Réflexions pour une meilleure insertion des fonctions informatives  du CCF dans l’université

Structure du Centre Culturel

Français de Groningue : moyens humains et matériels

Une trentaine de personnes travaillent pour le Centre Culturel Français de Groningue, sous la direction de Monsieur Hervé FRANÇOIS, en poste depuis septembre 1995.
Outre son directeur, qui occupe le poste durant 4 ou 6 ans, cet institut emploie un coopérant (qui reste un an et demi ou deux ans) comme secrétaire général, une secrétaire, une personne chargée de l’accueil et de l’organisation pratique des cours dispensés par le CCF, un animateur culturel, un aide-bibliothécaire à mi-temps, une aide-documentaliste à mi-temps.
Pour le fonctionnement des cours, le CCF emploie, à temps partiel, une responsable pédagogique qui s’occupe de la conception et du suivi des cours de FLE, ainsi que des personnes chargées de cours.
Une partie de ces personnes sont néerlandaises : c’est le cas pour l’animateur culturel, le bibliothécaire, la secrétaire et les personnes chargées de cours. Les autres sont français. En revanche, seul le bibliothécaire ne pratique pas le français.
Depuis 1989, le CCF est installé dans les locaux de l’université. Il est situé au premier étage du bâtiment qui abrite les facultés de Lettres et de Droit, dans le centre de Groningue, les autres facultés et l’école de commerce (Hanzehogeschool) étant implantées à la périphérie de la ville.
Les locaux mis à la disposition du CCF par l’université sont constitués :
-d’un local d’environ 70 m2 où sont installés bibliothèque, service de documentation et secrétariat;
-d’un bureau situé dans un couloir voisin, qu’occupent le directeur et le secrétaire général.
Le mobilier est également essentiellement celui que l’université met à la disposition du Centre Culturel.
Si le directeur, le secrétaire général et la secrétaire travaillent tous dans un bureau, les autres membres du personnel travaillent dans la partie  » publique  » du Centre où se trouve la bibliothèque. Ainsi deux personnes sont présentes le matin, et quatre l’après-midi (l’aide-6 bibliothécaire et l’aide-documentaliste ne travaillant tous deux que l’après-midi). Parmi elles, l’animateur culturel n’a pas de contact avec le public.
Les moyens électroniques sont répartis comme suit : le CCF possède trois ordinateurs Pentium, un ordinateur 486, un ordinateur réservé à l’usage de l’aide-bibliothécaire et un ordinateur dédié à la consultation du catalogue informatisé par le public.
L’un des Pentium est installé dans le bureau de la secrétaire, les deux autres sont installés dans le bureau de la direction. Ces derniers sont dotés de cartes son, et l’un d’entre eux d’un lecteur de cédéroms. L’ordinateur 486 est utilisé par l’animateur culturel.
En outre, le bureau de la direction est équipé d’une imprimante, de même que le bureau de la secrétaire.
Les logiciels que les membres du CCF peuvent utiliser sont ceux dont l’université dispose.
Chacun (exceptés les chargés de cours au CCF) possède un compte personnel et peut demander à l’université de lui installer certains logiciels (par exemple Access) en plus des logiciels installés sur tous les comptes. Tous fonctionnent avec l’interface Windows 3.11 pour Worksgroup et possèdent au moins Word Perfect, Word, Netscape, une adresse électronique (e-mail).
Le CCF n’a pas d’autres bases de données qu’Internet et un Minitel réservé à l’usage du personnel. Il ne possède pas non plus de scanner.
Les moyens audiovisuels sont constitués d’un poste de télévision, d’un moniteur, d’un magnétoscope, du matériel nécessaire pour effectuer le montage de films, d’un vidéoprojecteur et de deux projecteurs de cinéma 16mm installés dans le théâtre universitaire.
Le CCF reçoit les chaînes du câble et dispose d’une antenne parabolique lui permettant de capter TV5 international, Arte, Canal + international, et les radios publiques françaises (France Inter, France Info, France Culture, etc.). Il y a aussi des lecteurs de cassettes utilisés par les chargés de cours, et une chaîne hi-fi. Par ailleurs, l’université met à disposition des postes de télévision et des magnétoscopes pour les cours du CCF.

Liens avec l’Ambassade

Du point de vue juridique et administratif, le Centre Culturel Français dépend de l’Ambassade de France à La Haye.
Les grands champs de l’action du CCF sont définis en tenant compte des orientations générales dictées par l’Ambassade et le Ministère français des Affaires étrangères. Les différents instituts français implantés aux Pays-Bas : la Maison Descartes d’Amsterdam, l’Institut Français de La Haye, le Centre Culturel Français de Groningue, l’Alliance Française de Rotterdam, auxquels s’ajoutent d’autres Alliances Françaises réparties sur le territoire néerlandais, informent l’Ambassade et les autres instituts français des Pays-Bas de leurs projets, et rendent compte des actions menées. L’objectif est de disposer d’un réseau cohérent, où tous suivent la même ligne directrice et essaient de pratiquer le plus possible la coopération. Par exemple, les intellectuels invités par la Maison Descartes donnent parfois par la même occasion une conférence à Groningue, grâce à la coopération entre la Maison Descartes et le CCF de Groningue.
Les personnels de l’Ambassade sont chargés de réfléchir aux divers aspects des relations établies entre les deux pays, qu’il s’agisse de la coopération universitaire, des questions linguistiques… . Ils ont aussi pour mission de donner une impulsion à des projets dans les instituts français du réseau, et d’aider ces derniers à réaliser certaines de leurs actions.
L’Ambassade compte en particulier des attachés linguistiques et une personne chargée de la coopération universitaire.
En outre, elle emploie un informaticien chargé de régler les problèmes informatiques, et responsable de la maintenance du réseau et de la mise à jour du site Internet de l’Ambassade.
Il peut, en fonction des demandes, se déplacer dans les instituts français des Pays-Bas pour y former à l’utilisation de l’informatique.

Liens avec l’université de Groningue 

Le Centre Culturel Français de Groningue est une structure intégrée à l’université : il est hébergé gratuitement dans les locaux de la faculté de Lettres. Les charges d’exploitation sont assumées par l’université. Des salles sont mises à la disposition du CCF pour ses cours, le ciné-club et certaines manifestations culturelles ponctuelles.
Le personnel est en partie pris en charge financièrement par l’université. De plus, l’aide-bibliothécaire travaille à mi-temps pour le CCF et à mi-temps pour la bibliothèque universitaire de Lettres.
Le CCF est connecté gratuitement au réseau informatique de l’université, qui s’occupe de l’installation et de la maintenance matérielles et logicielles. D’autre part, le service informatique de l’université propose aux employés du CCF de suivre des stages de formation à l’utilisation de l’informatique, destinés au personnel de l’université.
Le CCF participe à la vie de l’université, d’une part par ses interventions dans certains cursus (français, droit, communication), d’autre part par la présence de sa bibliothèque et de son service de documentation. Ses collections d’ouvrages et de CD sont intégrées dans le catalogue informatisé des bibliothèques universitaires de Groningue.
Le CCF entretient des relations privilégiées avec l’une des bibliothèques universitaires : la bibliothèque de Lettres, avec laquelle il souhaite rechercher la meilleure coopération et la plus grande complémentarité possibles. Cette bibliothèque fournit au CCF un mi-temps d’aide-bibliothécaire. Elle autorise l’inscription de l’aide-documentaliste, qui n’est pourtant pas employée par l’université, aux stages de formation destinés au personnel des bibliothèques universitaires, à des tarifs préférentiels. Enfin, sa directrice est prête à aider le CCF dans son travail de réflexion sur sa bibliothèque et son service de documentation.

Les autres bibliothèques de Groningue

Les Pays-Bas bénéficient d’une grande richesse en bibliothèques, tant par la quantité que par la qualité. La ville de Groningue, capitale du nord du pays, est très bien dotée. On y trouve des bibliothèques de deux types : des bibliothèques rattachées à l’université et une bibliothèque municipale. Les unes comme l’autre sont riches, installées dans des lieux récents conçus pour des bibliothèques, et dotées d’équipements modernes.
La bibliothèque universitaire de Groningue est l’une des plus anciennes des Pays-Bas, avec celles de Leyde, Amsterdam et Utrecht. Ses collections sont donc très volumineuses.
Elles couvrent tous les domaines,et la plupart ne sont pas directement accessibles au public du fait de leur importance. Elles sont stockées dans des magasins, et peuvent être empruntées à la demande, excepté les volumes rares.
La bibliothèque universitaire de Groningue réunit la bibliothèque centrale, les bibliothèques des facultés et les bibliothèques d’instituts. Elles sont au nombre de treize. Il s’y ajoute des bibliothèques d’écoles, par exemple la médiathèque de l’école de commerce (Hanzehogeschool).
Même si elles conservent une grande part de liberté, ces bibliothèques travaillent en association. Les collections n’ont pas le même usage : la bibliothèque centrale conserve les volumes anciens et s’équipe en titres de référence tandis que les autres bibliothèques, dégagées de la fonction de conservation, acquièrent des documents directement liés aux programmes d’enseignement actuels. Les bibliothèques centrale et facultaires entretiennent beaucoup de liens. Le système de prêt et de gestion du catalogue est commun et centralisé à la bibliothèque centrale. Les contacts sont nombreux pour les achats et les abonnements, dans le but de constituer des collections complémentaires. Les bibliothèques universitaires essaient d’éviter au maximum les doublons ; elles préfèrent avoir une plus grande diversité de titres en un seul exemplaire (ce qui pose des problèmes aux utilisateurs s’agissant d’ouvrages très utilisés par les étudiants).
Les bibliothèques universitaires néerlandaises suivent la même classification (cf annexe I).
Elles se consultent donc pour régler les choix d’indexation des ouvrages.
Pour les acquisitions, les bibliothèques de l’université de Groningue font beaucoup appel aux professeurs, qui se regroupent par disciplines pour donner une liste de propositions d’achats.
Les bibliothèques opèrent ensuite un choix, en fonction de leur politique de collection et des recherches de titres qu’elles effectuent elles-mêmes.
Les bibliothèques universitaires sont organisées en réseau. Elles ont un catalogue commun en ligne (OPAC) que le public peut consulter soit à partir de terminaux réservés à cet usage et situés dans les différentes bibliothèques, soit à partir de n’importe quel ordinateur de l’université via le serveur. Le niveau d’informatisation des bibliothèques néerlandaises est très élevé, grâce au Centre Pica, centre pour l’informatisation des bibliothèques créé en 1969 par quelques bibliothèques du pays (bibliothèque Royale et cinq bibliothèques universitaires). Le réseau Pica, de
dimension nationale, permet le catalogage partagé aboutissant à un catalogue collectif, le prêt entre les bibliothèques du réseau. Le Centre Pica aide également au développement de systèmes informatiques pour les acquisitions, le bulletinage… Le catalogue commun regroupe donc les collections de nombreuses bibliothèques des Pays-Bas, qu’il s’agisse de bibliothèques universitaires, de bibliothèques de recherche ou de bibliothèques municipales importantes. Les travaux de développement consistent désormais à tenter d’élargir le système à une dimension européenne, de façon à permettre la fourniture de documents électroniques provenant de différents pays européens.
Les collections sur la France que proposent certaines des bibliothèques de l’université de Groningue sont dans l’ensemble riches, mais inégalement réparties. La bibliothèque centrale et la bibliothèque de Lettres ont la majorité des collections sur la France. Ces volumes couvrent majoritairement les domaines de la littérature, de l’histoire et de l’art. Dans ces disciplines, les collections sont assez complètes. Dans d’autres, elles le sont beaucoup moins : par exemple dans les secteurs du droit, de l’économie, des sciences politiques, de la société française actuelle.
Un cas particulier est celui de la médiathèque de l’école de commerce (Hanzehogeschool).
Certaines filières de cette école sont d’intérêt international, de sorte que les étudiants peuvent avoir à s’intéresser à la France. L’école propose d’ailleurs un enseignement du français. Dans cette bibliothèque, contrairement aux autres, tous les ouvrages sur la France sont regroupés dans la même section quel que soit le sujet. D’autre part, la collection sur la France est de faible importance. On préfère inciter les étudiants à aller rechercher de l’information « vivante » sur les bases de données (Internet principalement), plutôt que d’acquérir des monographies.

Le réseau documentaire des Affaires étrangères aux Pays-Bas

Il était constitué principalement de trois centres documentaires distribués sur le territoire néerlandais : à Amsterdam, à La Haye et à Groningue. L’Institut Français de La Haye a fermé ses portes en juillet 1997. En revanche, un important centre de documentation spécialisé dans la langue et la culture françaises est en cours de création à Utrecht, dans les bâtiments de l’université ; il doit entrer en activité à l’automne 1997.
Le centre documentaire de la Maison Descartes à Amsterdam constitue la tête du réseau documentaire français aux Pays-Bas, car il possède les collections les plus importantes, les moyens financiers les plus conséquents et le personnel le plus professionnel (en particulier une conservatrice de bibliothèque y est employée). Mais il n’existe pas véritablement de réseau documentaire français pour les Pays-Bas ; aucun échange n’a lieu entre ces centres documentaires, sinon la transmission, par la Maison Descartes, d’enregistrements des conférences données à Amsterdam, ou de documentations dont elle n’a plus l’usage et que les autres centres ne peuvent se procurer par manque de moyens financiers. Aucune réunion de concertation n’a jamais lieu entre les personnels des centres de documentation français aux Pays-Bas.
Le centre documentaire de la Maison Descartes à Amsterdam dispose de moyens importants au regard de celui de Groningue, sur le plan des finances, du personnel et des locaux.
Depuis sa rénovation achevée au printemps 1996, il dispose de plusieurs pièces bien identifiées : une bibliothèque, une salle de lecture, un espace de journaux et une salle de documentation. Outre la conservatrice, professionnelle venant de France, une documentaliste et une bibliothécaire y travaillent à mi-temps. Un ordinateur multimédia est destiné au public ; il permet la connexion à Internet, l’accès à des bases de données (telles que Francemonde ou localement à celles réalisées par la Maison Descartes sous le logiciel BCDI) et la consultation de cédéroms ; la bibliothèque dispose en outre de quatre ordinateurs Pentium installés en réseau (sans serveur).

L’AUDIT

Objectifs et choix méthodologiques

Objectifs de l’audit 

Il s’agit de comprendre la situation dans laquelle se trouve le Centre Culturel Français de Groningue à divers points de vue : liens avec différents éléments de son environnement (professeurs universitaires, professeurs de l’enseignement secondaire, bibliothèques voisines), caractéristiques des bibliothèques alentour, objectifs de développement choisis par le CCF, directives et appui en provenance du réseau français aux Pays-Bas, capacités financières, capacités humaines. En bref, il s’agit de faire le point sur les atouts, les handicaps et les obligations de toutes sortes, afin de pouvoir, dans un deuxième temps, proposer les solutions les plus adaptées à la situation.

Choix méthodologiques

Une partie des données a été restituée dans la deuxième partie de ce rapport, qui donne une idée de l’environnement dans lequel se trouve le CCF de Groningue. Elles ont été recueillies essentiellement par la consultation de données existant au CCF (concernant l’Ambassade notamment), grâce à des échanges avec le directeur et le secrétaire général du CCF, grâce à des entretiens avec des personnes travaillant dans diverses bibliothèques, et par des observations personnelles.
D’autres données sont indispensables pour l’analyse. Il s’agit d’une part des données sur le fonds et le fonctionnement du centre de documentation et de la bibliothèque du CCF de Groningue ; d’autre part de l’appréciation portée sur le CCF par le public et des besoins de celui-ci.

Table des matières
Introduction : le sujet d’étude et ses enjeux 
I. La problématique 
1.1. Le Centre Culturel Français
1.1.1. Missions du CCF
1.1.2. Structure : moyens humains et matériels
1.1.3. Liens avec l’Ambassade
1.1.4. Liens avec l’Université de Groningue
1.2. La mission du stage : objectifs et contexte
II. Connaissance du terrain 
2.1. L’observation du fonctionnement du CCF en interne
2.2. Le système universitaire et l’université de Groningue
2.3. Les partenaires actuels du CCF pour la bibliothèque : 14 le département de RTC et la bibliothèque universitaire de Lettres
2.4, Les autres bibliothèques de Groningue
2.5, Le réseau documentaire des Affaires étrangères aux Pays-Bas
2.6, Les priorités fixées par l’Ambassade, et le soutien à en attendre
III. L’audit 
3.1, Objectifs et choix méthodologiques
3.2, Observation du fonds et du fonctionnement de la bibliothèque  et du centre de documentation
3.3, Les entretiens
3.3.1. Guide d’entretien
3.3.2. Résultats
3.4, Le questionnaire
3.4.1. La construction du questionnaire
3.4.2. La grille d’analyse
3.4.3. Le recueil des informations
3.4.4. Résultats
3.5. Synthèse des résultats
IV. Les objectifs majeurs dégagés 
4.1. Le public
4.2. Les collections et la documentation
4.3. L’espace
4.4. Le fonctionnement
4.5. La « publicité »
V. Propositions pour la bibliothèque et le service de documentation 
5.1, Réaménagement de l’espace
5.2, Propositions pour la bibliothèque
5.2.1. Politique pour les collections
5.2.2. Proposition de classification pour les livres
5.2.3. Répartition du travail pour les acquisitions futures
5.2.4. Développement du multimédia
5.3, Propositions pour le service de documentation
5.3.1. La mise à disposition des documents au public
5.3.2. Le développement d’Internet
5.4, La question des liens avec les autres bibliothèques du réseau des Affaires étrangères aux Pays-Bas
VI. Réflexions pour une meilleure insertion des fonctions informatives  du CCF dans l’université
6.1. Le CCF et la coopération universitaire : un chantier nécessaire
6.2. Resserrer les liens avec le département RTC : comment intégrer l’utilisation du CCF dans les cours de français ?
6.3.Etablir des liens avec les autres départements
6.4. Se faire connaître : comment ?
6.5. Participer à des grands projets universitaires
Conclusion 

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