Problèmes constatés au niveau des stocks et des équipements

Télécharger le fichier pdf d’un mémoire de fin d’études

QUID DE L’OUTIL DE GESTION : « LE CONTROLE INTERNE »

Généralités

Définition

– La Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes (CNCC) en France définit le contrôle interne comme des mesures de contrôle comptable et autres que la direction définit, applique et surveille sous sa responsabilité, afin d’assurer :
* La protection du patrimoine,
* La régularité et la sincérité des enregistrements comptables et des comptes annuels qui en résultent,
* La conduite ordonnée et efficace des opérations de l’établissement,
*La conformité des décisions avec la politique de la direction.
– L’organisation des experts comptables (OEC) le définit comme l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’établissement. Il a pour but d’assurer :
* D’un côté, la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information (il s’agit des aspects comptables du contrôle interne).
* De l’autre côté, l’application des instructions de la direction, et de favoriser l’amélioration des performances ( il s’agit des aspects relatifs à la gestion de l’établissement et résumés sous la formule aspects administratifs du contrôle interne).
Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l’établissement pour maintenir la pérennité de celle-ci.
(Source : Théorie et pratique de la vérification externe, P : 135 Cours d’audit interne de la 4eme A )
L’institut canadien des comptables agrées (ICCA) le voit comme le plan d’organisation et l’ensemble coordonné de toutes les méthodes et mesures adoptées au sein d’une entreprise pour :
* Protéger les valeurs actives de celle-ci,
* Assurer l’exactitude et la fidélité des renseignements comptables,
* Promouvoir l’efficacité comptable,
* Promouvoir l’efficacité de l’exploitation,
* Maintenir le respect des lignes de conduites établies par la direction.
Contrôle interne est donc un ensemble de système de sécurité, mise en place par une entreprise afin de maîtriser la gestion de l’entreprise.
Il y a trois attributs pour faire le contrôle interne, ils sont fondamentaux, mais non limitatifs :
ƒ Organisation,
ƒ Moyens humains,
ƒ Outils de gestion : Méthode – Procédure
La logique est l’élément fondamental de l’organisation
– Si on n’observe pas la logique, on peut s’attendre à des anomalies et aussi les risques encourus seront plus élevés.

Limite du contrôle interne

Il ne faut pas croire qu’un excellent système de contrôle interne est une assurance tous risques. Un bon système de contrôle interne minimise les erreurs, les fraudes, les inefficiences et les inefficacités, ou encore les risques de non-respect des normes ou procédés établis, mais il ne peut éliminer complètements les dangers auxquels toute entreprise est exposée.
Le Comité des normes de vérification de l’institut Canadien des comptables agréés énumère les limites inhérentes au contrôle interne :
a) le fait que la direction exige habituellement que le contrôle soit rentable ;
b) Le fait que la plupart des contrôles sont conçus surtout en fonction des opérations de nature répétitive et non des opérations inhabituelles ;
c) Le risque d’erreurs humaines ;
d) La variation de l’efficacité en fonction du volume des opérations ou des mouvements de personnel ;
e) Le risque de collusions visant à rendre inopérants des contrôles axés sur la séparation des tâches ;
f) Le risque d’abus de pouvoir de la part des personnes responsables de l’application des contrôles (par exemple, le risque qu’un membre de la direction passe outre à un contrôle.
L’approche par le système ou approche systématique est utile pour un auditeur pour trois raisons :
– le contrôle interne conditionne déjà la fiabilité et la régularité des informations à auditer notamment en ce qui concerne :
• la validation des opérations, c’est à dire qu’il n’y a pas d’enregistrement des opérations fictives ;
• l’intégralité des opérations ou d’inexistence d’omissions ;
• l’évaluation des opérations à leur bonne valeur et selon les principes comptables admis ;
• l’imputation dans des comptes concernés et le rattachement à la bonne période ;
– l’impossibilité d’une vérification intégrale
En effet, puisque le volume des transactions peut être considérable, l’auditeur doit déterminer et respecter le seuil de signification préalable, qui est le montant fixé par les auditeurs au-delà duquel une erreur est jugée significative et une inexactitude ne serait plus acceptable dans les états financiers. L’évaluation de la qualité du système de contrôle interne permet déjà à l’auditeur de déterminer l’étendu de travail de vérification à effectuer ;
– L’optimisation des ressources d’audit.
L’approche par les systèmes permet d’identifier les postes où les contrôles peuvent être limités et où ils doivent être importants. Ainsi, l’auditeur est déjà en mesure d’évaluer les moyens requis pour la réalisation de la mission et le temps qu’il faut.
Malgré ces limites, le contrôle interne constitue néanmoins une bonne mesure de protection que doit adopter toute entreprise. C’est aux dirigeants et non aux vérificateurs que revient la responsabilité première de doter l’entreprise d’un système de contrôle interne approprié.

Principes généraux du contrôle interne

La qualité satisfaisante d’un contrôle interne repose sur le respect d’un certain nombre de règles de conduite :

Principe d’organisation

Une organisation doit être dotée de quelques caractéristiques pour que le contrôle interne soit bonne (adaptée et adaptable, vérifiable et formalisée) et doit comporter une structure bien organisée quant à la définition de responsabilités et de tâches de telle sorte qu’elles ne soient pas cumulées.

Le principe d’intégration ou d’autocontrôle

Pour le bon fonctionnement du système de contrôle interne, il est utile d’intégrer dans les procédures mises en place par la direction un système d’autocontrôle.
Pour voir si toutes les opérations sont réellement traitées, l’entreprise peut utiliser des méthodes telles que :
• le recoupement c’est à dire le traitement d’information au moyen de renseignement émanant de sources différentes ou d’éléments identiques traités par des voies différentes. Par exemple, la concordance d’un compte collectif avec la somme des comptes individuels ;
• les contrôles réciproques qui concernent le traitement simultané d’une information par deux personnes différentes selon la même procédure pour vérifier si les résultats obtenus sont identiques. Par exemple, les totaux des relevés de chèques reçus et le total des bordereaux de remises en banque.
• l’utilisation des moyens techniques qui servent à éviter ou à réduire l’erreur humaine. Par exemple, le traitement automatique informatisé.

Le principe de permanence

Du moment que l’entreprise continue à exploiter ses activités et à effectuer des opérations, le contrôle interne reste toujours valable et doit être appliqué.

Le principe d’universalité

Ce principe implique qu’aucune personne dans l’entreprise et aucun établissement lié à l’entreprise ne doit pas être exclus du domaine de contrôle interne.

Le principe d’information

L’information issue et le résultat de la mise en application des procédures qui constituent le contrôle interne doivent être pertinents, utiles, objectifs, communicatifs et vérifiables.

Le principe d’harmonie

Ce principe signifie que le contrôle interne adopté par l’entreprise doit tenir compte de l’environnement dans lequel il exerce ses activités. Ainsi, il est nécessaire que le contrôle interne soit bien adapté aux caractéristiques et au fonctionnement de l’entreprise.

Le principe d’indépendance

Ce principe diffère du principe d’indépendance des exercices (ou d’autonomie ou de séparation) qui entraîne le rattachement des charges et des produits à l’exercice auquel ils se rapportent.
Il implique que les objectifs du contrôle interne sont à atteindre indépendamment des procédés, méthodes et moyens de l’entreprise : par exemple, l’entreprise peut tenir la comptabilité manuellement ou sur informatique ; elle peut sauvegarder les informations sur papiers ou sur disquettes mais les objectifs d’efficience des opérations et des sauvegardes du patrimoine doivent être atteints.

Le principe de la qualité du personnel

Un personnel compétent est un élément utile à un bon contrôle interne. La qualité des personnels peut être améliorée par une bonne politique de recrutement, de formation, de motivation, de promotion, de supervision, …

Différents types de contrôle

Le contrôle fait appel à la notion de vérification, surveillance et examen de certains faits. Il importe qu’il y soit fortement organisé pour le mieux être de l’entreprise et pour l’atteinte de l’objectif.
Ainsi, les normes et procédures des contrôles doivent être élaborées et appliquées pour s’assurer que les mesures identifiées par les dirigeants comme nécessaires à la réduction des risques liés à la réalisation des objectifs sont efficacement exécutées. De ce fait, il convient de clarifier les types de contrôle existants dans l’entreprise.
On peut considérer deux genres de classifications :
• si on s’intéresse à la performance des contrôles pour la vérification, on peut parler du contrôle administratif et comptable ;
• si on s’intéresse à l’objectif des contrôles, on peut considérer les contrôles préventifs et les contrôles de détection

Les contrôles administratifs et comptables

– Les contrôles administratifs regroupent tous les contrôles qui ont trait à assurer une gestion ordonnée, efficace et efficiente des activités.
Ces contrôles peuvent être les procédures de recrutement du personnel, l’établissement de normes de gestion des dossiers du personnel, l’élaboration de la marche à suivre et des autorisations à obtenir pour certaines décisions, la mise sur pied de mécanismes permettant de vérifier si les directives de la direction sont suivies.
– Les contrôles comptables sont constitués par l’ensemble des contrôles qui ont trait à la protection adéquate des biens et à la fiabilité des registres comptables.
Les contrôles qualité effectués sur les comptes peuvent être l’utilisation des documents comptables pré numérotés et pré imprimés, la séparation des fonctions relatives aux opérations financières et à leur comptabilisation.

Les contrôles préventifs et de détections

– Les contrôles préventifs ont pour but d’empêcher les fraudes et les erreurs ou de réduire les risques que se produisent les fraudes et les erreurs.
Parmi ces contrôles, on peut noter l’utilisation d’un manuel de procédure, l’établissement d’un processus d’autorisation des opérations, l’embauche d’un personnel qualifié.
– Les contrôles de détection n’ont pas pour but de prévenir les fraudes et les erreurs mais de les déceler ou d’augmenter au maximum la chance de les découvrir.
Ces contrôles peuvent être la vérification des prix et des calculs sur les factures.

Table des matières

Introduction
Partie I : Considérations générales
Chapitre I : Présentation de la société
Section 1 : Généralité
1-1 : Historique
1-2 : Forme juridique
1-3 : Siège social
Section 2 : Activité de l’établissement
Section 3 : Structure organisationnelle
3-1 : Organigramme de l’établissement
3-2 : Mission et taches des différents services opérationnels
Chapitre II : Quid de l’outil de gestion « contrôle interne »
Section 1 : Généralité
1-1 : Définition
1-2 1 : Limite du contrôle
Section 2 : Principes généraux du contrôle interne
2-1 : Principe d’organisation
2-2 : Principe d’intégration d’autocontrôle
2-3 : Principe de permanence
2-4 : Principe d’universalité
2-5 : Principe d’information
2-6 : Principe d’harmonie
2-7 : Principe d’indépendance
2-8 : Principe de qualité du personnel
Section 3 : Différents type de contrôles
3-1 : Les contrôles administratifs et comptables
3-2 : Les contrôles préventifs et de détections
Section 4 Éléments fondamentaux du système de contrôle interne
4-1 : Existence d’un plan d’organisation
4-2 : Existence d’un personnel qualifié
4-3 : Documentation satisfaisante
4-4 : Protection des actifs
4-5 : Système comptable adéquate
4-6 : L’auto contrôle
Section 5 : Principaux cycles du contrôle interne
5-1 : Cycle Achat
5-2 : Cycle stock
5-3 : Cycle Trésorerie décaissement
5-4 : Cycle trésorerie encaissement
5-5 : Cycle paie
Partie II : Analyse critique de la situation existante
Chapitre I : Problèmes constatés au niveau des achats
Section1 : Inadéquation du mode d’approvisionnement
1-1 : La rupture de stocks
1-2 : Non obtention des meilleurs offres
Section 2 : Non fiabilité de l’imputation comptable des achats
2-1 : Non respect du principe du coût historique
2-2 : Dossiers financiers non fiable
Section 3 : Mauvais suivi de la réception des articles commandés
3-1 : Non matérialisation des pièces justificatives
3-2 Possibilité de vols
Chapitre II : Problèmes constatés au niveau des stocks et des équipements
Section 1 : Inadéquation de procédure d’inventaire
Section 2 : Inexistence d’une organisation matérielle adéquate
2-1 : Difficultés de suivi des feuilles de comptage
2-2 : Mauvais emplacement des articles
Chapitre III : Problèmes constatés au niveau de la trésorerie décaissement
Section 1 : Mauvais suivi de paiement
Section 2 : Non justification des coûts d’achats
2-1 : Risque de détournement
2-2 : Incohérence entre les montants des achats effectués et déclarés
Chapitre IV : Problèmes constatés au niveau de la trésorerie encaissement.
Section 1 : Non pré numérotation des bons de caisse
Section 2 : Possibilité d’épuisement de la caisse
Section 3 : Mauvais suivi des locations
Chapitre V : Problèmes constatés au niveau de paie personnel
Section 1 : Absence de suivi des éléments de la paie
Section 2 : Inexistence de support pour la saisie des écritures
2-1 : Risque de fraudes
2-2 : Incohérence entre le montant réel et le montant saisi
Partie III : Propositions de solutions et recommandations générales
Chapitre I : Solutions concernant les problèmes au niveau des achats
Section 1 : Amélioration du mode d’approvisionnement
1-1 : Renforcement de la gestion d’approvisionnement
1-2 : Sélection des fournisseurs
Section 2 : Amélioration du suivi de la réception des articles achetés
2-1 : Matérialisation des pièces justificatives
2-2 : Préventions contre les vols
Chapitre II : Solutions concernant les problèmes au niveau de stocks
Section 1 : Une bonne gestion de stocks
Section 2 : Amélioration des procédures d’inventaire
2-1 : Atteinte des résultats escomptés
2-2 : Assurance au niveau de la préservation des actifs
2-3 : Efficacité de la méthode de comptage
Section 3 : Préparation des matériels à l’avance
3-1 : Au niveau du temps
3-2 : La simplification des tâches
Chapitre III : Solution concernant les problèmes au niveau de la trésorerie décaissement
Section 1 : Renforcement de suivi relatif au paiement
1-1 Instaurer un système et procédure comptable adéquat
1-2 Veiller à la bonne application de ces procédures
Section 2 : Matérialisation de toutes les sorties de caisse
Chapitre IV : Solution concernant les problèmes au niveau de la trésorerie encaissement
Section 1 : Pré numéroter les bons de caisse
1-1 : Amélioration de l’enregistrement
1-2 : Simplification du classement
Section 2 : Adoption de l’inventaire physique de caisse
Chapitre V : Solutions concernant les problèmes au niveau de paie personnel
Section 1 : Amélioration de la méthode du suivi des personnels
Section 2 : Fournir des pièces justificatives
Section 3 :Etablissement d’une nouvelle procédure relative au cycle paie personne
Chapitre VI : Solutions retenues et résultats attendus
Section 1 : Solutions retenues
1-1 Implantation d’un organe d’audit interne
1-1-1 Acquisition d’une connaissance générale de l’entreprise
1-1-2 Description des procédures
1-1-3 Test de cheminement
1-1-4 Evaluation préliminaire du contrôle interne
1-1-5 Contrôle de l’application des procédures
1-1-6 Evaluation définitive du contrôle interne
1-2 : Institution d’un manuel de procédure financière du service comptable
1-3 : Informatisation de certaines opérations
1-3-1 La rapidité
1-3-2 Efficacité et assurance
1-3-3 L’ordinateur comme outil de vérification
Section 2 : Résultats attendus
2-1 : Impacts financiers
2-2 : Impacts économiques
2-3 : Impacts sociaux
Chapitre VII : Recommandations générale
Section1 : Recyclage permanant du personnel
Section 2 : Amélioration du système comptable
Tableau récapitulatif des faiblesses et recommandations.
Conclusion Générale
Annexes
Annexe I : Etat de réception des livres et ouvrages éducatifs du CRESED
Annexe II :Suivi de prêt
Annexe III : Livres de suivi et distribution des kits scolaires
Annexe IV : Questions susceptibles d’être posées lors de l’entrevue
Annexe V : Modèle de grille d’évaluation
Bibliographie

Télécharger le rapport complet