Soutenance mémoire
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Description des tâches
La Description des tâches de chaque Service et dir ection est nécessaire pour savoir les responsabilités, l’objectif attendu de chacun des membres de la société.
Gérance: Ce poste est assuré par le Gérant de la société.onS rôle est d’implanter à l’entreprise sa politique générale et sa stratégieà adopter.
Le Directeur Général ou Gérant est garant du fonctionnement interne de la société. Il coordonne et harmonie les activités des autres services.
Service Administratif et Financier : Il se charge des différentes tâches administratives, de la comptabilité, et de la gestion de la trésorerie.
Service marketing et commercial : Ce service en général, se charge de la vente. Or pour ACOR, ce service ne sert qu’à la communication et à la publicité.
Il est responsable de la prospection des nouveaux clients, de fidélisation des clients et de l’administration commerciale (développer les relations clientèles et de rédiger tous les documents y afférents).
Direction d’exploitation : Elle se charge des activités du cabinet, superviseet coordonne les activités des quatre autres départements sous sa esponsabilitér.
Les éléments de base d’un bon système de contrôle interne
La base du contrôle interne se repose sur son obje ctif et son but c’est d’avoir un bon système de contrôle interne. Mais il n’existe pas u n système de contrôle parfait, alors on devrait respecter certains éléments fondamentaux.
Une structure administrative adéquate
Une entreprise a une bonne structure administrative lorsqu’elle définie clairement la délégation et la coordination des tâches et des responsabilités de chacun et respecte la séparation de fonctions incompatibles.
A partir de cette structure, on établit un organigramme indiquant les liaisons hiérarchiques et fonctionnelles qui existe entre les Directions, services et départements.
Cette structure favorise ou implante un environnement harmonieux dans l’entreprise en respectant les règles de gestion qui contribueront au fonctionnement d’une société.
Un personnel compétent, qualifié et intègre
Une personne qualifiée ayant une compétence adaptée aux tâches qui lui sont confiées : diminue les risques d’erreurs et contribue à l’efficience et l’efficacité des opérations.
Pour cela l’entreprise doit assurer la sélection de son personnel, en fonction d’une procédure de recrutement. Former le personnel ou des recyclages pour qu’il se développe et se perfectionne aux changements. Motiver le personnel, parce que c’est par son intégrité que l’entreprise fonctionne.
Un système comptable approprié
Chaque entreprise a son propre système comptable et peut être différent d’une entreprise à une autre selon la nature de ses activ ités et sa taille. Une entreprise doit avoir un système comptable qui lui permet de garantir le traitement adéquat des opérations et assure l’exhaustivité ainsi que l’exactitude des renseignements de ces opérations.
Un système comptable doit suivre certaines règles de base et normes. L’utilisation d’un plan comptable approprié par exemple à nos jours le plan comptable général 2005 (PCG2005) ; l’emploi de documents formalisés, pré numérotés, rapprochements des divers documents, tenue des fichiers d’archivages ; l’util isation d’un logiciel comptable fiable et approprié.
Le système comptable doit fournir les informations communicables, pertinentes, vérifiables et utiles pour mieux contrôler l’entreprise.
Une documentation appropriée
C’est dans cette documentation que l’on doit compr endre la description des systèmes, le manuel de procédure et procédés, la descriptiondes tâches et responsabilité de chacun des personnels. La documentation facilite et serve de support pour un système de contrôle interne, la recherche de solutions à des problèmes de fonctionnement, le recrutement et l’évaluation du personnel. Elle permet aussi d’éviter les erreurs et d’augmenter l’efficacité des employés en leur travail, garantir la clarté, la réalité des informations. La documentation doit être écrite.
Un système d’autorisation et de supervision
Un système d’autorisation et de supervision vise à ce que toutes les opérations et transactions effectuées par une entreprise doivent être assurées par le personnel de niveau hiérarchique appropriée.
Ce système d’autorisation et de supervision assure que toutes les activités et les opérations au sein de l’entreprise se déroulent avec les objectifs fixés par la direction. Ce système comprend les mesures prises par l’entreprise pour assurer que chaque personne ou chaque service accomplit convenablement ses tâches.
Une protection adéquate des biens
L’entreprise doit protéger ses biens pour qu’elle ne tombe pas en faillite. Pour mieux protéger ses biens, l’entreprise doit mettre en place des moyens, ou mesures pour la protection de ses patrimoines contre les vols et les pertes de toutes sortes.
Ces mesures peuvent être la responsabilité du personnel ; la limitation d’accès aux certains biens comme les stocks, les fonds ; les inventaires périodiques des biens de l’entreprise ou la souscription des assurances suffisantes et l’entretien de ces biens. La conservation du patrimoine contre la détérioration.
Un système d’autocontrôle
Ce système d’auto contrôle vise à donner une assura nce aux dirigeants de l’entreprise que les autres contrôles mentionnées précédemment oients mis en application Le système d’autocontrôle c’est le contrôle des contrôles.
Dans des petites entreprises, cette fonction est tenue par le propriétaire en général. Mais au fil du temps et lorsque l’entreprise prend de l’ampleur le gérant a moins de temps pour accomplir ce rôle et la confie a une autre personne : Le vérificateur interne ce système d’autocontrôle peut être appliqué par des regroupements c’est-à-dire la vérification des informations à l’aide des documents de sources diff érentes.
D’après ce que nous avons vu auparavant, essayons de voir en quoi ce système de contrôle interne est important dans la gestion de l ’entreprise.
Importance de contrôle interne pour la Direction
Le contrôle de gestion est l’activité visant la maîtrise de la conduite d’une organisation en prévoyant les évènements et en s’adaptant à l’évolution, en définissant les objectifs, en les mettant en place , en comparant les performances et les objectifs, en corrigeant les objectifs et les moyens.
Le contrôle de gestion propose et élabore des outils de gestion au service du management de l’organisation .Il permet de procéder à des évaluations de la performance, c’est-à-dire de l’efficience, l’efficacité, des syn ergies et de la flexibilité.
L’objectif du système de contrôle interne par la di rection est de protéger le patrimoine de l’entreprise par des différents pertes de biens; les documents comptables non fiables l’inefficacité et l’inefficience des opérations enfin le non respect des politiques et procédés établies.
Il permet aussi de sauvegarder le patrimoine de la société (engagement d’exécution vis-à-vis des tiers créanciers, fisc, fournisseurs).Les conséquences majeurs qui peut être envisageable, sont par exemples les pertes de biens causés par les erreurs, l’insouciance, le vol et le non enregistrement. L’existence d’un bon système de contrôle interne c onçu et correctement appliqué nous mène à une présomption de la fiabilité des comptes, de la coïncidence entre les données comptables et la réalité.
Un bon système de contrôle interne favorise l’amélioration de performances, l’efficacité et l’efficience ; la présence d’un bon système garantie pour la direction la précision, la fiabilité des documents comptables (dans les délais les plus brefs).
Le suivi est important car il permet de s’assure que les actions mises en œuvre mènent bien l’entreprise là où l’on souhaite.
Importance de contrôle interne pour les Auditeurs
Avant de savoir si ce système est important pour les auditeurs ou non, essayons de définir le mot AUDIT et AUDITEURS.
AUDIT : L’audit est une activité de contrôle et de conseil qui consiste en une expertise par un agent compétent et impartial et un jugement sur l’organisation, par la procédure ou une opération quelconque de l’entité.
L’audit est surtout un outil d’amélioration continue car il permet de faire le point sur l’existant (état des lieux) afin d’en dégager lespoints faibles et/ou non-conformes (suivant les révérenciels d’audit).
Cela, afin de mener par la suite les actions adéquates qui permettront de corriger les écarts et les disfonctionnements constatés.
Selon le comité des procédures d’audit, « d’un bon système de contrôle interne comprend au moins trois caractéristiques .
– Un plan d’organisation qui prévoit une séparation ppropriéea des différentes fonctions et des responsabilités correspondantes .
– Un système de procédure d’autorisation et d’enregistrement bien adapté, pour fournir un contrôle comptable raisonnable sur les différents actifs, sur les engagements, ainsi que les produits et les charges .
– Des méthodes solides et éprouvées doivent être suivies pour l’accomplissement de différentes taches et fonctions de chacun des services prévus dans l’organisation de l’entreprise. Le personnel doit posséder une qualification normalement adaptée à ses responsabilités »
AUDITEURS : Ce sont des personnes exerçant la prati que de l’audit. L’Auditeur vérifie si l’objectif du contrôle interne est atteint, le syst ème de gestion est-il fiable, le système comptable employé répond-il aux besoins d’information nécessaire et identifie les risques d’erreurs dans le traitement des dossiers.
Pour mieux connaitre le problème qui se situe vraiment au sein de la société presque bien organiser.
Essayons d’élabore les lacunes qui se présente. Ence qui concerne l’audit interne c’est une activité de conseil réalisée par certains employés de l’entreprise qui certifie la régularité de la gestion de l’entreprise relativement au suivi de ses procédures.
Il existe encore plusieurs personne en ce moment qui confondent l’audit interne et le contrôle interne, et d’après cette brève définitionon peut constater ce qui les différencies l’un de l’autre. L’audit interne est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée.il aide cette organisation à atteindre en évaluant, par une approche systématique et méthodique ,ses processus de management des risques ,de contrôle ,et de gouvernement d’entrepri se ,et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité.
Quelque soit son domaine, l’audit a pour tâche d’en treprendre des investigations systématiques afin de dégager l’efficacité réelleansd le domaine d’une organisation et de ses dirigeants.
Description narrative de la procédure
Actuellement, ACOR consulting ne dispose cinq personnels dans son bureau, il a dû débaucher les autres personnels, le marché de projet se réduit et la restauration est laissée en veille à cause de la grève.
Heureusement, il a un contrat de consultance avec des sociétés qui lui versent des rémunérations mensuelle en tant que consultant deprojet ou de comptabilité.
Les informations de qualité de travail se sont répondues de bouche à oreille. En dépit de la crise qui se situe à Madagascar à présent, il s’accroche.
Le manuel de procédure n’existe pas et la communication est verbale. Jusqu’à ce moment, il ne trouve pas les inconvénients de ce système de travail, vu le nombre du personnel et en plus le Gérant est plus proche desemployés.
Les informations circulent bien, les décisions sont exécutées à temps et le respect règne en appliquant cette méthode.
Le gérant de l’ACOR est une personne active, intègre, alors lorsqu’il s’agit du travail il motive à fond ses personnels à prendre au série ux ce qui touchent ce domaine.
La société travail sur la réalité des choses surtouau niveau du projet. Les informations sont directes c’est-à-dire que chaque nouvelle information, décision ou autre sont communiquées directement sans intermédiaire, uv le nombre du personnel.
Dans ce sens tout le personnel est censé savoir ce qui se passe au sein de son travail. Par l’enseignement du Gérant et sa façon de gérer les choses ou le travail, il est toujours présent en cas d’obstacle, panne ou problème causéspar ses subordonnés. Le gérant essaye toujours de résoudre ces problèmes avec le personnel concerné.
Diagnostic de la force de son organisation
Déterminons les points forts de la société et la anièrem dont-il gère son organisation des tâches, du travail, les responsabilités, les documentations et la sécurité des biens. L’important est la qualité de travail bien terminéet la satisfaction des clients pour qu’ils viennent de plus en plus.
Concernant la procédure
La procédure chez ACOR existe, mais verbalement. Le but de l’ACOR c’est d’atteindre seulement son objectif : « devenir leader dans son activité ».
ACOR a une bonne mentalité c’est la qualité de travail et de bien servir le client et c’est après le profit.
L’inexistence de ce manuel conduit le gérant à intervenir à chaque fois où il y a des problèmes et détermine en permanence les missions de chacun.
L’effectif du personnel réduit le travail du gérantau niveau des contrôles. ACOR est une société juridiquement en règle et paye ses droits et impôts en temps voulu et indiqué.
Dès sa conception, le gérant a suivi à la lettre ce qui est écrit juridiquement par la loi malgache et le CGI. Entre le gérant et le bureau d’étude il existe une très forte liaison, qui dit Gérant dit ACOR Consulting
Concernant la Structure et L’Organigramme
La structure appliquée et l’organigramme établi sont liés au comportement du Gérant et aux problèmes humains.
La structure définit les tâches de chaque personnel et de ses responsabilités. Elle définit aussi les limites de chaque matériel à employé et les documents nécessaires pour une quelconque mission.
La comptabilité des dépenses et recettes
La comptabilité se réfère sur des pièces justificatives. Aucune pièce, alors on ne peut pas les comptabiliser. Les pièces justificatives servent à comptabiliser les dépenses et recettes de la société. Et pour les dépenses qui n’ont pasde pièces justificatives ou manque, ACOR doit mettre ou effectue un reçu interne qui contien t les mentions : libellé, montant, date, mode de paiement, fournisseur ou client. Tous les montants de chaque pièce sont en ariary.
Toutes les recettes sont intégralement comptabilisées ainsi que les dépenses avec les pièces justificatives y afférentes. En cas de paiement par chèque ou par virement Leurs pièces justificatives n’est autre que le relevé bancaire. Avant l’imputation le Gérant contrôle préliminairement sur les recettes et les dépensesavant tout enregistrement. Une séparation des tâches de réception des encaissements et des décaissements.
Le comptable et le gérant contrôlent la liste des recettes et des dépenses .Tandis que le comptable enregistre les recettes et les dépense et vérifie les agios en banque des chèques et espèces reçus. Il contrôle les comptes individue ls « clients » surtout sur les projets. Le logiciel comptable employé par ACOR est le SAGE SAARI et le Plan Comptable Général 2005.
Inexistence de manuel de procédures
Toute entreprise a des principes et des méthodes de procédure mais dès fois ils sont écrit ou non. Cette situation concerne l’ACOR, il ne dispose pas d’un manuel de procédures et la communication se fait verbalement. La base du contrôle interne c’est l’existence de manuel de procédures et c’est après qu’on peut valoriser si le système est fiable ou à réviser.
L’existence de ce manuel est primordiale sinon on peut faire des sondages au niveau de la procédure pour faciliter le contrôle interne. En cas d’auditeur externe le manuel de procédure est le premier document à lire pour savoir le fonctionnement de la société pour mieux l’auditer. Un manuel de procédure est la source de tout contrôle interne.
Toute mission quelconque dans une entreprise a besoin d’un manuel pour lui servir de directive en son travail et d’éviter ceux qui sont non-conforme au manuel. Le manuel de procédures aussi sert à éviter et/ou à savoir ce qu’il faut faire ou ne pas faire. Sans un manuel on peut être non fiable à son travail qui n’est même pas déterminé. Le manuel est l’origine ou la fin de la société. Dans un manuel de procédure,il est indiqué les documents nécessaires pour une quelconque mission, les signatures et les obligations, les droits de la société et les autres.
L’absence de manuel de procédures entraine des lacunes sur le classement des factures. L’assistante de direction utilise un mêmeclasseur pour archiver les factures émises non encore recouvrées et les factures payées.
Par conséquent, la difficulté de faire le suivi desfactures émises et la distinction avec celles recouvrées sont incontournables et cela est dû à l’inexistence de procédures. En fonction de l’absence du manuel de procédures la difficulté de recherche au niveau des pièces comptables : risque des pertes de temps
Structure et politique non satisfaisante
ACOR a beau changé sa structure et son organigramme au moment où l’on parle. Le manuel de procédures aussi c’est un document qui définit les tâches de chaque personnel et ses limites. Par exemple s’il existe une personne responsable d’engager une dépense, il se peut qu’il ne le comptabilise pas, mais devrait remettre la pièce justificative au service concerné à l’enregistrement comptable.
Le manuel sert à délimiter les missions. Chez ACOR à cause du nombre de personnel et le non délimitation des tâches : le personnel et le travail ne sont pas équivalent. Cela implique une supériorité de travail ou tâches accomplies par rapport aux effectifs du personnel. Il ne se balance pas.
La structure de l’ACOR au temps de mon stage, on peut dire qu’il existe un manque de compétence. C’est l’un des facteurs qui les a poussés à changer son organigramme pour mieux se rivaliser avec ses concurrents.
Concernant les impôts et les taxes payés par ACOR : Les taxes pour un bureau d’étude seront taxées annuellement. Même si ACOR’an pas pu décrocher un seul marché c’est-à-dire zéro(0), alors il doit payer chaque année les taxes à la contribution. C’est l’une des risques qu’un bureau d’étude cour chaque année.
Au niveau du marché ceux qui ont de long bras auront plus de marchés, c’est pourquoi ACOR a diversifié ses activités et devenuun groupe, c’est une stratégie pour qu’elle ne tombe pas en faillite. La politique de l’ACOR est bien posée et sous contrôle du gérant en maintenant son existence pour que celle-ci est une entreprise viable.
En général le système de contrôle interne de l’ACOR devrait être matérialisé par l’existence d’un plan d’organisation qui n’est autr e que l’organigramme et la structure ; l’ensemble d’instructions qui est le manuel de proc édure définissant les conditions de réalisation de chacune des opérations et leur retranscription dans le système d’information ; l’existence de protection des biens sur le plan des actifs eux-mêmes, au moyen des outils de conservation du patrimoine contre (la détérioration, les pertes, le vol, les erreurs) ; l’existence du système comptable.
A cause du manque de procédure au niveau de la structure et de la politique les tâches ne sont pas équitables par rapport au nombre du personnel. Concernant les matériels informatiques chez ACOR, il existe trois imprimantes et seul le gérant peut l’utiliser ou en sa présence.
Problème au niveau de la détention caisse
La caisse est un coffre fort dont l’assistante de direction est la seule à détenir la clef. Il existe des dépenses qui ne sont pas enregistrées sur le cahier à cause (de l’oublie, de l’insouciance,…). Ce manque d’enregistrement condui t à une imperfection de la comptabilité au niveau des informations et des documents donnés. Donnons un exemple : l’inventaire de caisse est incertain à cause du registre incomplet, donc le système de contrôle au niveau de la caisse n’est pas faisable et fiable. Normalement, chez ACOR les petites dépenses comme: savon, journal, boisson, stylos, essence, besoin urgent,…sont payés par la c aisse. Suivant l’arrivée des factures et la connaissance des besoins, le gérant vérifie le montant de la dépense. Le plafonnement des dépenses est d’Ar 80 000 et les dépenses effectuéeseront inférieur à ce montant ou égale, le gérant autorise le paiement en opposant sur la facture la mention « payée ».
Par contre au cas où la dépense n’est pas facturée,l’assistante de direction établira le bon de sortie de caisse inscrit dans le journal de caisse. Mais à cause de l’oublie de l’insouciance et la confiance qui règne chez ACOR alors cela peut s’avéré nuire à cette société. Pour eux l’écrit sert seulement pour leappelr.
En ce qui concerne les dépenses par chèques qui sont vraiment très rares. A la réception du règlement client par l’assistante de direction, elle avise le gérant et envoie le chèque au service Administratif et Financier. Ce dernier demande l’autorisation verbale de versement au gérant, et envoie le chèque à son assistant pour la remise à la banque.
Concernant l’approvisionnement de la caisse, la caisse n’est jamais plafonnée cela implique un sur liquidités en caisse. Cela entraîne un risque de vol ou de malversation. Comment ACOR procède-t-il à son approvisionnement à la caisse. C’est l’assistante de direction qui constitue l’insuffisance de caisse. La demande appro caisse est verbale au gérant qui connait l’objet de la demande avant de donner son approbation. A la réception de l’espèce, la secrétaire informe le service comptable qui enregistrera son journal de caisse.
Dans ce cas il existe deux livres de caisse qui sont tenus respectivement par le comptable et l’assistante de direction. Cela peut évoquer la non fiabilité de la situation de caisse et la connaissance du solde exacte de la trésorerie est très difficile.
Pour la suivie-caisse, le gérant lui-même fait lavérification. Tandis que la suivie-banque c’est le comptable qui effectue le rapprochement bancaire et demande la position bancaire journalièrement si possible.
Au niveau du suivie-banque il n’est pas suivi et contrôlé comme il faut. Donnons un exemple les chèques émis et/ou reçus qui n’ont pas été bien enregistrés, l’insouciance à la surveillance ont provoqué : une difficulté de suivie et de contrôle des encaissements reçus et une difficulté de rapprochement bancaire à partir de la méconnaissance du solde exacte de la banque. L’absence du document de contrôle au suivi e-banque peut entraîner des chèques sans provisions à cause de l’insuffisance de fonds ; qui engendre une peine de prison.
Les faiblesses des procédures de suivi des comptes clients suite à des sommes facturées ne sont pas recouvrables à cause de l’inexistence de service client indépendant, absence de balance par antériorité des clients, inexistence de procédures de relance et de recouvrement des créances .
Inexistence de service paie indépendant
La société ne dispose pas encore d’un service ou département d’administration du personnel. C’est l’assistante de direction qui s’oc cupe de la gestion administrative de son personnel. Le recrutement du personnel se fait sur la décision du gérant ou sur la décision collective des associés.
En ce qui concerne le paiement des salaires, le service comptabilité enregistre la paie, après avoir remis à l’assistante de direction les f iches de paie pour vérification, puis elle établit le chèque à un bon de caisse en cas de paiement par espèce. Ce chèque ou le bon de caisse est transmis au gérant pour signature avant d’être encaissé et remis à l’assistance de direction. Cette dernière effectue le paiement pour chaque employé et doit être émargé par l’employé indiqué au moment où il perçoit son salaire. Sur le contrôle de la présence des employés à part les contrôlés sur place, fait par le gérant lui-même, il n’existe aucun moyen sûr de vérifier la présence de chaque employé vu qu’il n’existe pas de pointage.
Ce qui peut provoquer une augmentation de l’absentéisme illégal. La gestion de la paie n’est pas assurée par un service indépendant.Pour éviter les erreurs le gérant a institué des procédures alternatives sur ce point.
Par contre, le risque de glissement d’abus de certaine personne de mauvaise foi n’est pas écarté. Il en est de même pour les conséquencesnéfastes des malversations des employés qui sont de connivence. La paie est l’ensemble des opérations se rapportant aux charges de personnel qui comprend : le salaire, les indemnités, …
Défaillance de l’organisation comptable
La comptabilité aussi doit être bien organisée. Dece fait essayons de définir en terme globale ce que la comptabilité signifie.
« La comptabilité est un système d’information qui fournit des données sur les activités financières des entreprises, à plusieurs types d’utilisateurs qui ont besoin de ces informations pour prendre leur décisions. Les informations financières sont codées, enregistrées au jour le jour dans un journal et un grand livre et traduites selon des principes stricts et bien établis.
Périodiquement elles donnent lieu à publication d’états financiers : bilan, compte de résultat et tableau de financement. Ces états doivent ensuite enregistrés et réinterprétés afin de prendre des décisions rationnelles. »
Qui sont les utilisateurs de la comptabilité?
Les propriétaires de l’entreprise, les actionnaires et les investisseurs, les prêteurs en général et les banquiers en particuliers, les concurrents, les dirigeants et les personnels, les clients et les fournisseurs, l’administration fiscale. Donc de ce fait la comptabilité doit avoir une bonne organisation.
Documentation insatisfaisante
Les faiblesses de contrôle interne risquent d’être l’origine de l’erreur matérielle dans les comptes. Au niveau des achats qui ne sont pas enregistrés et les autres dépenses effectuées par l’entreprise : faussent la comptabilité.
La comptabilité ne reflète pas et ne donne pas uneimage fidèle du patrimoine et de la situation financière ou des résultats de l’entité àla date de clôture. La comptabilité est une fonction de contrôle de la bonne utilisation des fo nds et de mesurer le bénéfice de la société.
La comptabilité est aussi un instrument de preuve et de vérification juridiquement et fiscalement. La fiabilité des informations financières est nécessaire à la prise de décision du dirigeant. Une bonne organisation comptable dépend à l’ensemble des systèmes de traitement adoptés pour atteindre le but recherché.
Pour cela la comptabilité exige une bonne gestionau niveau du système comptable et d’apprécier la structure de l’organisation.
Traitement incorrect des pièces
La fonction de la comptabilité est chargée au comptable, mais vu que le gérant est plus approché avec son activité il contribue aux tâches destinées au comptable. Durant l’année d’exercice, le comptable enregistre les comptes et l’imputation par l’intermédiaire des pièces justificatives.
A cause du manque des pièces justificatives il se peut qu’il entraîne des risques d’erreurs ou de détournement. Il doit y avoir des vérifications des fiches avant de saisir l’imputation. Par contre la comptabilité au niveau de la Paie/Personnel n’a aucun problème.
SOLUTIONS RETENUES AU NIVEAU DE L’ORGANISATION
Cette section proposera au gérant et tout le personnel de redresser le système de contrôle interne et le système comptable. La principale solution sur ces problèmes est de posséder et élaborer un manuel de procédure pour ténuerat les dangers qu’ACOR risque en ce moment. Essayons de donner des solutions appropriées à chacun des points suivants : cycle de paie/personnel, les dépenses sur achats et loyer, sur les recettes et approvisionnement de la caisse.
Solutions retenues sur la Paie/Personnel
Chaque solution se rapporte à partir d’une existenc e d’un manuel de procédure. D’abord une procédure de recrutement, car sans un bon personnel l’ensemble des procédures et des systèmes seraient inefficace. On peut dire que le membre du personnel est la clé d’un bon contrôle interne .Donc, soit le gérant recrute de nouvel personnel qu’il juge compétent, soit il forme ses personnels.
Procédure de recrutement du personnel
D’abord, le personnel au niveau administrative doit avoir un service indépendant qui s’occupe uniquement des papiers de chaque personnel comme : le contrat de travail, les certificats de travail,…Tous ceux qui concernent le s documents de chaque employé. C’est dans ce service même que l’on élabore le recrutemend’un nouvel employé.
Les étapes à suivre est comme suit : -faire une annonce publicitaire au près des masses médias avec les dossiers à compléter par personne ntéresséei (lettre de motivation, curriculum vitae avec la photo, lettre de demande d’emploi, numéro pour contact rapide, numéro de code de recrutement,..).Puis sélectionner les candidats susceptible au entretient préparer par le responsable du service. Enfin nous élaborons avecle candidat retenu : ses tâches, son salaire et ses limites.
Au cours de la section du candidat à embaucher le choix devrait être la bonne et c’est le gérant lui-même qui devrait décider, mais le responsable du service personnel ne serait juste qu’un conseiller à ce propos.
Procédure selon la paie du personnel
On se demande qui engage le paiement ? Comment se déroule cette étape ? Notre but est de diminuer les risques de perte. Selon le paiement du personnel, comment le service comptable l’enregistre ? Dans ce cas il existe une liaison de tâches ou de travail entre le service personnel, le service comptable et la trésorerie, mais chacun à ses limites.
L’existence de la procédure délimite leur responsabilité, leurs tâches et les documents utilisés avec les signatures nécessaires. C’est à partir du contrat de travail qu’on se réfère ; alors nous avons proposé une démarche à suivre.
Pour le service personnel : ce service effectue et range les documents administratifs de chaque personnel. C’est-à-dire la fiche individuel dans la quelle est mentionnée :
Le nom et le(s) prénom(s), le sexe, la fonction, l’ancienneté, le grade, la situation matrimoniale et le nombre d’enfant à charge avec le ur âge respectif, durée de travail, ses expériences, ses certificats de travail, et enfin l’observation (rente viagère, pension alimentaire).
Chez ACOR il n’y a pas d’heure supplémentaire, de ce fait la présence ne sera pas obligatoire, alors que ce service devrait avoir une fiche de présence pour matérialiser l’absentéisme .C’est à partir de cette fiche individuelle que le comptable calcul et dresse la fiche de paie avec les impôts y afférents.
L’enregistrement du paiement doit être informatisépour faciliter le travail et aussi doit avoir un logiciel propre à lui.
Avant tout enregistrement la fiche de paie du salarié est visée et signée par le gérant, puis le trésorier l’enregistrement dans une fiche appelée « journal récapitulatif des salaires et avance des personnels» et en même temps elle effectue le paiement , tandis que le comptable saisir les imputations par l’intermédiaire des pièces justificatives qui ne sont autre que les fiches de paie du salarié signé par les deux persones indiquées, avec le montant exact.
D’après cette nouvelle procédure de paiement, il existe au moins quatre exemplaires ou copies de la fiche de paie de chacun du personnel :
-la première pour le service personnel.
-la deuxième pour le comptable.
-la troisième pour le trésorier.
-la quatrième pour le bénéficiaire.
Solutions retenues sur les dépenses
Chez ACOR il existe 3 cas de dépenses à part le paiement personnel :
– Les dépenses sur des petits achats.
– Les dépenses sur des matériels informatiques etdes immobilisations.
– Les dépenses sur le loyer et les taxes.
Procédure sur les petits achats
Dans ce cas il existe toujours une liaison de tâch es entre la trésorerie et la comptabilité. L’enregistrement comptable au niveau des petits achats va se dérouler comme suit : d’abord on devrait savoir quel service ou département qui fait la demande d’achat de quelconque matériel. Toutes les demandes devraient être écrites parel demandeur avec l’objet de la demande puis visé et approuvé par le gérant. Larésoreriet n’effectue aucune sortie de caisse qu’à l’existence d’un document signé par le gérant, puis elle l’enregistre dans un cahier approprié à cette demande. L’enregistrement des dépenses à la trésorerie est toujours valable même s’il n’existe pas un reçu .Par contre l’enregistrement chez le c omptable nécessite une demande fait par le service concerné, signé par le gérant et le demandeur, ainsi que la reçu du matériel acheté. En cas d’inexistence de reçu, le demandeur doit demand er à l’assistante de direction de lui fournir un reçu interne qui est pré numéroté et précodé. Le reçu lui sert de pièces justificatives ou le matériel en question. L’enregistrement comptable se fait à partir des documents apportés par le demandeur. Chaque piècejustificative et documents ont au moins deux copies à signer par chaque bénéficiaire au moment de la sortie de caisse.
La procédure de dépenses sur les matérielsnformatiques
Le déroulement de l’enregistrement comptable est la même mais pour les immobilisations les documents nécessaires pour la comptabilisation est :
– Le bon de commande .
– Le bon de livraison .
– Et enfin la facture.
Le comptable ne travail que sur des pièces justificatives originales, mais non pas sur des pièces photocopies.
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Table des matières
INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : CADRE D’ETUDES ET THEORIES GENERALES SUR LE SYSTEME DE CONTROLE INTERNE
CHAPITRE I : CADRE D’ETUDES
Section 1 : HISTORIQUE ET STRUCTURE
1-1-Historique
1-1-1-Création du cabinet
1-1-2-Présentation juridique de l’ACOR Consulting & PARTNERS 5
1-2-Structure
1-2-1-Structure
1-2-2-Organigramme
1-2-3-Description des tâches
Section 2 : ACTIVITES ET OBJECTIF
2-1-Activités
2-2-Objectif
CHAPITRE II : THEORIES GENERALES SUR LE SYSTEME 12 DE CONTROLE INTERNE
Section 1 : DEFINITION ET LES ELEMENTS DE BASE D’UN BON SYSTEME DE CONTROLE INTERNE
1-1-Définition
1-2-Les éléments de base d’un bon système de contrôle interne
1-2-1-Une structure administrative adéquate
1-2-2-Un personnel compétent, qualifié et intègre
1-2-3-Un système comptable approprié
1-2-4-Une documentation appropriée
1-2-5-Un système d’autorisation et de supervision
1-2-6-Une protection adéquate des biens
1-2-7-Un système d’autocontrôle
Section 2 : IMPORTANCE DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE
2-1-Importance de contrôle interne pour la Direction
2-2-Importance de contrôle interne pour les Auditeurs
DEUXIEME PARTIE : ANALYSE CRITIQUE DE LA SITUATION EXISTANTE
CHAPITRE I : ANALYSE DES FORCES
Section 1 : ORGANISATION DE L’ACOR
1-1-Organisation générale
1-1-1-Structure et organigramme `
1-1-1-1-Organigramme
1-1-1-2-Explication de l’organigramme
1-1-2-Description narrative de la procédure
1-2-Diagnostic de la force de son organisation
1-2-1-Concernant la procédure
1-2-2-Concernant la structure et l’organigramme
Section 2 : TRESORERIE ET COMPTABILITE
2-1-Trésorerie
2-1-1-Décaissement et encaissement
2-1-2-Paie/personnel
2-2-Comptabilité
2-2-1-La comptabilité des dépenses et recettes
2-2-2-La comptabilisation des rémunérations du personnel
CHAPITRE II : ANALYSE DES FAIBLESSES
Section 1 : AU NIVEAU DE L’ORGANISATION
1-1-Inexistence de manuel de procédure
1-2-Structure et politique non satisfaisante
Section 2 : AU NIVEAU DE LA TRESORERIE ET DE LA COMPTABILITE
2-1-Trésorerie
2-1-1-Problème au niveau de la détention caisse
2-1-2-Inexistence de service paie indépendant
2-2-Défaillance de l’organisation comptable
2-2-1-Documentation insatisfaisante
2-2-2-Traitement incorrect des pièces
TROISIEME PARTIE : PROPOSITIONS DE SOLUTIONS ET ETUDES D’IMPACTS
CHAPITRES I : PROPOSITIONS DE SOLUTIONS
Section 1 : SOLUTIONS RETENUES AU NIVEAU DE L’ORGANISATION
1-1-Solutions retenues sur la paie/personnel
1-1-1-Procédure de recrutement du personnel
1-1-2-Procédure selon la paie du personnel
1-2-Solutions retenues sur les dépenses
1-2-1-Procédure sur les petits achats
1-2-2-Procédure de dépenses sur les matériels informatiques
1-2-3-Les dépenses sur le loyer et la taxe
1-3-Solutions retenues sur les recettes et approvisionnement caisse
1-3-1-Procédure à suivre sur la recette du projet
1-3-2-Procédure à suivre du travail de consultance
1-3-3-Procédure de la recette au niveau de la formation
Section 2 : SOLUTIONS RETENUES AU NIVEAU DE LA PROCEDURE COMPTABLE
2-2-Amélioration de la procédure comptable
2-1-Enregistrement comptable
CHAPITRE II : ETUDES D’IMPACTS ET RECOMMANDATIONS GENERALES
Section 1 : ETUDES IMPACTS
1-1-Impacts positifs et impacts négatifs
1-1-1-Concernant le recrutement
1-1-2-Approvisionnement caisse et recettes
1-2-Résultats attendus au niveau des dépenses
1-2-1-Concernant le cycle paie/personnel
1-2-2-Concernant le loyer, la taxe, l’eau et l’électricité
1-2-3-Concernant la dépense de matériel
Section 2 : RECOMMENDATIONS GENERALES
2-1-Procédure comptable
2-1-1- Les directives de procédure d’enregistrement comptable
2-1-1-1-Le journal 64
2-1-1-2-L’enregistrement comptable
2-2-Procédure administrative
CONCLUSION GENERALE
ANNEXES
PROPOSITION DE NOUVEL ORGANIGRAMME I
LIVRE JOURNAL BANQUE II
LIVRE JOURNAL CAISSE III
RECU DES ELEVES EN FORMATION IV
FICHE DE PAIE V
BIBLIOGRAPHIE
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