Renforcement du contrôle sur la procédure des ventes

Activités, missions et objectifs

Une entreprise sans mission et sans activités n’a pas sa raison d’être. Pour la société JB.

Activités

Les activités sont l’ensemble des phénomènes par lesquels se manifestent une certaine forme de vie, un fonctionnement, un processus. Elles désignent l’ensemble des tâches à réaliser selon la nécessité de logique technique et dans la réalisation technologique.

La société a une double activité :
– La production :
o Fabrication de produits à base de farine : biscuit, gaufrette
o Fabrication de produits à base de sucre : bonbon, chocolat, chewing-gum
o Fabrication de snack : cracky. TSIKY NACKS, TWISTY
– La distribution: elle se résume à la commercialisation de ses produits .

Missions

Dans un premier temps, la société a pour mission de produire des produits respectant les normes de qualité pour satisfaire les clients et pour faire face à la concurrence devenue de plus en plus rude.

Dans un second temps, il s’agit de l’augmentation progressive de son chiffre d’affaires.

Et dans un troisième temps, le suivi et le développement selon le changement de l’environnement concurrentiel tout en anticipant sur les évolutions prévisibles par la création de nouveaux produits.

Objectifs de JB

Les objectifs de la société sont multiples, entre autres :
– Fidéliser les liens par la mise à leur disposition des produits de qualité
– Contracter le maximum de bénéfices
– Accroître le chiffre d’affaires
– Avoir une large part de marché .

Bref, la détermination des objectifs à réaliser fait partie de l’organisation de l’entreprise, foute entreprise appliquant donc ce système obtiendra un rendement plus efficace. Abordons maintenant sa structure organisationnelle.

Structure organisationnelle

Selon MINTZ BERG « La structure de l’organisation fait état de la somme totale des moyens employés pour diviser le travail en tâches distinctes et pour ensuite assurer la coordination entre les tâches ». La structure organisationnelle est formalisée par l’organigramme (Structure Formelle), approche illustrative de la définition de MINTZ BERG et intègre des structures informelles (par exemple : pouvoir non formalisé comme la maîtrise d’une ressource, pouvoir d’expertise,..).

Organigrammes

« L’organigramme est une représentation graphique de la structure interne de l’entreprise ou d’une société avec le titre et la position de chacun de ses membres».

La société JB fait partie du groupe OIM (Omnium Industriel de Madagascar) réunissant les entreprises suivantes :
– TA : Tannerie d’Anjeva pour le traitement de cuir animalier
– Aigle d’Or : pour la fabrication et la vente de chaussures
– OTM : Omnium Textile de Madagascar, zone franche de confection et d’exportation de vêtement.
– LECOFRUIT : Légumineuse Condiment et Fruits de Madagascar pour le conditionnement de fruits et légumes
– PROMA : Profilage de Madagascar pour la production de tôle.

Ainsi, l’Organigramme de l’OIM présente la répartition des taches, le niveau et les liaisons hiérarchiques des différents chefs ,11 joue un rôle d’information et d’analyse.

Répartition des tâches et responsabilités

Les tâches et les responsabilités ont été réparties selon les postes occupés. La direction industrielle, qui a pour rôle de déléguer toutes les fonctions d’entrepris, d’effectuer le suivi des tableaux de bord, d’ apporter la contribution du site à la marge brute du groupe, s’évertue à ce que le produit soit conforme et en quantité, assure la pérennité de son site, met en place les objectifs à atteindre et les outils de pilotage (indices de qualité, matières premières, films, équipement, main d’oeuvre), forme les cadres, et s’assure du suivi de l’organigramme. La direction assurance qualité assure l’amélioration des biens, des procédures dans la démarche d’excellence tendant vers 0 défaut.

Le contrôle de gestion communique en permanence à la DT et aux différents responsables opérationnels des informations de gestion fiables et pertinentes indispensables aux conduites de leurs actions, de leurs décisions ; élabore le tableau de bord de la DG, fait les suivis et l’analyse permanente de l’utilisation des ressources, s’occupe du suivi du budget de l’entreprise.

Le département R&D assure le maintien et le développement de l’entreprise (adaptation des produits à la demande) ; assure la gestion des essais, effectue des recherches d’amélioration de matières premières, participe à l’élaboration des projets de développement, forme le chef de production sur les nouvelles technologies.

RH & Administration : il se charge de diverses attributions
– La politique du personnel et sa restructuration
– L’administration du personnel (statut, rémunération), la communication, la motivation et l’information.
– L’étude et le développement social, l’animation des comités d’entreprise.

Il respecte la législation sociale, l’optimisation des Ressources Humaines du site dans un bon climat social. Le département fabrication s’attèle à harmonisation des demandes de la direction commerciale avec le potentiel de l’outil informatique, produits dans les délais, en quantité et en qualité, coût minimum ; il s’assure du respect des règles d’hygiène et de sécurité, se doit d’être vigilant dans la conformité des produits finis au manuel de quantité, veille à l’augmentation des taux d’utilisation des machines, optimise les niveaux de stock de produits finis.

Projets industriels et infrastructure

La section électricité assure la fourniture, la distribution et la gestion de l’énergie électrique de l’unité de l’usine, flic apporte des conseils ou assistance à la gestions des projets, dans les installations électriques et informatiques des unités du groupe, se charge des maintenances préventives des réseaux de distribution électriques et des éclairages de l’usine, pilote les consommations de l’entreprise électrique par le biais des ratios ; s’occupe des maintenances préventives et curatives des installations électriques des villas et du siège ; veille au bon fonctionnement des réseaux téléphoniques et des installations de transmission des données.

La maintenance, comme son nom l’indique maintient les machines en bons états pendant la période de leur utilisation effectue la mise en oeuvre d’une maintenance efficace sur les machines de production ;se charge de la disponibilité permanente des machines de production et garde en permanence leur bon fonctionnement ; achève parfaitement en temps voulu les travaux ou les installations et la mise en route des nouvelles machines de production et à l’achèvement de l’ensemble du travail dans le délai imparti.

Environnement de l’entreprise

La société JB est considérée comme un système ouvert à l’environnement interne et externe.

Environnement interne

Politique générale de JB

La politique générale vise surtout la satisfaction de ses clients. Et comme il s’agit d’une société agro alimentaire, l’entreprise développe une politique qualité visant à garantir la sécurité alimentaire et la conformité de ses produits aux différentes réglementations en vigueur.

L’élaboration des produits répond aux exigences de la norme HACCP

La HACCP littéralement « Hazard Analysis and Critical Control Point », qui se traduit par analyse des dangers et des points critiques La société JB ne cesse d’améliorer la qualité de ses produits. De ce fait, elle a pour objectif de mettre en place le système Hazard Analysis and Critical Control Point ou HACCP en biscuiterie; on entend par HACCP l’analyse des risques et la détermination des points critiques. Plus explicitement, ce système est une démarche scientifique et systématique qui identifie les risques, les évalue et détermine les mesures pour les maîtriser afin d’assurer la sécurité alimentaire. Non seulement la HACCP est un outil pour évaluer les risques mais aussi pour établir des systèmes de contrôle préventifs plutôt que de se fier à des tests des produits finis. Tous systèmes HACCP est évolutifs et peut intégrer des changements de processus ou technologiques. A ce sujet, il existe deux décisions à prendre à savoir, la bonne pratique de fabrication et la bonne pratique d’hygiène. La première décision se traduit, sur terrain, par l’application et le respect des procédures mises en place par le magasin, le service assurance qualité, le service de la production, de la maintenance cl sanitaire. Ensuite, la seconde se traduit sur terrain par l’application et le respect des procédures d’hygiène du personnel, de lutte contre les insectes et les rongeurs, d’hygiène des magasins et des ateliers de fabrication, d’hygiène des matériels et des machines utilisées en fabrication, des modes opératoires de nettoyage et des désinfections.

Au niveau du département stock et logistique des magasins, un chef magasinier des matières premières et emballages est en place, et qui pour fonction de gérer les magasins des matières premières ainsi que la zone de préparation et des lancements pour leur maîtrise.

C’est une méthode pour garantir la salubrité des aliments. Elle fait l’objet d’un audit pour l’obtention d’un certificat. L’avantage de ce certificat est la garantie pour les clients que les denrées produites sont saines.

La rupture fréquente de stock

Même si le responsable de cette usine ne cesse de chercher tous les moyens pour maximiser la quantité de produits à commercialiser, il est toujours confronté à une insuffisance de stock alors que la quantité demandée est parfois strictement supérieure à la quantité offerte.

En conséquence, la société subit un sous stockage à cause de la mauvaise gestion de stock. En ce qui concerne particulièrement la rotation de stock, une rupture de stock. Pouvant déboucher à une rupture de stock. La rupture de stock est quasi-similaire au sous stockage, mais à la seule différence que le stock est nul.

D’une part, cette situation apparaît dès que la demande globale du marché est très élevée et que la quantité de produit à offrir sur le marché est moindre. D’autre part, cette rupture est presque cyclique parce que la performance ou la non performance de la vente dépend de la saison. Ainsi une rupture survient lors de la période faste des ventes. Pour le cas de la société JB, il est souvent question de rupture fréquente de stock d’emballage et des matières premières relatives à l’adoption de nouvelle technique de vente c’est à dire l’association de déférents produits dans un carton ; Exemple: un carton contient 2 paquets de sablito. 2 paquets de frego .3 paquets de kisky, 12 et 3 paquets de bonbon. A vrai dire, la vente gagne de l’ampleur et l’approvisionnement des matières premières d’emballages demeure très faible par rapport à la consommation. Cette rupture occasionne des préjudices financiers pour la société J.B. Il y a également lieu mérite aussi de soulever des problèmes concernant la vente.

Insuffisance de contrôle sur la procédure de vente

La difficulté de suivi des besoins et la divergence entre prévision de consommation ou de vente réelle accentuent les problèmes de la gestion de stock liés aux ventes.

Difficulté de suivi des besoins

La difficulté de suivi des besoins est la cause de changement fréquent du planning de production élaboré par les chefs de production et le service des ventes. Les changements se manifestent par l’annulation de production et par la production d’autres produits. Par exemple, la fabrication d’un bonbon est annulée et les chefs de production ainsi que le service des ventes remplacent par le sill-gum. Il parait aussi que la fabrication d’un tel biscuit soit annulée.

En outre, lors des changements de production, le service des ventes ne considère l’autonomie de stock pouvant conduire même à l’arrêt de livraison au cas où les besoins seraient insuffisants suite au non-respect du détail de livraison des fournisseurs en situation de monopôle, lin plus, le changement du planning de production est une décision du service des ventes sans avoir consulté l’avis des gestionnaires de stock pour l’autonomie de stock car il arrive que la prévision de consommation d’un mois d’un article est de 20 000kg (ex : Semoule) alors que la production atteint jusqu’à 60 000 kg. Même si les gestionnaires de stock prennent des marges sur le calcul concernant l’approvisionnement, le stock devrait être épuisé un jour ou l’autre.

Divergence entre prévision de consommation et consommation réelle

La prévision de consommation concernant certains produits ne concorde point avec la consommation réelle. Néanmoins, les gestionnaires de stock se réfèrent toujours à la prévision que le service ventes a établie. Il arrive pour des arômes une prévision mensuelle de consommation de 14 kg alors que la réalisation est de 81 kg. C’est-à-dire que la réalisation est cinq fois plus élevée que de la prévision. Pour d’autres produits, la réalisation atteint le double ou le triple de la prévision.

En plus, la révision de la prévision de consommation ne s’effectue que trimestriellement alors que les gestionnaires de stock ont besoin de données fiables pour qu’ils puissent maîtriser vite la variation des situations des besoins.

La base de calcul des approvisionnements est aussi insuffisante. Les gestionnaires de stock n’ont pas à leur disposition les consommations réelles des 3 ou 4 années précédentes pour appréhender la variation saisonnière de la demande. Les tableaux ci après donnent des précisions menées au préalable.

Table des matières

AVANT PROPOS 
REMERCIEMENTS
SOMMAIRE 
LISTE DES ABREVIATIONS 
LISTE DES TABLEAUX 
LISTE DES FIGURES 
INTRODUCTION GENERALE 
PARTIE I : CADRE D’ETUDES 
CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE DE LA SOCIETE
Section 1 : Présentation de l’entreprise
Section 2 : Structure organisationnelle
Section 3 : Environnement de l’entreprise
CHAPITRE II : QUELQUES NOTIONS THEORIQUES SUR LA GESTION DE STOCK 
Section 1 : Généralité
Section 2 : Inventaire et méthode de valorisation
PARTIE II : ANALYSE DE LA SITUATION EXISTANTE 
CHAPITRE I : ANALYSE DE LA SITUATION EXISTANTE AU SEIN DE LA GESTION DE STOK JB 
Section 1 : Description de la gestion de stock (au niveau du cycle achat, stock et vente
CHAPITRE II : ANALYSE DE LA SITUATION GENERAL DE JB 
Section 1 : Description des points forts au niveau de JB
Section 2 : Insuffisance des moyens utilisés
PARTIE III: PROPOSITION DES SOLUTIONS ET RESULTATS ATTENDUS 
CHAPITRE I : LE CYCLE ACHAT-STOCK-VENTE 
Section 1 : Amélioration de la gestion d’achat
Section 2 : Amélioration de la gestion de stock
Section 3 : Renforcement du contrôle sur la procédure des ventes
CHAPITRE II : AMELIORATION DES MOYENS UTILISES 
Section 1 : Amélioration de la gestion du personnel
Section 2 : Amélioration de la gestion de matériel
CHAPITRE III : SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTENDUS 
Section 1 : Solutions retenues
Section 2 : Résultats attendus
CONCLUSION GENERALE 
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
TABLE DES MATIERES

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