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Concept du système d’Information de Gestion
Définition
Pour mieux définir le système d’information de Gestion ou SIG (autre que SIG Système d’Information Géographique), apportons successivement quelques précisions aux mots : « Système » et « Information ».
Par définition, un système est un ensemble d’éléments interdépendants qui sont orientés vers la réalisation d’un objectif commun.Chaque élément de cet ensemble organisé réalise une fonction nécessaire à l’activité du système tout entier.
La défaillance, la manque ou l’inexistence d’un élément entraîne le disfonctionnement ou l’arrêt complet de l’activitédu système.
L’information, en revanche est considérée comme unematière première utilisée par les dirigeants pour la prise de décision.
Quant au système d’information, Jean-Jacques ADER définit le Système d’Information de Gestion dans son livre intitulé « une méthodologie selon une approche du système d’Information » comme un ensemble des moyens nécessaires à la gestion des données élémentaires indispensables au pilotage desdifférents niveaux de l’entreprise.
Le SIG apparaît donc comme l’ensemble des moyens pe rmettant de fournir en permanence et rapidement à chaque Service de l’entr eprise, les informations internes qu’externes, financières ou autres, nécessaires à la prise de décision.
Ces moyens et procédures doivent fournir une représentation de l’entreprise.
Le SIG doit par conséquent regrouper les moyens permettant de collecter, de saisir, de mémoriser, de traiter et de communiquer les informations.
Autrement dit, la mise en place d’un SIG nécessite un regroupement des données accumulées dans l’entreprise, d’une manière efficace et selon une certaine méthode pour permettre à des dirigeants de prendre des décisions réfléchies et d’en mesurer l’impact.
Après avoir défini le SIG, nous allons voir son fonctionnement.
Fonctionnement du système
Par définition, le SIG constitue un outil de communication entre les dirigeants et les dirigés. Ce sont les dirigés qui façonnent les informations et les dirigeants à leur tour leur transmettent les ordres, les directives à suivre ou les décisions.
Le fonctionnement du SIG se présente comme suit :
Direction
Décisions
Procédure circuit
Les décideurs puisent des informations dans les deux sources suivantes :
· dans l’environnement (information économique, politique…) ;
· à l’intérieur de l’entreprise (information sur le produit, la comptabilité générale…)
En effet, ils doivent s’informer de ce qui se passe à chacun des échelons hiérarchiques. Il doivent connaître la situation financière de toutes les unités sur chacun des départements et chacune des usines.
Ils doivent s’informer également du milieu où l’entreprise évolue, c’est à dire de l’ensemble des forces externes qui agissent aux profits ou à l’encontre de l’entreprise.
Ces informations internes qui démarrent du bas de l’hiérarchie et qui sont associées à des informations externes se transforment en décision après avoir été traitées et analysées.
Alors, la décision n’est autre qu’une information qui vient de subir une transformation. Il n’y a donc pas de décision sans une information.
Passons maintenant à la relation entre le SIG et le SIC.
Relation entre SIG et SIC :
Le SIC est également un système produisant des informations nécessaires à la gestion de l’entreprise.
Pourtant les informations fournies par le SIC sont uniquement de nature comptables. Plus exactement, les données comptables contribuant aux processus de décisions sont élaborées en totalités ou en partie sur la base dela comptabilité générale et qui sont des données disponibles dans l’entreprise.
Le SIG, en revanche englobe toutes les informations internes et externes y compris la comptabilité générale.
Donc le SIC n’est qu’une sous ensemble de SIG.
La fiabilité du SIG dépend en grande partie de cell du SIC. Par conséquent la qualité de la décision est tributaire de la qualité du SIG.
Afin d’étoffer notre connaissance sur le SIG nous allons voir ses caractéristiques et ses objectifs.
Caractéristiques et objectifs du SIG :
Caractéristiques du SIG :
Le décideur a besoin d’un bon SIG pour prendre des décisions vitales pour l’entreprise et mesurer l’impact.
Un système d’information ne doit pas être trop complexe, trop sophistiqué mais pratique, rapide dans sa compréhension et son utilisation. Et surtout il doit être tourné vers l’action.
L’entreprise peut tirer d’un bon SIG les avantages ci- après :
· optimisation du circuit d’information ;
· fiabilité de l’information ;
· réduction du temps de traitement de l’information ;
· rapidité de l’accès à l’information ;
· amélioration de la qualité de la décision à prendre;
De plus , l’information doit revêtir certaines qualités, elle doit être :
• Vraie : elle ne doit pas être subjective, c’est à dire, elle n’est pas obtenue suivant
l’influence d’un intérêt individuel ou suivant sonpoint de vue.
Elle doit avoir une bonne source et être digne de onfiance. Elle doit être par conséquent bien contrôlée ;
· Actualisée : Pour être utile, l’information doit être mise à jour ;
· Complète : Il faut éviter la fausse réduction des informations lors de la recherche des faits pertinents dans les océans de données.
Pourtant obtenir des informations pertinentes n’est possible que si l’on s’organise pour le faire et que l’on accepte d’y consacrer des ress ources.
Il faut scruter l’environnement, suivre la performance de l’entreprise au moyen du tableau de bord, mettre en place des circuits de communications permettant de s’informer rapidement et concevoir des méthodes pour l’analyse des données recueillies.
La description de ces caractéristiques que doit avoir un bon SIG nous conduit à déterminer ses objectifs.
Objectifs du SIG :
Comme le SIG constitue un outil de travail important pour l’entreprise ,nombreux sont ses objectifs .
Toutefois, nous allons regrouper ces objectifs en trois rubriques, à savoir :
le SIG un instrument de prise de connaissance
Le SIG permet aux dirigeants de connaître ce qui se passe réellement dans l’entreprise.
En effet il facilite la prise de connaissance des problèmes, la recherche des solutions s’y rapportant, l’évaluation des solutions par le classement des dossiers contenant l’information et ou des supports de l’information a ppelés : tableau de bord.
Ce tableau de bord doit alerter les dirigeants lorsque se produit la moindre déviation par rapport à la trajectoire, qu’ils se sont tracés.
un instrument de planification de l’entreprise
La traduction du futur en terme économique pour la rendre moins aléatoire constitue un des objectifs primordiaux du SIG.
Il permet la remise en question du passé et la réflexion approfondie sur la politique à mener à long et à court terme.
Donc, le SIG fournit les informations utiles à l’élaboration des prévisions (prévisions des ventes, prévisions des approvisionnements), à l’établissement des différents budgets de l’entreprise et enfin à la détection et aux analyses des écarts entre prévisions et réalisations.
le SIG un instrument de contrôle :
Il permet aux dirigeants de contrôler la gestion. I l contribue au suivi des activités, à l’évaluation des résultats obtenus et au contrôle de la réalisation des objectifs.
Par conséquent le SIG aide les responsables opérationnels à maîtriser leur gestion afin d’atteindre les objectifs fixés.
Cette présentation générale du SAMVA et celle du SIG nous aideront aux analyses des problèmes que nous allons identifier dans la partie suivante.
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Table des matières
INTRODUCTION
1ère PARTIE : PRESENTATION GENERALE
Chapitre 1 : PRESENTATION DU SAMVA
Section 1 : Historique
1-1 : Origine
1-2 : Cadre juridique et légal
Section 2 : Les activités du SAMVA
2-1 Volet Ordures Ménagères
2-2 Volet Eaux Usées
2-3 Volet Assainissement Individuel
Section 3 : Structure organisationnelle
3-1 Les organes d’Administration
3-2 Les Services fonctionnels
Chapitre 2 : THEORIE GENERALE DU SYSTEME D’INFORMATION DE GESTION
Section 1 : Concept du SIG
1-1 : Définition
1-2 : Fonctionnement du SIG
1-3 : Relation entre SIG et SIC
Section 2 : Caractéristiques et Objectifs d’un SIG
2-1 : Caractéristiques
2-2 : Objectifs
2ème PARTIE : IDENTIFICATION ET FORMULATION DES PROBLEMES
Chapitre 1 : PROBLEMES LIES A L’ETABLISSEEMNT DU BUDGET OM
Section 1 : Difficultés dans l’établissement du budget OM
1-1 : Enumération du budget limité au budget voté
1-2 : Perte d’ exploitation
Section 2 : Difficultés dans la prévision de trésorerie
2-1 : Valorisation incertaine de la recette
2-2 : Déficit de la trésorerie
Chapitre 2 : PROBLEMES LIES A LA REDEVANCE
Section 1 : Retard du virement
1-1 : Non – respect du mode de versement convenu
1-2 :Impact sur les échéances de paiement
Section 2 : Versement non conforme au Budget du SAMVA
2-1 : Insuffisance du versement de la ROM
2-2 : Investissement limité
3ème PARTIE : PROPOSITION DE SOLUTION
Chapitre 1 : SOLUTIONS CONCERNANT L’ETABLISSEMENT DU BUDGET OM
Section 1 : Amélioration de l’établissement du budget OM
1-1 : Etablir un budget réaliste
1-2 : Ajuster toutes les charges au ROM
Section 2 : Adapter la gestion de la trésorerie en fonction du budget préétabli
2-1 : Prévoir la recette en fonction de la réalisation n-1
2-2 : Prévoir les dépenses en fonction de la recette n-1
Chapitre 2 : SOLUTIONS CONCERNANT LA REDEVANCE OM
Section 1 : Améliorer la collaboration avec la CUA
1-1 : Renforcer le respect du mode de versement de la ROM
1-2 : Renforcer la communication
Section 2 : Recherche d’autres possibilités financières
2-1 : Négocier auprès des instances compétentes
2-2 :Appliquer les textes en vigueur
Chapitre 3 : SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTENDUS
Section 1 : Solutions retenues
1-1 : Mise en place d’un système de « Suivi et Evaluation »
1-2 :Etablissement d’un tableau de bord
Section 2 : Résultats attendus et Recommandations générales
2-1 : Résultats attendus
2-1-1 : Résultat économique
2-1-2 : Résultat financier
2-1-3 : Résultats sociaux
2-2 : Recommandations générales
2-2-1 : Mise en oeuvre rationnelle d’un système d’information
2-2-2 : Mise à la disposition du Service d’un outil Informatique plus performant
CONCLUSION
ANNEXES
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