Solutions liées à la gestion des quittances et la gestion de Recouvrement de prime

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Processus de création de valeur :

La Compagnie utilise deux sortes de documents de base dont les documents de saisie et les documents de synthèse.
 Documents de saisie : les journaux d’enregistrement.
o Journal de caisse : enregistrement de toute opération intéressant la caisse : versement à son profit ou règlement en espèces (référence 060 220).
o Journal des opérations financières : enregistrement de tout mouvement de fonds en faveur ou au détriment du compte Banque et CCP (Référence 060 210).
o Journal des opérations techniques et diverses : enregistrement de toute opération diverse, les comptes Caisse et Banque/CCP n’intéressent aucunement ce journal (Référence 060 200).
 Documents de synthèse : résultant de ces documents de Saisie, l’Informatique fournit différents états comptables :
o Balance de comptes .
o Grand-libre .
o Relevé de compte clients .
o Relevé de compte commissions .
o Bordereau des arriérés trimestriels.

Procédure de recouvrement de prime de la DAA :

Il existe deux sortes de contrats d’assurances au sein de la DAA : contrat renouvelable par tacite reconduction et contrat renouvelable après accord. Ces deux types de contrats ont tous leurs procédures de recouvrement correspondantes.
 Cas du contrat renouvelable par tacite reconduction :
A partir de la deuxième année, le client recevra un avis d’échéance un mois avant la date d’échéance. Une « Quittance et une Attestation d’assurance » lui seront remises le jour du paiement. Le paiement de la prime peut s’effectuer pendant trois mois après l’échéance du contrat.
La technique de relance se fait en trois rappels dont :
– premier rappel : à la date d’échéance ; envoie d’une « lettre de confirmation ».
– deuxième rappel : un mois après échéance ; envoie d’une « lettre de Contribution à l’amélioration du système de recouvrement de prime de la Compagnie ARO rappel ».
– troisième rappel : deux mois après échéance ; envoie d’une « deuxième lettre de rappel)
– troisième lettre : trois mois après échéance ; envoie :
 une « lettre de mise en demeure », pour les clients particuliers. C’est ici que prend sa fin le contrat.
 un relevé de compte avec lettre d’accompagnement, pour les gros clients.

Caractéristique de la gestion budgétaire :

La procédure budgétaire se caractérise par la hiérarchie et l’interdépendance de budget. Les budgets, souvent annuels, sont détaillés par période plus courte (mois) afin de repérer et analyser les écarts selon une périodicité adaptée à la durée du cycle de production et les procédés efficaces pour les régularisations qui s’imposent. L’ensemble du budget traduit l’engagement de chaque responsable devant la direction de l’entreprise. Cet engagement est cohérant avec l’objectif d’activité retenu.
Les budgets seront établis selon les divers centres de responsabilités ou de profit possible dans le cadre organisationnel de l’entreprise et de sa stratégie :
– centre de coûts : le responsable a une responsabilité des charges.
– centre de recettes : le responsable a une responsabilité des recettes.
– centre de profits : le responsable a une responsabilité des profits.
– centre d’investissement : le responsable a une responsabilité des investissements.

La variabilité et la fixité des charges :

Certaines charges sont indépendantes de l’activité de l’entreprise : elles sont fixes ; d’autres au contraire dépendent de cette activité : elles sont dites variables. Le plus souvent, cette activité est mesurée par le chiffre d’affaires.
 Les charges fixes (CF)dont le total est appelé coût fixe, ne reste constante que pour une structure donnée de l’entreprise et varie d’où une autre appellation : charge de structure. Elles sont unitairement variables, exemple pour une structure donnée, les charges fixes F sont égales à Ar60 000 et par suite :
o Si production = 10 000 unités ; CF unitaire = 6 .
o Si production = 15 000 unités ; CF unitaire = 4 .
o Si production = 20 000 unités ; CF unitaires = 3.
 Les charges variables (CV) dont le total est appelé charge variable sont considérées comme proportionnelles à l’activité. Cette activité est souvent mesurée par la production. Les CV sont donc liées à la quantité d’opération, d’où une autre appellation : charge opérationnelle.
Elles sont unitairement fixées par exemple pour 10 unités produites, les CV sont égales à Ar150. Elles sont donc égales à Ar300 pour 20 unités et Ar1500 pour 100 unités et par suite : 150  300  1500  15 CV unitaire = 10 20 100 d’où CV = 15.

Les principes de Fayol :

Dans toute entreprise, il existe six catégories de fonction :
– la fonction technique : production, fabrication, transformation .
– la fonction commerciale : achat, vente et charge .
– la fonction financière : recherche et gestion des capitaux .
– la fonction de sécurité : protection des biens et des personnes (exemple : assurance) .
– la fonction de comptabilité : inventaire, bilan, prix de revient, statistique.
– La fonction administrative : prévoyance, organisation, commandement, coordination, contrôle.
Les fonctions un à cinq mettent surtout en jeu la matière et la machine. La fonction six, fonction administrative n’agit que sur les personnelles et consiste à :
– prévoir : scruter et dresser le programme d’action .
– organiser : constituer les deux organismes matériel et social de l’entreprise .
– commander : faire fonctionné le personnel .
– coordonner : relier, unir, harmoniser tous les actes et tous les efforts .
– contrôler : veiller à ce que tout se passe conformément aux règles établis et aux ordres donnés.

Les éléments constitutifs d’un système :

Contribution à l’amélioration du système de recouvrement de prime de la Compagnie ARO Le nombre des éléments constitutifs d’un système peut varier d’un type de système à l’autre. Cependant, les systèmes productifs créés par l’homme comme l’entreprise porte en général les éléments constitutifs suivants :

L’objectifs du système (Mission, fonction, but) :

Ce sont les éléments qui caractérisent l’orientation de l’entreprise du système. Cette orientation est formulée soit qualitativement (mission, fonction), soit quantitativement (but, objectif).

Les composants du système (ou sous- système) :

Le système global peut être composé en sous- système interdépendant. Ceux-ci ont toutes les caractéristiques de système et ils sont liés entre eux. Cependant, il y a des sous-systèmes qui entrent directement dans le processus de transformation et d’autres qui aident seulement à assurer un meilleur fonctionnement de l’entreprise. Ces derniers sont appelés système parallèle ou d’appui (exemple : service informatique).

Les entrées (intrants, inputs, ressources, facteurs de production) :

C’est un élément que le système prélève dans l’environnement et qui entre donc à l’intérieur du système et vient un élément du système. Il représente les moyens qu’utilise le système pour accomplir ses tâches afin d’atteindre ces objectifs.

Les sorties (extrants, out put, produits) :

C’est la finalité de tout système de production. L’extrant est destiné soit à la consommation finale, soit pour être utilisé dans d’autres systèmes de production. Il peut être aussi un produit tangible ou intangible (service).

Le processus de transformation (procédé, séquence) :

C’est la suite des étapes nécessaires à la transformation de l’intrant en extrant.

La gestion du système :

Ici, l’organe qui gère le système est lui-même un sous- système du système. Il s’agit ici de la gestion du système du point de vue du « contrôle » ou de la « commande » ou de la « rétroaction » ou de « pilotage ».

Table des matières

Première partie : PRESENTATION GENERALE DE LA RECHERCHE
Chapitre I : Présentation de la Compagnie ARO
Section 1 : Développement organisationnel
Section 2 : Système comptable et financier
Section 3 : Système de recouvrement de la DAA
Chapitre II : Théorie générale sur la gestion budgétaire, la gestion prévisionnelle et l’organisation et gestion de la production.
Section 1 : Gestion budgétaire
Section 2 : Gestion prévisionnelle
Section 3 : Organisation et gestion de la production
Deuxième partie : IDENTIFICATION ET FORMULATION DES PROBLEMES RENCONTRES
Chapitre I : Problèmes liés à la gestion des ressources internes
Section 1 : Gestion des ressources humaines non performante
Section 2 : Gestion des ressources matérielles insuffisante
Section 3 : Contre performance de la gestion des ressources financières
Chapitre II : Problèmes concernant la gestion des quittances et gestion de recouvrement de prime
Section 1 : Gestion non performante des quittances
Section 2 : Complication au niveau du suivi et contrôle des mouvements des quittances
Section 3 : Gestion de recouvrement de prime non fiable
Chapitre III : Problèmes attachés à la gestion de la clientèle
Section 1 : Faiblesse au niveau de traitement
Section 2 : Faiblesse au niveau de l’organisation
Section 3 : Faiblesse au niveau de communication
Troisième partie : PROPOSITION DES SOLUTIONS
Chapitre I : Solutions liées à la gestion des ressources internes
Section 1 : Retouche de la gestion des ressources humaines
Section 2 : Amélioration de la gestion des ressources matérielles
Section 3 : Perfectionnement de la gestion des ressources financières
Chapitre II : Solutions liées à la gestion des quittances et la gestion de Recouvrement de prime
Section 1 : Rectification de la gestion des quittances
Section 2 : Amélioration du système de suivi et contrôle des mouvements des quittances
Section 3 : Amélioration de la gestion de recouvrement
Chapitre III : Solutions proposées sur la gestion de la clientèle
Section 1 : Amélioration de travail
Section 2 : Amélioration de l’organisation interne
Section 3 : Renforcement de la communication
Chapitre IV : Solutions retenues et résultats attendus
Section 1 : Solutions retenues
Section 2 : Résultats attendus et recommandations générales
Conclusion générale
Bibliographie

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