Quel est le coût que représente le traitement de la paie dans les RH ?

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Externalisation vue par les salariés

Selon Thomas CHARDIN & Patrick BOUVARD1dans leur livre « Externalisation RH Guide pratique et questions clés » soutient que l’expression « externalisation des ressources humaines » peut s’assimiler à un vocable dur et agressif pour les salariés-citoyens ; elle est inévitablement connotée de manière négative : elle sonne comme expulsion, extradition, exclusion, etc., sans parler des amalgames avec d’autres pratiques – plus médiatisées – qui résonnent, elles, comme « délocalisation ».
Par ailleurs, ce qu’il ne faut pas oublier c’est que la plupart des gens sont plutôt réticents aux choses nouvelles. Dès qu’il y a un changement dans l’entreprise, tout le monde se demande quel serait l’impact sur leur situation. L’impact sera-t-il négatif sur leur poste actuel ou future. Dans ce cas, il faudrait mener une action qui rassurerait le personnel. En effet, le capital humain est primordial dans l’entreprise et son exploitation n’est pas possible si le personnel n’est pas en accord avec sa situation. Il s’agit alors d’informer le personnel le plutôt possible de la décision de l’entreprise vers l’externalisation. Expliquer aux salariés le fondement de base l’externalisation en soulignant que leurs avantages sociaux et leur situation ne changeront point sinon vont s’améliorer du fait que c’est l’expertise du prestataire qui sera exploitée par l’entreprise.

POURQUOI EXTERNALISER ?

Externaliser la gestion des ressources humaines peut relever d’un besoin de l’entreprise de mieux valoriser son capital humain de sorte que toute son énergie et son savoir faire soient consacrés à la performance de cette-dernière. Par ailleurs, l’augmentation du volume d’activité peut entraîner un besoin en personnel plus nombreux, ainsi que des compétences nouvelles et spécialisées (informaticien, juriste, fiscaliste, archiviste, payeurs et billettiste). De même, le gain de temps que permet l’externalisation des ressources humaines est très important dans la mesure où l’entreprise peut se dévouer totalement à son cœur de métier, pour une meilleure performance globale et avec le moins d’erreurs possibles.
La gestion des ressources humaines peut être problématique pour les entreprises du fait de toutes les tâches administratives souvent périlleuses qu’elle requiert : impôts, assurances vie, déclarations sociales, autorisations des organismes administratifs… autant de contraintes qui handicapent la performance de l’entreprise. Quelque soit la phase traversée, la maîtrise des ressources humaines est un facteur important pour l’entreprise.

Besoin en externalisation

Le besoin varie selon plusieurs critères de l’entreprise mais la principale motivation de l’externalisation est l’optimisation du temps.
Le besoin d’externalisation peut se résumer ainsi :
– Pour se concentrer sur ses compétences clés et son cœur de métier.
– Pour acquérir plus de souplesse en évitant d’investir dans des activités périphériques qui apporteraient de la rigidité à la structure.
– Lorsque la valeur ajoutée d’une fonction n’est pas suffisante pour devoir développer des compétences ad’hoc.
– Dès que la complexité du métier (évolution de la réglementation, compétences pointues…) nécessite l’embauche et le maintien coûteux de spécialistes.
En ayant recours à l’externalisation l’entreprise est sans crainte face à la complexité de l’environnement légal de la gestion des ressources humaines. De ce fait, les risques sociaux et juridiques sont limités. Par ailleurs, le prestataire dispose des outils et des indicateurs de performance que l’entreprise peut tout de suite exploiter. On peut dire alors que le client interne est satisfait.

Rationaliser les coûts et maîtriser les effectifs RH

Avec l’externalisation, les coûts variables deviennent des coûts fixes grâce à la tarification forfaitaire du prestataire. De ce fait, l’entreprise maitrise les ressources RH internes en supportant les variations de charges d’activité à l’externe. L’organisation est plus souple pour être ajusté car l’entreprise devient indépendante de la variation des effectifs de la direction des Ressources Humaines.

Se concentrer sur des activités RH à forte valeur ajoutée et rendre attractive l’organisation RH

L’externalisation permet à l’entreprise de repositionner la DRH comme un véritable partenaire des directions générales et encourager la Responsabilité Sociétale de l’Entreprise : la DRH est la direction garante des équilibres sociaux et du cadre de vie au travail. De ce fait la proximité collaborateur/manager est valorisée. Les responsabilités RH des managers sont plus faciles et des séries d’outils clés en main et des services aux managers sont fournis rapidement comme par exemple : libre-service pour les demandes de congés, formations, absences, heures supplémentaires.
Par ailleurs, les acteurs RH sont plus professionnels et engagés pour renforcer la gestion individuelle et collective des compétences comme anticiper les évolutions des métiers et des compétences indispensables au business, accompagner les individus dans l’évolution de leur métier et favoriser les trajectoires professionnelles et les mobilités en fonction des orientations business.
La qualité des services rendus est améliorée car les tâches administratives de la gestion des Ressources Humaines et les activités chronophages sont limités car ceux-ci sont déjà confiés au prestataire. L’image des Ressources Humaines dans l’organisation est donc valorisée car désormais la direction offre des métiers riches à forte valeur ajoutée et donneurs de sens pour les candidats internes et externes.

Accélérer la transformation et améliorer les processus RH

Libérée des activités chronophages, la fonction RH est mieux organisée car les rôles de chacun sont plus clairs et les outils et systèmes d’informations fiables et performants sont désormais à la disposition de l’entreprise.

Forces

En cette ère de technologie de l’information, l’outsourcing est devenu un terme bien connu.
L’externalisation est devenue une partie indispensable de l’entreprise moderne.
Le plus grand avantage de l’externalisation est l’économie considérable en coûts qu’elle engage. L’externalisation se fait à des sociétés où les frais de main-d’œuvre sont beaucoup plus faibles que l’entreprise principale. Par conséquent, la réalisation nette du revenu est beaucoup plus élevée. La main d’œuvre étrangère est souvent moins chère que le travail domestique. C’est ce que nous avons démontré en chapitre 3.
En outre, externalisation permet à la société d’utiliser des employés contractuels, et non des employés à temps partiel ou à plein temps. Cela conduit à une meilleure efficacité et réduction des coûts à long terme. En fait, il fait ressortir les meilleurs aspects d’une véritable économie de marché. Parallèlement, l’entreprise pourrait transformer les coûts fixes en coûts variables pour acquérir plus de flexibilité.
Comme il est souvent constaté, ce sont les tâches de routine sont externalisées, de ce fait cela permet de libérer les ressources et le temps de la société à développer les compétences de base ou même à ramifier dans de nouveaux secteurs et se consacrer davantage à la recherche et l’innovation ; Avec la mise à jour de son prestataire, l’entreprise réagit plus rapidement aux modifications de l’environnement .
Et finalement l’externalisation permet de mieux contrôler les flux de trésorerie car l’entreprise sait exactement quel est le prix de la prestation selon le contrat convenu.
L’analyse de la chaîne de valeur (outil de diagnostic permettant de décomposer l’entreprise en activités importantes) permettra d’identifier les activités de l’entreprise sources d’avantages concurrentiels et les activités qui ne créent pas de valeur ou même qui la détruisent. L’entreprise pourra grâce à cette analyse envisager l’externalisation ou pas. À noter que les TIC ont investi la chaine de valeur : réseaux informatiques, e-GRH, e-procurement mais aussi emarketing, SAV on line.

Faiblesses

Malgré les avantages ci-dessus, l’externalisation a des inconvénients, des limites et des risques : Nous pouvons, en premier lieu, le temps d’attente. Avec l’externalisation le temps de réponse est presque inévitable sur le travail exécuté. Ce délai peut se produire pour diverses raisons comme un manque de communication, incompréhension, mise en œuvre incorrecte ou inexacte etc. Parfois, le gestionnaire ne peut tout simplement de transmettre à l’entrepreneur qu’il désire.
Ensuite, comme l’entreprise a confié telle activité à son prestataire, elle pourrait en perdre le contrôle des opérations et des connaissances fondamentales. Il y a donc abandon d’un savoir-faire pour être dépendant par rapport au prestataire. Cela représente un risque du fait de l’irréversibilité de l’opération en cas de « réinternalisation » (ou backsourcing).
Finalement, avec l’externalisation il y a une diminution de la maîtrise des informations par la perte de la confidentialité et des risques sur fiabilité et la pérennité du partenaire externe choisi .

SOLUTIONS PROPOSEES ET RECOMMANDATIONS

Dans cette partie nous allons proposer des solutions et des recommandations pour les entreprises qui ont choisi l’externalisation. En effet, il se peut que l’entreprise rencontre des problèmes lors de non externalisation et les solutions proposées seront à adaptées avec la situation. Mais, il se pourrait également qu’avant même d’entrer dans l’externalisation, des recommandations sont à observer pour éviter des éventuelles pertes comme une perte de temps, une perte financière ou un manque à gagner… Il est évident que l’efficacité des solutions proposées dépend de la capacité de celui qui les met en œuvre mais également de l’engagement et de la disponibilité des moyens. Les recommandations sont pertinentes et constituent des solutions plus pratiques à mettre en œuvre.

RECOMMANDATION COMMENT EXTERNALISER

Dans ce chapitre, nous allons recommander des actions pour mener à bien le processus d’externalisation. En effet, des pièges peuvent exister quand les dirigeants décident d’externaliser. Mais ces pièges peuvent tout à fait être évités si les dirigeants en ont été avertis. Les différentes formes proposées sont données pour offrir un large choix de solution pour les dirigeants afin que ces derniers puissent les appliquer selon les besoins de l’entreprise.

Les étapes d’externalisation

Externaliser la paie pour une société qui a l’habitude de gérer ce traitement en interne depuis des années n’est pas une opération aisée. Il est donc primordial de la réaliser par étapes. En général, la première consiste à externaliser les moyens informatiques puis une fois cette opération réussie, les étapes suivantes peuvent être envisagées.

Externaliser les moyens informatiques

Il s’agit du tout premier niveau d’externalisation, appelé aussi « infogérance ». Les prestations associées sont : l’infogérance de l’application paie et des bases de données associées, la maintenance applicative ou encore la maintenance du réglementaire. En règle générale, l’entreprise fait appel à un fournisseur de service d’application (aussi appelé fournisseur d’applications hébergées) qui lui fournit des logiciels ou des services informatiques via un réseau, Internet en général. A cela l’organisation peut ajouter ce que l’on appelle une tierce maintenance applicative (TMA) qui vise à garantir la maintenance des logiciels d’une entreprise par un prestataire de service extérieur.
Par ailleurs, parmi les diverses formes d’externalisation envisageables, les solutions en mode SaaS (Software as a Service) présentent des caractéristiques particulièrement intéressantes aux yeux des décideurs : coût moindre, simplicité d’utilisation, ergonomie, temps d’implémentation réduit. Le mode SAAS permet à l’entreprise de s’affranchir des contraintes liées à l’hébergement et aux logiciels. Il permet à l’entreprise d’accéder à distance à des applications hébergées. L’éditeur de la solution fournit les moyens et le fournisseur de service propose, dans le cadre d’un abonnement, la fonctionnalité intégrée et gérée à ses clients qui l’utiliseront.

La co-production

C’est l’étape naturellement envisagée par les entreprises, une fois l’externalisation des moyens informatiques réalisée. Il s’agit du niveau au service le plus demandé sur le marché car il permet à l’entreprise de se délester de la maintenance légale du réglementaire voire de la maintenance conventionnelle. Une aubaine pour l’entreprise soumise aux incessantes évolutions réglementaires en matière de gestion de la paie. La co-production ajoute donc à l’obligation de moyens, celle liée aux résultats sur les opérations de maintenance légale et conventionnelle. A ce titre, les prestataires en charge de l’externalisation doivent disposer d’une assurance permettant de couvrir les risques financiers encourus par l’entreprise en cas de contrôle, par exemple. A noter que le prestataire peut également prendre en charge la production des déclarations sociales (mensuelles, trimestrielles et annuelle) ainsi que les opérations d’édition, de mise sous pli et d’envoi des bulletins de salaires.
Ces dernières sont également chevillées à une obligation de résultats. Une PME d’environ 300 salariés peut, dans un premier temps, se contenter d’externaliser ses moyens informatiques en confiant les prestations d’hébergement, de maintenance applicative auprès de son éditeur ou d’un tiers. Elle pourrait également confier à celui-ci les opérations d’édition des bulletins, de mise sous plis, d’envoi (papier ou électronique) et d’archivage .

Table des matières

Partie 1 : Description de l’externalisation des RESSOURCES HUMAINES
Chapitre 1 : Qu’est-ce que l’externalisation ?
Section 1. L’externalisation est une stratégie d’entreprise
Section 2. Comment déterminer si une activité RH est transférable ou non ?
Chapitre 2 : Contexte de l’externalisation dans l’entreprise
Section 1. Externalisation vue par les salariés
Section 2. L’externalisation vue par les dirigeants
Partie 2 : Analyse
Chapitre 3 Pourquoi externaliser ?
Section 1 Besoin en externalisation
Section 2 Quel est le coût que représente le traitement de la paie dans les RH ?
Chapitre 4 : Diagnostic
Section 1 : Diagnostic de l’environnement
Section 2 : Diagnostique interne
Partie 3 Solutions proposées et recommandations
Chapitre 5 : Recommandation Comment externaliser
Section 1 : Les étapes d’externalisation
Section 2 : Limites de l’externalisation
Chapitre 6 : Comment accompagner la démarche ?
Section 1 : Quels sont les pièges à éviter ?
Section 2 : Quel est l’avenir de l’externalisation à Madagascar?
Conclusion de la partie
CONCLUSION
WEBOGRAPHIE
BIBLIOGRAPHIE

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