan physique. Il devrait inclure au minimum les éléments suivants :
– des états résumant l’exécution financière du projet .
– des états montrant l’exécution du plan de passation des marchés .
– des états figurant les réalisations physiques.
En effet, la sortie trimestrielle des états RSF est un travail en collaboration entre toutes les entités du FID concernées par la production des informations financières objets des états cités  précédemment. La figure ci- dessous montre la liaison entre la comptabilité et le RSF.

Comptabilité générale (8)

Les éléments listés ultérieurement doivent être considérés lors du traitement de l’information au niveau de la comptabilisation des opérations proprement dite. Les points jugés critiques qui peuvent influer sur la qualité et la fiabilité de l’information seront rappelés ici. Aussi, dans le traitement des informations financières auprès du FID, il faut prendre en considération l’existence des différents plans. En effet, il y a quatre sortes de plans :

Plan comptable

Un Plan Comptable Générale ou PCG est utilisé pour assurer las travaux de comptabilité générale auprès de l’organisation. Les éléments du plan de compte par nature recommandé dans le PCG 2005 a servi de base de conception du plan comptable du FID. Par souci d’harmonisation, la création d’un nouveau compte doit émaner de la Direction Administrative et Financière du FID via le SAF.

Plan analytique

Au niveau de l’exécution des projets, chaque activité ou sous projet à réaliser dans le cadre de l’exécution des projets est à codifier au niveau de ce plan analytique.
Donc, ce plan est dynamique et est enrichi au fur et à mesure de l’exécution des projets. Au niveau des autres investissements et du financement, les centres de coûts identifiés nécessitant un suivi particulier sont à codifier dans ce plan, par exemple chaque matériel roulant utilisé par le FID.

Table des matières

INTRODUCTION GENERALE
PREMIERE PARTIE : CADRE D’ETUDE
CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE DU FID
Section 1 : Historique
Section 2 : Missions et activités
Section 3 : Structure organisationnelle de la DIRM
CHAPITRE II : L’ETENDUE DES INTERVENTIONS DU FID
Section 1 : Les composantes du PDC
Section 2 : Les réalisations accomplies
CHAPITRE III : GENERALITES SUR LES INFORMATIONS FINANCIERES ET COMPTABLES
Section 1 : notions sur les informations financières et comptables
Section 2 : Les différentes catégories de la comptabilité
DEUXIEME PARTIE : ANALYSE CRITIQUE DE LA SITUATIONEXISTANTE
CHAPITRE I : MECANISMES DE FONCTIONNEMENT DU TRAITEMENT DES INFORMATIONS FINANCIERES ET COMPTABLES AUPRES DU FID
Section 1: Spécificité du traitement des informations financières et comptables au niveau du FID
Section 2 : Particularité de sa comptabilité
Section 3 : Contrôle et suivi des informations auprès du FID
CHAPITRE II : ANALYSE DES PROBLEMES EXISTANTS
Section 1 : Identification des problèmes liés au traitement des informations comptables
Section 2 : Problèmes relatifs à l’enregistrement des informations
Section 3 : Formulation des problèmes relatifs à la réalisation des projets
TROISIEME PARTIE : PROPOSITIONS DES SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS GENERALES
CHAPITRE I : PROPOSITIONS DES SOLUTIONS
Section 1 : Suggestions relatives au traitement des informations
Section 2 : Solutions concernant l’enregistrement des informations
Section 3 : Propositions des solutions relatives à la réalisation des projets
CHAPITRE II : SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTENDUS
Section 1 : Solutions retenues
Section 2 : Résultats attendus et recommandations générales
CONCLUSION GENERALE
ANNEXES
Bibliographie

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