PROBLEMES RELEVES AU NIVEAU DU SERVICE LOGISTIQUE SUR LES REGLEMENTS DES FACTURES TRANSPORTS

Télécharger le fichier pdf d’un mémoire de fin d’études

Politique et stratégie de l’entreprise

Cette section nous permet de savoir la politique et la stratégie marketing adoptées par l’entreprise. Les décisions stratégiques traitent des sujets vitaux pour l’entreprise, concernant sa politique générale, sa stratégie à venir et sesperspectives. Ce sont des questions hautement sensibles et confidentielles pour l’entité.
Il en résulte que les décisions stratégiques sontudressort de la Direction Générale, le cas échéant, notamment pour les décisions d’une importance capitale, de concert avec la Présidence Direction Générale et le comité de Direction.

Politique de l’entreprise

Pour affronter ses concurrents, HOLCIM Madagascar développe une politique différente, à l’exemple de son vaste réseau d’implantation dans le pays qui lui a permis de se développer par l’augmentation de sa capacité d’intervention.
Sur le marché malgache, la société compte deux pôles de production de ciment dont :
· une usine intégrée d’une capacité de production de150 000 tonnes/an à Antsirabe (Ibity)
· un silo d’importation d’une capacité de 250 000 tonnes/an et une unité d’ensachage situés au Port de Tamatave.
Holcim Madagascar est certifiée ISO 9001-2000 depuis le mois de décembre 2003 « système de management de la qualité » dans le butd’aller vers l’amélioration continue de ses services et produits. Elle utilise ainsi une politique de prix pour se différencier aux autres concurrents.
Holcim Madagascar est une entreprise citoyenne par le biais du CRS (Responsabilité Sociale et Communautaire) c’est-à-dire qu’elle met en place des différentes actions sociales par exemple des soutiens aux établissements scolaires, participe aux reboisements… la société s’engage dans la démarche de protection et de préservation de l’environnement et est certifiée ISO 14001-2004 depuis le mois de décembre 2004 « système de management de l’environnement ».

Couverture dans toutes les zones

Cependant, HOLCIM Madagascar adopte une large couverture de toutes les zones productrices par l’implantation d’agences dans l’en semble des régions.

Classement à Madagascar

De ce fait, à Madagascar, parmi toutes les sociétésimportatrices et distributeurs de ciments, HOLCIM Madagascar est classée première vuela qualité de ses produits et la prestation de ses services.
L’existence de deux pôles de production de ciment e t d’agences éparpillées sur l’étendue du territoire malgache constitue un facteur-clé de sa réussite.
Profitant de contrats nationaux et internationaux ainsi qu’une forte culture d’entreprise, HOLCIM Madagascar renforce sa bonne réputation vis-à-vis de sa clientèle par son principe de respecter de manière scrupuleuse ses engagements.
Son affiliation à un puissant groupe, Groupe HOLCIM , lui confère aussi une bonne crédibilité vis-à-vis de l’environnement des affaires à Madagascar et à l’étranger.
Par ailleurs, HOLCIM Madagascar arrive à gagner fac ilement la confiance des banques en raison de son appartenance à ce groupe H olcim Outre Mer.

Stratégie de l’entreprise

Faire face à la concurrence, Holcim Madagascar adap te une stratégie qui convient à son environnement.
Comme la Société dispose déjà de distributeurs courants, elle opte pour une stratégie marketing business : B to B c’est-à-dire les produits s’adressent directement à ses distributeurs (pour être plus proche des clients).
En outre, l’expérience et les compétences de ses dirigeants ont permis de définir et mettre en œuvre des « stratégies de diversification et d’innovation» des produits et d’augmenter continuellement sa capacité d’exploitation.

La Direction des ressources humaines

La Direction des ressources Humaines a pour missions :
A l’égard de l’entreprise :
Elaborer la politique sociale et en assure l’application au quotidien.
Représenter la société auprès des organismes ou syndicats professionnels et de défendre les intérêts de Holcim.
Aviver les capacités de leadership de l’encadrement de la société A l’égard du personnel :
Améliorer l’équilibre travail et vie privée.
Assurer une bonne coordination dans l’entreprise

La Direction administrative et financière

Est rattachée directement à la DAF HOM. Elle a un lien fonctionnel avec le Directeur général d’Holcim Madagascar.
Cette Direction est à la charge de la gestion des a ffaires générales de la Société afin d’assurer l’établissement des états comptables, financiers et fiscaux dans le respect des normes du groupe et ainsi que de garantir les procédures et contrôles nécessaires à la gestion de l’entreprise. Attribution en générale :
Assurer le fonctionnement et la gestion des services sous sa responsabilité en motivant les équipes et en leur pportant le soutien nécessaire.
Coordonner et assurer la production des comptes comptables et analytiques.
Garantir la fiabilité des informations comptable et financière transmises à la direction pour prise de décision.
Assurer un suivi efficace des comptes clients pour réduire le risque d’impayé et optimiser la gestion de la trésorerie pour limiter les coûts financiers
Enfin, cette direction est tenue d’assurer l’optimi sation fiscale et de gérer les assurances.

La Direction commerciale

La Direction Commerciale est directement rattachée à la Direction Générale. Elle participe à la politique commerciale, logistique et marketing de Holcim Madagascar sous l’autorité de la Direction générale et régionale.
Assurer les objectifs commerciaux de Holcim Madagascar.
Participer à la planification et à la coordination des approvisionnements maritime.
Négocier les prix avec les transporteurs et d’augmenter le nombre de clients.
Contribuer à l’amélioration de l’image de marque de Holcim Madagascar.

Analyse

Définition de la problématique

Dans ce paragraphe, nous percevons les imperfections et les lacunes. La présentation des problèmes pourrait surprendre, de même la manière de les résoudre.
Le contrôle interne et la procédure appliquée au traitement des factures transports avaient attiré particulièrement mon attention, au oursc de ces mois de stage au sein du département logistique. La logistique est le cœur d e la direction commerciale, elle fait appel à plusieurs métiers et savoir- faire qui concourent à la gestion et à la maîtrise des flux physiques et d’informations ainsi que des moyens. C’est un do maine qui met en relation directe la société, les clients et les transporteurs. HOLCIM étant leader sur le marché du ciment, le nombre de clients ne cesse d’augmenter. Le service logistique est obligé de répondre aux besoins des clients en cherchant des transporteurs pour l’acheminement de la marchandise et au processus de paiement de ces derniers. C’est là que se posent les problèmes : « est ce que les objectifs sont atteints à temps ? Est ce que la situation présente répond aubesoin du client ou du transporteur ? Et est ce que HOLCIM en pourrait tirer profit ? ». C’est ainsi que nous avons opté pour le thème : « Contribution à l’amélioration des procédures de raitement facture transport dans le cas de HOLCIM Madagascar ».

Objectif de l’étude et résultat attendu

Il est important de porter à la connaissance de to ut un chacun que dans le service commercial, la première intention est fixée sur l’étude de la satisfaction clientèle.
Principalement, à cause d’une augmentation de nombr e de facture transport à traiter, le service logistique rencontre un grand problème. Cette dégradation se fait sentir plus précisément au niveau du service comptabilité logistique : processus de traitement trop long, le non-respect de la date du règlement etc. L’objectif de l’étude se consacre sur une bonne gestion organisationnelle (pour une bonne répartition des tâches journalières) et opérationnelle (à mieux satisfaire les clients et les transporteurs, à les fidéliser et à accroître l’attractivité d’HOLCIM Madagascar sur le marché) et ainsi sur une bonne gestion du temps de travail.
Après regroupement et assimilation des informations recueillies, nous pouvons maintenant entamer la démarche nécessaire pour l’acomplissement de ma mémoire.
Mon travail n’a que l’ambition d’une contribution, mais veut poser la pierre qui marque déjà l’emplacement exact et le style de la construction à venir.

Le concept de la logistique

Tout au long de leur parcours, les produits sont traités de manières différentes qui sont liées les unes aux autres par des liens de dépendance technique, chronologique ou encore géographique. L’enjeu consiste alors à assurer et bien entreprendre la coordination optimale de ces processus d’activités mis différemment en œuvre par l’entreprise en question.

Contrôle interne du département logistique

Maintenant, nous allons aborder une approche théorique sur les notions de contrôle interne, qui depuis quelques années, ont pénétréusto les domaines de l’activité économique, non seulement dans les pays développés, mais également dans les pays en voie de développement, non seulement dans le secteur privémais également dans le secteur public.

Explications et objectifs

De nombreuses définitions données par des institutset organisations professionnelles et d’expert – comptables ont évolué au fil des années mais elles ne sont pas fondamentalement contradictoires. On perçoit bien q ue toutes s’accordent pour préciser qu’il s’agit d’un ensemble de dispositifs mis en œuvre pa r les responsables de tous niveaux pour maîtriser le fonctionnement de leurs activités. Il paraît maintenant possible en reprenant la plupart des points acquis précédemment de donner une définition synthétique du contrôle interne : « Le contrôle interne est mis en place par la direction d’une entreprise pour assurer la légitimité de ses activités, la protection de ses actifs, la fiabilité de ses informations et l’utilisation efficace de ses moyens humains, financiers et techniques. Il comprend un plan d’organisation et un ensemble cohérent de moyens, de méthodes et de procédures permettant la maîtrise du fonctionnement et l’évolution de l’entreprise par rapport à son environnement ».
Le contrôle interne au niveau du Département logistique concourt à la réalisation d’un objectif général que l’on peut décliner en objectifs spécifiques. L’objectif général c’est la continuité de l’entreprise dans le cadre de la réalisation des buts poursuivis.
Pour atteindre cet objectif général, on assigne au contrôle interne des objectifs permanents que l’on regroupe sous cinq rubriques :
– Sécurité des actifs.
– Qualité des informations.
– Respect des directives.
– Optimisation des ressources.
– Maîtrise de l’entreprise.

Moyens de contrôle interne

Organisation au sein du département

Pour atteindre ses objectifs, la société Holcim doit disposer d’une certaine structure. La direction s’emploiera à la faire connaître de to us par des conférences d’informations et par des notes écrites. Ces méthodes permettent à chacunde savoir dans quelles limites s’exerce son autorité et les risques d’empiètements réciproques seront éliminés.
Les plans d’organisation peuvent comprendre les éléments suivants :
– Définition des objectifs permanents de l’entreprise ;
– Organigramme de l’ensemble de l’entreprise et, en d étail, des secteurs, indiquant les liaisons hiérarchiques et fonctionnelles entre lesdiverses activités ;
– Définition des responsabilités pour chaque activité;
– Description des postes indiquant l’étendue des responsabilités de chaque individu.
De plus, la réussite d’un système de contrôle interne exige que tout le personnel soit rémunéré sur une base qui tienne compte de ses responsabilités.

Méthodes et procédures

Nous notons que les définitions de contrôle interne insistent sur le fait qu’il comprend « méthodes et procédures » de chacune desactivités de l’entreprise.
Il faut entendre principalement par méthodes et procédures, les consignes d’exécution des tâches, les documents utilisés, leur contenu, leur diffusion et leur conservation, les autorisations et approbations, la saisie et le traitement des informations nécessaires à la vie de l’entreprise et de son environnement.
Les méthodes et procédures auraient davantage d’efficacité si elles figuraient dans des manuels d’instructions.
Les faire circuler comme documents imprimés n’a pas pour but d’éliminer l’initiative de personne mais seulement de s’assurer que chaque personne participant au fonctionnement d’une procédure comprend la signification du travail auquel elle prend part.

Mesures de contrôles comptables et autres

Le fait que le contrôle interne est un ensemble de sécurité intégrée dans toutes les procédures, qui  ne sont pas de nature comptable exclusivement. La responsabilité de la mise en place de l’ensemble des systèmes de contrôle est du ressort de la direction. Aucun système de contrôle ne peut réussir si la direction ne s’y intéresse pas et si elle ne fait pas savoir qu’elle accepte la responsabilité de sa mise en place.
La direction prend position sur ce qu’elle attend de chaque système de contrôle en précisant entre autres :
Le degré de fiabilité qu’elle attend des informations ;
Le niveau de la qualité à obtenir dans les opérations physiques ;
Les délais à respecter dans la réalisation de diverses étapes de contrôle et dans le retour des informations correspondantes.

Instruments fondamentaux de la logistique

On ne peut pas s’échapper au service logistique quand on parle « acheminements des biens », ce service est le noyau ainsi que le générateur des sources de développement pour une organisation industrielle. On peut relever deux instruments fondamentaux pour l’accomplissement de ses tâches :

Transport

« C’est le fait d’un déplacement d’un objet d’un lieu à un autre ».
Des statistiques empruntées à divers pays permettent d’affirmer que le développement des ressources nationales, le niveau de développement et les dimensions des économies sont étroitement dépendants du développement des transports, que la rigidité des coûts de transport influe sur le cycle,favorisant l’expansion, amplifiant la dépression.
Puisque les conséquences de l’action du coût de transport risquent d’être mal perçues, il importe que, dans l’entreprise, on met en place des dispositifs chargés de surveiller cet élément indésirable, mais inévitable.
La fonction transport, trop longtemps atrophiée, doit se développer afin de domestiquer le coût de déplacement physique des biens lié à toute action de production et de vente.

Les moyens de communication

Les moyens de communications sont nécessaires pour une bonne information et imposés afin de suivre et contrôler en temps réel el mouvement et le flux des marchandises, les relations avec la clientèle, les relations avec les fournisseurs transporteurs « sous-traitants ». Ils prennent une place de plus en plus importante dans l’organisation de la gestion et de la communication des entreprises.

Téléphone

C’est le moyen de communication le plus courant et le plus nécessaire pour contact rapide de l’environnement interne qu’externe de la firme. C’est un moyen indispensable pour le service logistique parce qu’il doit être omniprésent à chaque situation.

E-mail et Fax

C’est un moyen de communication par écrit nécessair pour communiquer ou affirmer quelque chose. C’est le mode le plus rassurant avec preuve par écrit.

Lettre de communication

La lettre de communication est le mode communications. Elle s’est fait manuellement ou avec politesse.
le plus raffiné de tous ces moyens de informatisé et est rédigée soigneusement.
Etant donné l’importance du stage que nous avons effectué au sein de Holcim Madagascar, la première étape consistait à assimiler les informations concernant la société.
Cette assimilation a été faite à travers l’intégration au sein de l’établissement ainsi que les relations entretenues avec tous les personnels interne qu’externe de la firme.
Nous avons défini ainsi dans cette première partiela méthodologie appliquée pour la collecte d’informations et nous allons voir maintenant les problématiques et les analyser.

Table des matières

PARTIE I : SOCIETE HOLCIM MADAGASCAR
CHAPITRE 1 : PRESENTATION DE LA SOCIETE
Section 1 – Identité de l’entreprise
Section 2 – Politique et stratégie de l’entreprise
Section 3 – Activité et mission
Section 4 – Structure organisationnelle
CHAPITRE 2 :METHODOLOGIE D’OBSERVATION
Section 1 – Déroulement du stage
Section 2 – Observation
CHAPITRE 3 : CONTROLE INTERNE AU NIVEAU DU DEPARTEMENT LOGISTIQUE
Section 1 – Contrôle interne du département logistique
Section 2 – Instruments fondamentaux de la logistique
PARTIE II : ANALYSE CRITIQUE DE LA SITUATION EXISTANTE
CHAPITRE 1 : PROBLEMES RELEVES AU NIVEAU DE LA LIVRAISON DESMARCHANDISES ET LA FACTURATION DES TRANSPORTEURS
Section 1 – Livraison des marchandises
Section 2 – Etablissements des factures par les transporteurs
Section 3 -Bon de commande transport
CHAPITRE 2 : PROBLEMES RELEVES AU NIVEAU DU SERVICE LOGISTIQUE SUR LES REGLEMENTS DES FACTURES TRANSPORTS
Section 1 – Procédure actuelle
Section 2 – Controle interne
PARTIE III : PROPOSITIONS DE SOLUTIONS
CHAPITRE 1 : SOLUTIONS PROPOSEES POUR HOLCIMMADAGASCAR CONCERNANT LA LIVRAISON DESMARCHANDISES ET LA FACTURATION DES TRANSPORTEURS
Section 1 – Proposition de solutions concernant la livraison des marchandises
Section 2 – Mésures à prendre concernant la facturation
Section 3 – Réorganisation du mode bon de commande transport
CHAPITRE 2 : PROPOSITION DES SOLUTIONS CONCERNANT LE SERVICE COMPTABILITE LOGISTIQUE
Section 1 – Réorganisation des taches
Section 2 -Contrôle interne et les coûts engendrés
CHAPITRE 3 : RESULTATS ATTENDUS ET RECOMMANDATIONS
Section 1 -Resultats attendus
Section 2 -Recommandations
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIE

Télécharger le rapport complet