Solution au problème du monoposte: l’interface Internet 

Étude pour le choix d’un logiciel documentaire

Les activités menées se sont déroulées en plusieurs phases.
-Découverte de la MRES, du CRID et de l’usage basique d’Alexandrie au CRID (avec l’appui du logiciel)
-Recherches d’informations sur divers logiciels susceptibles d’intéresser la MRES. Choix
-Élaboration d’une grille des éléments à prendre en compte pour le choix d’un nouveau logiciel: Fonctionnalités (Consultation/Gestion de la base) Migration/Installation, Maintenance/Services, Coûts,…
-Élaboration des grilles d’entretien (Grille CRID, grille MRES, Grille usagers de PMB et Koha, Grille usagers d’Alexandrie)
-Réalisation d’entretiens avec les membres du CRID et le Chargé de Mission TIC (activité de chaque personne au sein du CRID, attentes en matière de logiciels documentaires, problèmes rencontrés avec Alexandrie, etc.)
-Questionnaire distribué par courrier électronique au réseau « Rivedoc » dont fait partie le CRID (et constitué d’associations et autres organismes gérant des fonds documentaires spécialisés en environnement et nature) afin de recueillir des expériences de logiciels documentaires (15 E-mails, 8 réponses). Certains d’entre eux ont été recontactés:
-Le Parc Naturel Régional Scarpe-Escaut, utilisant PMB. Nous avons eu avec la documentaliste du PNR un contact téléphonique dans lequel elle a témoigné de façon très positive en faveur du logiciel, en évoquant sa communauté d’utilisateurs très active, et sa satisfaction globale concernant les possibilités du logiciel. Puis elle nous a transmis l’étude qu’elle avait mené pour le choix d’un logiciel (étant longue, nous ne l’avons pas ajoutée aux annexes).
-Le SCD de l’Université de Lille 2, utilisant JBLnet, car avant son utilisation, une étude avait été effectuée pour une éventuelle migration vers Koha. Les documentalistes ont conclu de ce travail que son adoption n’était pas faisable, et ont constaté que leur besoins de paramétrage n’auraient pas été aussi bien satisfaits qu’avec JBLnet.
-Le CAUE de Lille, utilisant la version 6 d’Alexandrie: nous avons par la suite rencontré l’un des documentalistes.
-Première synthèse sur les avantages et inconvénients des différents logiciels (Dernière version d’Alexandrie, Koha, PMB).
-Réalisation d’entretiens avec la Direction de la MRES et les chargés de mission.
-Envoi de questionnaires aux organisations répertoriées, utilisant Koha en France et en Belgique (10 E-mails, une réponse). Concernant PMB, contacter les organisations de Lille et plus ou moins en contact avec la MRES a été suffisant pour obtenir des entretiens.
-Recherches de témoignages, d’études sur internet (fructueuse, mais à relativiser)
-RDV Rédaction du cahier des charges (grille des besoins, comparatif des logiciels, liste d’écueils à éviter lors de la migration)

Précisions concernant la méthodologie

Les entretiens et l’observation du fonctionnement du logiciel au CRID et des autres logiciels à l’extérieur ont donc été les méthodes privilégiées pour réaliser le cahier des charges. Mais cette méthodologie a en quelque sorte évolué sans que nous n’en ayonsconscience: vers la fin de ce travail, une fois que notre connaissance du CRID s’est approfondie par le contact quotidien avec l’équipe, l’observation est devenue un élément décisif, de première importance. Le choix final du logiciel a largement été déterminé par l’identité du CRID, de l’équipe des documentalistes, et par les contraintes spécifiques que ses particularités engendrent.

État des lieux du logiciel

Perception du logiciel actuel par les documentalistes

Quels sont les principaux problèmes rencontrés avec Alexandrie v5 ? (dysfonctionnement, manques) et quel impact ont-ils sur le travail de l’équipe du CRID? L’équipe est-elle prête à suivre le changement de logiciel ? Que souhaite-t-elle conserver? De quoi se dit-elle.Quels sont les besoins fondamentaux du CRID en termes de logiciel? et quelles sont les principales attentes de l’équipe?
Nous distinguons besoins et attentes: les besoins correspondent aux fonctions principales que doit remplir un logiciel documentaire.
Les fonctions principales sont les raisons fondamentales pour lesquelles le souhait de changer de logiciel a été formulé, les fonctions élémentaires du logiciel documentaire (l’action attendue du logiciel documentaire, traduisant la raison d’être).
Les attentes correspondent aux fonctions secondaires des logiciels documentaires (DSI, import de notices, ergonomie, possibilités de personnalisation des interfaces graphiques).
Les logiciels actuellement sur le marché proposent une interface Web. Si une interface Web présente de nombreux avantages, elle pourrait par exemple avoir un impact important sur les méthodes de travail du CRID. Il faut donc se poser la question :
correspond-elle à un réel besoin ? Contraintes Quelles sont les contraintes (budgétaires, matérielles…) à prendre en compte pour le choix du logiciel? contraintes liées à la MRES. Ex: Quelle importance a la question du coût pour la Direction ? contraintes imposées par les logiciels candidats. Ex: Quel sera le temps d’appropriation, de formation ? Quelle est la taille critique de la solution? Interprétation des résultats:

Usage du logiciel actuel

Le CRID possède 14431 références, mais ce nombre comprend des articles, des animations ou des expositions; physiquement, environ 14000 références sont présentes. Le logiciel est accessible sur un poste situé à l’accueil du CRID. Globalement, l’efficacité est l’une des qualités de ce logiciel, et la navigation est généralement perçue comme étant facile.
-Le logiciel propose plusieurs niveaux de recherche, mais seule la recherche de niveau 2 est réellement utilisée par les documentalistes. Ils ont insisté sur son efficacité, ses résultats satisfaisants.
-Le module emprunts est perçu comme performant.
-Le CRID est fort d’une longue expérience de ce logiciel; les acquis, le savoir-faire avec Alexandrie ont un poids important, ce qui impose de la prudence pour le choix du futur logiciel.

Limites du système actuel

Les entretiens ont montré que de l’avis de tous, le logiciel actuel est inadapté, insuffisant. Au CRID, le souhait de travailler sur un support plus moderne est unanime. Mais surtout, d’importants problèmes d’organisation du travail sont occasionnés par le logiciel. La perte de temps est la principale conséquence des insuffisances du logiciel.
Les contraintes d’utilisation du logiciel et leur impact sur le travail de l’équipe

Contraintes fondamentales

-Le problème de la version monoposte: les documentalistes du CRID se répartissent un travail de catalogage, d’indexation, de conception de bibliographies et dossiers documentaires, de renseignement du public, etc. autant d’activités qui requièrent l’administration ou du moins la consultation de la base. L’indexation est d’abord faite sur papier, les notices sont d’abord réalisées sous Word, puis tout est saisi dans la base lorsque le poste est accessible. Quatre personnes ont un besoin quotidien ou quasi quotidien de la base, et trois d’entre elles y ont accès une demi-journée par semaine. Le monoposte requiert beaucoup d’organisation et sollicite doublement plusieurs membres de l’équipe. Les documentalistes sont également sollicités pour effectuer des recherches par des membres de la MRES n’ayant pas accès à la base (notamment les chargés de mission) mais ayant besoin d’effectuer des recherches documentaires. En
-La licence du logiciel et des modules nécessaires au CRID ont coûté près de 12000 euros, à quoi se sont ajoutés les frais de migration et d’installation (environ 1500 euros).
Et et les coûts de maintenance et de mise à jour du logiciel sont considérables.
-Le logiciel est difficile à installer et à mettre à jour.

Contraintes secondaires

Alexandrie ne fonctionne pas sous Linux, or la base devrait au moins être compatible avec Windows et Linux.
-L’import ou l’export de données dans un format autre qu’Alexandrie n’existe pas. Il faut biaiser pour exporter des données en texte et cela peut prendre une demi journée; cette perte de temps est excessive.
-Le seul interlocuteur est la société GB
Concept, ce qui oblige la MRES à faire appel à elle pour tout problème. Elle se trouve pieds et poings liés avec un interlocuteur qui tente de tirer profit de tous les problèmes rencontrés lorsqu’il daigne répondre.
Les dysfonctionnements du logiciel

Fonctions primaires

Des bugs, des plantages inexplicables se produisent régulièrement pendant l’utilisation du logiciel (« opération non conforme »). Il faut donc redémarrer l’ordinateur.
-Le suivi des commandes n’est pas consultable (la police des caractères est géante à cause d’un problème de compatibilité avec Windows XP)
-Les relances aux emprunteurs font planter l’imprimante. Et lorsque l’on tente de relancer l’application, le logiciel ne redémarre pas là où il s’est interrompu; on ignore d’où il redémarre. Tout cela prend plusieurs heures.
Fonctions secondaires
L’archivage des recherches ne fonctionne pas.

Fonctions primaires

Module réservations: un document réservé est bloqué, et ne peut pas être prêté jusqu’à ce que la personne l’ayant réservé l’emprunte. Conséquence: seuls les outils sont réservables, et la réservation des autres types de documents a été abandonnée.
-Un seul niveau de recherche est utilisable; les autres sont insatisfaisants.
-Le manque de formation a également été évoqué car elles sont payantes, et chères. Les documentalistes ont eu trois jours de formation, ce qui est insuffisant.

Fonctions secondaires

Le logiciel n’est pas équipé d’un correcteur d’orthographe. La modification de la casse est impossible ce qui pose notamment des problèmes pour la conception de bibliographies, car la charte de catalogage était différente avec Isabel (lettres capitales).
Une importante partie des notices est donc rédigée en lettres capitales.
-Avec cette version du logiciel, la roulette de la souris ne fonctionne pas.
Certaines insuffisances du logiciel pouvant paraître superficielles peuvent engendrer une importante perte de temps et rendent laborieuses de nombreuses tâches.

Appréciations sur l’ergonomie, préférences

La division par modules du logiciel est peu ergonomique. Par exemple: l’inscription d’une personne morale s’effectue dans le module services. Et pour accéder à ce module services, il faut en plus passer en mode administrateur. ex: division emprunt / personne, et pas de passerelle pour aller d’une personne à ses emprunts.
Certains menus de recherche manquent, et la liste des typologies de texte est incomplète.
-Les catégories d’emprunteurs sont trop rigides.
La prolongation des prêts est compliquée; elle s’effectue document par document. Et le retour des documents n’est pas modifiable; si par exemple un délai de retour plus long est demandé dès l’emprunt pour cause de vacances, il est nécessaire d’effectuer une prolongation de prêt. Une durée de prêt paramétrable serait parfois utile.
-Le logiciel est peu esthétique et peu agréable; les couleurs sont tristes.
Le logiciel est peu compréhensible (interface graphique, vocabulaire).
-Il est peu personnalisable.
Les interfaces manquent de clarté (lisibilité, icônes).
Autres problèmes soulignés par les personnes interrogées, indirectement liés à la question du logiciel documentaire.
Il a été évoqué que la base actuelle est insuffisante et qu’il est souhaitable que le CRID se mette en accord avec le service.
Espace Info-Énergie au niveau des acquisitions.
L’absence de gestion des périodiques a été abordée à plusieurs reprises. Il s’agit d’un manque très important qui n’est pas directement dû au logiciel, mais qui est lié au manque de temps et à la charge de travail que cela représenterait. Et le manque de temps est dans une certaine mesure occasionné par les insuffisances du logiciel.

État des lieux psychologique de l’équipe

L’équipe a abordé sans difficulté l’ensemble des problèmes qu’elle rencontre avec le logiciel. La question de la légitimité d’un changement de logiciel ne s’est posée à aucun moment, tant les dysfonctionnements et insuffisances du logiciel gênaient l’équipe.
Le problème de la licence monoposte, principale cause de ce souhait de changer de logiciel a dès mon arrivée été mis en avant par l’équipe, mais de nombreuses autres attentes ont aussitôt été évoquées si bien qu’il a souvent été difficile de hiérarchiser les besoins du CRID. Les entretiens ont d’ailleurs été particulièrement longs et denses tant l’équipe voulait aborder tous les problèmes, manques et besoins possibles. général, les problèmes primaires et secondaires sont mal distingués par chaque personne. Chaque personne a ses envies et ses priorités concernant le logiciel, et dans cet ensemble, il a souvent été difficile de distinguer les problèmes réellement handicapants des désirs, ou des problèmes plus superficiels.

Formalisation des besoins

Besoins fondamentaux

Un logiciel accessible et modifiable par plusieurs personnes simultanément: fonctionnement de l’application en multiposte, Intranet et / ou extranet, pour résoudre les problèmes occasionnés par le monoposte.
-Une solution simple d’utilisation et maniable, demandant un temps d’appropriation raisonnable du logiciel par l’équipe.
-Des coûts raisonnables. De préférence (sur la question du coût seulement), un logiciel libre pour en finir avec les coûts surélevés et la logique économique, ainsi que pour les avantages du fonctionnement du libre: contacts avec la communauté des utilisateurs en cas de problèmes. Le rôle du technicien de maintenance en sera facilité.
-Un logiciel fiable, provoquant peu de bugs et permettant réellement d’utiliser les fonctionnalités disponibles
Un logiciel réfléchi, et donc relativement stable, figé (pour qu’il soit complet et pour éviter de modifier les techniques de travail au CRID trop fréquemment).
-Un logiciel de gestion de bibliothèques complet (gestion des commandes, réservations, relances aux fournisseurs et aux emprunteurs, etc.)
-Un SAV pointu (le Chargé de mission NTIC ne sera pas disponible pour régler des problèmes en permanence).

Attentes (préférences)

Paramétrages

Le CRID souhaite travailler avec un logiciel souple, personnalisable, même si le paramétrage peut également compliquer le travail. Mais il est intéressant pour l’équipe d’avoir au moins des options d’ergonomie, et de pouvoir entre autres paramétrer l’interface graphique et de personnaliser les notices (ex: pour les malles pédagogiques).

Gestion électronique des documents

Le CRID possède peu de documents électroniques à l’heure actuelle; entre 200 et 300 documents PDF que l’on avait envisagé de graver sur CD. Il n’ y a aucun usage de cesdocuments, en partie parce qu’ils ne sont pas accessibles sur Alexandrie. Certains sont imprimés. Mais de l’avis de tous, il serait intéressant de pouvoir les intégrer à la base ainsi que les documents associatifs, de scanner des couvertures d’ouvrages ou des articles, insérer des photos, etc. La possibilité d’intégrer des hyperliens, du html serait également utile; des notices sont parfois créées pour des sites Web mais sans y donner accès. La GED a été définie comme la plus value de la base de données.
Cependant, deux contraintes doivent être prises en compte: premièrement, certains documents électroniques ne sont pas diffusables; il faudra consulter leurs droits de diffusion. Ceux de l’Ademe, par exemple, sont libres de droit. Et deuxièmement, se pose la question de l’espace d’hébergement nécessaire. Le CRID sera limité en termes d’espace de stockage, car les documents acquis sont déjà lourds.

Module de DSI

La Diffusion Sélective de l’Information permet d’affecter à chaque emprunteur un ou plusieurs mots clé pour qu’il reçoive par courriel des informations sur les ouvrages récemment arrivés au CRID selon ce mot défini avec lui, et donc d’informer les emprunteurs sur leurs centres d’intérêt. Cette fonction est présente dans la version actuelle d’Alexandrie, mais n’a jamais fonctionné malgré des heures passées à la paramétrer. Il serait intéressant de pouvoir l’utiliser, notamment avec l’équipe MRES qui ne voit jamais les nouveautés arrivées, mais surtout avec les associations (et des mots clés correspondant aux thématiques de leurs activités) pour les inciter à utiliser davantage le CRID. Informer le public sur les dernières parutions de revues, les derniers numéros reçus par le CRID serait possible avec la DSI.
Cette fonction n’est pas forcément indispensable, mais elle est intéressante, valorisante; elle contribue à améliorer laprestation documentaire offerte par le CRID.
-L’archivage des recherches est une autre fonctionnalité présente dans le logiciel actuel, mais inutilisable car on ignore où les recherches sont archivées. Pour tout besoin d’effectuer des catalogues d’acquisitions, dossiers documentaires ou bibliographies thématiques à partir de la base, requérant une recherche sur plusieurs critères et devant être actualisé régulièrement, cette option pourrait être utile.
-Des possibilités d’extractions de données dans divers formats (texte, csv, xls, xml, etc.) doivent être possibles.
-Qualités attendues convivialité accessibilité modernité ergonomie efficacité fiabilité

Contraintes

Question du coût

Le CRID est soumis à diverses contraintes, dont un budget raisonnable dévolu à la documentation.
L’expérience de l’acquisition et de la maintenance de cette version du logiciel Alexandrie a été douloureuse car trop onéreuse; le choix d’une solution au prixraisonnable s’impose. Cependant, le coût implique un service en face; le libre n’implique-til pas des contraintes, des limites au niveau du suivi? Apporte-t-il moins de garanties? Les contraintes budgétaires ne sont pas les seules, et la direction considère qu’il faudra opter pour une solution payante si elle permet d’avoir davantage de garanties.
-Le nombre de membres du personnel assignés à la gestion de la documentation étantimportant, le logiciel devra être accessible depuis au moins deux postes.
-Le CRID gère un fonds important et accessible au public, qui nécessite certains modules utiles à la gestion de toutes les tâches courantes en bibliothèque (acquisition,bulletinage des périodiques, prêts, comptabilité, etc.)

Table des matières
Introduction 
1. Présentation du lieu de stage: le Centre Régional d’Information et de Documentation de la MRES 
La MRES  Quel est son rôle?
1.Offrir aux associations un ensemble de services
2. Animer le réseau (pour la mise en valeur de chacune des associations), gérer la communication interne et externe
3. Coordonner des activités inter-associatives et l’expression associative collective
4. Gérer le Centre
Régional d’Information et de Documentation
Lieu d’activité: le CRID
a) Projets
b) Services offerts aux associations
Le fonctionnement de l’association MRES
Partenaires financiers
2. Missions 
Contexte
Mission: Préconisation d’un logiciel documentaire
3. Méthodologie
4. Élaboration de la problématique
5. Problématique
6. Plan
I. Étude pour le choix d’un logiciel documentaire 
1. Déroulement du stage
2. État des lieux du logiciel
État des lieux
psychologique de l’équipe
3. Formalisation des besoins
a) Besoins fondamentaux
b) Attentes (préférences)
4. Contraintes
5.Synthèse
a) Atouts partagés par les 3 logiciels
b) Solution au problème du monoposte: l’interface Internet
c) Les atouts d’Alexandrie
d) Les atouts de PMB
e) Les atouts de Koha
Conclusion 
Préconisations: le choix de PMB
Sécurité des données
Précautions à prendre avant la migration
Difficultés rencontrées dans la réalisation de ce travail et remarques
II. L’usage des logiciels documentaires: de l’évolution de l’offre aux mutations du travail documentaire en organisation
1° Le contexte actuel: logiciel documentaire, mouvement du libre et révolution numérique
a) Les logiciels de gestion de bibliothèques et centres de documentation
b) Définition du libre, aperçu de son développement
c) L’offre en termes de logiciels de gestion de bibliothèques
d) La révolution du « tout numérique » et les pratiques des métiers de la documentation
2° Les usages des logiciels de gestion de bibliothèques
a) La méthodologie de l’analyse des usages
b) Quelques éléments déterminants pour l’analyse des usages
1. L’importance des valeurs
2. L’identité
c) Typologie des usages des logiciels documentaires
1. Documentalistes « classiques » et documentalistes « virtuels »
2. L’usage du libre: usage « actif » et « communautaire »
Conclusion

Lire le rapport complet