Qualité des cédéroms correspondant aux publications à mise à jour papier

Les éditions numériques juridiques

Les éditeurs juridiques ont adopté une nouvelle stratégie en se lançant dans l’édition électronique car le support numérique assure une meilleure qualité de mise à jour.
Les principales maisons d’éditions concernées comme Dalloz, Lamy, Juris-classeur et les Editions
Législatives envoient régulièrement leurs cédéroms en test à la BPI. Ces cédéroms sont élaborés à partir des publications papier, ils reprennent donc souvent l’intégralité des textes. Ces cédéroms, conçus avant tout pour un public professionnel, sont crées dans le but d’offrir enfin une documentation organisée et facilement accessible. Dans son dossier d’étude de DESS d’Informatique documentaire, Sabine Guilhot de Lagarde 9 explique que, pour les éditeurs, «les cédéroms s’inscrivent naturellement dans leur recherche de mise à jour complète et rapide ». Elle cite comme avantages le «confort d’utilisation » et le «gain de stockage appréciés des clients. » Un autre avantage de l’édition électronique réside dans la baisse des coûts de production car les coûts du papier, de l’impression et de la reliure sont évidemment supprimés. Sabine Guilhot de Lagarde ajoute que «les chiffres d’affaire en hausse dans le secteur de l’édition électronique juridique confortent l’orientation des éditeurs qui se sont lancés les premiers sur le créneau, et incitent les autres à rattraper le retard.
[…] L’édition électronique est la source principale de leur croissance présente et future. Ils investissent donc actuellement, tant dans la production de cédéroms que dans la constitution de bases de données en ligne. »On comprend donc que la voie de l’édition numérique est en plein essor.
En outre, les éditeurs juridiques ont aujourd’hui recours à un autre type d’édition : l’édition en ligne. Les éditions Lamy et les Editions législatives proposent ainsi leurs ouvrages en texte intégral sur Internet. 11 En médecine on peut trouver certains traités dei -y l’Encyclopédie Médico-chirurgicale en ligne. L’édition en ligne semble offrir plus
d’avantages que les cédéroms, selon Frédéric Dempuré qui explique la différence entre les i T cédéroms et les bases en ligne, dans un article concernant l’édition juridique électronique.
Pour lui, internet serait plus avantageux car les bases en ligne « garantissent une plus grande régularité dans la mise à jour. » Il est vrai que les délais de mise à jour son beaucoup plus courts sur le web. La bibliothèque n’a pas besoin d’attendre la réception du cédérom puis son installation.
Cependant, les sites Internet posent quand même quelques inconvénients : on court le risque de voir disparaître les documents du jour au lendemain, de voir l’adresse changer. Pour le moment, expose Laure Cédelle,14 on ne peut regarder Internet comme un outil totalement fiable car on risque « de voir disparaître des documents du jour au lendemain […] il faut toujours vérifier la date de mise à jour du site. » L’abonnement à des sites internet demanderait au service des documents électroniques un travail constant de veille. De plus, la BPI ne peut donner accès à des sites qui contiennent de multiples liens hypertextes. Le nombre de liens extérieurs contenus dans le site est un critère de sélection pour le service des documents électroniques. En effet, les liens pourraient donner la possibilité à l’usager de «s’évader » du site en cliquant de lien en lien. La BPI ne pourrait donc plus contrôler la qualité des sites visités par ses usagers..

Apports et contraintes pour la bibliothèque

Les cédéroms sont donc la nouvelle ressource des éditeurs qui tentent de séduire les bibliothèques à travers leurs brochures publicitaires. En effet, toutes signalent le soulagement qu’apporteraient les documents numériques dans le travail de mise à jour. Le slogan le plus utilisé pour expliquer les facilités de recherche et de mise à jour est « un simple clic suffit ! »La BPI y trouverait donc deux avantages majeurs : réduction du temps passé aux mises à jour et amélioration de la qualité des documents. En effet, pour effectuer une mise àjour informatique, il suffirait juste de remplacer l’ancien cédérom par le nouveau. La manipulation serait donc extrêmement simplifiée par rapport à certains classeurs papier dont l’organisation est très complexe. Cependant, les brochures publicitaires ne font pas mention des divers problèmes techniques qui peuvent survenir lors des mises à jour électroniques : retard de réception du cédérom, dysfonctionnement du matériel, incompatibilité des systèmes informatiques car il est déjà arrivé que des mises à jour deviennent inutilisables à cause d’un changement soudain de configuration. Il convient donc de nuancer l’offre utopique des éditeurs.
Néanmoins, il est vrai qu’avoir moins de mise à jour à effectuer quotidiennement permettrait de mettre davantage l’accent sur le contrôle des classeurs. De plus, l’édition numérique empêche tout vol de feuillet, et tout déclassement, ce dont souffrent la majorité des classeurs. Pour s’approprier les informations désirées, l’usager pourrait avoir une imprimante à sa disposition, si les droit de reproductions ont préalablement été négociés avec les éditeurs de cédéroms.
L’avantage des cédéroms en coût financier ne doit pas être négligé car les publications papier s’abîment très vite. Il faut constamment les surveiller afin d’effectuer les réparations nécessaires, de recommander les classeurs régulièrement. Pour les titres très consultés comme lesLamy, il est nécessaire de recommander les classeurs tous les six mois, sachant qu’un classeur coûte environ cent cinquante francs. Les coûts des cédéroms sont variables mais on constate qu’un cédérom acquis en complément de l’édition papier est moins coûteux que l’édition électronique seule. Les prix varient ensuite en fonction de la licence d’utilisation choisie : le cédérom en version réseau est souvent plus coûteux que le cédérom version monoposte. Si on choisit l’installation en réseau, les prix augmentent selon le nombre d’accès simultanés, autrement dit, selon le nombre de postes informatiques qui donneront accès au cédérom.
L’autre avantage réside dans la possibilité de mettre les cédéroms en réseau. En effet, la BPI n’étant pas une bibliothèque de prêt, les documents papier ne sont achetés qu’en un seul exemplaire. A partir du moment où un usager consulte un ouvrage, il pénalise les autres lecteurs. La mise en réseau pourrait pallier cette difficulté et apporter un service de meilleure qualité aux usagers. Cependant, la mise en réseau est une des plus grandes difficultés de la BPI car même si la bibliothèque a augmenté le nombre de postes informatiques lors de la réouverture, ils sont toujours insuffisants du fait de l’augmentation continuelle de l’offre et des achats de cédéroms. Les postes ne peuvent donc pas supporter l’installation de multiples cédéroms. En outre, certains cédéroms peuvent être installés uniquement en monoposte. La question se pose alors : est-il intéressant de proposer des postes dédiés ? Face à ses difficultés techniques, la BPI pourrait opter pour des versions Internet.

LE DOCUMENT ELECTRONIQUE : UNE DEMANDE ?

« L’étude des usages et des usagers permet de savoir jusqu’à quel point les services offerts répondent à leurs besoins d’information. […] Toute organisation-bibliothèque, centre de documentation, musée, serveur se doit d’évaluer l’information qu’elle met à la disposition de ses usagers. Elle doit s’assurer qu’il en est fait le meilleur usage » explique Yves F. Le Coadic dans son ouvrage Usages et usagers de l’information,21 II est vrai que pour s’assurer que l’offre de cédéroms concernant les publications à feuillets mobiles correspond à une demande, on doit se poser plusieurs questions. L’information sera-t-elle appropriée aux besoins ?
Atteindra-t-elle la population cible ? Les systèmes déjà présents sont-ils bien utilisés ? Pour répondre à ces questions, j’ai entrepris une enquête afin d’évaluer les usages des documents électroniques et des documents papier. Pour réfléchir à la façon de mener cette enquête, j’ai obtenu l’aide de Christophe Evans, sociologue au service des études et recherche de la BPI.
Nous avons tout d’abord réfléchi à la méthode. Faut-il choisir de mener une enquête par questionnaire, donc quantitative, ou par entretien semi-directifs, donc qualitatif ? Le contexte et l’objectif nous a donné la réponse. En effet, le but étant de comparer les usages des supports papier et électronique, une étude quantitative ne permettait pas de s’en rendre réellement compte puisqu’un usage est indissociable d’une représentation, d’une opinion.
Même un questionnaire incluant quelques questions ouvertes ne pouvait être envisagé puisque la prise de note directe, au lieu d’un enregistrement, entraîne inévitablement une perte de renseignements. De plus, l’enquête étant menée en période estivale, nous n’aurions pas obtenu assez de réponses aux questionnaires car le public est réduit. Enfin, la contrainte de temps m’aempêché de faire à la fois un questionnaire et des entretiens, solution qui aurait été idéale.
Nous avons donc décidé que l’étude qualitative était plus appropriée.
Le service des études et recherches de la BPI a réalisé en mai 2001 une semaine test sur le public. Les résultats donnent le taux de consultation des cédéroms et des sites disponibles en libre accès.23 Selon ce rapport, on a constaté, en une semaine, une diffusion de cédérom ou de site pour quatre entrées. Ce taux montre bien que la majorité du public ne consulte pas les documents électroniques proposés et les résultats des entretiens le confirment.

Une sous-utilisation

En interrogeant quelques usagers, je me suis rendue compte qu’ils ne sont pas encore habitués à utiliser des cédéroms. A la question : « consultez vous les cédéroms installés sur les postes en libre accès ? », beaucoup ont avoué n’avoir jamais consulté les cédéroms proposés par la BPI. En fait, certains usagers ne savent pas localiser les cédéroms. En demandant à une lectrice si elle consulterait les cédéroms de YEncyclopédie Médico-Chirurgicale, s’ils étaient installés, j’ai obtenu comme réponse : « Je ne saurais pas qu’ils y sont. » Une autre affirmait : « On perd beaucoup de temps justement, quand on n’est pas initié, à savoir […] où ils sont. » L’autre raison principale à la non-consultation est du type : « Je ne sais pas du tout m’en servir » ou encore «en informatique, je ne connais rien. Je ne sais pas utiliser ça, c’est mon défaut. » Certains affirment que c’est par manque d’habitude qu’ils ne les consultent pas.
Le document électronique n’est pas entré dans leurs usages. On m’a ainsi donné comme explication à cette non-consultation des cédéroms : « Parce que je sais ce que je veux. Et je n’ai vraiment pas besoin d’aller les voir. », « Je sais ce que je veux et j’y vais directement ».
Ces usagers ont pris des habitudes documentaires depuis des années et ne semblent donc pas envisager du nouveau. On voit bien que le papier prime sur le document électronique dans les pratiques des usagers de la BPI.
Certaines bibliothèques spécialisées, comme la Bibliothèque InterUniversitaire de Médecine, proposent déjà des cédéroms correspondant aux publications à feuillets mobiles.
La BIUM propose l’Encyclopédie Médico-Chirurgicale sur support papier et numérique.
Cependant, il s’avère que le cédérom n’est pas consulté plus de trois fois par an. Les usagers de la BIUM sont eux aussi encore attachés à leur encyclopédie traditionnelle.

Usages et représentations du document électronique

Même si certains usagers ont peu la pratique des documents électroniques, ils connaissent les nombreux avantages que les cédéroms peuvent leur apporter.

Avantages et inconvénients 

Un des premiers atouts cités est la rapidité d’accès à l’information. La majorité des usagers pensent gagner du temps dans leurs recherches. Mais il est intéressant de voir que peu d’usagers mentionnent l’utilité du moteur de recherche. Les usagers qui y ont pensé expliquent l’avantage des moteurs de recherche et ne pensent pas à critiquer leur qualité : « un cédérom c’est une très bonne chose, parce qu’on a une source intarissable avec les moteurs de recherche. » ou encore «a partir de mots-clés, on a plus de chance d’accéder, si la solution existe, si on trouve le bon mot-clé, on peut plus facilement trouver la solution au problème. »
On constate donc que, dans les représentations sociales, le document numérique est synonyme de facilité. L’instantanéité de l’affichage semble lui donner un côté magique, comme l’expriment quelques usagers : « Si, effectivement, quand j’appelle la machine, la machine me donne la situation du Dictionnaire et toutes les mises à jour, rangées à l’endroit correspondant, c’est merveilleux ! », « Il y aurait juste à cliquer ? J’accède à Y Immobilier et clac, devant moi apparaît la présentation, le menu de Y Immobilier ? » ou encore «il n’y ajuste qu’à cliquer sur le formulaire qu’on souhaite, et paf ! »
Le support numérique est donc quelque peu idéalisé. Comme le souligne Monique Huot-9 < Marchand , «la lecture à l’écran est souvent tout d’abord appréhendée comme un nouveau plaisir. Il est facile et agréable de pouvoir faire défiler toutes sortes d’écrits par de simples clics de souris. […] par ailleurs, la lecture en hypertexte, permettant de «grappiller » d’un texte à un autre, donne une agréable sensation de liberté. » Elle parle alors d’un nouveau confort de lecture.
Cependant, les évaluations des cédéroms, décrites préalablement nous font prendre conscience du décalage entre les représentations des usagers et la réalité d’utilisation du cédérom.
D’ailleurs, les usagers semblent oublier que derrière la «machine », l’homme est à l’œuvre. Tout ce qui est fait par informatique semble être plus fiable : « C’est pour ça que les cédéroms ça ne serait pas mal, moi je trouve. Ca permettrait d’éviter les erreurs humaines pour insérer les feuillets. » On comprend que dans l’informatique Terreur semble ne plus exister. Il est vrai que les mises à jour par informatique sont plus sûres mais cela n’empêche pas les retards de mise à jour et toutes les difficultés liées à l’informatique auxquelles les usagers ne pensent pas.
L’unique inconvénient mentionné par un des usagers concerne le confort visuel. Il est vrai que la lecture à l’écran est beaucoup plus fatigante que la lecture sur papier. Il est intéressant que seule une personne y ait fait référence. Cela doit provenir de leur manque d’habitude. Mais il existe d’autres inconvénients dus à la lecture à l’écran. Comme l’explique Monique Huot-Marchand, la lecture à l’écran réduit le champ de vision du lecteur. « L’écran ne peut généralement offrir qu’un aspect parcellaire de ce que pourrait être la page papier correspondante. De ce fait, le lecteur est privé des informations que peut lui apporter lamacrostructure d’une page, voire d’un texte. »26 Même si certains cédéroms offrent la possibilité de modifier le mode d’affichage, d’agrandir le texte, par exemple, la taille de l’écran est toujours plus réduite que le format d’une page papier. Le lecteur ne se représente pas le texte de façon identique. Monique Huot-Marchand ajoute que «le manque de matérialité de la lecture à support virtuel peut altérer le processus de mémorisation. […] La mémoire de certains écrits peut en effet rester liée à la représentation mentale qui nous reste de l’objet support. » On comprend que le changement de support demandera à l’usager un coût cognitif plus élevé.

Le document numérique : compléter ou remplacer ?

Après avoir interrogé quelques usagers de la BPI, je me suis rendue compte de l’importance du papier dans leurs pratiques documentaires. Il leur est souvent inconcevable de supprimer le support imprimé. Par conséquent, le support numérique devient un outil, un complément des ouvrages papier :
« -Avec Internet on peut avoir les grandes lignes et puis après on peut plus approfondir dans les bouquins intéressants.
-Donc, le papier, ça serait plus pour approfondir ?
-Voilà, pour approfondir, et Internet pour mieux guider les recherches. »
On comprend que, pour cette lectrice, les documents papier et les documents électroniques correspondent à des usages différents. A chaque support son usage. On peut imaginer que les personnes qui consulteront les cédéroms juridiques passeront beaucoup moins de temps que sur les classeurs imprimés. Pour accéder à l’information, le cédérom sera plus rapide mais pour étudier l’information en profondeur, le mieux pour l’usager sera d’imprimer les données. BertrandCalenge, dans Les politiques d’acquisitions explique bien les différences d’usages suivant les supports : « temps de lecture, rythmes d’appropriation, positions physiques, disponibilité des supports et de leur appareil de lecture, tout cela joue dans le service rendu. »
Une des lectrices explique également que le cédérom est une solution de secours quand les ouvrages imprimés ne suffisent pas :
-« Vous utilisez les autres cédéroms qui sont installés ?
-non, je ne m’en suis pas servie. Justement, je vais le faire aujourd’hui parce que j’ai des recherches que je n’arrive pas à avoir, on m’en a parlé justement. »
On voit bien qu’il n’est pas encore question de supprimer totalement le papier, d’ailleurs les éditeurs ne l’envisagent pas non plus, pour l’instant. Dans une lettre des éditions du Jurisclasseur adressée à la BPI, il est dit que «le papier conserve toute sa légitimité et nul ne songe à le supprimer ». Les usagers et les éditeurs semblent donc se placer, pour l’instant, dans une logique de complémentarité papier/électronique. Mais ceci est-il possible dans la gestion réelle du fonds documentaire ?

absence de politique documentaire adaptée

En plus du problème de la séparation des supports, la BPI souffre d’un manque de politique documentaire adaptée à cette situation. Pourtant il semble que la nécessité de formaliser le choix des acquisitions soit de plus en plus forte. La multiplication des supports, la complémentarité de l’électronique et du papier, dans notre cas, doit être un facteur déclenchant à la conception d’une politique d’acquisition. La BPI a, depuis des années, conçu des textes régissant la politique documentaire. En 2001, un nouveau texte est en cours, fixant les cadres des acquisitions. Dans chaque domaine du service des imprimés, les responsables des acquisitions doivent préciser, par écrit, leur propre politique d’acquisition.
Cependant, ce texte ne concerne pas vraiment les documents électroniques. Les quelques indications données pour le choix les documents numériques sont très générales. Oril esttemps d’intégrer les documents électroniques dans la politique d’acquisition. Il serait opportun de ne plus penser les acquisitions par domaine ou par support uniquement car on a constaté la complémentarité des supports dans un même domaine comme le droit. En effet, le droit est très hétérogène et multisupport puisque les documents prennent aussi bien la forme de monographies, de périodiques, de publications à feuillets mobiles, de cédéroms et de bases de données en ligne. On comprend qu’on ne peut plus aujourd’hui baser la politique documentaire en droit sur les monographies uniquement. Il faut repenser les acquisitions de façon plus globale en prenant compte l’offre des documents numériques et en faisant intervenir tous les acteurs.

Quelques suggestions

Pour cela il est temps d’envisager une réunion entre les personnes concernées pour tenter d’élaborer une politique documentaire adaptée à ce problème spécifique. Le document que j’ai réalisé pour lepersonnel de la BPI34 offre toutes les données afin de préparer cette rencontre. Les responsables des acquisitions en droit et des mises à jour du service des imprimés, le responsable des acquisitions juridiques du service des documents électroniques, et des représentants du service informatique seraient les principaux acteurs. Cette réunion permettrait de pallier le manque de communication entre les services, de renseigner chaque personne concernée, et en particulier les nouveaux arrivants, sur les difficultés et les choix à faire. Comme le dit Bertrand Calenge, dans son ouvrage Conduire une politique documentaire, «l’objectif [est de ] tirer parti de la variété des expériences et des convictionspour stimuler une conviction collective, un consensus qui ne soit pas un plus petit dénominateur commun mais corresponde à un choix débattu. » En effet, après voir rencontré les principaux acteurs de la BPI concernés par les PFM, j’ai pu recueillir toutes leurs convictions personnelles mais il est temps de les mettre en commun afin que tous soient informés. La bibliothèque a déjà demandé aux acquéreurs des domaines d’exprimer par écrit leur point de vue. Mais le plus intéressant, surtout pour cette question regroupant plusieurs supports, reste «le débat avec les acquéreurs et surtout entre eux. » Ces réunions «permettent en outre de découvrir souvent que chaque acquéreur ou groupe d’acquéreurs a développé des petits outils qui lui sont propres, parfois embryonnaires mais qui peuvent être utiles à tous. » o z ajoute Bertrand Calenge.
Peut-être faudrait-il repenser la division du secteur juridique en deux supports majeurs. Bertrand Calenge distingue ainsi deux types de supports : le support de type monographique et le support de type périodique. Ce dernier regroupe aussi bien les fascicules de périodiques,les cédéroms avec abonnement de mise à jour, que les périodiques électroniques. Et c’est précisément ainsi que se présente le droit aujourd’hui. Il faudrait donc des acquéreurs en droit spécialisés pour chacun des deux types de support. Les acquisitions des ouvrages de type périodiques devraient faire l’objet d’un travail de groupe où les responsables des ouvrages papier et ceux des versions électroniques pourraient se concerter sans difficulté.

Table des matières
Introduction
PREMIERE PARTIE La BPI : Une bibliothèque d’actualité
1- Offrir des documents d’actualité
1.1 Mission de la BPI
1.2 Les publications à mise à jour
Spécificités du domaine juridique
2- Présentation du service de mise à jour
2.1 Description
2.2 Validité des mises à jour
2.3 Améliorer le service
3- Le support numérique : un support plus adapté ?
3.1 Les éditions numériques juridiques
3.2 Apports et contraintes pour la bibliothèque
3.3 Qualité des cédéroms correspondant aux publications à mise à jour papier
DEUXIEME PARTIE Document électronique :une demande ?
1- Utilisation générale des cédéroms
1.1 Une sous-utilisation
1.2 Influence du contexte socioculturel et professionnel de l’usager
2- Usages et représentations du document imprimé
2.1 Inconvénients majeurs
2.2 Attachement au papier
3- Usages et représentations du document électronique
3.1 Avantages et inconvénients
3.2 Le document numérique : compléter ou remplacer ?
3.3 Le cas par cas
TROISIEME PARTIE Une politique d’acquisition adaptée
1- Acquérir des documents numériques : l’inévitable
1.1 « se mettre au goût du jour »
1.2 Former et informer le public
2-Acquisition des cédéroms juridiques : le bouleversement
2.1 Problème de la séparation des supports
2.2 Absence de politique documentaire adaptée
2.3 Quelques suggestions
Conclusion
Bibliographie 
Annexes
Annexe 1 : Evaluation de la collection
Annexe 2 : Evaluation des cédéroms
Annexe 3 : Entretiens
Annexe 4 : Document final fourni à la BPI

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