PROBLEMES RENCONTRES AU NIVEAU DES RESSOURCES HUMAINES ET MATERIELLES

Télécharger le fichier pdf d’un mémoire de fin d’études

Rôles et attributions de chaque employé

A commencer du supérieur hiérarchique jusqu’aux différents services exécutants.
Le General manager :
Comme il a été relaté dans son historique, SHOPRITE MADAGASCAR S.A est l’une des filiales du groupe SHOPRITE CHECKERS sis en Afrique du Sud. Il dispose d’un « general manager » qui est le premier responsable de la société SHOPRITE MADAGASCAR S.A. Elle est donc dirigée par un « general manager » qui assure la gestion de l’organisation, le management dans son ensemble. Différentes attributions lui sont assignées pour assurer le bon fonctionnement de lasociété telles que :
o Prévoir, organiser, diriger et contrôler toutes les activités existantes au sein de la société ;
o Assurer l’organisation générale de la société touteentière ;
o Assurer la liaison permanente de la société avec samaison mère située en Afrique du Sud.
Pour assumer ses fonctions, il collabore avec les 8 directions indépendantes ci- après :
– « Financial department » ;
– « Personal department » ;
– « Distribution center » ;
– « Buying » ;
– « Stores » ;
– « Freshmark » ;
– « Meat market » ;
– « Informatics ».
« Financial department » :
Cette direction a pour missions principales de superviser et de participer à la réalisation de toutes les tâches y compris les missions qui ont trait au domaine de la comptabilité et de l’audit interne. L’apposition de sa signature sur l es comptes certifiés des fournisseurs et des prestataires de services relève également de ses fonctions. Elle se charge en bref de la gestion financière de la société SHOPRITE MADAGASCAR S.A. lleE se subdivise en 3 services interdépendants, directement supervisés par le directeur financier et se consacrent à l’atteinte des objectifs que le « Financial department » s’est fixés. Ces services sont :
– « Expenses creditors » ;
– « Divisional accounting office » ;
– « Trade creditors »
· « Expenses creditors »
Ce service s’occupe de la gestion des frais généraux tels que le salaire, l’eau et l’électricité, le gardiennage, la maintenance, le oyer,l…… au SHOPRITE MADAGASCAR S.A. Ainsi, ses principales tâches consistent à :
– rassembler, vérifier et enregistrer pièces justificatives (factures) sur frais généraux venant des tiers ;
– Passer à la procédure de paiement des fournisseurs.
Ses tâches se résument donc à la saisie d’un EIR (voir ANNEXE 1) et au paiement des différentes dépenses engagées par Shoprite pour sonbon fonctionnement.
De plus, il détient la caisse concernant les liquidations nécessaires pour les besoins du service et délivre des bons d’achat pour les consommateurs.
· « Divisional accounting office »
Ce service s’occupe de la réception, de la vérification et du contrôle des documents relatifs à l’approvisionnement de Shoprite en matiè re de produits et marchandises à usage commercial ou propre aux différents services.
Ces documents sont :
– les pièces de caisse (OCB, Business Report Summary) ;
– les factures et les factures pro forma;
– les bons de commande
Il contrôle en fait l’authenticité des factures venant des fournisseurs, les factures pro forma établies par le service responsable au magasin qu’on appelle « Computer room » et le bon de commande. Il transmet par la suite les documents d’achat vérifiés au service liquidateur qu’on appelle « Trade creditors » se chargeant spécialement du paiement des fournisseurs locaux et passe les écritures y afférentes au grand livre achat ou grand livre fournisseurs. Outre, il s’occupe du suivi des ventes à crédits effectués auprès des différentes entreprises collaboratrices. . Il se charge aussi de la réglementation des divers impôts auxquels l’entreprise est soumise : IBS, TVA, IR, … .
· « Trade creditors »
Ce service s’occupe de l’établissement des documents de paiement des fournisseurs de marchandises destinées uniquement pour la revente au magasin jusqu’à leur paiement issu des documents fournis par le « DAO » et passe une partie des écritures y afférentes au journal.
Ces documents sont :
– un état établi par les fournisseurs eux-mêmes(voir ANNEXE 2);
– 1er « CMPL » ou grand livre fournisseur (voir ANNEXE 3);
– « mail statment » envoyé en Afrique de Sud(voir ANNEXE 4)
– envoi d’un 2 ème « CMPL » par l’Afrique du Sud (voir ANNEXE 5)
– « payment advice » (résumé du dernier paiement faitauprès des fournisseurs) (voir ANNEXE 6);
– imprimés des détails de virement effectué auprès sdefournisseurs (voir ANNEXE 7)
Ce service est une partie intégrante du service comptabilité dans son ensemble. Par conséquent, elle assure la gestion de la trésoreriede la société afin de disposer en permanence des ressources suffisantes pour remplir ses engagements financiers tels que les salaires, charges sociales ; fiscales, paiement fournisseurs,…..
« Personal department » :
Actuellement, Shoprite compte 310 employés environ. Un nombre aussi important d’employés nécessite une direction indépendante pour l’administration du personnel comme l’enregistrement, le suivi, le contrôle des données individuelles et collectives du personnel, la tenue des documents et registres imposés par la réglementation en vigueur, application des dispositions réglementaires et légales, l’administration des rémunérations, calcul des charges sociales CNAPS, OSTIE, la gestion du personnel comme le programme de recrutement, d’embauche, plan de carrière et promotion, plan de formation, l’information et la communication, l’amélioration des conditions de travail, dispositions législatives et conventionnelles, en matière d’hygiène et de sécurité, les relations sociales et l’analyse sociale.
Bref, cette direction assure l’adéquation et la disponibilité de ces employés aux différents postes en procédant à la formation, au ecrutement, à l’évaluation et à la promotion de ceux-ci.
« Buying department » :
Cette direction a pour mission de gérer l’approvisionnement en marchandises générales que Shoprite distribue aux consommateursdans ses différents magasins. Elle se charge ainsi de l’établissement des contrats avec les fournisseurs, de la gestion des relations avec les fournisseurs (il appartient à ce département de décider avec quel fournisseur on va collaborer et pour quels produits? en tenant compte de plusieurs critères tels que le type, la qualité et le prix du produit), de la passation des commandes, de l’émission des bons de commandes et le suivi de toutes ces préoccupations .Ce département se charge de tout ce qui est relatif à l’achat que ce soit vers l’étranger ou localement.
Celle –ci se divise en 3 services interdépendants à savoir :
– service import ;
– service local ;
– service marketing.
· service import
Ce service s’occupe généralement de la préparationet envoi des documents d’importation et de dédouanement des marchandises importées. C’est ce service qui procède à la vérification des articles commandés à l’étranger nécessitant uneautorisation ou non auprès des ministères de la santé, l’OMERT, ministère de l’élevage,…..
Les documents indispensables au dédouanement sont:
– facture originale
– connaissement ou « Bill of Lading »
– « packing List »
– certificat d’origine des marchandises
– certificat d’assurance
– certificat sanitaire ou vétérinaire
– N° « BSC » validé
· service local
Ce service assure la gestion des stocks de marchandises approvisionnées localement dans l’entrepôt. Il se charge de la passation des commandes auprès des fournisseurs locaux ravitaillant cet entrepôt
· service marketing
Ceci se charge de la publicité et de la promotion de la Société.
« Distribution center » (entrepôt)
Cette direction se charge de la réception, vérification, contrôle des marchandises importées ou locales issues des commandes faites par le Buying department dans l’entrepôt. Comme son nom l’indique, elle se charge en revanche de l’approvisionnement des 8 magasins tout en honorant leurs demandes respectives.
« Freshmark » :
Parallèlement à la direction « Buying », cette direction se charge de tout ce qui concerne les fruits et légumes que ce soit par achat local ou par importation en Afrique du Sud, de l’entreposage à courte durée et du réapprovisionnement des 8 magasins suivant leurs demandes respectives
« Meat market » :
Parallèlement aux 2 directions, elle se charge de tout ce qui est viande, de l’approvisionnement uniquement local, de l’entrepos age à courte durée et de la confection maison des charcuteries et assimilés et du réapprovisionnement des 8 magasin de Shoprite selon leurs besoins respectifs
« Stores » :
Ce département se charge du suivi des ventes réalisées par tous les magasins sis dans tout Madagascar. Ce département assure le bon déroulement de toutes les opérations effectuées (ventes, achat,…) et la qualité des marc handises vendues.
« Informatics » :
C’est un département indépendant qui assure la répation de tous les matériels informatiques tels que l’imprimante, l’ordinateur, mais il arrive des fois que l’on fait appel à des prestataires de services lorsque le dégât s’avère important. Il assure aussi le bon déroulement de l’échange des informations (intranet) dans la société. Ce département ne figure pas dans l’organigramme de la société mais li existe.

 Activités, missions, objectifs de la société Shoprite

La définition des activités, des missions et des objectifs est la base même et la raison d’être de toute société. En ce qui concerne ceuxedShoprite, il nous est utile de donner des détails précis.

Activités

L’exploitation d’une entreprise comporte de nombreuses fonctions: achat, transformation, fabrication, stockage, vente et livraison qui se rattachent à une activité principale, objet principal de l’entreprise qui consiste dans la vente de biens ou de services en vue d’en tirer un revenu ou produit.
Selon son objet social stipulé dans les statuts, Shoprite est une entreprise de grande distribution qui a la vocation de se livrer à deux activités inséparables pour satisfaire les besoins des clients et ceux d’elle-même.
– activités d’achat des produits locaux et importés;
– et activités de revente des produits locaux et importés.

Activités d’achat des produits locaux et importés

Bien que la société Shoprite ne puisse pas fabriquer, fournir et ravitailler elle-même toutes les marchandises destinées à être revendues dans chaque magasin, elle a besoin d’acheter des marchandises auprès des fournisseurs locaux et des produits importés auprès des fournisseurs étrangers pour faire fonctionner la société. C’est l’une des activités principales qu’elle doit entreprendre pour atteindre ses objectifs

Activités de revente des produits locaux et importés

Shoprite met à la disposition de sa clientèle divers produits approvisionnés par des fournisseurs. L’autre principale activité se résume à la revente à l’état ou après transformation de ces produits et en prélevant une marge bénéficiaire définie. Actuellement, Shoprite concentre toutes ses activités à l’intérieur de lagrande île. De ce fait elle n’exporte pas encore ses produits à l’étranger.

Table des matières

INTRODUCTION GENERALE
PREMIERE PARTIE : APERCU GENERAL SUR LA SOCIETE
CHAPITRE 1 : PRESENTATION DE LA SOCIETE
SECTION 1 : HISTORIQUE DE LA SOCIETE ET SON IDENTIFICATION
1.1 Historique de la société
1.2 Son identification
SECTION 2 : STRUCTURE ORGANISATIONNELLE DE LA SOCIETE
2.1 La structure de la société
2.2 L’organigramme
2.2.1 Définition de l’organigramme
2.2.2 Liaison hiérarchique
2.2.3 Rôles et attributions de chaque employé
SECTION 3 : ACTIVITES, MISSIONS, OBJECTIFS DE LA SOCIETE SHOPRITE
3.1 Activités
3.11 Activités d’achat des produits locaux et importés
3.12 Activités de revente des produits locaux et importés
3.2 Missions
3.3 Objectifs
3.31 Définition
3.32 Ses objectifs
CHAPITRE 2 : THEORIE GENERALE SUR L’OUTIL DE GESTION
SECTION 1 : RAPPEL SUR LA NECESSITE DE LA COMPTABILITE ET LES ELEMENTS CONSTITUTIFS DU
SYSTEME COMPTABLE
1.1 Rappel sur la nécessité d’une comptabilité
1.11 Procédure comptable
1.12 Système comptable
1.13 La comptabilité générale
1.1.31 Définition
1.1.32 Enregistrement comptable
1.1.33 Objectifs de la comptabilité
1.2 Eléments constitutifs du système comptable
1.21 Livres comptables
1.22 Documents de synthèse
SECTION 2 : CADRE CONCEPTUEL DE LA COMPTABILITE
2.1 Conventions comptables de base
2.2 Caractéristiques qualitatives de l’information
2.3 Les principes comptables fondamentaux
CHAPITRE 3 : PROCEDURE COMPTABLE ACTUELLE DE SHOPRITE
SECTION 1 : DESCRIPTION DU DEPARTEMENT FINANCIER (FINANCIAL DEPARTMENT)
1.1 Organigramme
1.2 Missions de chaque sous département
SECTION 2 : PROCEDURE COMPTABLE APPLIQUEE PAR SHOPRITE
2.1 Circuit des documents achat
2.1.1 Procédure comptable achat au niveau du DAO
2.1.2 Enregistrement
2.1.3 Article de journal
2.2 Procédures des frais généraux
2.3 Circuit des documents Vente
2.3.1 Procédures comptables de vente
2.3.2 Enregistrement
2.4 Confection des états financiers
2.5 Classement
2.6 Procédure de la banque
2.7 Procédure de caisse
DEUXIEME PARTIE: IDENTIFICATION ET FORMULATION DES PROBLEMES RENCONTRES
CHAPITRE 1 : PROBLEMES RENCONTRES AU NIVEAU DES RESSOURCES HUMAINES ET MATERIELLES
SECTION 1 : UN PERSONNEL ASSEZ PRODUCTIF
1.1 Démotivation du personnel
1.2 Insuffisance au niveau de l’effectif du personnel
1.3 Retard dans l’exécution du travail
SECTION 2 MOYENS MATERIELS NON PERFORMANTS
2.1 Obsolescence des machines informatiques
2.2 Lenteur du traitement comptable
2.3 Absence d’une salle d’archivage
CHAPITRE 2 : PROBLEMES LIES A L’ORGANISATION COMPTABLE
SECTION 1 : CIRCUIT D’INFORMATION LENT
SECTION 2 : PROBLEMES LIES A L’ORGANISATION COMPTABLE
2.1 La monotonie dans l’exécution des tâches
2.2 Ajournement du paiement des fournisseurs
2.2.1 Lenteur administrative
2.2.2 Défaillance des systèmes bancaires
2.2.3 Désaccord entre le département « Buying et Financial »
2.3 Système trop sécurisé et rigoureux
2.3.1 Absence d’initiative de la part des Managers
2.3.2 Conséquences du système sécurisé sur les tâches à accomplir et les frais y afférents
2.3.3 Absence d’une gestion prévisionnelle
TROISIEME PARTIE: PROPOSITIONS DE SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS GENERALES
CHAPITRE 1 : PROPOSITIONS DE SOLUTIONS CONCERNANT LES RESSOURCES HUMAINES ET MATERIELLES
SECTION 1 : AMELIORATION DE LA PRODUCTIVITE DU PERSONNEL
1.1 La motivation du personnel
1.2 Recrutement de personnel
1.3 Exécution à temps du travail
SECTION 2 : AMELIORATION DE LA PERFORMANCE DES MATERIELS INFORMATIQUES
2.1 Renouvellement des matériels informatiques
2.2 Accélération et rapidité du traitement comptable
2.3 Prévision d’une salle d’archivage
CHAPITRE 2 : SOLUTIONS CONCERNANT L’ORGANISATION COMPTABLE
SECTION 1 : RENFORCEMENT DU CIRCUIT D’INFORMATION
SECTION 2 : REFORME SUR L’ORGANISATION COMPTABLE
2.1 Rotation du personnel dans l’exécution des tâches
2.2 Paiement à temps des fournisseurs
2.2.1 Allégement des procédures de paiement des fournisseurs
2.2.2 Proposition d’amélioration du système bancaire
2.2.3 Mise en place d’un flow chart
2.3 Restructuration du système sécurisé et rigoureux
2.3.1 Octroi de plus d’initiative aux managers
2.3.2 Recherche d’un équilibre des tâches à accomplir
2.3.3 Mise en place et recrutement d’un gestionnaire des prévisions
CHAPITRE 3 : SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTENDUS
SECTION 1 SOLUTIONS RETENUES
1.1 Mise en place d’un organe de suivi du personnel
1.2 Recrutement de personnel motivé, suffisant et possédant les compétences adéquates
1.3 Restructuration d’une partie de la procédure comptable
1.4 L’utilisation d’un tableau de bord
1.5 Décentralisation du pouvoir
SECTION 2 RESULTATS ATTENDUS ET RECOMMANDATIONS GENERALES
2.1 Résultats attendus
2.1.1 Au niveau du département comptabilité
2.1.2 Au niveau national
2.1.2.1 Résultat économique
2.1.2.2 Résultat financier
2.1.2.3 Résultat social
2.2 Recommandations générales
CONCLUSION GENERALE
Bibliographies
Annexes

Télécharger le rapport complet