Service du Budget et de la Comptabilité au sein du Ministère des Sports

Télécharger le fichier pdf d’un mémoire de fin d’études

Organisation Ministère des Sports

L’organisation générale du Ministère des Sports est fixée comme suit :
 Le cabinet du Ministre, secrétariat particulier, cellule de la communication et structures rattachées.
 Les directions rattachés, les organisations rattachées les services rattachés au secrétariat Général et la Direction Générale des sports (DGS).
 Chaque organe assure des fonctions correspondant au poste défini par un décret portant organigramme du Ministère.
Le cabinet du Ministère assiste le Ministre dans l’accomplissement de sa mission notamment sur le côté politique et stratégique. Le Direction des cabinets est chargé d’instruire et de traiter les dossiers suivant les instructions du Ministre et l’exécuter les décisions afférentes. Il est le collaborateur immédiat du Ministre et le responsable de la supervision et du fonctionnement de l’ensemble du cabinet qu’il organise et coordonne, le programme de travail annuel et veille à son exécution. En cas d’absence du Ministre, il reçoit délégation pour le remplacer dans les cérémonies ou pour signer des décisions à caractère politique n’engageant pas l’Etat ou présider certaines commissions dont la présidence échoit en principe au Ministre.
Ce cabinet est composé d’une direction, de quatre inspecteurs, quatre conseillers techniques, quatre chargés de missions, deux attachés presse et un chef de protocole.
Le secrétariat particulier est une fonction dont les activités ne sont que des secrétaires particuliers du Ministre. Il ou elle reçoit les informations entrant ou sortant du Ministre.
La cellule de communication, c’est le département qui a la charge de transmettre les informations ascendantes et descendantes.
La personne responsable des marchés publics est habilitée à signer les marchés au nom du Ministère. Elle est chargée de conduire la procédure de passation des marchés sous tutelle directe du Ministre qui lui en approuve au préalable l’exécution de leurs activités. La PRMP a rang de directeur et est assisté par l’unité de gestion de passation des Marchés (UGPM).
Le secrétaire Général seconde le Ministre dans l’exercice de ses attributions administratives et financières. Il reçoit délégation pour le remplacer lors de cérémonies ou pour signer des décisions n’ayant pas de caractère réglementaire.
Le secrétaire Général est chargé de l’administration, l’exécution et le suivi des décisions du gouvernement et de coordonner et superviser l’exécution de tous les travaux s’y rapportant ainsi que de veiller à l’efficacité et à l’efficience de l’ensemble du Ministère. Et il dispose d’une direction générale, de trois directions centrales, des directions Régionales, de trois organismes et service rattachés qui lui sont directement rattachés.

Service du Budget et de la Comptabilité au sein du Ministère des Sports

Selon l’organisation du Ministère, le Service du Budget et de la Comptabilité est l’une des services intégrés dans la direction des affaires administratives et financières. Cette direction est rattachée au département Secrétariat General. Dans cette section, la raison d’être et la structure du service sont mises en exergue.

Présentation du Service du Budget et de la Comptabilité ou SBC

Pour expliquer clairement ce service, nous allons voir en première sous section la situation du service budget et de la comptabilité par rapport au MS et en deuxième lieu sa raison d’être.

Situation du SBC par rapport au MS

Le service du budget et de la comptabilité est dirigé par un Chef sous l’hiérarchie du Directeur des affaires administratives et financières. Dans ce service, on trouve la cellule de fonctionnement qui s’occupe des dépenses pour les achats des fournitures et la rémunération, puis la cellule d’investissement qui s’occupe des tâches liées aux dépenses des travaux, des prestations intellectuels et des biens durables ainsi qu’un dépositaire comptable. Chaque cellule dispose deux ou plusieurs comptables. Ces différentes postes se repartissent comme suit .

Raison d’être du service budget et de la comptabilité

Rôles des acteurs du SBC

D’après l’organigramme énoncé auparavant, ce département englobe plusieurs postes dont :
 le DAAF, son rôle est d’assurer les affaires administratives et financières c’est-à-dire la conception, l’élaboration et l’exécution du budget. Dans la conception, il fait le choix des activités prévisionnelles mais en tenant compte les activités prioritaires selon les informations disponibles dans la comptabilité du Ministère. Lors de l’exécution, il fait procéder à l’engagement des dépenses.
 Le chef du service a pour rôle de vérifier la véracité de la conception, l’élaboration et l’exécution des dépenses aux subordonnés selon l’ordre venant du directeur hiérarchique.
 Pour le dépositaire comptable, son rôle est de certifier les services faits par les fournisseurs, de fournir le quitus d’approbation d’après la comptabilité des matières et d’enregistrer les opérations simples dans la comptabilité administrative.
 Le comptable, se charge de collecter les informations relatives aux opérations faites par l’administration, puis enregistre les opérations dans la comptabilité publique selon le classement existant. La plupart des biens comme les fournitures simples sont enregistrées dans la comptabilité administrative tandis que les fournitures importantes, prestations et travaux dans la comptabilité des matières.

Activités

L’activité du MS constitue une cheville ouvrière de la promotion et du développement des sports. La réalisation des activités contribue à atteindre les objectifs permettant de mettre en œuvre les programmes afin d’assurer pleinement sa mission.
Pour ce faire, le service de la comptabilité procède à assurer le traitement des informations comptables au moyen de l’exploitation du logiciel SIIGFP, de mettre à jour la situation du crédit de l’ensemble du Ministère qui sera servie dans la prise de décision. En fin, le service certifie les services faits qui justifient que la prestation ou la livraison est effectuée en bonne et due forme et selon les exigences de la commande.

Comptabilité et mise en œuvre du SIIGFP

Selon les règles qui régissent les fonds publics, toutes entités qui utilisent les ressources venant de l’Etat doivent enregistrer les opérations réalisées dans la Comptabilité Publique. Par définition, « la comptabilité publique est l’ensemble des règles juridiques et techniques qui gouvernent les opérations financières de l’Etat et d’autres personnes publiques. Ces règles permettent de chiffrer les activités administratives de tenir l’administration au courant de ses ressources en crédits et en matériel et d’en contrôler l’emploi, en vue d’assurer la meilleure utilisation possible de ces ressources ».
Dans le cadre de la déconcentration des responsabilités pour la gestion des données du SIIGFP, la mise à jour des données se fera dorénavant au niveau du centre informatique central (CIC) et des vingt-deux autres centres informatiques régionaux des finances publiques (CIRFP). Les pièces complètes nécessaires sont transmises au CIC ou CIRFP par les ORDSEC des ministères respectivement au niveau central ou régional.
La création d’un tiers prestataire ou fournisseur ne sera plus autorisée par le logiciel sans la saisie des numéros NIF et STAT. L’objet de la dépense doit être rédigé de manière à faire transparaitre les informations exhaustives sur la dépense.

Types de recherche

La recherche est universelle car le résultat est utilisé pour tous. Dans cette rubrique, nous avons adopté trois types de recherche à savoir : la méthode d’échantillonnage, l’entretien auprès des différents responsables, l’observation et la recherche documentaire.

Echantillonnage

Par définition, l’échantillonnage est la fraction représentative d’une population ou d’un univers statique sur lequel porte l’étude du travail.
Pour pouvoir bien analyser notre thème d’étude, nous avons utilisé la méthode de quotas. Pour ce faire, nous avons pris comme échantillon de 30 personnes en dehors du ministère et quatre personnes au sein du Ministère qui ont été sélectionnée en fonction de leurs connaissances, capacités et expériences en comptabilité. Ces quatre responsables sont :
Le chef du service budget et de la comptabilité Le dépositaire comptable.
Les deux comptables de la cellule de fonctionnement et cellule d’investissement et 30 personnes civiles en dehors de ce ministre

Entretien

L’entretien est une conversation entre deux ou plusieurs personnes avec un objectif bien précis dans lequel l’enquêteur déploie toute une stratégie orale pour faire sortir du répondant les informations qu’il détient. Les données collectées sont ainsi reproduites et agencées.
Pendant l’entretien, nous avons choisir l’entretien dirigé avec une grille d’entretien et au cours duquel nous avons laissé parler le répondant donnant son avis.

Observation

L’observation, c’est une étude attentive et spécifique d’un phénomène ou d’un milieu d’un thème. Durant l’observation, nous avons recouru au plan de la méthode QQOQCP (Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Pourquoi) et pris de note dans le but de produire un ensemble de données pertinentes à notre étude.

Documentation

Dans cette phase, nous avons utilisé des divers ouvrages liés à notre thème, nos supports de cours en classe durant les années universitaires de base relatifs à notre thème ont été fouillés pour étoffer les idées.
Nous avons fait également la consultation sur internet comme Google.

Méthode d’analyse

La méthode que nous avons effectuée durant l’analyse est la méthode FFOM qui combine l’étude des forces et des faiblesses d’une organisation avec celle des opportunités et des menaces de son environnement afin d’aider à la définition d’une stratégie de développement.

Traitement des données

Afin de traiter les données, nous avons utilisé des outils informatiques comme WORD/EXCEL/POWER POINT sur Microsoft Office. Le déroulement se présente selon la séquence qui suit : Collecte des données – Tri des informations collectées – Recoupement des informations triées – Sélection des informations triées et recoupées – Ordonnancement des informations sélectionnées.

Résultats attendus de la règle de Comptabilité

Les résultats attendus de l’application et du respect des règles comptables ont trait surtout à la précision et fiabilité des informations produites. Ces informations sont facilement accessibles et d’une grande utilité dans le processus de prise de décision.

Information financière acquise

L’information acquise sur la comptabilité est intelligible car tous les individus dans le Ministère peuvent comprendre la réalité des opérations inscrites dans les livres comptables comme les éléments des Ordres d’Entrées à savoir les fournitures, les prestations des services et intellectuels et les travaux qui entrent, ensuite les Ordres des Sorties des biens puis la balance d’inventaire. Tout les livres sont faciles à lire.
Ces informations influencent les managers pour évaluer les événements passés comme l’évaluation des travaux engagés c’est-à-dire en regardant les crédits alloués avec les travaux faits, les événements présents comme le suivi des travaux en cours à savoir la conformité des Bons de commande aux accusés de réception et l’événement futur.
Elle est aussi exempte d’erreur et d’omission car pendant le traitement des opérations dans les livres comptables, chaque opérateur met en place un dispositif de vérification et tient compte des informations qui ont une valeur significative, ce qui garantit la fiabilité des informations.

Diminution de souci des vérificateurs

La bonne présentation de méthode de comptabilité nécessite la crédibilité de l’entité car pendant le traitement de la comptabilité le traiteur respecte des règles de gestion et des règles de restitution des données. Les règles de gestion concernent l’engagement, la liquidation et l’ordonnancement cités auparavant, tandis que les règles de restitution, ce sont la tenue des normes et des principes lors de l’enregistrement tant à la comptabilité administrative qu’à la comptabilité des matières. A cet effet, les soucis de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics ou ARMP et le Contrôle Financier ou CF se voient diminuer.

Situation financière disponible

La tenue de la comptabilité permet de connaitre la situation financière par chaque SOA et de prendre une bonne décision à l’Ordonnateur Secondaire et à la Gestionnaire d’Activité au sein de ce Ministère. Comme dans le FCC du Cabinet cité infra, le GAC reçoit les informations venant de la comptabilité tenue par le SBC. Si le GAC constate que les crédits réservés aux carburants sont insuffisants, cela lui amène à collaborer avec l’ORDSEC afin de transférer les crédits relatifs au déplacement et à la mission extérieure pour combler les crédits des carburants et lubrifiants. La décision de permutation des crédits à l’intérieur des SOA respecte le montant disponible c’est-à-dire le total initial des crédits qui est strictement égal au total des crédits modifiable.

Communication interpersonnel

La communication est l’ensemble d’informations qui circulent au sein d’une entité. La communication interpersonnelle, c’est la communication existant entre le personnel. Dans notre cas, la comptabilité entraine la communication entre le personnel du Ministère car elle est un outil contenant des règles de gestion, de restitution et du traitement des données que le personnel doit s’informer.

Communication inter organisationnel

La comptabilité2 est un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, évaluer, enregistrer des données de base chiffrés ou non correspondant aux opérations comptables et de présenter des Etats financières donnant une image fidèle de la situation financière et de la performance de l’entité à la date de clôture des exercices. Elle est plus généralement faite pour produire des informations aux différentes utilisateurs dont :
 La prise de décision aux dirigeants comme l’engagement d’autres Dépenses inscrites dans la circulaire d’exécution des crédits budgétaires annuels, retour au contrôle financier des dossiers constituant les travaux très importants qui n’ont pas été visés.
 La satisfaction des organismes sociaux comme la déclaration de caisse de retraite mensuelle.
 La connaissance en temps voulu de la situation financière par département par l’intermédiaire de la comptabilité intégrée par le logiciel SIIGFP.
 L’élimination de souci des salariés, par exemple le recrutement des nouveaux agents Emploie à Court Durée ou ECD ou l’affectation inattendue du personnel du Ministère à d’autre Ministère ou poste par poste.

Application du logiciel Informatique

L’instauration de nouvelle technologie marquant le développement du système humain influence le Ministère à appliquer le SIIGFP dans la réalisation de traitement comptable. Le Ministère des Sports l’utilise par les biais d’un réseau informatique nommé Système Intégré en Informatique de Gestion des Finances Publiques ou SIIGFP. Ce dernier est un réseau informatique crée par le Ministère des Finances et du Budget dans le but de consolider et faciliter les opérations financières des Ministères et des Institutions Publiques. Dans la pratique de la comptabilité, aucune saisie en matière des dépenses publiques prévues par la loi des finances initiales ne peut être faite que par le biais de ce réseau surtout pour les dossiers d’engagement DEF/TEF, et que toutes les opérations sont intégrées dans le SIIGFP. L’utilisation de ce logiciel permet aux utilisateurs l’accélération des opérations de la dépense et la prise des décisions immédiates.

Communication

Une bonne relation de travail existe entre chef et subordonnés constituant un des avantages pour l’entité. En effet, une bonne communication facilite la compréhension mutuelle entre le chef et subordonnés et subordonnés- subordonnés.
Le leader qui crée une certaine complicité avec celui qui reçoit l’ordre aide à traiter rapidement les actions. Il doit tenir compte des remarques et des suggestions venant de son subordonné et les analyser pour prendre des bonnes décisions. Il emploie le langage simple, concret et adapté aux autres pour aider les subordonnés à comprendre les objectifs fixés. Il laisse les employés à exécuter le travail et les consulte en même temps.
Ainsi, l’employé doit tenir compte l’autorité de son supérieur hiérarchique. Cependant, il propose les idées et les attentes dans l’exécution des tâches. Chaque employé s’adapte à l’environnement existant. Et il doit prendre en compte les remarques des autres.

Procédures de travail

La distribution des manuels de procédure est importante pour les responsables pour guider dans la préparation et l’exécution budgétaire. Elle facilite le travail des responsables en matière d’exécution du Budget. Ces manuels de procédure produisent un double effet positif dont ils résument les dispositions légales des textes réglementaires tout en donnant précision et détail sur leur mode d’application.

Aspects Négatives

Il s’agit d’analyser et d’évaluer les points faibles constatés de la tenue de la comptabilité au sein du Ministère des Sports. Plusieurs problèmes ont été constatés à savoir l’insuffisance de matériels et consomptibles informatiques, de l’espacement dans le bureau, l’irrégularité des écritures comptables et la connexion au logiciel informatique comme le Système Intégré en Informatique de Gestion des Finances Publiques.

Insuffisance des matériels et consomptibles informatiques

Durant mon observation, les matériels informatiques du Ministère des Sports comme le poste ordinateur, les photocopieuses et l’imprimante sont insuffisantes car dans ce Ministère, son parc informatique ne comprend que soixante deux ordinateurs et quarante imprimantes. Ainsi les nombres des photocopieuses sont peu nombreux par rapport aux utilisateurs. Et les consomptibles informatiques comme les clés USB, le cartouche d’encre sont aussi insuffisantes. Ce qui provoque des retards dans l’exécution des tâches.

Espacement dans le bureau

Dans le Ministère des Sports surtout dans le Service du Budget et de la Comptabilité, l’espace dans le bureau est très étroit. A cet effet, les membres du personnel de SBC lors du traitement des dossiers comptables se sont entassés dans une promiscuité et manquent d’air propre. Ce qui entraine quelquefois le mécontentement des salariés.

Irrégularités des écritures comptables

Les écritures comptables doivent être en bonne et due forme et sincères. Donc, ils doivent être exempts d’erreurs et d’omissions. Mais le personnel ne prend dans certains cas conscience de ces principes et des conventions comptables en vigueur du Plan Comptable des Opérations Publiques. De par leur négligence, les erreurs se répètent dans peu de cas.
Quelques situations anormales ont été également constatées surtout au niveau des écritures et sur l’archivage des dossiers relatif à la tenue de la comptabilité administrative et la comptabilité des matières. La tenue de la comptabilité est à la charge des Comptables de la division fonctionnement et d’investissement et du Dépositaire Comptable. Au niveau de la comptabilité, des anomalies ont été constatés même si elles sont minimes.
Pendant la collecte des pièces justificatives, nous avons constaté de faux classement des Biens en emploi et la mal indication des natures de marché pouvant entrainer de doute sur la transparence de la livraison, la distinction de l’emploi. Alors que la fausse information peut conduire à la mauvaise décision.
Durant le traitement des données, les responsables ont:
procédé aux écritures en crayon qui engendrent des surcharges ou de modification des écritures au cours de l’année.
négligé de parapher et coter les livres journal pouvant favoriser les risques de dissimulation d’écritures.
Procédé à une double écriture car ils enregistrent les entrées du matériel de transport dans les livrets véhicules et en même temps dans la comptabilité des matières.

Connexion au logiciel SIIGFP

Quand les personnels veulent travailler sur ce logiciel, le réseau de ce système intégré ne marche pas correctement. L’instabilité du réseau perturbe le bon déroulement des activités et la disposition à temps voulu des informations. A cet effet, la prise des décisions du leader risque d’être tardive.

Table des matières

PARTIE I : MATERIELS ET METHODES
CHAPITRE 1: MATERIELS
Section 1 : Description générale du MS
Section 2 : Service du Budget et de la Comptabilité au sein du Ministère des Sports
CHAPITRE 2- METHODES
Section 1 : Méthodologie de recherche
Section 2 : Chronogramme du travail et la limite d’étude
DEUXIEME PARTIE : RESULTAT
CHAPITRE 1- PORTEE DES REGLES DE GESTION
Section 1 : Règles de gestion et de la restitution des données de la comptabilité
Section 2 : Résultats attendus de la règle de Comptabilité
CHAPITRE 2- ECHANGE D’INFORMATION
Section 1 : Changement comportement
Section 2 : Niveau des échanges d’informations
Section 3 : Résultats de la méthode d’observation et la consultation des recherches documentaires
TROISIEME PARTIE : DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS
CHAPITRE 1 : DISCUSSIONS
Section 1 : Diagnostic Interne
Section 2 : Diagnostic externe
Section 3 : Discussions sur la portée des règles de gestion et de la restitution des données Comptables
Section 4 : Discussions sur les résultats d’échange d’information
Section 5: Discussions sur les résultats de l’enquête, l’observation et la consultation des recherches documentaires
Section 6 : Confirmations des hypothèses
CHAPITRE 2- RECOMMANDATIONS
Section 1 : Recommandation sur les règles de gestion de la comptabilité
Section 2 : Recommandation sur les règles de restitution des données
Section 3 : Recommandation sur l’aménagement et la communication
Section 4 : Recommandation pour la continuité des réformes
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE

Télécharger le rapport complet