Sommaire des recommandations

Sommaire des recommandations

Définition de la problématique

Cette mise en contexte permet de comprendre le défi que représente la standardisation du RMR selon les exigences du SCT. L’intervention proposée sera de revoir la présentation du contenu ainsi que la standardisation de la production du rapport afin de combler les lacunes qui sont actuellement constatées. Les modifications proposées auront pour but de rendre l’élaboration
du RMR plus simple pour les gens qui seront en charge de sa production. Le présent document présentera une analyse sous forme de tableau des différents facteurs d’influence du ministère, des constats et déductions de l’auteur sur la situation actuelle ainsi que sur les perspectives envisageables pour le changement escompté. Par la suite, une série d’options sera proposée en plus d’une approche de changement basée sur les avantages et inconvénients de chaque option possible.Après avoir effectué l’étude des RMR des années précédentes et interrogé quelques personnes qui œuvrent directement à l’élaboration des rapports annuels de gestion, il fut aisé de constater que le concept de gestion par résultats est mal intégré au sein de divers niveaux d’employés du ministère. Il a même été surprenant de constater que la haute direction n’échappe pas à cette observation. Il est donc facile de comprendre que les employés subalternes, supposément responsables de la mesure des activités de tous les différents programmes, ne prêtent pas nécessairement une très grande importance à l’élaboration d’un cadre de mesure adéquat. Cela a pour conséquence que les
employés en charge d’élaborer le RMR ont énormément de difficultés dans la production, car ils ne possèdent pas l’information adéquate. Bref, les rapports produits sont décousus et on y retrouve peu de liens entre les informations présentées. Bien évidemment, le ministère reçoit en réponse des commentaires négatifs du SCT, ce qui altère la crédibilité du ministère un peu plus à chaque
année. Malheureusement, vu le manque d’intérêt de la haute direction, les efforts et les ressources qui ont été mis afin de produire de meilleurs rapports sont limitées. Les conséquences se font aujourd’hui sentir très fortement et Environnement Canada a de plus en plus de difficultés à se cacher derrière des excuses pour expliquer la qualité plus ou moins acceptable de ses rapports.Suite à toutes ces constatations sur la problématique observée, la question qui orientera l’intervention sera : comment est-il possible d’améliorer le processus de production du rapport ministériel de rendement afin d’améliorer la qualité du rapport remis au Secrétariat du Conseil du Trésor?

Organisation cible

La direction généraie de ia gestion ministérieiie a connu récemment de grandes périodes de changement. Ces changements avaient été instaurés par l’ancien sous-ministre, Sami Watson lors de son mandat à Environnement Canada. Cependant, ces changements n’ont jamais réellement été achevés suite à son départ. Plusieurs employés se sont retrouvés dans une grande confusion par rapport à leur travail et aux nouvelles méthodes de travail qui avaient été à demi implantées tout récemment. Cette confusion s’est généralisée et plusieurs personnes ont préféré partir. Ces départs ajoutés à un grand roulement de personnel ont été perçus comme une onde de choc pour la direction qui a vu son équipe être décimée. L’équipe a connu une immense perte au pian de la
mémoire corporative. La restructuration que vit actuellement l’équipe amène plusieurs personnes à la confusion quant au rôle qu’elles assument et aux nouvelles fonctions qu’elles doivent quelquefois prendre en charge. Dans le cadre de ce contexte de travail, la rédaction du RMR, qui était
habituellement faite par une équipe composée d’un certain nombre de personnes, a dû être grandement revue. Cette année, c’est M. Jean-François Lachance qui a assumé la très grande partie des responsabilités de la production des rapports. Par les années passées, le travail s’organisait de la façon suivante : envoie de formulaires à compléter aux différents responsables des programmes d’activités puis reconstitution de l’information pour en faire la présentation à l’intérieur du rapport. Bien que cette méthode permis la production d’un rapport malgré le peu d’effectifs disponibles et la situation précaire du ministère, il est clair que les méthodes de travail devront être revues. Ceci dans le but de produire un rapport qui satisfasse davantage aux normes basées sur la GAR, prescrites par Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Déjà l’an prochain, la direction entrevoit grossir l’équipe qui sera en charge de la production des rapports. Plus de moyens seront offerts afin de produire un rapport qui soit de meilleure qualité. Cependant, la direction en est encore à planifier ses manières de faire en ce sens.

Méthodologie

Dans un premier temps, une recherche documentaire fut compilée. Celle-ci porta sur les divers documents internes qu’Environnement Canada possède en lien avec l’élaboration des rapports annuels. Parmi ces documents, on retrouvait les rapports des années précédentes, des guides sur la gestion par résultats et sur les lignes directrices à suivre dans l’élaboration des rapports ministériels. Vous retrouverez en annexe une liste complète des divers documents consultés à cet effet. De plus, afin d’avoir une perspective plus théorique des concepts abordés, une bibliographie sélective a également été compilée. Les différents livres retenus portaient principalement sur la gestion axée sur les résultats, les tableaux de bord et sur la théorie de la structure des organisations. Encore une fois, vous retrouverez la liste de ces livres en annexe.
Dans un deuxième temps, des entretiens informels furent tenus avec M. JeanFrançois Lachance, conseiller principal à la Direction générale de la gestion ministérielle et responsable de la production du RMR. Ces entretiens avaient pour but d’aller chercher une compréhension maximale du fonctionnement du ministère en ce qui concerne la production des rapports annuels. De plus, les discussions ont grandement permis à la stagiaire de mieux comprendre la vision et l’approche informelle que le ministère adopte face à la conception des rapports.
Les diverses thématiques qui furent abordées lors des entretiens touchaient :
• L’historique de l’organisation
• Le besoin de reddition de compte
• Les obstacles possibles à l’élaboration des rapports annuels
• Le cycle de gestion et de production de rapports

Cadre conceptuel

Pour élaborer des recommandations visant à produire un meilleur rapport de rendement ministériel adapté, il est essentiel de situer un tel exercice en rapport avec les diverses notions et concepts connus sur le sujet. Le tableau de la page suivante présente une comparaison des concepts apportés par le Secrétariat du Conseil du Trésor et les différentes théories qui abordent le sujet. Une brève description sera faite de chacun de ces points.

Table des matières

Remerciements
Avant-propos
Sommaire exécutif
Introduction
Mise en contexte
Problématique
Organisation cible
Méthodologie
Cadre conceptuel
Analyse
Analyse des options
Sélection d’une option
Explications détaillées de l’option retenue
Mise en œuvre de l’option
Sommaire des recommandations
Conclusion
Annexes
Liste des acronymes
Mandat de stage
Explications détaillées du cadre conceptuel
Revue de littérature

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