Risques et dommages des photos analogiques

Evaluation des conditions de stockage et recommandations

Etat intellectuel du fonds Le fonds est composé de photos patrimoniales représentant : des bâtiments, des services ou départements de l’institution, des soins hospitaliers, des fêtes du personnel, des inaugurations, des conférences et autres représentations publiques, des illustrations de cours, etc. Des supports liés à l’imagerie médicale sont également intégrés à cette collection, tels que des radiographies : ils n’entrent pas dans le cadre de ce travail et seront stockés dans un espace séparé lors de la réalisation d’un inventaire détaillé. Le fonds photographique est actuellement reparti en deux espaces distincts dans les locaux des archives centrales : l’un étant plus ou moins classé et correctement conditionné, l’autre accumulé pêle-mêle au fil du temps. Cette répartition peut trouver deux explications : tout d’abord du fait que la première partie a commencé à être traitée par l’ancien archiviste principal, Jean-Daniel Zeller ; ensuite pour une simple raison d’espace de stockage à disposition. Elle ne représente en rien une distinction thématique. Il n’y a pas non plus de séparation en termes de colorimétrie des supports, comme il l’est souvent recommandé (voir chapitre 3.1.3.2). En outre, une réflexion est à avoir quant à faire cette séparation par couleur ou non, car cela pourrait entraîner une rupture du respect des fonds, un des principes fondamentaux en archivistique.

Etat physique du fonds

Le conditionnement des documents photographiques est satisfaisant dans le premier espace de stockage, alors qu’il est clairement à revoir dans le second : certains conteneurs doivent être traités en priorité, voire en urgence, car les supports contenus commencent ou sont déjà dégradés. Les boîtes, classeurs ou fourres concernés sont signalés dans les remarques de l’inventaire succinct réalisé lors de ce mandat (voir chapitre 5.1). Les recommandations à suivre sont fournies au chapitre 3.1.2 (supports) et 3.1.3.4 (photos).

Etat général des locaux Lors des cours « Conservation des biens culturels écrits » dispensés par Nelly Cauliez (2016b) à la Haute école de gestion de Genève, un fichier Excel permettant d’évaluer l’homogénéité d’un local de stockage d’archives a été proposé. J’ai repris ce fichier et l’ai complété pour obtenir le graphique radar suivant. Grâce à celui-ci, les aspects négligés et les points forts des locaux d’archives apparaissent plus clairement. Dans le cas des HUG, seuls les points de la communicabilité et de la provenance sont légèrement supérieurs à la moyenne. La majorité des éléments analysés se situent tout juste sur la moyenne : une réflexion pour améliorer ces points est à avoir. Les deux aspects délaissés sont l’état et la connaissance du fonds, qui sont par conséquent les deux points sur lesquels travailler en priorité.

Etat climatique des locaux Il n’y a pas de mesures thermo-hygrométriques ni d’analyse bactériologique de l’air dans les locaux de stockage des archives. La raison évoquée à cela est la mission de l’institution : les archives conservées n’ont pas de vocation patrimoniale et leur sort final est la destruction définitive à la fin de leur durée d’utilité légale et administrative. Les documents doivent toutefois être proposés en versement aux Archives d’Etat de Genève (AEG), chargés de la conservation définitive desdits dossiers, d’après l’article 7 de la loi cantonale sur les archives publiques (LArch ; B 2 15). Par ailleurs, les HUG doivent fournir les dossiers médicaux originaux clos (échantillonnage de la lettre B) aux AEG, afin d’approvisionner leur section Archives hospitalières (AEG 2017). Un contrôle de l’état climatique des locaux où sont entreposées les archives concernées par ce versement pourrait être envisagé, afin d’éviter de transmettre des documents altérés ou contaminés. Néanmoins, le fonds photographique n’est pas soumis à cette problématique et sera, dans la mesure du possible, conservé définitivement aux archives centrales des HUG dans un but patrimonial et de recherche. Il pourrait être pertinent d’investir dans des petits appareils de mesure (température et humidité relative) peu coûteux, à placer dans les locaux où sont stockées les photographies, afin de garantir un environnement propice à leur conservation à long terme (voir chapitre 3.1.3.2). Le dernier état des lieux du système de climatisation date de juillet 2002 : tout était en ordre et aucun problème n’était à signaler (Zeller 2002). Les systèmes de climatisation et de ventilation garantissaient une bonne aération et un contrôle pertinent de la température des locaux (Zeller 2002). Une nouvelle analyse pourrait être à nouveau réalisée pour s’assurer que la situation ne s’est pas dégradée depuis.

Etat des bâtiments et niveau de sécurité Des problèmes de vétusté des bâtiments sont à relever : il y a au minimum une infiltration d’eau par année. Après un entretien avec Pierre Berthet, responsable opérationnel des archives centrales, j’ai appris que les tuyaux de canalisation d’un des immeubles où sont entreposées les archives arrivent directement dans les locaux de conservation. Après quelques conversations avec lui, l’importance de bien connaître les lieux et les failles à surveiller a été soulignée. Le fait qu’il n’y ait aucune fenêtre est un avantage pour les documents conservés, mais peut s’avérer pesant pour les collaborateurs. Il leur est conseillé de faire régulièrement des pauses à l’extérieur pour s’aérer. En outre, la sécurité des bâtiments se révèle efficiente : les chemins d’accès sont dégagés, un contrôle des extincteurs a eu lieu durant la période de mon mandat et des détecteurs de fumée sont situés dans les locaux d’archives.0

Distribution et publication (droit d’utilisation)

Un modèle de formulaire de consentement à la prise de vue photo a été réalisé par la direction des affaires juridiques des HUG. Celui-ci est mis à la disposition des photographes pour assurer une uniformité dans la prise des données et garantir la légalité du document. Toutefois, les pratiques des photographes sont variées. Tous les champs ne sont pas toujours renseignés, ce qui rend le document lacunaire et souvent inutilisable. En outre, les formulaires sont généralement conservés chez les photographes et ne sont pas automatiquement fournis en même temps que les photos. Néanmoins, quelques-uns viennent régulièrement donner en main propre lesdits consentements aux chargés de communication des HUG. Les collaborateurs des HUG ne savent donc pas exactement quelles sont les images qu’ils peuvent utiliser pour illustrer les publications. Lorsqu’un consentement est rattaché à une photographie, il n’est pas garanti qu’il contienne les informations pour prendre contact avec la personne représentée. En effet, un consentement n’est effectif que pour la raison mentionnée lors de la prise de vue : il est nécessaire d’informer et de demander l’accord de la personne photographiée pour toute réutilisation (voir chapitre 3.4.2). En outre, toutes les photos utilisées par les HUG ne demandent pas nécessairement un consentement à la prise de vue : par exemple les images d’unité hospitalière, de bâtiment, de matériel, etc.

Analyse, description et indexation Une pré-indexation des médias est possible dans ePhoto grâce à l’importation automatique des métadonnées EXIF, IPTC et des coordonnées GPS qui sont encapsulées aux fichiers images (Einden 2017c). Par la suite, le documentaliste peut compléter les données intégrées à la fiche de description de chaque photographie (Einden 2017c). ePhoto permet l’intégration d’un thésaurus de mots-clés institutionnel afin d’indexer les images par thématique et de les retrouver plus aisément (Einden 2017d). Le thésaurus actuellement utilisé par les HUG sur ePhoto a été mis en place en collaboration avec le précédent responsable des archives, Jean-Daniel Zeller. Les descripteurs retenus et la hiérarchisation de quelques termes pourraient être améliorés, car il est parfois difficile de sélectionner des mots-clés pertinents. Par exemple, pour une image représentant la rotonde à l’entrée de l’Hôpital, seul le terme « Cluse-Roseraie » convient, bien qu’il ne donne qu’une indexation imprécise. Il faut alors préciser les mots susceptibles d’être recherchés lors des futures requêtes en plein texte dans les descriptions des images. Une seconde classification par collection permet d’ouvrir ou de restreindre l’accès aux images en fonction des types de droits qui leur sont attribués – usage interne ou externe (Einden 2017e).

Le rapport de stage ou le pfe est un document d’analyse, de synthèse et d’évaluation de votre apprentissage, c’est pour cela chatpfe.com propose le téléchargement des modèles complet de projet de fin d’étude, rapport de stage, mémoire, pfe, thèse, pour connaître la méthodologie à avoir et savoir comment construire les parties d’un projet de fin d’étude.

Table des matières

Déclaration
Remerciements
Résumé
Liste des abréviations
Précisions de terminologie
Table des matières
Liste des tableaux
Liste des figures
1. Introduction
2. Contexte institutionnel
2.1 Les Hôpitaux Universitaires de Genève
2.1.1 Historique
2.1.2 Présentation
2.1.3 Importance des images
2.2 Photographies historiques
2.2.1 Acquisition
2.2.2 Analyse, description et indexation
2.2.3 Stockage
2.2.3.1 Evaluation des conditions de stockage et recommandations
2.2.4 Recherche, sélection et édition
2.2.5 Distribution et publication (droit d’utilisation)
2.3 Photographies récentes
2.3.1 Acquisition
2.3.2 Analyse, description et indexation
2.3.3 Stockage
2.3.4 Recherche, sélection et édition
2.3.5 Distribution et publication (droit d’utilisation)
2.4 Plateforme ePhoto
2.4.1 Acquisition
2.4.2 Analyse, description et indexation
2.4.3 Stockage
2.4.4 Recherche, sélection et édition
2.4.5 Distribution et publication (droit d’utilisation)
3. Etat de l’art et étude de la littérature professionnelle
3.1 Le document photographique
3.1.1 Définitions
3.1.2 Historique des supports analogiques
3.1.3 Risques et dommages des photos analogiques
3.1.3.1 Facteur intrinsèque – traitement chimique des phototypes
3.1.3.2 Facteurs externes
3.1.3.3 Identifier les dommages
3.1.3.4 Conditionnement des documents
3.1.3.5 Evaluation d’un local de stockage pour un fonds d’archives
3.1.4 La photographie numérique
3.1.4.1 Risques principaux
3.1.5 Valeurs sociétales d’une photo
3.1.6 Valeurs institutionnelles d’une photo
3.2 Gestion des photographies au sein d’une institution
3.2.1 Personnel avec des compétences spécifiques
3.2.2 Budget
3.2.3 Catalogage et description bibliographique
3.2.4 Contrôle-qualité
3.2.5 Archivage et rangement en magasin
3.2.5.1 Inventaire
3.2.5.2 Archivage électronique
3.2.6 Numérisation et conservation
3.2.7 Diffusion sur Internet
3.2.8 Coopération
3.2.8.1 Crowdsourcing
3.3 Politique documentaire des images
3.3.1 Analyse de l’existant et des besoins
3.3.2 Préparer l’arborescence des dossiers, plan de classement
3.3.2.1 Règles de nommage
3.3.2.2 Espace(s) de travail
3.3.3 Acquisition
3.3.4 Tri, évaluation et sélection (échantillonnage)
3.3.5 Décrire et identifier
3.3.5.1 Analyse du contenu des images
3.3.5.2 Indexation des images
3.3.5.3 Description des images
3.3.5.4 Logiciel de gestion des médias numériques (DAM)
3.3.5.5 Caractéristiques du traitement documentaire d’une image
3.3.6 Métadonnées et normes
3.3.6.1 Quelques définitions
3.3.6.2 Créer un schéma de métadonnées personnalisé
3.3.6.3 Dublin Core Metadata Initiative
3.3.6.4 Métadonnées spécifiques aux photographies
3.3.7 Choix des formats
3.3.7.1 Quelques définitions
3.3.7.2 Considérations à prendre en compte
3.3.7.3 Formats utilisés pour l’archivage photo
3.3.7.4 Recommandations
3.3.8 Vérification des fichiers
3.4 Liens avec les droits d’auteur
3.4.1 Loi fédérale sur le droit d’auteur et les droits voisins (LDA)
3.4.1.1 Définition
3.4.1.2 Application
3.4.1.3 Droits de l’auteur
3.4.1.4 Durée de la protection
3.4.1.5 Exceptions au droit d’auteur
3.4.2 Consentement à la prise de vue
3.4.2.1 Droit à l’image et protection de la personnalité – code civil
3.4.2.2 Protection des données
4. Retours d’expérience
4.1 Création d’un questionnaire
4.2 Institutions interrogées
4.3 Analyse des retours
4.3.1 Logiciel utilisé
4.3.2 Fonds stocké(s)
4.3.2.1 Photos numériques : choix du format de fichier
4.3.2.2 Photos analogiques : typologie et description
4.3.2.3 Distinction entre les collections
4.3.3 Indexation et métadonnées
4.3.3.1 Normes et standards
4.3.3.2 Métadonnées
4.3.3.3 Indexation
4.3.4 Utilisateurs, droits d’auteur et de réutilisation
4.3.4.1 Usagers et accessibilité
4.3.4.2 Conditions d’utilisation
4.3.4.3 Consentement à la prise de vue
4.3.5 Accompagnement du personnel
4.3.5.1 Documentation
4.3.5.2 Formation
5. Recommandations pour les HUG
5.1 Inventaires du fonds historique
5.1.1 Création des inventaires
5.1.2 Réalisation de l’inventaire succinct
5.1.3 Réflexions sur l’inventaire détaillé
5.2 Institutions partenaires
5.2.1 Repérage
5.2.2 Partenariats envisageables
5.2.2.1 CIG – Bibliothèque de Genève
5.2.2.2 Musée d’histoire des sciences
5.2.2.3 Anciens collaborateurs des HUG
5.3 Traitement des divers échantillons
5.3.1 Choix du type d’échantillonnage
5.3.2 Echantillon des photos historiques numérisées
5.3.2.1 Repérage
5.3.2.2 Sélection
5.3.2.3 Traitement
5.3.3 Echantillon des photos existantes sur ePhoto
5.3.3.1 Repérage
5.3.3.2 Sélection
5.3.3.3 Traitement
5.3.4 Echantillon des photos récentes
5.3.4.1 Repérage
5.3.4.2 Sélection
5.3.4.3 Traitement
5.4 Retours sur la création de règles de gestion
5.4.1 Protocole de versement, à l’attention des photographes
5.4.1.1 Objectifs du document
5.4.1.2 Particularité
5.4.1.3 Vérification des règles de gestion
5.4.2 Contrôle-qualité des versements
5.4.2.1 Objectifs du document
5.4.2.2 Particularité
5.4.2.3 Vérification des règles de gestion
5.4.3 Règles de catalogage, à l’attention du documentaliste
5.4.3.1 Objectifs du document
5.4.3.2 Particularité
5.4.3.3 Vérification des règles de gestion
5.4.4 Contrôle-qualité du (rétro)catalogage
5.4.4.1 Objectifs du document
5.4.4.2 Particularité
5.4.4.3 Vérification des règles de gestion
5.5 Recommandations pour ePhoto
5.5.1 Engagement d’un documentaliste spécialiste de l’image
5.5.2 Propositions d’amélioration
5.5.2.1 Modifications à apporter
5.5.2.2 Demandes de modification
5.5.3 Formulaires de consentement à la prise de vue
5.5.4 Droits d’accès et protection des images
6. Conclusion
Bibliographie