Problèmes rencontrés sur le plan juridique et ressources humaines

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La Direction Administrative et Financière 

Elle se charge des affaires administratives et financières de la société, c’est dans cette direction qu’on établit le budget prévisionnel et oriente les différents responsables sur les stratégies de gestion de l’entreprise.
· Département Trésorerie et Finance : Ce département se charge du suivi de la trésorerie, établit le budget et le rapport financier , il fait également tous les travaux de comptabilité c’est-à-dire le traitement des informations financières de la société , se charge des imputations et saisies des opérations comptables ainsi que l’établissement des grands livres et balance.
C’est au niveau de ce département également qu’on aitf les travaux fins d’exercice comme l’inventaire, l’établissement des Etats financiers.
· Département Transport et Logistique : Ce département se charge de l’approvisionnement de la société que ce soit importation ou locale, les transports des matériels ainsi que la gestion des parcs véhicules.
· Département Administration et Ressources Humaines : Ce département s’occupe de l’administration générale de l’entreprise , les affaires généraux comme les assurances , …ainsi que la gestion du per sonnel , du paiement du personnel , attribution des sanctions , suivi des congés et lapromotion et avancement des employés.

Liaisons structurelles

Pour bien appréhender la structure de la société YDELEC(H Organigramme en Annexe I), nous estimons que sa présentation doit être compléet par ses liaisons structurelles, ce sont :
Les liaisons formelles.
Les liaisons informelles.
D’une part les liaisons formelles, écrites ou connues , sont celles qui apparaissent sur l’organigramme ( liaison hiérarchiques, fonctionnelles , conseils , …).
D’autre part, les liaisons informelles sont celles qui existent de facto dans la société, mais qui ne sont pas formalisées .Elles s’établissent de manière virtuelle.

THEORIE GENERALE SUR LE CONTROLE INTERNE

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il convient de cerner au préalable la notion du contrôle interne .Pour cela une présentation générale du concept et de ses caractéristiques propres s’avère nécessaire, il en est de même sa place dans l’entreprise.

LE CONCEPT DU CONTROLE INTERNE

La notion de contrôle interne est complexe et en c onstante évolution , il est important de la définir .Mais cela n’est pas suffisant , nous allons pour lors relater ses multiples facettes et les bases sur lesquelles le Contrôle s’appuie.

Ses définitions et composantes du contrôle interne

L’apparition du contrôle interne est difficile à ce rner, disons tout simplement qu’il est apparu dans le monde des affaires beaucoup plus tard que l’audit externe .La principale raison de son apparition est liée à l’honoraire exorbitant de l’audit externe, surtout compte tenu de l’évolution ci après des entreprises :
o Croissance des entreprises entraînant un nombre grandissant des contrôles financiers.
o Etendu géographique des activités.
o Fraude et tenu des livres adéquates.
o Nombre croissant des transactions Comme définition, nous pouvons dire que :
Le contrôle interne comptable et financier est cons titué par le dispositif de la société défini et mis en œuvre sous sa responsabilité en vue d’assurer dans la mesure du possible, une gestion comptable et un suivi financier rigoureux de ses activités, visant à répondre aux objectifs définis ci-après7.
Le contrôle interne comptable et financier des soci étés est un élément majeur du contrôle interne. Il concerne l’ensemble des processus de production et de communication de l’information comptable et financière des sociétés et concourt àla production d’une information fiable et conforme aux exigences légales et réglementaires.
Le contrôle interne en général s’appuie sur un dispositif d’ensemble comprenant notamment la conception et la mise en place du système d’information de la société, les politiques et procédures de pilotage, de surveillance et de contrôle.
Il existe plusieurs définitions et approches du contrôle interne et ce en fonction de la problématique posée, à savoir la décision, l’évation,lu le crédit bancaire.
Mais dans notre étude, nous n’avons retenu que quelques définitions suivantes :
D’ après la CNCC : « ensemble de mesure de contrôle s comptables ou autres que la direction définit, applique et surveille sous sa responsabilité afin d’assurer la protection du patrimoine de l’entreprise et la fiabilité des enregistrements comptables et des comptes annuels qui en découlent ».

Des registres comptables peu fiables

Les dirigeants d’entreprises s’appuient , pour une bonne part de leurs décisions sur des rapports dont les données émanent des registres comptables .Par conséquent , si le registres comptables . Par conséquent , si les registres comptables renferment des erreurs important et qu’un dirigeant s’y fie pour prendre une décision , alors cette décision amène certaines pertes ou crée des problèmes à l’entreprise ou à d’autres ges tionnaires .Donc , des informations erronés peuvent causer des préjudices à l’entreprise telles que :
Décision de faire de contrats avec un client douteux ou insolvable.
Litige avec un client qui a réglé sa créance maisuiq a fait l’objet d’une relance II-1.3 Inefficacité et efficience des opérations.
Les notions inefficacité et inefficience sont courantes mais on n’est pas encore arrivé à en trouver des définitions généralement acceptées.
Ces notions sont en effet parfois utilisées l’une pour l’autre .Cependant, au sein de la profession comptable, les définitions suivantes ontété retenues :
L’ efficience se mesure en termes d’économie des moyens alors que l’ efficacitése mesure en termes d’atteinte des objectifs.
Par ailleurs, MAC DONNEL parle d’efficacité lorsqu’il s’agit de mesurer l’atteinte de l’objet et d’efficience lorsqu’on s’intéresse à la relation intra extrant.
Il définit ces notions comme suit : l’efficience c’est l’obtention du meilleur ratio possible entre les services produits (extrants) et les ressources utilisées pour les produire (intrants) .Au gouvernement, enfin est la mesure dans laquelle un programme atteint ses buts ou autres effets prévus.
A l’aide de ses définitions, il est assez facile d’imaginer ce que peut entraîner une gestion efficace et inefficience des opérations :
Commandes de matériels passés en double alors qu’ily a pénurie pour d’autres Augmentation du coût des stocks.
Cette inefficience se traduit par le gonflement des charges et une situation déficitaire.

Le non respect des politiques et procédures établies

L’établissement des politiques et procédés est uneétape très importante mais leur mise en application est tout aussi cruciale.
L’entreprise doit mettre au point des mécanismes qui vont contribuer au respect des règles établies, sinon elle risque de ne pas atteindre les objectifs visés , ou encore d’irruption de problèmes .
Exemple : le non respect de procédure d’octroi de crédit peut nuire l’entreprise.

Recherches documentaires 

Pour la réalisation de cette étude, des recherchesdocumentaires et des recherches sur internet des documents traitant le système de contrôle interne en général, de la procédure de décaissement de fonds lors d’un emprunt , et des énergie renouvelables à Madagascar ont été effectués ainsi que des lectures des cours dispensés par les différents enseignants au programme DESS afin d’avoir une idée et une vision claire du sujet.
La recherche est basée également sur les documentsinternes de la société HYDELEC.
Ces recherches nous ont permis de trouver des informations concernant l’introduction, les objectifs de recherches ainsi que les actions correctives (Questionnaire en Annexe II)

Analyse documentaire 

Nous allons étudier dans cette étape, la documentation existante relative au service personnel , administratif et financier pour identifier les différents concepts liés à son activité et à son organigramme (organigramme, règlements intérieur, esl budgets, documents relatifs à leur exécution, rapport d’activités, les états financiers ainsi que tout autre document interne seront examinés). Nous parviendrons à détecter les écartsà travers cette étape et ferons des analyses et interprétations y afférentes (Document Annexe I)

Modèle d’analyse

L’analyse des données a consisté dans un premier temps d’appréhender la démarche appliquée afin qu’on puisse identifier lors de l’évaluation,les risques encourus par cette entreprise.
Pour ce faire, à défaut de disposer des informations auprès de la société concernant les procédures appliquées, nous avons essayé de consulter des rapports de contrôle interne émis l’année antérieure.
Ainsi, l’analyse des méthodes utilisées pour évaluer le contrôle interne du cycle étudié jusqu’ici, a permis de montrer la nécessité d’une nalyse spécifique des risques au niveau juridique : des contrats , organisation comptable et financière.
Dans un second temps ; nous avons essayé d’identifier les conditions et la démarche pour pouvoir analyser ces risques et de proposer des recommandations à ceux-ci.
Notre modèle d’analyse est une simple représentatio schématique ( Annexe IV).

Le sondage 

Selon LEMANT 12, le sondage permet d’estimer ou de vérifier des valeurs ou des proportions avec un coût et des délais considérablement réduits,c’est un outil de validation.
Dans notre cas, nous avons fait l’examen du traitement de certaines factures, des enregistrements comptables, des contrats de l’entreprise et de façon aléatoire nous avons pu obtenir des éléments probants concernant certains aractéristiques de ces éléments et qui nous a permis de donner une estimation plus ou moins précise à une conclusion valable pour l’ensemble de la population étudiée

Interview et observations 

Pour la conduite de notre étude, nous avons mené des techniques d’interview et d’observation afin de nous aider à comprendre la réalité et d’avoir une idée claire du sujet .
L’interview est très importante pour une qualité des informations spécifiques recherchées. En effet les entretiens sont très utiles pour la description des processus existants au niveau de la société telle que la rédaction des contrats, l’organisation comptable et financière et la gestion du personnel sous l’angle des risques et de son dispositif de contrôle interne.
Nous avons réalisé notre travail avec un entretienavec le responsable du personnel, administratif et financier et celui chargé des achats dans le but de rassembler leurs points de vue, identifier les niveaux hiérarchiques, la façon dont les contrôles sont conçus et effectués en pratique ainsi qu’avec le Directeur général et le chef de la centrale.
Nous avons également mené des observations lors dela descente sur terrain ou sur le site Ces méthodes nous ont permis d’avoir une meilleureconnaissance du cycle, d’orienter nos recherches, d’avoir une vision générale des risquesencourus par cette entreprise

Les calculs et les analyses d’information 

Les calculs sont effectués pour vérifier les exactiudes arithmétiques des informations contenues dans les documents comptables collectés ou de réaliser d’autres pour en vérifier les calculs faits par les audités.
Les analyses sont faites pour voir les cohérences de certaines informations avec les informations de base (Par exemple : cohérence entreles données contenues dans les fiches de contrôle caisse et celles contenues dans les journa ux auxiliaires de caisse).
Les données ainsi collectées seront analysées pare lmoyen de certains outils en vue d’une synthèse générale de l’étude.
Il s’agit d’utiliser les outils informatiques comme EXCEL, Logiciel comptable : EBP Paye , EBP Compta pour traiter les informations comptables et la gestion du personnel , ceci dans le but de dégager les résultats en distinguant les anomalies et les informations correctes. L’utilisation de cette technique permet de voir en totalité les informations et de focaliser les recherches sur les informations anormales et suspectes.

Grille d’analyse des tâches

Nous avons utilisé également comme outil la grilled’analyse des tâches, c’est un tableau présentant les différentes opérations accomplies par personne exécutante et leur nature , elle permet d’identifier les cumuls de tâches relevant d ’une fonction de même nature mais incompatibles avec les besoins de contrôle réciproque.
Donc c’est un outil de diagnostic qui permet de déceler sans erreurs possibles les manquements au principe de séparation des tâches, d’analyser la charge de travail par agent, d’identifier sa structuration et la manière dont ele est remplie (annexe 2)..

Table des matières

PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE ET METHODOLOGIQUE DE L’ETUDE 
Chapitre I : Présentation de la société HYDELEC MADAGASCAR SA
Section 1 : Historique, Identification , activité et mission de la société
Section 2 : Structure organisationnelle et le personnel de la société
Chapitre II : Théorie générale sur le « contrôle interne »
Section 1 : Le concept du contrôle interne
Section 2 : Les caractéristques du contrôle interne
Chapitre III : Méthodologie détaillée
Section 1 : Délimitation du champ de l’étude
Section 2: Les différents outils de recherche utilisés
DEUXIEME PARTIE : DIAGNOSTIC DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE DE LA SOCIETE
Chapitre IV : Audit de la société HYDELEC MADAGASCAR
Section 1 : Analyse de l’environnement de la société
Section 2 : Problèmes rencontrés sur le plan juridique et ressources humaines
Chapitre V : Diagnostic Financier et Comptable
Section 1 : Analyse de la situation financière
Section 2 : Problèmes rencontrés au niveau de l’organisation comptable
TROISIEME PARTIE : MISE EN PLACE DISPOSITIF DE CONTROLE INTERNE DANS LE CADRE D’UN EMPRUNT .
Chapitre VI : Dispositif du système de contrôle interne
Section 1 : Mise en place d’un dispositif concernant le Personnel
Section 2 : Mise en place d’un dispositif juridique et fiscal
Section 3 : Mise en place d’un dispositif de l’organisation comptable et financière
Chapitre VII : Recommandations
Section 1 : Recommandations générales
Section 2 : Résultats escomptés
Section 3 : Limite et portée des solutions proposées
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIE

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