Quelles solutions de mise en avant des archives patrimoniales peuvent-elles être envisagées ?

Archives virtuelles

Cette autre application des TIC aux archives se rapproche assez des problématiques des bibliothèques numériques, et dans une certaine mesure, des muséographies virtuelles. En effet, on est bien là dans la volonté de virtualiser les documents d’archives, de les dématérialiser.
Il n’existe pas de réelle définition des archives virtuelles. Toutefois, de par les constats qui ont été faits suite à l’analyse de divers sites, on peut dire que les archives virtuelles sont des sites internet mettant à disposition de l’usager, ici l’internaute, des contenus numérisés, issus de fonds émanant d’archives historiques. La nature des documents est variable, autant que peut l’être la nature d’un fonds d’archives ; on retrouve donc aussi bien des manuscrits que desmonographies, ou encore des photographies.
Une rapide recherche via Google de l’expression archives virtuelles illustre la quantité de sites dédiés à la reproduction numérique et à la mise en ligne de documents relevant d’archives historiques. Après une rapide analyse des premiers résultats, on constate que ces sites dépendent aussi bien de services publics que privés. Par ailleurs, il apparaît clairement que ces archives numériques dépendent généralement d’un service d’archives physiques.
Cette constatation parvient à démontrer qu’une volonté de dématérialiser ne s’accompagne pas d’une destruction des fonds physiques au profit du virtuel ; les archives physiques sont toujours conservées par les établissements, accompagnées parfois d’une mise à disponibilité au grand public.
Il est bon de clarifier au préalable cette notion d’archives virtuelles. On entend par ce terme l’ensemble des documents ayant un support physique qui ont été numérisés, mais aussi les archives informatiques, c’est-à-dire les documents dont la source est strictement virtuelle. Ces archives sont accessibles par un support informatique, et donc par ordinateur.
Le passage à la création d’archives virtuelles peut avoir plusieurs enjeux, et des contraintes également. En s’appropriant l’immense potentiel des technologies de l’information, mais aussi d’internet, les archivistes, mais aussi les bibliothécaires et les documentalistes, vont contribuer à créer une société de l’information, et surtout un accès libre à cette information. Il s’agit donc de donner à leur public les outils adéquats pour une production, une gestion et un accès libre et démocratisé à l’information.
De même, l’aspect de la conservation du patrimoine vient renforcer cette optique de libre accès : la numérisation de certains documents, rendus trop fragiles suite au vieillissement des matières, pallient à l’impossibilité de les rendre accessible au public. La numérisation du document, par le biais de la dématérialisation, le rend donc pérenne et consultable au plus grand nombre.

TIC et musées

Cette problématique peut elle aussi s’appliquer à l’Institut, de par l’existence de son musée. Par ailleurs, elle se rapproche de la problématique des archives virtuelles, dans le sens où l’on se retrouve clairement dans une problématique liant patrimoine et TIC.
Le but attenant à la création d’une muséographie virtuelle est identique à ceux relevant des archives virtuelles, ou encore des bibliothèques numériques par extension. En effet, on retrouve toujours cette volonté de mettre les TIC au service du patrimoine, afin d’élaborer une diffusion libre de l’information au plus grand nombre. Avec le développement et la démocratisation d’Internet, réaliser une telle volonté est possible. Elle demande cependant de considérer toute une série de préalables à cette entreprise. On retrouve, ici aussi, la problématique de la numérisation d’un fonds physique.
Evidemment, et encore davantage que pour les archives numériques, il n’est pas question de virtualiser le fonds pour le détruire.
Le musée n’est pas un lieu figé : cela s’est déjà démontré dans le passé. Le musée évolue, pas forcément dans les collections qu’il va donner à voir, mais dans sa mise en scène, la muséographie. Ainsi, au début du XXe siècle, les musées vont subir de nombreuses critiques, de par une exposition des collections trop chargée. Ainsi que le dira L. Réau, historien de l’art, « Si les musées sont un mal, il faut donc admettre qu’ils sont un ‘mal nécessaire’. Ne pouvant abolir cette institution déjà séculaire, ne vaut-il pas mieux, plutôt que de s’acharner contre elle, la fortifier par d’utiles réformes ?10 » Il s’en suivra, à partir de 1920, une évolution de la mise en scène des collections, vers des expositions beaucoup plus aérées.
Il est évident qu’avec le développement d’Internet, qui a déjà révolutionné l’industrie de la musique et le monde des médias, les musées doivent s’approprier ce nouvel outil pour assurer leur évolution, et ne pas redevenir un « mal nécessaire », comme c’était le cas en 1903.
Les muséographies virtuelles sont donc sujettes à un développement constant ; de plus en plus fréquemment, les musées vont disposer d’un site Internet, sur lequel on retrouve des informations d’ordre pratique (horaires, tarifs, adresse…). A ces informations s’ajoutent également, la plupart du temps, un accès aux collections du musée. La typologie de ces accès va différer de façon substantielle d’un site à l’autre. Mais dans tous les cas, l’effet recherché est le même : rendre l’accès libre aux collections possible.

Caractéristiques des fonds traités pendant la mission

La première étape des préalables à la réalisation de la mission est une analyse des fonds à traiter. Une fois la nature des fonds établis, il sera plus aisé de déterminer quel traitement il faudra leur appliquer. Par ailleurs, cette réflexion peut, à terme, se reporter sur la totalité des fonds, y compris ceux que le manque de temps aurait pu laisser de côté.

Archives

Archives historiques

Les archives historiques peuvent être distinguées en plusieurs fonds. Ces fonds privés, non clos, ne représentent qu’une partie des archives historiques de l’Institut. Ils ont par ailleurs subi un classement en 1998, par une précédente stagiaire.

Correspondance de la Direction

Ce sont les documents produits par la direction de l’Institut Pasteur de Lille de 1894 à 1944 et les archives des services annexes, et qui ont été conservés jusqu’à leur cessation d’activité dans les années 1950.
Ces archives sont essentiellement des archives administratives (correspondance, documents comptables, de gestion des crédits, documents relatifs aux recherches de financement, procès verbaux, etc.). Elles reflètent de façon fidèle l’histoire et l’évolution administrative mais aussi scientifique de l’Institut.
Pour saisir la portée de l’intérêt historique de ces fonds, une analyse rapide s’impose. De 1895 à 1944, deux directeurs se succèdent à la tête de l’IPL. Albert Calmette est appelé en 1894 et recommandé à Gery Legrand, Maire de Lille, par Louis Pasteur et Emile Roux pour diriger le nouvel Institut. Il restera à ce poste jusqu’en 1926 et, de 1919 à cette date il sera également sous-directeur de l’Institut Pasteur de Paris. La correspondance de Calmette est considérable, notamment auprès des Ministères et des organismes nationaux et locaux. Ces fonds sont un véritable témoignage de l’importance de son travail, et il a permis à l’IPL d’acquérir rapidement un rayonnement international.
Après lui, Louis Marmier, sous-directeur de 1919 à 1926, devient directeur de l’Institut, et ce jusqu’à sa mort en 1944. Peu de correspondance subsiste de cette période, et cette absence témoigne du manque de rigueur adopté dans la gestion et l’administration de Louis Marmier en tant que directeur de l’IPL. La plupart des tâches administratives furent déléguées, à cette période, à M. Woehrel, Administrateur de l’Institut. Ce dernier démissionnera d’ailleurs en 1926, déçu de la gestion administrative de Louis Marmier.

De l’analyse de ces documents ressort plusieurs thèmes intéressants

Le rayonnement international de l’Institut : il est perçu par la correspondance avec les ministères, et notamment celui des Affaires Etrangères qui sert d’intermédiaire aux commandes de sérums et vaccins des pays étrangers tels que l’Inde, la Chine, Cuba et les colonies.
– Les demandes de financement : ces demandes permettent d’évaluer l’ampleur des démarches entreprises pour construire l’Institut. Le financement dédié à la fondation de l’Institut a par ailleurs été soigneusement étudié : l’IPL disposait d’une subvention de 35.000 F. garantie par la ville de Lille par contrat, et ce pour une durée de 10 ans. En échange de cette subvention, il devait fournir les sérums et vaccins nécessaires aux hôpitaux et dispensaires et aux médecins en faisant la réquisition.
La Station expérimentale d’épuration de la Madeleine : mise en place en 1904, elle devait traiter les 500m3 d’eau d’égouts que rejetait la ville de la Madeleine chaque jour. Calmette, en créant cette station d’épuration, fait surgir en France une industrie sanitaire nouvelle.
Le dispensaire Emile Roux : ce dispensaire est le second fondé en Europe, après celui d’Edimbourg. La seule ville de Lille (200.000 habitants) comptait à l’époque près de 6000 indigents tuberculeux. Il fut un modèle pour plusieurs villes du Nord comme Douai, Cambrai et Valenciennes.

La photothèque : un cas particulier

Le cas de la photothèque est un peu particulier. On est là aussi dans les fonds d’archives gérés par le service communication.
Toutefois, le service a décidé de créer une photothèque en 1996, pour faciliter l’accès aux photographies, ainsi que leur utilisation pour la réalisation de publications. Les photographies relevant du patrimoine historique ont d’abord été classées, puis intégrées dans un local dédié, destiné à devenir la photothèque physique de l’Institut.
Par la suite, le fond a été enrichi par les photographies réalisées en interne. En effet, le service documentation est le principal créateur de documents et de publications relatifs à l’Institut. Citons évidemment les publications EnVie de Savoir et Signes de Vie. Mais il est aussi en charge de la création des plaquettes promotionnelles de l’Institut. De même, il réalise régulièrement des ouvrages destinés au grand public, comme le livre EnVie de Santé dans l’Assiette, publié en 2006, conjointement avec le service nutrition de l’IPL.
Ces réalisations, et les photos prises pour leur illustration, viennent évidemment grossir le fonds de la photothèque en s’ajoutant à l’existant. De sorte que le service a éprouvé le besoin de mettre en place une solution d’informatisation afin d’optimiser le classement de ce fonds, ainsi que la recherche.
Une partie de la photothèque donc a été mise à disposition sur le site intranet de l’Institut Pasteur à partir de 2003. Le fonds de cette photothèque en ligne est varié, puisqu’il comprend à la fois des photographies anciennes, relevant du patrimoine historique de l’Institut, et d’autres plus récentes, tirées des reportages réalisés pour les publications du service. Le but de cette photothèque est de proposer aux membres du personnel un fonds photo relatif à l’Institut, qui peut leur permettre d’illustrer un document par exemple. Cette photothèque en ligne est accessible uniquement sur identification.
Il est apparu qu’une mise à jour de cette photothèque n’avait pas été réalisée depuis un certain temps maintenant. En parallèle, le fonds photo de l’Institut a considérablement augmenté, puisque régulièrement, des photos sont prises pour illustrer les événements et autres manifestations ayant lieu à l’IPL, ou auquel il participe.
Il a donc été décidé, conjointement par le service et moi-même, que si le fonds documentaire de la photothèque appartenait au service communication, au même titre que les archives historiques et du service, je ne me chargerais pas de le traiter. En effet, la quantité des fonds aurait demandé beaucoup de temps de traitement. Par ailleurs, ce fonds n’a subi au préalable aucun classement, aucun tri, contrairement aux archives historiques. Le classement des fonds ne relevant pas réellement de ma mission de stage, et face à la quantité conséquente de documents, le service communication a décidé de mettre en place un projet dédié à la photothèque, et de se tourner vers les différentes solutions proposées dans le commerce en matière de logiciels de photothèque.

Bilan des réponses

L’analyse des diverses réponses m’a conforté dans les premières idées que j’avais déjà. Toutefois, plusieurs points se sont nettement dégagés.

Archives : les usages du service

Les recherches au sein des archives historiques sont rares, voire inexistantes. En effet, le fond n’étant pas répertorié, les membres du service ne savent précisément pas ce qu’il contient.
Il existe au sein du service communication des « garants » du savoir : en effet, les personnes travaillant depuis plusieurs années à l’Institut et dans le service communication, ont pu travailler de façon ponctuelle au musée ou encore produire des documents ayant nécessité une recherche archivistique ; ils connaissent donc la nature de ces fonds historiques. Il est évident toutefois que le manque à gagner est réel : la méconnaissance des fonds et de leur richesse empêche par exemple la production de documents dédiés au patrimoine pasteurien.
Il est donc important de connaître le fonds pour le mettre en avant, que ce soit en interne, à destination du personnel de l’Institut, qu’en externe, au cours de manifestations ou d’opérations de communication auprès du grand public.
Il en va de même dans les archives internes : si l’usage de ces fonds se fait de façon plus fréquente, la recherche pourrait être plus performante. Malgré un système de classement pertinent qui évite une perte de temps au niveau de l’accès au document, le désir a été exprimé de pouvoir effectuer des recherches sur ce fonds, au même titre que sur le fonds historique. De même, les journaux créés par le service communication, qu’on pourrait rapprocher, de par leur nature aux archives administratives, doivent être inclus dans cet outil : en effet, régulièrement, les rédacteurs du journal doivent effectuer des recherches dans ces publications pour voir quels sujets ont déjà été traités, ou pour y trouver divers renseignements.
Si les fonds à traiter, par leur nature, sont différents, ils restent donc tous utiles pour le service communication.

Le système de gestion de base de données : quelles attentes ?

L’outil se doit donc de gérer, on l’a vu, plusieurs types de fonds. Cette particularité a été exprimée aux membres du service, afin de déterminer s’ils préféraient une gestion commune ou séparées de ces fonds. Mme Hermant, chef de service, a émis le souhait que les fonds soient traités ensembles, afin de pouvoir effectuer des recherches globales, tant sur le fond patrimonial que dans les archives plus récentes. Il s’agit avant tout de fournir un outil que le service communication pourra s’approprier, et permettant un traitement des différents types de fonds sur la même interface. Il doit être assez souple pour compter à la fois les fonds historiques et les fonds du service. Par ailleurs, concernant l’utilisation de ce SGBD, les membres du service ont été soucieux de la simplicité d’usage. En effet, ce ne sont pas des professionnels des archives, ni de la documentation. Ils n’ont donc pas les connaissances d’usage sur le traitement des archives, l’indexation des documents, etc. Ce sont pourtant eux qui reprendront les rennes de l’outil après mon stage, et qui continueront de saisir des notices.
Au regard de ses différents souhaits formulés, plusieurs solutions en matière de logiciels semblaient pertinentes. Toutefois, le peu de moyen alloué à la gestion des archives m’a fait me diriger instinctivement vers une solution gratuite, de type open source. Les questions posées à ma responsable de service ont confirmé cette impression : l’Institut ne disposait pas du budget pour acheter une solution payante. On sait par ailleurs que ces logiciels sont souvent onéreux.
Il a été clairement exprimé que cet outil devait pouvoir s’utiliser en réseau sur les machines du service (comptant à la fois des PC mais aussi des macs). Ainsi, chaque membre du personnel pourrait accéder à cet outil, y faire des recherches ou encore remplir des notices sans pour autant devoir changer de poste. Pour le moment, l’outil sera à l’usage du service seul, le temps de saisir un certain nombre de notices pour proposer une base plus importante dans la quantité de documents traités.

La gestion des archives : quelles améliorations ?

Ce thème n’est pas essentiel à la création d’un SGBD, mais il y est sensiblement lié. En effet, c’est du fait du manque de dynamisme de la gestion des archives que découle ce besoin du service à élaborer une solution SGBD.
La problématique de la création d’un local dédié a été discutée. En effet, si cette mesure paraît nécessaire, les membres du service ont soulevé la question du manque de place. Dans le même temps, avoir une personne s’occupant des archives permettrait un accès plus facile au document, plus rapide. Cela éviterait aussi de répartir une charge de travail supplémentaire sur les membres du service : ce sont en effet eux qui reprendront, quoiqu’il arrive, les rênes du SGBD à mon départ. Ils devront donc effectuer la saisie des notices, et poursuivre, le cas échéant, le classement des archives non traitées.
Si ces prises de solutions sont honorables, elles n’en demeurent pas moins prises sur le court terme. Il s’agira donc de réfléchir plus avant aux solutions applicables à long terme, permettant une dynamisation de la politique patrimoniale de l’Institut.

Table des matières
INTRODUCTION 
PREMIERE PARTIE : L’INSTITUT PASTEUR DE LILLE
1. L’histoire de l’Institut Pasteur de Lille
1.1. La fondation de l’Institut Pasteur de Lille
1.1.1. La création de l’Institut
1.1.2. Une construction chaotique
1.1.3. L’inauguration de l’Institut Pasteur de Lille
1.2. Un statut particulier
1.3. Des missions bien définies
1.3.1. Santé publique
1.3.2. Recherche fondamentale et appliquée
1.3.3. Expertise
1.3.4. Formation
2. Les particularités de l’Institut Pasteur de Lille.
2.1. La politique patrimoniale
2.1.1. Le musée, ses caractéristiques
2.1.2. Les archives historiques
2.2. Service documentation et traitement des archives
2.2.1. Le service documentation : un service complet et moderne
2.2.2. Les contradictions
2.3. Les différents fonds, leur nature
2.3.1. Définitions
2.3.1.1. Des archives historiques et scientifiques
2.3.1.2. Les archives de service
2.3.2. Conservation des archives historiques
DEUXIEME PARTIE : METHODOLOGIE, PREALABLES 
1. Exposé de la méthodologie adoptée
1.1. Traitement informatique des fonds : préalables
1.1.1. Définir le projet
1.1.2. Définir les fonds
1.1.2.1. Archives historiques
1.1.2.2. Archives du service
1.1.3. Définir les besoins
1.2. Vers une revalorisation des fonds : quelles pistes ?.
1.2.1. TIC et archives
1.2.1.1. Bases de données
1.2.1.2. Archives virtuelles
1.2.2. TIC et musées
2. Caractéristiques des fonds traités
2.1. Archives
2.1.1. Archives historiques
2.1.1.1. Correspondance de la Direction
2.1.1.2. Fonds Calmette
2.1.1.3. Fonds Guérin
2.1.2. Archives du service
2.2. Périodiques publiés par le service
2.3. La photothèque : un cas particulier
3. Analyse des besoins du service
3.1. Questionnaire interne
3.2. Bilan des réponses
3.2.1. Archives : les usages du service
3.2.2. L’outil de GED : quelles attentes ?
3.2.3. La gestion des archives : quelles améliorations ?
4. Préconisations préalables
4.1. Quels systèmes proposer ?
4.2. Quelles solutions de mise en avant des archives patrimoniales peuvent-elles être envisagées ?
TROISIEME PARTIE : LA MISSION ; ELABORATION D’UNE BASE DE DONNEES 
1. Les solutions envisagées
1.1. PMB, un logiciel libre
1.2. Cadic Intégrale, logiciel du service documentation
1.3. La solution PHP/MySQL
2. Structure de l’application
2.1. Les préalables à l’élaboration de la base
2.1.1. L’indexation des documents
2.1.2. La cotation des documents
2.2. Structure de la base SQL
2.2.1. Rappel des technologies utilisées
2.2.1.1. SQL
2.2.1.2. PHP
2.2.2. Structure de la base, des tables
2.3. L’application HTML/PHP
2.3.1. Formulaires de saisie
2.3.2. Formulaires de recherche
2.3.3. Affichage des résultats de recherche
3. Carnet de bord de l’élaboration
3.1. Rédaction des scripts simples
3.1.1. Difficultés rencontrées
3.1.2. Améliorations apportées
3.2. Intégration dans un environnement HTML
3.2.1. Maquette graphique
3.2.2. Le template CSS
3.3. Mise en réseau local
QUATRIEME PARTIE : VERS UNE POLITIQUE ARCHIVISTIQUE PLUS DYNAMIQUE 
1. Pérennité et développement de la base
1.1. Formation à l’utilisation et à la gestion de la base
1.1.1. Formation à l’utilisation de la base
1.1.2. Formation à la gestion technique
1.2. Vers une mise en réseau via l’Intranet de l’IPL
1.3. Evolutions à prévoir
2. Vers une politique archivistique concrète : préconisations
2.1. Politique archivistique
2.1.1. Création d’un local dédié à la conservation des archives
2.1.2. Information en interne, au sein du Campus
2.2. Actions concrètes : l’existant
2.2.1. Les ateliers Kid Campus
2.2.2. Les opérations de communications temporaires
2.3. Actions concrètes : quelques pistes
2.3.1. Exploitation des archives
2.3.2. Mise en place de partenariats
3. Tic, archives et patrimoine : un lien sensible
3.1. Automatisation des archives
3.1.1. Bases de données et logiciels documentaires
3.1.2. Les photothèques
3.1.2.1. Logiciels de gestions
3.1.2.2. Photothèques virtuelles
3.2. Archives virtuelles
3.2.1. Les contraintes, les enjeux
3.2.2. Vers un site dédié aux archives
3.2.2.1. L’exemple de l’Institut Pasteur de Paris
3.2.2.2. Quelles archives virtuelles pour Pasteur Lille ?
3.3. Vers une muséographie virtuelle ?
3.3.1. Enjeux et contraintes
3.3.1.1. Le développement des muséographies virtuelles
3.3.1.2. Usagers, usages
3.3.1.3. Contraintes
3.3.2. Solutions pour l’IPL
CONCLUSION 
BIBLIOGRAPHIE 
WEBOGRAPHIE 
TABLE DES ANNEXES 

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