REORGANISATION ET AMELIORATION DE LA QUALITE DE SERVICE POUR LA VD

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Evolution Historique de l’Audit interne1

Les objectifs de l’audit ont évolué au fil du temps, et ont passé par des différentes phases. Le classement par objectif de l’audit correspond au développement historique de la fonction, laquelle s’est assignée au tout début des objectifs simples, puis les a progressivement complexifiés pour arriver à la situation actuelle. Et d’autres étapes non encore discernables sont sans doute à venir. Il ne s’agit pas d’une évolution dans laquelle une étape chasserait l’autre. Il s’agit d’une stratification, chaque période ajoutant de nouveaux objectifs, de nouvelles complexités à la période antérieure. Le classement par nature d’audit ou par objectif correspond aux quatre catégories suivantes : audits de conformité/régularité, audits d’efficacité, audits de management, audits de stratégie. L’audit de conformité, C’est le point d’ancrage fondamental des stratifications ultérieures et successives. À cette période correspond la démarche simple et traditionnelle de l’auditeur et qui va consister à vérifier la bonne application des règles, procédures, descriptions de poste, organigrammes, systèmes d’information,… en bref, il va comparer la règle et la réalité, ce qui devrait être et ce qui est. Autrement dit, il va travailler par rapport à un référentiel et c’est en cela que son travail est relativement simple. L’auditeur, s’étant informé sur tout ce qui devrait être, signale au responsable les distorsions, les non applications (évitables ou inévitables) les mauvaises interprétations des dispositions établies ; il en analyse les causes et les conséquences et recommande ce qu’il convient de faire pour qu’à l’avenir les règles soient appliquées. L’audit de conformité semble bien prendre une importance accrue et est toujours d’actualité. Et ce d’autant plus que les dispositions réglementaires sont de plus en plus strictes et contraignantes. Par voie de conséquence, ainsi que nous le verrons ultérieurement, le rôle de l’Audit interne s’affirme et s’accroît.
Cet audit de conformité peut aussi s’appeler « audit de régularité » : les puristes distinguent que dans le premier cas on observe la conformité avec les dispositions légales et réglementaires et dans le second cas la régularité par rapport aux règles internes de l’entreprise. Mais dans les deux cas, la démarche est la même : comparer la réalité au référentiel proposé. Cette démarche, toujours essentielle pour un auditeur interne, s’est doublée d’une approche nouvelle, l’audit d’efficacité.
On parle ensuite de l’Audit d’efficacité, progressivement on est allé plus loin dans les objectifs assignés à l’auditeur interne. Étant devenu un spécialiste du diagnostic, de l’appréciation des méthodes, procédures, analyses de postes, organisation du travail, l’auditeur a pris l’habitude d’émettre une opinion, non plus seulement sur la bonne application des règles, mais également sur leur qualité. Telle procédure est-elle opportune ? Superflue ? Désuète ? Inutilement compliquée ? Inutile ? Incomplète ? Inexistante ? Et ce questionnement s’est peu à peu imposé au fur et à mesure que l’auditeur interne approfondissait son analyse dans la recherche des causes. Il n’y a plus alors de référentiel clair et précis ; ou plutôt le référentiel devient une abstraction, résultante de l’appréciation de l’auditeur interne sur ce qu’il considère comme devant être la meilleure des solutions possibles, la plus efficace, la plus productive, la plus sûre. Dans cette démarche, l’auditeur interne est d’autant plus efficace que son professionnalisme, sa connaissance de l’entreprise, son savoir-faire dans la fonction auditée sont plus importants. On voit tout naturellement s’esquisser le partage des tâches : à l’auditeur junior les audits de conformité et de régularité, mais à l’auditeur senior, plus expérimenté, les audits d’efficacité.
12- Les normes pour la pratique professionnelle de l’audit interne 1 L’audit interne est exercé dans différents environnements juridiques et culturels ainsi que dans des organisations dont l’objet, la taille, la complexité et la structure sont divers. Il peut être en outre exercé par des professionnels de l’audit, internes ou externes à l’organisation. Comme ces différences peuvent influencer la pratique de l’audit interne dans chaque environnement, il est essentiel de se conformer aux Normes pour la pratique professionnelle de l’audit interne pour que les auditeurs internes et l’audit interne s’acquittent de leurs responsabilités. Ces Normes ont pour objet :
– de définir les principes fondamentaux de la pratique de l’audit interne .
– de fournir un cadre de référence pour la réalisation et la promotion d’un large champ d’intervention d’audit interne à valeur ajoutée .
– d’établir les critères d’appréciation du fonctionnement de l’audit interne .
– de favoriser l’amélioration des processus organisationnels et des opérations.

Mission, pouvoirs et responsabilités

La mission, les pouvoirs et les responsabilités de l’audit interne doivent être formellement définis dans une charte, être cohérents avec la définition de l’audit interne, le Code de Déontologie ainsi qu’avec les Normes. Le responsable de l’audit interne doit revoir périodiquement la charte d’audit interne et la soumettre à l’approbation de la Direction Générale et du Conseil.
La nature des missions d’assurance réalisées pour l’organisation doit être définie dans la charte d’audit interne. S’il est prévu d’effectuer des missions d’assurance à l’extérieur de l’organisation, leur nature doit être également définie dans la charte d’audit interne. La nature des missions de conseil doit être définie dans la charte d’audit interne.

Indépendance et objectivité

L’audit interne doit être indépendant et les auditeurs internes doivent effectuer leurs travaux avec objectivité. Le responsable de l’audit interne doit relever d’un niveau hiérarchique suffisant au sein de l’organisation pour permettre au service d’audit interne d’exercer ses responsabilités. Le responsable de l’audit interne doit confirmer au Conseil, au moins annuellement, l’indépendance de l’audit interne au sein de l’organisation. L’audit interne ne doit subir aucune ingérence lors de la définition de son champ d’intervention, de la réalisation du travail et de la communication des résultats.
Les auditeurs internes doivent avoir une attitude impartiale et dépourvue de préjugés, et éviter les conflits d’intérêts.

Compétence et conscience professionnelle

Les missions doivent être remplies avec compétence et conscience professionnelle.
Les auditeurs internes doivent posséder les connaissances, le savoir-faire et les autres compétences nécessaires à l’exercice de leurs responsabilités individuelles. L’équipe d’audit interne doit collectivement posséder ou acquérir les connaissances, le savoir-faire et les autres compétences nécessaires à l’exercice de ses responsabilités. Le responsable de l’audit interne doit obtenir l’avis et l’assistance de personnes qualifiées si les auditeurs internes ne possèdent pas les connaissances, le savoir-faire et les autres compétences nécessaires pour s’acquitter de tout ou partie de leur mission. Les auditeurs internes doivent posséder des connaissances suffisantes pour évaluer le risque de fraude et la façon dont ce risque est géré par l’organisation. Toutefois, ils ne sont pas censés posséder l’expertise d’une personne dont la responsabilité première est la détection et l’investigation des fraudes. Ils doivent posséder une connaissance suffisante des principaux risques et contrôles relatifs aux technologies de l’information, et des techniques d’audit informatisées susceptibles d’être mises en oeuvre dans le cadre des travaux qui leur sont confiés. Toutefois, tous les auditeurs internes, ne sont pas censés posséder l’expertise d’un auditeur dont la responsabilité première est l’audit informatique. Le responsable de l’audit interne doit décliner une mission de conseil ou obtenir l’avis et l’assistance de personnes qualifiées si les auditeurs internes ne possèdent pas les connaissances, le savoir-faire et les autres compétences nécessaires pour s’acquitter de tout ou partie de la mission.
Les auditeurs internes doivent apporter à leur travail la diligence et le savoir-faire que l’on peut attendre d’un auditeur interne raisonnablement averti et compétent. La conscience professionnelle n’implique pas l’infaillibilité.
Les auditeurs internes doivent apporter tout le soin nécessaire à leur pratique professionnelle en prenant en considération les éléments suivants : l’étendue du travail nécessaire pour atteindre les objectifs de la mission ; la complexité relative, la matérialité ou le caractère significatif des domaines auxquels sont appliquées les procédures propres aux missions d’assurance ; l’adéquation et l’efficacité des processus de gouvernement d’entreprise, de management des risques et de contrôle ; la probabilité d’erreurs significatives, de fraudes ou de non-conformité; le coût de la mise en place des contrôles par rapport aux avantages escomptés.
Pour remplir ses fonctions avec conscience professionnelle, l’auditeur interne doit envisager l’utilisation de techniques informatiques d’audit et d’analyse des données. Les auditeurs internes doivent exercer une vigilance particulière à l’égard des risques significatifs susceptibles d’affecter les objectifs, les opérations ou les ressources. Toutefois, les procédures d’audit seules, même lorsqu’elles sont menées avec la conscience professionnelle requise, ne garantissent pas que tous les risques significatifs seront détectés. Les auditeurs internes doivent apporter à une mission de conseil toute sa conscience professionnelle, en prenant en considération les éléments suivants : les besoins et attentes des clients, y compris sur la nature, le calendrier et la communication des résultats de la mission ; la complexité de celle-ci, et l’étendue du travail nécessaire pour atteindre les objectifs fixés ; son coût par rapport aux avantages escomptés.

Application des instructions et des orientations fixées par la Direction Générale ou le Directoire

Les instructions et orientations de la Direction Générale ou du Directoire permettent aux collaborateurs de comprendre ce qui est attendu d’eux et de connaître l’étendue de leur liberté d’action. Ces instructions et orientations doivent être communiquées aux collaborateurs concernés, en fonction des objectifs assignés à chacun d’entre eux, afin de fournir des orientations sur la façon dont les activités devraient être menées. Ces instructions et orientations doivent être établies en fonction des objectifs poursuivis par la société et des risques encourus.

Bon fonctionnement des processus internes de la société notamment ceux concourant à la sauvegarde des actifs

L’ensemble des processus opérationnels, industriels, commerciaux et financiers sont concernés. Le bon fonctionnement des processus exige que des normes ou principes de fonctionnement aient été établis et que des indicateurs de performance et de rentabilité aient été mis en place. Par « actifs », il faut entendre non seulement les « actifs corporels » mais aussi les « actifs incorporels » tels que le savoir-faire, l’image ou la réputation. Ces actifs peuvent disparaître à la suite de vols, fraudes, improductivité, erreurs, ou résulter d’une mauvaise décision de gestion ou d’une faiblesse de contrôle interne. Les processus y afférents devraient faire l’objet d’une attention toute particulière. Il en va de même des processus qui sont relatifs à l’élaboration et au traitement de l’information comptable et financière. Ces processus comprennent non seulement ceux qui traitent directement de la production des états financiers mais aussi les processus opérationnels qui génèrent des données comptables.

Fiabilité des informations financières

La fiabilité d’une information financière ne peut s’obtenir que grâce à la mise en place de procédures de contrôle interne susceptibles de saisir fidèlement toutes les opérations que l’organisation réalise. La qualité de ce dispositif de contrôle interne peut-être recherchée au moyen :
• d’une séparation des tâches qui permet de bien distinguer les tâches d’enregistrement, les tâches opérationnelles et les tâches de conservation .
• d’une description des fonctions devant permettre d’identifier les origines des informations produites, et leurs destinataires .
• d’un système de contrôle interne comptable permettant de s’assurer que les opérations sont effectuées conformément aux instructions générales et spécifiques, et qu’elles sont comptabilisées de manière à produire une information financière conforme aux principes comptables généralement admis.

Assertions du contrôle interne 1

Ce sont les critères auxquels doit répondre l’information financière pour qu’elle soit régulière et sincère. Elles s’appliquent à chaque poste du bilan et du compte de résultat. Ces critères prévoient que les opérations qui sont enregistrées sont réelles; elles ont été dûment autorisées et basées sur une pièce justificative (authorisation/occurrence/validity) ; toutes les opérations sont enregistrées (completeness) ; les opérations sont correctement classées selon le plan comptable (classification) ; les opérations sont correctement évaluées (valuation/accuracy) ; les opérations sont enregistrées sans retard (timeliness/cut off) ; les reports aux comptes ont été faits correctement et débouchent sur des synthèses correctes (Posting and summarisation). 222- les éléments de base et les principes essentiels du contrôle interne L’analyse du contrôle interne pour les besoins de la révision conduit l’auditeur à rechercher dans l’organisation les points forts qui garantissent que les erreurs seront prévenues ou rapidement détectées. Ces principes de base reposent notamment sur :
– Séparation de fonctions incompatibles (Fonction de décision, fonction de comptabilisation, fonction de détention, fonction de contrôle).
Cette séparation est importante sur le plan de contrôle interne  pour  éviter  toute  erreur ou fraude).
– Autorisations préalables d’opérations (Plus l’entreprise est grande, plus les responsabilités et les autorisations sont attribuées à des personnes différentes pour éviter les influences et les fonctions incompatibles)
– Contrôles physiques et d’accès (par exemple informatiques).
– Vérifications indépendantes (par exemple dans la caisse ou les stocks).
– Documentation approprié.
Entre outre, ils devraient répondre aux points suivants:
– Le principe de séparation des tâches.
– Définition des tâches pour savoir origine des erreurs ou fraudes commises et pour minimiser les risques de négligence et des tâches non accomplies.
– Définir aussi les pouvoirs et responsabilité de chaque employé.
– Une fluidité et rapidité du circuit d’information.
– Personnel qualifié (programme de formation).
– Existence de documentation satisfaisante (procédures écrites).
– Contrôle d’enregistrement comptable des opérations (opérations justifiées sans erreur).
– Protection adéquate des biens (détérioration, vol, perte, détournement, fraude).
– Existence d’un système d’autorisation et de supervision.
– Système d’autocontrôle.

Table des matières

PARTIE I : CONSIDERATIONS GENERALES
CHAPITRE I – PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
SECTION 1 – IDENTIFICATION DE LA SOCIETE
11- Identité et historique
111- Identité de la société
112- Les dates historiques au niveau de l’activité de la société
12- Activité et les gammes des produits STAR
121- Activité de la société
122- Gammes des produits STAR
SECTION 2 – ORGANISATION DE L’AGENCE ANDRANOMAHERY
21- Organigramme de l’agence
22- Analyse fonctionnelle de chaque service
221- Au niveau du Service Magasin
222- Au niveau du Service Administratif
223- Au niveau du Service Commercial
23- Distribution des produits
231- Les canaux de distribution :
232- Catégorie de la clientèle de la STAR
233- La politique de distribution
CHAPITRE II- CADRE THEORIQUE DE L’ETUDE
SECTION 1 – CONCEPT DE L’AUDIT INTERNE
11- Evolution Historique de l’Audit interne
12- Les normes pour la pratique professionnelle de l’audit interne
121- normes de qualification
SECTION 2 – NOTION DE CONTROLE INTERNE
21- Définitions- Objectifs et importance du contrôle interne
211- Définitions :
212- Les objectifs du contrôle interne
213- Importance du contrôle interne
22- Assertions du contrôle interne- Les éléments de base et les principes essentiels- les limites
221- Assertions du contrôle interne
222- les éléments de base et les principes essentiels du contrôle interne
223- Limites du contrôle interne
PARTIE II – IDENTIFICATION ET FORMULATION DES PROBLEMES
CHAPITRE I – PRESENTATION DU CYCLE DES VENTES
SECTION 1- LA VENTE DIRECTE
11- Procédures de la vente directe
111- Procédure de Retour d’emballages vides
112- Régularité de la facture VD et procédures de livraison
12- Le logiciel Renaissance
SECTION 2- LA VENTE LIVRAISON
21- Procédures de la vente livraison
22- Procédures de retour sur livraison
23- processus de traitement de la Facture Fournisseur
SECTION 3 – SCHEMAS DES ECRITURES COMPTABLES (VENTE, AVOIRS, PAIEMENT,…)
31- Schéma des écritures comptables module SO
311- Factures de ventes livrées
312- Factures de ventes directes
313- Avoirs
32- Schéma des écritures comptables module AR
321- Encaissement client Création de la transaction CR
322- Ajustement type crédit Création de la transaction CA
323- Ajustement type débit Création de la transaction DA
324- Remboursement Avoir Création de la transaction RB
325- Cheque retourné Création de la transaction RC
CHAPITRE II – PRESENTATION DES RISQUES ET DES PROBLEMES
SECTION 1- PROBLEMES AU NIVEAU DU CYCLE DES VENTES
11- Problèmes liés à la vente directe
12- Problèmes liés à la vente livraison
13- La non rentabilité du produit cassis
14- Risques au niveau du suivi du programme froid
SECTION 2- PROBLEMES LIES AU PERSONNEL :
21- Manque de formation
22- Insuffisance du personnel et matériels
23- Besoin de Motivation
SECTION 3- PROBLEMES ET RISQUES AU NIVEAU DU SYSTEME DE CONTROLE
31- Problèmes au niveau de suivi des stocks : les écarts
32- Non application de la procédure d’enregistrement des casses (CAMA)
33- Risques des extournes
PARTIE III- SOLUTIONS PROPOSEES
CHAPITRE I- MAITRISER SON CYCLE DES VENTES
SECTION 1- REORGANISATION ET AMELIORATION DE LA QUALITE DE SERVICE POUR LA VD
SECTION 2- L’ASSURANCE DE LA VENTE LIVRAISON
SECTION 3- REMPLACEMENT OU ABANDON DU PRODUIT CASSIS
SECTION 4- UN MEILLEUR SUIVI DU PROGRAMME FROID (AU NIVEAU DES MSA)
CHAPITRE II- UNE MEILLEURE GESTION DU PERSONNEL
SECTION 1- UN PROGRAMME DE FORMATION ET DE PERFECTIONNEMENT
SECTION 2- RECRUTEMENT ET INVESTISSEMENT
SECTION 3- MOTIVATION ET AMELIORATION DES CONDITIONS DE TRAVAIL
CHAPITRE III – RENFORCEMENT DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE
SECTION I- UN MEILLEUR SUIVI DES STOCKS
SECTION 2- APPLICATION DE LA PROCEDURE D’ENREGISTREMENT DES CASSES
SECTION 3- INSTAURATION D’UNE PROCEDURE D’EXTOURNE ET AMELIORATION DU LOGICIEL RENAISSANCE
SECTION 4- LES RESULTATS ATTENDUS
C O N C L U S I O N
BIBLIOGRAPHIE

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