Rôle des Archives

Service éducatif

Le Conseil Général participe à la diffusion de la connaissance de l’Histoire et de la Culture régionale dans les établissements scolaires par l’intermédiaire des Archives du Nord.
Le plus riches de France en documents précieux après Paris, cet établissement est doté d’un service éducatif destiné aux scolaires, animé par un professeur spécialisé, un conservateur du Patrimoine et un attaché de conservation.
Des expositions et des dossiers pédagogiques sont montés chaque année réunissant, pour les expositions, des documents rares et des reproductions. Des visites guidées peuvent être assurées par le service. Après quelques mois, chaque exposition est démontée et reproduite en plusieurs exemplaires sur panneaux légers et circulent dans différents établissements (scolaires ou autres).
De plus, les Archives départementales participent également à la formation des maîtres en collaboration avec les IUFM (Institut Universitaire de Formation des Maîtres) du département Au cours de séances de travail aux Archives, sont présentées aux élèves-maîtres les possibilités offertes aux enseignants par ce service afin qu’ils puissent en faire bénéficier leurs élèves, une fois en poste.

Autres activités scientifiques et culturelles

Les Archives participent à des commissions dans le domaine culturel (commission départementale des objets mobiliers, commission départementale des sites,…), à des conférences. Les Archives interviennent dans l’organisation de colloques, dans la mise en œuvre de publications. Elles prennent part également à des actions scientifiques et ponctuelles pour le compte du département, ainsi elles participant, en 1995, à la commission pour le « Musée virtuel » de Flandre à Cassel, à l’iconographie pour le mensuel Le Nord….
Enfin, des enseignements ont été dispensés dans un cadre universitaire : orientation de recherches et cours de sources aux Archives pour les étudiants des universités de Lille EU et Valenciennes.

Personnel, moyens financiers et aménagements

Une trentaine de personnes travaillent à la conservation, au classement et à la communication des archives ainsi qu’au bon fonctionnement de la salle de lecture sous couvert de l’Etat et plus particulièrement du Conseil Général. En effet, le Conseil Général depuis la loi de décentralisation du 2 mars 1982, gère le patrimoine du département par l’intermédiaire des archives et joue un rôle de coordinateur entre les politiques nationales et locales devenant ainsi la collectivité intermédiaire entre les communes et l’Etat.
Les Archives départementales gèrent un budget de près de 3 millions de francs. En résumé, elles ont dépensé pour l’année 1994:
• 900 000 F en investissements
• 2 706 240 F en fonctionnement pour seulement 101 500 F de recette par :
•Les facturations de travaux
• La vente de photocopies
• La vente dephotographies
•Les reproductions d’ouvrages
•Les expéditions d’actes
En 1996 de nouvelles mesures de sécurité des bâtiments sont intervenues, notamment par l’installation d’une alarme contre l’intrusion à l’annexe. En revanche, un réaménagement important du bâtiment ouvert au public rue Saint-Bernard s’impose pour la sécurité de ce dernier. Le personnel a dû se borner à des travaux de peinture et d’aménagement de bureaux. L’achat de caméras et écrans supplémentaires a accru les capacités de surveillance. De même la consultation s’est améliorée par l’apport de six appareils de lecture supplémentaires.
La dotation des Archives en moyens informatiques a été déterminante pour le développement du fonctionnement du service : 17 PC, 10 imprimantes, 2 scanners à plat, 3 lecteurs de CD Rom.
D’autre part un projet a été présenté pour l’extension et la modernisation des Archives, a savoir la construction d’un bâtiment supplémentaire et le réaménagement et la mise aux normes des bâtiments actuels.

La salle de lecture et les communications

La salle de lecture, seule salle connue du public, est fréquentée la plupart du temps par des généalogistes professionnels ou amateurs, des chercheurs, étudiants, universitaires, historiens, amateurs d’histoire locale, administrateurs, particuliers… Ce public est en perpétuel augmentation passant de 2 700 lecteurs inscrits en 1989 à 4 625 en 1995. Depuis la construction des locaux rue Saint-Bernard, il y a 35 ans, le nombre de lecteurs a augmenté de 700%. En 1996, sur un total de 3185 lecteurs différents, on a compté 2/3 de nouvelles inscriptions. La capacité d’accueil de près de 80 places est régulièrement insuffisante. C’est pourquoi le Conseil général prévoit la construction d’une nouvelle salle, de 200 places, avec tous les moyens modernes de communication : internet, CD Roms, etc.

EXPLICATION ET JUSTIFICATION DES INFORMATIONS CONTENUES DANS LE GUIDE

LA PREMIERE FOIS AUX ARCHIVES DEPARTEMENTALES DU NORD

Les lecteurs qui effectuent pour la première fois des recherches généalogiques aux Archives départementales du Nord doivent faire face à de nombreux obstacles et problèmes liés à leur manque de connaissance du service.

Méconnaissance des instruments de recherche et des sources

Si personne ne dit aux nouveaux lecteurs où chercher, ils risquent de ne jamais trouver les instruments de recherche, pourtant à leur disposition en accès libre. Ne sachant même pas, la plupart du temps, ce qu’ils cherchent, comment pourraient-ils les repérer ? (ce qui justifie les lignes 26-27 du guide)
Une fois dans leurs mains, ils ne savent pas utiliser ces instruments et ignorent la façon dont sont classés les inventaires. (1. 28-30) Ils ne comprennent pas toujours la manière dont y sont présentées les informations (1.31-44 et annexes 1,2,3). Leur exploitation s’avère d’autant plus difficile qu’ils contiennent de nombreuses abréviations (1. 45-46).
Ainsi les informations données dans la première partie du guide permettent de les aider à trouver les sources existantes aux Archives départementales du Nord qui peuvent les intéresser, sans poser d’innombrables questions au personnel de la salle ou encore perdre leur temps en essayant de chercher seul.

Une commande délicate à passer et une réception des documents difficile

La commande

Après avoir consulté les instruments de recherche, le lecteur peut commander les documents. La question qu’il se pose alors est : comment passer la commande ? Ainsi, pour y répondre, nous avons rédigé un paragraphe lui fournissant des renseignements et des explications.
En effet, pour cela, le lecteur doit remplir une fiche de papier. Ce principe, pourtant simple, n’est pas sans soulever de problème la première fois.
C’est ainsi que la personne chargée de l’enregistrement se retrouve avec des bulletins de commande où il manque des informations, remplis d’un seul côté ou encore comportant une cote fantaisiste ou celle d’un usuel. Si les demandes ne sont pas trop importantes le personnel rappelle les lecteurs oralement pour leur préciser leur erreur, mais s’il est débordé par les fiches il va les repousser au bord du bureau de prêt pour que ceux qui les ont déposées puissent les reprendre et les corriger. Or, les lecteurs concernés, ne passant pas immédiatement, vont perdre un temps considérable surtout s’ils attendent que leur document arrive.
Parfois ils reçoivent des documents dont ils n’ont pas besoin car ils ont mal formulé leur demande n’ayant pas lu ou inscrit correctement la cote et le personnel doit essuyer leur insatisfaction.

La réception

La réception des documents pose tout autant de problèmes. Nous lui avons également consacré un paragraphe, intitulé : comment réceptionner votre commande (1. 200-209).
Le lecteur est souvent surpris du temps d’attente et n’est donc pas toujours compréhensif face au personnel qui lutte pour la rapidité de la communication des documents, devant parfois essuyer des réflexions désagréables. Une attente de 10 à 20 minutes semble trop longue, alors qu’il faut le reconnaître, lorsqu’une cinquantaine de personnes se précipitent dès l’ouverture pour avoir des documents, le temps d’enregistrer toutes les commandes, de les regrouper selon leur localisation dans le dépôt, d’aller les chercher dans 45 km d’archives et de les rapporter, c’est déjà rapide (1. 201-203).
La manière dont sont délivrés les documents est méconnue par le nouveau lecteur (1. 204). Ainsi certains, mal informés, vont attendre désespérément à leur table que leurs documents leur soient servis, ou encore qu’on leur signale leur arrivée. D’autres vont trouver rapidement leur premier document sur le comptoir mais ils cherchent vainement le suivant alors que celui-ci l’attend derrière la banque de prêts.
Cette méconnaissance de l’organisation du service provoque une attente prolongée considérable et engendre parfois des tensions entre les lecteurs et le personnel.
Il arrive aussi que certains ne se souviennent plus du document qu’ils ont demandé. Le personnel doit alors rechercher sur le cahier d’enregistrement le nom de la personne pour retrouver la cote. Si la commande a été, par exemple, passée à 13 heures et que le lecteur réclame son document à 16 heures, la recherche sur le registre risque d’être longue et empêche toute nouvelle commande. Cela provoque l’attente des autres lecteurs et par conséquent de nombreux mécontentements (1. 193-194).

Ignorance du règlement des Archives départementales du Nord

Les lecteurs ne connaissent pas les principales dispositions du règlement intérieur des Archives départementales du Nord concernant la communication des documents en salle de lecture, en particulier celles sur :
* les restrictions pour commander les documents : leur nombre (1. 196), les heures (1. 197-199), etc.
* la manière de les consulter (1. 205,206-207)
*leur reproduction (1. 207-209).
Si les lecteurs en étaient informé, ils ne l’enfreindraient pas, ce qui éviterait au personnel de la salle de lecture de veiller sans cesse au respect de ce règlement. Cela leur épargnerait aussi de répondre à des questions courantes telles que : combien de documents peut-on commander ? Jusqu’à quelle heure peut-on déposer des fiches de demandes ? ou encore : pouvez-vous me photocopier cet acte ?

LE DEBUTANT EN GENEALOGIE

Si le nouveau lecteur débute la généalogie il rencontre, au cours de ses recherches, d’autres séries d’obstacles et de problèmes.

Absence de base en généalogie

Pour certains, se livrer à la généalogie est une distraction quelconque. Or, pour de telles recherches, il faut une certaine formation, une culture élémentaire, de la méthode. La plupart des débutants en ont, dans le meilleur des cas, qu’à peine conscience.
Ainsi, une fois qu’ils ont trouvé les sources susceptibles de les intéresser, ils sont le plus souvent incapables de les exploiter, ils s’aperçoivent alors de leurs lacunes.
Ils perdent énormément de temps à essayer de comprendre, ils s’énervent, etc., jusqu’au moment où ils réalisent qu’ils ne peuvent y parvenir sans un minimum de rudiments de la recherche.
Les lecteurs débutants ignorent la manière de procéder et par où ils doivent commencer. Il leur manque de multiples explications pour comprendre et donc pour mener à bien leur recherche (1.48 49, 89-91, 92-94, 95-97, 102-108, 117-121, 122-125, 126-127, 132-135, 147-153).
Ils ne connaissent pas la définition de certains termes (1. 53-65) pourtant fondamentale, tout comme la signification des abréviations qu’ils rencontrent (1. 66-71) ou encore les subtilités du classement alphabétique des informations contenues dans certaines sources (1. 72-85). Ce qui se révèle être des obstacles incontournables leur barrant le chemin des recherches.

Les difficultés de lecture

Les écritures anciennes

L’exploitation des sources requiert nécessairement de posséder des bases en généalogie mais dans certains cas le lecteur s’apercevra d’autres lacunes.
L’un des principaux problèmes de lecture vient des écritures anciennes. Nombreux sont ceux, parmi les débutants, qui butent sur un problème de paléographie qui risque d’être pour eux un obstacle incontournable. L’écriture des textes anciens, notamment du XVIe siècle, est difficile à déchiffrer pour celui qui manque de connaissance ou de pratique.
Il existe des cours de paléographie aux Archives départementales du Nord mais peu de personnes le savent ou ont conscience de leur utilité (1. 219-222). D’autres préfèrent s’initier à l’aide de livres, il pouvait donc être intéressant de leur proposer une bibliographie très accessible, choisie avec un professeur de paléographie (1. 211-217).

La période révolutionnaire

D’autres difficultés de lecture apparaissent lorsque l’on s’attaque à la période révolutionnaire, en raison du changement de calendrier.
La loi du 5 octobre 1793 instaure le calendrier républicain avec comme ère le 22 septembre 1792. L’année compte douze mois de trente jours, divisés chacun en trois décades (donc périodes de dix jours). On arrive au total de 365 ou 366 jours grâce à cinq ou six jours supplémentaires, comme dans le calendrier égyptien : ce sont les sans-culottides. Par un décret du 22 fructidor an XIII (9 septembre 1805), Napoléon rétablit le calendrier grégorien à partir du 1er janvier 1806. Mais le calendrier républicain, employé essentiellement dans les actes officiels, était pratiquement abandonné depuis des années.
Le lecteur est complètement perdu, il ne sait retrouver les dates traditionnelles à partir du calendrier républicain car il n’a jamais utilisé de table de concordance des calendriers révolutionnaires et grégoriens (1. 252-260, 261).
Son seul recours est de demander au responsable de la salle de lecture de convertir ces « drôles » de dates, ce qui n’est pourtant pas son rôle.

RECHERCHES GENEALOGIQUES : EXPLICATIONS

Retrouver un acte dans un registre

Généralement les registres possèdent (à la fin ou au début) trois tables alphabétiques annuelles (des naissances, mariages, décès). Elles faciliteront la recherche de votre acte puisque en face de chaque nom vous trouverez le numéro de l’acte et parfois la page. S’il n’existe pas de table (en particulier pour les registres antérieurs à 1792) ou si le nom recherché ne figure pas dans la table (car il est possible que le scribe ait oublié de recopier un nom) recherchez alors votre acte à la date présumée.
Ne pas oublier que l’on n’enregistre pas la naissance ou le décès (sur les actes paroissiaux) mais le baptême et la sépulture. On peut donc trouver un ou deux jours d’écart (rarement plus) entre l’événement et son enregistrement. De même dans les registres d’état civil l’enregistrement de l’acte peut avoir été établi le lendemain de la naissance ou du décès. Certaines archives ayant pu être détruites par les guerres, incendies, inondations… (en particulier pour les arrondissements de Cambrai et de Dunkerque) certains actes, pourtant mentionnés dans les tables décennales, peuvent avoir disparus.

Trouver une date de naissances, mariages, décès

Dans les actes de NMD, vous ne trouverez que l’âge des personnes lors des événements (l’acte de naissance d’une personne pourra indiquer l’âge des parents, l’acte de mariage celui des époux, l’acte de décès celui de la personne défunte). Vous en déduirez alors approximativement leur date de naissance qu’il vous sera ensuite aisé de préciser (jour et mois) grâce aux tables décennales ou autres.
Si vous connaissez le lieu du décès d’un ancêtre sans la date précise (lieu que l’on pourra parfois trouver dans l’acte de mariage de son fils ou de sa fille) il vous suffira de consulter les tables des actes de décès à partir de la date du dernier acte où est apparu la personne concernée. Pour retrouver la date d’un mariage (si l’on connaît la commune), il faudra consulter les tables des actes de mariage à partir d’une vingtaine d’année après la date de naissance.

Comment réceptionner votre commande

II faut attendre entre 10 et 20 minutes pour obtenir votre document (selon sa localisation dans le dépôt et le nombre de demandes des lecteurs). Les 45 km d’archives peuvent expliquer une attente parfois un peu longue. Le premier document est posé sur le comptoir, lorsque vous le restituerez, réclamer le suivant.
Vous ne recevrez qu’un document à la fois. Un soin particulier doit être apporté à la consultation des registres qui doivent être replacés en ordre dans les cartons d’origine. Pour éviter les dégradations des documents provoqués par les photocopieuses (pression sur les reliures, éclairage violet…) la reproduction des actes n’est possible qu’à partir des microfilms (pour cela utiliser le lecteur-reproducteur).

Le problème des écritures anciennes

Depuis septembre 1995 des cours de paléographie sont organisés aux Archives départementales du Nord un samedi matin par mois. Renseignez vous auprès de M. Vangheluwe. Les généalogistes s’initient ainsi au déchif&age de documents anciens auxquels ils seront confrontés tout au long de leur recherche.
Quelques titres essentiels et facilement accessibles :AUDISIO Gabriel et BONNONT RAMBAUD Isabelle. Lire le français d’hier, manuel de paléographie moderne, XVe-XVIIIe siècles. Nîmes : Archives du Gard, 1988 ; DEBANT Robert. Initiation aux écritures anciennes XVIe-XIXe siècles. Paris : Armand Colin, 1991. DEKKER C., BAETENS R., DECHAMPS S. Album de paléographie des Pays Bas, de la Belgique, du Luxembourg et du Nord de la France. Bruxelles : 1992.

Les autres sources de la généalogie

L’état civil constitue la base des recherches en généalogie mais si vous avez perdu la trace de vos ancêtres, en particulier si les archives concernant la commune ont disparues d’autres sources peuvent vous permettre de compenser ces lacunes : l’enregistrement, les actes notariés, les listes électorales, les recensements, les registres matricules,… Elles complètent les données d’un état civil déficient, donnent de nouvelles orientations de recherche mais surtout elles fournissent de nombreux renseignements économiques et sociaux sur les individus recherchés.

Table de concordance des calendriers républicain et grégorien

Entre le 22 septembre 1793 et le 1er janvier 1806 le calendrier grégorien (notre calendrier actuel) a laissé place au calendrier révolutionnaire. Pour retrouver nos dates traditionnelles à partir du calendrier républicain, voici un tableau de concordance (voir page suivante).
Lecture de la table de concordance : 1er vendémiaire an II = 22 septembre 1793 2 vendémiaire an II = 23 septembre 1793 3 vendémiaire an II = 24 septembre 1793 etc.

Table des matières

PRESENTATION DES ARCHIVES DEPARTEMENTALES DU NORD
Rôle des Archives
Service éducatif
Autres activités scientifiques et culturelles
Personnel, moyens financiers et aménagements
La salle de lecture et les communications
Les lecteurs
INTRODUCTION 
L’ELABORATIONDU GUIDE 
I- POUR QUI, COMMENT, ET DANS QUEL BUT ? 
1- LES DESTINATAIRES DU GUIDE
A- Le renouvellement du lectorat
B- Portrait des lecteurs généalogistes
2- DU PROJET A LA DIFFUSION DU GUIDE
A- Le travail préparatoire
B- L’ébauche du guide
C- La rédaction du guide
D- La diffusion du guide
3- LES OBJECTIFS DU GUIDE
II- EXPLICATION ET JUSTIFICATION DES INFORMATIONS CONTENUES DANS LE GUIDE
1- LA PREMIERE FOIS AUX ARCHIVES DEPARTEMENTALES DU NORD
A- Méconnaissance des instruments de recherche et des sources
B- Une commande délicate à passer et une réception des documents difficile
a- La commande
b- La réception
C Ignorance du règlement des Archives départementales du Nord
2- LE DEBUTANT EN GENEALOGIE
A- Absence de base en généalogie
B- Les difficultés de lecture
a- Les écritures anciennes
b- La période révolutionnaire
LE GUIDE
GUIDE DE RECHERCHES GENEALOGIQUES
1- DECOUVERTE DES INSTRUMENTS DE RECHERCHE
2- RECHERCHES GENEALOGIQUES : DEMARCHES
A- Utilisation des tables
B- Particularités du classement alphabétique
C- Recherche d’une personne
3- RECHERCHES GENEALOGIQUES : EXPLICATIONS
A- Retrouver un acte dans un registre
B- Trouver une date de naissances, mariages, décès
C- Trouver la commune de naissances, mariages, décès
D- Recherche de collatéraux
III Remarques sur les noms et prénoms
4- COMMANDE ET RECEPTION DES DOCUMENTS
A- Passer la commande
B- Comment réceptionner votre commande
5- RENSEIGNEMENTS PRATIQUES
A- Débuter la généalogie : bibliographie
B- Le problème des écritures anciennes
C- Les autres sources de la généalogie
D- Les sociétés généalogiques du Nord
E- Table de concordance des calendriers républicain et grégorien
CONCLUSION 
BIBLIOGRAPHIE

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