Propositions pour une meilleure circulation de l’information à l’OPAC d’amiens 

Propositions pour une meilleure circulation de l’information a l’OPAC d’Amiens

S’inscrivant dans le cadre de la réorganisation du fonds documentaire, l’objectif de la mission est de permettre d’avoir une connaissance plus précise des informations contenues dans les périodiques archivés dans la documentation et d’améliorer la circulation de l’information.
Après avoir montré qu’il existait bien un problème de circulation des documents et un réel besoin de connaître le contenu des magazines archivés à la documentation, l’idée qui a été proposée fut de mettre en place un panorama de presse réalisé à partir des documents les plus diffusés et/ou dont la périodicité est courte ou moyennement longue, ainsi que la création d’une base de données où seraient répertoriées les notices des articles et les articles eux-mêmes, pour permettre au personnel d’accéder aux documents directement de son poste.

Propositions organisationnelies

La première proposition consiste en la mise en valeur d’outils déjà acquis. Certains périodiques réalisent des index, des tables des matières des numéros avec une périodicité semestrielle ou annuelle. Ces outils répertorient par thèmes les articles parus au cours du semestre ou de l’année passée. Ils sont présents dans le fonds mais sont classés chronologiquement suivant leur date d’édition. Actuellement, pour accéder à ces outils, il faut les rechercher parmi les autres numéros dans la boite à archives dans lequel les périodiques ont été rangés. L’idée serait de rassembler ces numéros spéciaux concernant un titre dans une même boite. Cette proposition concerne trois périodiques conservés à la documentation :
Actualités HLM, Actualité juridique du droit administratif et Actualité juridique du droit immobilier.
La seconde proposition concerne les autres périodiques pour lesquels l’OPAC ne dispose pas d’outils pour connaître leur contenu. Cette proposition tente de répondre aux deux problèmes posés en début de stage, à savoir la circulation des documents et la connaissance du contenu du fonds de périodiques.
Comme on a pu le constater lors des entretiens, alors que certaines personnes regrettent d’avoir accès aux périodiques plusieurs jours après leur date de parution, d’autres déclarent manquer d’informations concernant l’environnement de l’OPAC (informations sur Amiens et sur le logement social en général). Ce manque de « fraîcheur » de l’information n’invite pas à consulter le périodique et ne permet pas de prendre en compte tous les éléments d’information nécessaires à la prise de décisions. Il est proposé de mettre en place un panorama de presse réalisé à partir des périodiques les plus diffusés et/ou dont la périodicité est courte ou moyenne, les autres périodiques continuant de circuler dans les services. La sélection des articles figurant dans ce panorama de presse sera réalisée à partir des informations tirées des entretiens concernant les thèmes de lecture du personnel rencontré. On tiendra compte des besoins de chacun et on utilisera l’ensemble des périodiques sélectionnés pour réaliser le panorama de presse. Diffusé en partie dans le panorama de presse à travers les articles sélectionnés, les périodiques ne circuleront plus dans les services, à l’exception des périodiques qui ne font pas parties du panorama de presse. Cependant, ils doivent être consultables pour laisser la possibilité aux personnes de continuer à lire le périodique dans sa globalité. Ce panorama de presse pourrait être diffusé électroniquement, à partir d’une interface de type Web.
Les entretiens ont fait apparaître que certaines personnes conservaient des photocopies d’articles qu’ils classaient chronologiquement, classement qui pose problèmes quand le nombre de documents devient important. Le logiciel Imaging, qui permet de visualiser le document électronique, donne la possibilité d’enregistrer le document sur son ordinateur. Afin de ne pas perdre l’information sélectionnée et de connaître le contenu des périodiques archivés dans laDocumentation, une base de données pourrait être mise en place. Certains articles du panorama de presse serviront à alimenter une base de données afin de répertorier les articles comportant des informations jugées nécessaires sur un plus ou moins long terme.
Partant de l’idée de rendre autonome le lecteur par rapport à l’information, je propose de mettre en place une base de données qui permettent d’accéder à la fois aux références des articles mais également à l’article. Consulté sur le choix des articles à conserver dans la base de données lors de la présentation d’un premier panorama de presse, le personnel de l’OPAC a exprimé des réponses diverses. Alors que certains souhaitaient conserver une grande partie des articles, d’autres n’en auraient sélectionné que quelques-uns. Deux critères principaux peuvent être avancés : l’intérêt pour le sujet de l’article et la validité de l’information sur le moyen ou le long terme. Le choix des articles ne faisant pas l’unanimité, il serait bon d’analyser la consultation de la base pour connaître les besoins réels du personnel.

Le panorama de presse

Un panorama de presse est une compilation ordonnée d’articles ou d’extraits d’articles reproduits sur des sujets concernant l’entreprise et son environnement. Il permet d’informer simultanément un réseau de personnes qui peuvent conserver les éléments transmis.Pour qu’il remplisse sa mission, le panorama de presse doit être en adéquation avec les centres d’intérêt des destinataires. Comme on l’a signalé dans le paragraphe précédent, le panorama de presse sera réalisé à partir des éléments tirés des entretiens. C’est pourquoi il est utile de renouveler régulièrement l’étude des besoins en terme d’informations, afin de répondre le plus fidèlement possible aux attentes du personnel. De même, les nouvelles missions dont peut être chargé un membre du personnel doivent être signalées à la personne chargée du panorama de presse afin qu’elle puisse répondre à ces nouveaux besoins.
Il doit être réalisé périodiquement (tous les jours, toutes les semaines, tous les mois) en fonction de l’importance et de la fréquence des informations publiées. Deux modes sont proposés pour « coller » à la périodicité des périodiques. Puisqu’il s’agit d’informer les destinataires « en temps réel » et de leur épargner la lecture de la presse, le matin, un panorama de presse consacré aux quotidiens est proposé. Il reposera sur les quatre quotidiens aux quels l’OPAC est abonné (Le Courrier picard, Le Monde, Le Journal officiel et Les Echos). Ce travail doit débuter assez tôt de manière qu’il soit sur le bureau du personnel aux
premières heures de la journée s’il veut remplir son objectif d’informer rapidement pour pouvoir inclure l’information dans la mission du personnel. Pour les hebdomadaires, les bimensuels et les mensuels, il est proposé de réaliser le panorama de presse tous les vendredis à partir des périodiques reçus. Ce panorama de presse hebdomadaire repose sur les deux hebdomadaires (Le Moniteur et Picardie la gazette) qui arrivent par la Poste le vendredi. Nécessitant trois heures de travail en moyenne pour dépouiller les magazines et faire la mise en page, il est proposé de le diffuser le lundi matin, au lieu de le diffuser en fin de matinée voir en début d’après-midi. L’avantage de le faire commencer en début de semaine, c’est de créer un cycle de lecture qui corresponde au rythme de la semaine.
La présentation des articles retenus dans le panorama de presse doit être stable pour permettre au lecteur d’établir des repères et de trouver rapidement l’information. Les articles doivent être classés dans des rubriques précises et régulières afin que chacun y puise aisément les informations nécessaires à sa fonction, sans avoir à parcourir la liste des titres ou bien à identifier le contenu de rubriques dont l’intitulé changerait souvent. La stabilité de l’intitulé des rubriques entraînera un automatisme et donc un gain de temps dans la recherche d’information.
Le mode de diffusion électronique a été préféré au mode papier, qui entraînait un coût en papier. Concernant le droit de reproduction, aucun texte ne semble prévoir pour le moment la diffusion sur de panoramas de presse sur les supports électronique. De plus, au cours de mes entretiens, je me suis informé de l’utilisation des outils de bureautique et de communication par le personnel, dont seulement cinq personne sur trente m’ont avouées utiliser peu l’informatique. Une interface web a été créée à partir de l’assistant de création de pages web de Word 2000 (voir annexe VI). L’interface se décompose en deux parties : la partie gauche de l’écran se compose du titre du document, de sa date de validité, des thèmes abordés dans le panorama de presse et du logo de l’OPAC. La partie droite de l’écran, deux fois plus importante que la partie gauche, présente les titres des articles classés dans le thème choisi. Dans le panorama de presse hebdomadaire réalisé avec les périodiques reçus entre le 3 et le 10 juillet, sept thèmes ont été abordés : Tendances, Infos locales,Construction/Technique, Gestion financière, Législation/Réglementation, Gestion locative et Ressources humaines. Une fois le thème « Tendances » sélectionné par exemple, apparaissent dans la partie droite de l’écran les titres et références des articles classés dans ce thème. En cliquant sur le titre de l’article que l’on souhaite consulter, on accède à l’article à partir du logiciel Imaging qui offrent certaines possibilités, comme l’enregistrement de l’article sur son ordinateur et son impression.
Le premier travail du matin consiste à dépouiller la presse pour faire parvenir le panorama de presse le plus tôt possible aux personnes concernées. Dans le cas du panorama de presse hebdomadaire, l’opération consiste à lire la presse pour en prélever les éléments qui paraissent intéresser les lecteurs puis les mettre en page pour les diffuser. La mise en page du document consiste en deux opérations. Une fois les articles sélectionnés, il faut opérer un tri pour l’organisation thématique du sommaire. La mise en page commence par la saisie des titres (source, date d’édition et numéro de la page) et des résumés des articles dans le cas où le titre ne serait pas assez significatif. Dans un deuxième temps, il faut scanner les documents.
Dans mon cas, j’ai tenté d’atteindre deux objectifs en ce qui concerne la scannérisation : d’une part, les fichiers ne devaient pas être trop volumineux et d’autre part, le document électronique devait être correctement lisible. Pour atteindre ces deux objectifs, j’ai utilisé le format Bitmap, avec une résolution de 150, ce qui m’a permis d’avoir des fichiers inférieurs à un mégaoctet et de présenter des documents d’une lisibilité satisfaisante. Enfin, il ne reste plus qu’à lier les titres des articles aux documents correspondants. Dans la frame, à la suite des thèmes, j’ai placé dans le thème Sources les titres et dates de parution des périodiques qui m’avaient servi à établir le panorama de presse. Il est utile de faire savoir quelles ont été les sources retenues pour permettre au lecteur de pouvoir s’y reporter s’il en ressent le besoin.
Deux panoramas de presse hebdomadaire ont été réalisés comme test (le 21 juin et le 10 juillet) (voir annexe VII pour le panorama du 21 juin 2000). Ces deux tests ont été présentés au personnel qui a passé les entretiens pour juger autant le contenu que le contenant de ce panorama. Ces deux panoramas de presse sont plus différents dans la forme que dans le fond. Alors que la forme a beaucoup évolué (le premier se présente comme une page de traitement de texte, la deuxième se présente sous la forme d’une page web), le fond n’a pas évolué mis à part l’organisation des grands thèmes (Architecture/Construction/Technique et Urbanisme ont été rassemblés dans Construction et technique, Finance a été remplacé par Gestion financière pour reprendre une formulation similaire comme gestion locative et enfin Gestion/ Formation/ Carrières a été remplacé par Ressources humaines).
Une lecture détaillée du panorama de presse du 3 au 10 juillet 2000 permet de comprendre la manière dont il a été réalisé (voir annexe VIII). La thématique se décompose en sept thèmes, plus un dédié aux sources utilisées.

Analyse du panorama de presse du 3 au 10 juillet 2000

Le thème Tendances rassemble des articles informant sur des débats du moment qui animent le monde du logement social. Il se composait, dans ce panorama de presse, de trois articles. Le premier article, intitulé « De nouveaux moyens annoncés pour la politique de la ville » et tiré du Moniteur du 7 juillet 2000 apporte des informations concernant l’aspect législatif et financier du projet de loi relatif à la Solidarité et au renouvellement urbain. Cet article, qui concerne fortement l’OPAC, a été préféré à deux autres articles traitant séparément des deux aspects de ce projet de loi.
L’une des idées fortes de la politique du logement social actuellement est l’idée de qualité. Le deuxième document présent dans le thème Tendances aborde le thème de la qualité à travers une rencontre entre trois offices pour partager leur expérience. Cet article permettait d’informer le personnel sur une expérience intéressante de partage des connaissances, sur un sujet dans lequel l’OPAC s’est également engagé.
Le troisième document, intitulé « Internet : le renouvellement urbain on line » informe le personnel de la présence d’un référentiel de connaissances et de savoir-faire sur le montage et la mise en œuvre des opérations de renouvellement urbain sur le site de l’UNION-HLM. Il était important de faire connaître la présence de ces informations aux personnes concernées par ce sujet.
Ces trois articles informent sur l’actualité du logement social en général, requête formulée par une partie du personnel consultée, à travers des articles informant sur l’actualité du logement social et des expériences menées dans d’autres entreprises.
Une autre demande du personnel concernait l’information locale. Le thème Infos locales apportera des informations concernant l’actualité d’Amiens et de ses environs.
L’article qui figure dans ce thème présente l’ouverture d’un nouveau commissariat à Amiens.
Il informe du développement des institutions dans le Sud-Est de la capitale picarde.
Aux deux thèmes abordant l’environnement professionnel et social de l’OPAC succèdent les thèmes professionnels. Les intitulés traduisent la mission des différentes directions : Construction/ Technique s’adresse aux membres de la direction de la construction et de la réhabilitation, Gestion financière aux personnes chargés de la comptabilité et des finances de l’OPAC, Législation/Réglementation aux juristes, Gestion locative au personnel de la direction clientèle et Ressources humaines aux membres de la direction des Ressources humaines.
Le thème Construction/Technique comprend trois articles tous trois tirés du Moniteur du 7 juillet 2000. Le premier article fait part d’une «Opération de réhabilitation expérimentale aux Andelys ». L’article expose la méthode mise en place par l’OPAC de l’Eure pour monter une opération de réhabilitation avec le label haute qualité environnementale. Cet article s’accompagne des références du contact pour avoir plus de précision.
Le deuxième document fait part d’une avancée technologique concernant le béton, une meilleure utilisation duproduit permettant de réduire les coûts de construction.
Le troisième document informe sur un nouveau matériel innovant permettant la télérelève de la consommation de chauffage électrique.
Le thème Gestion financière comporte deux documents. Le premier traite des « Mesures pour compenser la hausse du livret A » (Actualités HLM, 5 juillet 2000). La hausse du livret A a une influence sur le financement des travaux de construction ou de réhabilitation de logements sociaux. Cet article, faisant suite à un autre article annonçant la hausse du livret.
A dans le panorama de presse de la semaine précédente, venait rassurer les acteurs dulogement social sur les conséquences de cette mesure financière.
La présence de la note mensuelle de cobjoncture m’a été inspirée par la liste signalétique distribuée en interne par le service documentation de l’OPAC du Nord. Ne possédant pas de référant professionnel au sein de l’OPAC d’Amiens, j’ai rencontré Isabelle Boinot, responsable de ce centre de documentation. Très souvent utilisé dans le logement social, cette note mensuelle de conjoncture rappelle les éléments de gestion et financements très utilisés dans les services de l’OPAC. Cette proposition a fait l’objet d’un bon accueil dans les services concernés à l’OPAC d’Amiens.

Dans le thème

Législation/Réglementation figure une demande de la part de différentes personnes, les publications légales. Celles-ci sont utilisées pour vérifier que les noms des personnes se trouvant en redressement judiciaire, par exemple, ne coïncident pas avec les noms de certains locataires de locaux commerciaux. Le deuxième document est une demande formulée par le service construction et qui concerne un système de fiche pratique aidant pour remplir les formulaires concernant les marchés publics. Le troisième article se penche sur un point de la réglementation des marchés publics.
Le thème Gestion locative est le plus fourni de ce panorama de presse avec sept documents. Le premier document tiré d’Actualités HLM fait le bilan d’une journée professionnelle de l’Union-HLM sur les enjeux des télécommunications. Le développement des télécommunications impose aux constructeurs de prendre en compte les changements organisationnels et sociaux qu’il implique.
Le deuxième document complète un autre document réalisé dans le panorama de presse de la semaine précédente. En effet, un article du Moniteur du 30 juin 2000 annonçait la signature d’un protocole de partenariat entre l’Union-HLM et une société spécialisée dans le traitement des déchets ménagés. Actualités HLM, éditée par l’Union-HLM, proposait dans son édition du 30 juin (reçu le 7 juillet 2000) le protocole d’accord entre les deux nouveauxpartenaires. Celui-ci fut proposé dans le thème Gestion locative à la direction clientèle qui est chargé du dossier des déchets ménagers. Le périodique Actualités HLM proposait également un article concernant les charges locatives. Cet article relatait le travail d’un groupe de réflexion composé de bailleurs sociaux de Rhônes-Alpes chargé de réfléchir à la baisse des charges locatives. Cet article dormait des détails sur les postes qui avaient été étudiés. Les coordonnées d’un des membres du groupe de travail permettaient de le contacter pour de plus amples renseignements.
Un autre article d’Actualités HLM était consacré à l’office public HLM du Doubs, Habitat 25, qui venait de se voir décerner le prix français de la qualité. L’article insistait sur la norme ISO9001, non développée actuellement à l’OPAC d’Amiens,et qui a permis à Habitat 25 de gagner ce prix.
Ensuite viennent trois articles à caractère social. Le premier article fit le bilan de la Conférence de la famille. Le deuxième article présentait un collectif d’associations qui faisait un bilan des deux ans de la loi contre les exclusions. Le dernier document classé dans la Gestion locative présente une association faisant de la réinsertion d’exclus par le logement.
Le dernier thème concerne les Ressources humaines. Ce dernier article présente le fonctionnement des emplois-jeunes en Rhône-Alpes.

Conclusion

Confronté à deux problèmes posés en début de stage par l’OPAC d’Amiens, j’ai tenté d’améliorer la circulation de l’information et la connaissance du fonds documentaire de cette entreprise en proposant le regroupement d’outils de recherche de l’information déjà acquis(index, sommaires semestriels ou annuels), la mise en place de panoramas de presse quotidiens et hebdomadaires ainsi que la mise en place d’une base de données pour répertorier les sources d’information susceptibles d’être réutilisés dans la mission du personnel. Deux propositions ont été retenues par l’entreprise. L’idée de regrouper les outils de recherche de l’information a été conservée ainsi que la maquette servant à faire circuler le panorama de presse. Celle-ci sera utilisée pour faire circuler trois types d’information : d’une part, les articles de presse concernant l’environnement de l’OPAC ; d’autre part des documents de communication interne et les index d’Actualités HLM. Ces nouvelles mesures participeront à une meilleure circulation de l’information mais ne résoudront pas les problèmes de circulation constatés lors du stage.

Table des matières
Remerciements 
Sommaire 
Bibliographie 
INTRODUCTION 
I PRÉSENTATION DE L’ENTREPRISE 
A – Le logement social en France
B – L’OPAC d’Amiens
1-Le fonctionnement de l’OPAC
2-L’organisation des directions
II ANALYSE DES BESOINS 
A – La direction générale
B – La direction clientèle
C – La direction des ressources humaines et de la communication 21
D – La direction de la construction et de la réhabilitation 23
E – La direction administrative et financière 26
III PROPOSITIONS POUR UNE MEILLEURE CIRCULATION DE L’INFORMATION À L’OPAC D’AMIENS 
A – Propositions organisationnelles
B – Le panorama de presse
C – Analyse du panorama de presse du 3 au 10 juillet 2000
CONCLUSION 
Annexes 

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