Problématique de la société auditée : cas de la société « ALPHATECH »

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Présentation de la société ALPHATECH

Historique

La société « ALPHATECH », est une Société Anonyme (S.A) régie par les lois en vigueur y afférentes.
La durée de la société est fixée à 99 années à compter du jour de sa constitution définitive, sauf les cas de dissolution anticipée ou de prorogation prévue dans le statut.
Le Siège Social de la S.A. « ALPHATECH » est situé dans la ville d’Antananarivo.
Le corps de l’actionnariat de la S.A. «ALPHATECH » est formé par des personnes morales de droit public ou privé et des personnes physiques.
Les personnes morales regroupent les grands porteurs d’actions de la Société tandis que les petits porteurs d’action constituent les personnes physiques. Les titres des actions sont obligatoirement nominatifs.

Structure

Organigramme :

L’Organigramme de la Société « ALPHATECH » a connu diverses modifications depuis sa création jusqu’à maintenant. Le dernier organigramme se présente comme suit :
L’organigramme de la S.A. « ALPHATECH » met en évidence un éventail d’hiérarchisation.

Activités et missions :

La Société Anonyme « ALPHATECH » assure :
– la construction métallique ;
– et effectue également de la mécanique générale ;
– Usine clé-en –main ;
– Commercialisation de matériels électriques et électroniques ;
– Installation téléphonique, ascenseurs, alarme contre le vol… à Madagascar. Elle dispose à cet effet de quatre directions interrégionales réparties dans toute l’île outre le
siège qui se trouve à Antananarivo pour assurer au mieux son réseau de distribution. Ces directions sont localisées à Mahajanga, Toamasina, Antsirabe et Antsiranana. Elle est parmi les entreprises prospères dans le secteur d’activité tertiaire.

Théorie général sur le contrôle interne

Définitions et éléments de base de contrôle interne :

Définitions :

D’après l’OECCA (Ordres des Experts Comptables et Comptables Agrées), « le Contrôle Interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise, il a pour but d’assurer :
– d’un côté, protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information ;
– de l’autre, l’application des instructions de la direction et de favoriser l’amélioration des performances ».
Selon l’AICPA (American Institute of Certified Public Accounts), « le Contrôle Interne est formé de plan d’organisation et de toutes les méthodes et procédures adoptées d’une entreprise pour la protection de ses actifs, pour le contrôle de la précision et du degré de confiance de ses documents comptables, pour promouvoir l’efficacité des opérations et pour que soient suivies les politiques prescrites par la directions ».
De même l’ICCA (Institut Canadien des Comptables Agrées) définit le contrôle interne comme suit « C’est le plan d’organisation et l’ensemble coordonné de toutes les méthodes et mesures adoptée au sein d’une entreprise pour protéger les valeurs actives de celle-ci, assurer l’exactitude et la fidélité des renseignements comptables, promouvoir l’efficacité comptable, promouvoir l’efficacité de l’exploitation et maintenir le respect des lignes de conduite établies par la Direction.
La notion de contrôle interne embrasse le contrôle administratif interne, le contrôle comptable interne, la vérification interne et l’autocontrôle ».
D’après ces définitions, on peut retenir que le contrôle interne a un rôle important et possède un caractère plus préventif que répressif.

Les éléments de base du contrôle interne :

Ces éléments sont constitués de principes, méthodes et procédures permettant de concourir à la réalisation des différents objectifs de contrôle interne.

Le plan d’organisation de l’entreprise :

Le plan d’organisation de l’entreprise commence avec l’organigramme de l’entreprise qui définit les grandes lignes de l’organisation des responsabilités et des pouvoirs et doit préciser clairement chaque poste les objectifs de la fonction, la nature des travaux à effectuer, et les limites d’autorités et de responsabilités.

Contrôles comptables :

Ces contrôles présupposent l’existence d’une organisation comptable et visent à assurer ou à vérifier les travaux de comptabilisation. Ces contrôles doivent permettre de garantir :
– l’exhaustivité des enregistrements : toutes les transactions ont été enregistrées ;
– la réalité des renseignements : toutes les transactions enregistrées sont justifiées ;
– l’exactitude des enregistrement : il n’y a pas d’erreur dans l’enregistrement des montant.

Protection matérielle :

Cette protection se situe sur le plan des actifs eux-mêmes au moyen des outils de conservation traditionnelle du patrimoine contre la détérioration, la perte et le vol. Mais elle doit aussi s’exercer sur le plan des moyens indirects d’arriver à prévoir les détournements ou les fraudes.

Fonction d’audit interne :

Au cas où une fonction d’audit interne est implantée dans une entreprise, la responsabilité du système de contrôle interne incombe à ce service qui doit :
– effectuer un audit continu de la performance, du dispositif du contrôle interne,
– contribuer au développement et à l’amélioration du contrôle interne,
– assurer la formation et la motivation du personnel en ce domaine,
– donner un avis dans tous le cas de mise en place ou de modification des systèmes,
– définir et mettre à jour les procédures comptables et de contrôles.
Afin de garantir l’indépendance et l’efficacité de ce service, il est d’usage de le rattacher directement au responsable de l’entreprise et de lui octroyer des moyens suffisants.

Objectifs, Contraintes et Conditions d’efficacité du Contrôle Interne :

Objectifs :

Dans toutes entreprises, la Direction générale est toujours amenée à concevoir un système de contrôle interne et à en assurer le meilleur fonctionnement en vue de réaliser trois types d’objectifs:
– Tout d’abord, le contrôle interne permet à la Direction générale de maîtriser l’évolution de l’entreprise vers les objectifs déjà fixés à chaque cycle, la détection rapide des écarts réels ou possibles par rapport au plan et la mise en évidence des types d’actions correctives efficaces.
– Ensuite la Direction générale incite les différents responsables au sein de l’entreprise, à pratiquer l’autocontrôle de leurs actions et leurs contributions aux résultats globaux de l’entreprise.
– Enfin, le contrôle interne favorise la création et le maintien d’un climat général caractérisé par un équilibre entre la liberté, l’initiative et la créativité d’une part et la responsabilité d’autre part.

Contraintes :

Les contraintes d’un contrôle interne ont une grande importance.
La première contrainte est le document résumant la volonté d’action future de l’entreprise et de direction générale.
D’abord, le système de contrôle doit permettre de suivre la réalisation de tout ou d’une partie des objectifs.
Ensuite il doit permettre d’apprécier la validité des objectifs retenus par le biais de l’analyse des écarts constatés à la fin d’un cycle.
La deuxième contrainte du contrôle interne est la structure de la répartition des responsabilités c’est-à-dire que chacun doit prendre en charge chaque tâche qu’on lui a confiée.

Les conditions d’efficacité du contrôle interne :

Un soin particulier apporté par la direction au préalable à l’implantation d’un système de contrôle interne n’est pas la seule garantie à un succès certain.
Le contrôle est efficace si :
– Il est conçu par la direction comme un système et en possède les propriétés : variété, stabilité, adaptation et finalisation.
– Il reflète la nature de l’activité et ses besoins.
– Les écarts réels ou possibles sont décelés à temps et les responsables sont informés le plus vite possible
– Les interventions du système sont orientées vers l’amélioration des réalisations futures par des actions correctives.
– Il porte sur les éléments stratégiques et indique les déviations importantes et significatives.
– Les critères d’évaluation des performances et des objectifs sont définis clairement et connus de tous.
– La structure du système respecte le schéma d’organisation, elle est en harmonie avec la structure de répartition des responsabilités.
– Le fonctionnement du système s’effectue à un coût acceptable pour l’entreprise en homme, en temps et en argent.
– La structure, les objectifs et les règles de fonctionnement du système sont intelligibles et compris par le personnel.

Avantages et inconvénients du contrôle interne :

Le principal avantage du contrôle interne c’est de pouvoir garder les biens d’un établissement contre les escroqueries ou les vols afin d’assurer la bonne marche de la société.
Mais le seul et unique inconvénient, c’est le retard des documents ou le retard des livraisons aux tiers.
Supposons que le contrôle interne d’une société est trop long sur le cycle d’achat, alors dans ce cas, le fournisseur n’arrive pas à toucher son crédit qu’après contrôle et vérification de plusieurs services.
Par exemple, le contrôle s’effectuera successivement dans les services cités ci-après :
– Service initiateur de commande
– Service achat
– Service réception
– Service facturation
– Service financier

Les différents cycles du contrôle interne :

Les quatre cycles ci-dessous sont les cycles classiques dans une entreprise.
Le cycle des achats, stocks et Personnel Paie, objets de nôtre étude, sera expliqué en détail.

Achats :

Ce cycle est constitué par les approvisionnements et les charges constituées par tous les biens et services consommés par l’entreprise au cours de son activité.
Dans le cadre d’un bon contrôle interne, six services doivent être concernés :
– le « service initiateur de la commande » : ce service ne peut pas envoyer directement la commande aux fournisseurs. Il émet seulement les demandes d’achats mentionnant la nature et la valeur des marchandises à commander.
– le « service d’achat : ce service établit les Bons de Commandes sur la base des demandes d’achat ou des besoins spécifiques. Il négocie le prix, cherche les fournisseurs et surveille les délais de livraison.
– le « service réception » : celui-ci doit assurer la conformité de la livraison avec la commande. Il doit vérifier si les marchandises livrées sont conformes à la qualité et à la quantité commandées.
– le « service stocks » : le responsable reçoit les marchandises venant du service réception et enregistre les mouvements d’entrée et de sortie en stock.
– le « service financier » : ce service règle les factures en s’assurant que ces factures ont déjà été contrôlées par les personnes compétentes c’est-à-dire qu’elles ont contrôlé sur la facture : la date, le moyen de paiement et le nom du fournisseur.
– Le « service comptable » : il doit enregistrer les factures lorsque celles-ci ont déjà été approuvés.

Les objectifs du Contrôle :

Concernant le cycle des achats, quatre objectifs sont généralement formulés :
– Toutes les commandes sont fondées,
– Toutes les commandes ou services reçus ont été commandes,
– Toutes les factures doivent être enregistrées,
– Tous les paiements sont autorisés et comptabilisés.

Les principales procédures du contrôle interne :

Lancement de la commande :

Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats doit donner l’assurance que les marchandises ou les biens et services commandés sont faits en fonction des besoins de l’entreprise pour des quantités optimales pour éviter des dépenses superflues.
Des procédures bien organisées doivent être mises en place pour permettre de répondre de manière satisfaisante aux questions suivantes :
– Qui peut lancer la commande ?
– Quand doit-on passer la commande ?
– Quelle quantité faut-il commander ?
– A quel fournisseur doit-on s’adresser ?
Pour avoir une organisation satisfaisante, trois étapes doivent être respectées et suivies par la société.
D’abord, pour tout achat, une « demande d’achat » doit être établie par le service demandeur qui la transmet au service achat.
Ensuite, ce dernier doit établir un « bon de commande » sur des exemplaires standards et pré numérotés
Enfin, les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de réception, de stockage, d’expédition, de la tenue de l’inventaire permanent, de l’enregistrement comptable.

Les livraisons :

Ici, le contrôle interne doit permettre de vérifier si les délais de livraisons prévus sont respectés. Au moment de la livraison, les marchandises livrées doivent correspondre à celles commandées en quantité et en qualité.
Trois étapes doivent être suivies par l’entreprise pour que la livraison soit souhaitable.
– pour chaque réception de marchandises, un bon d’entrée (BE) et un bon de réception (BR) doivent être établis par le réceptionnaire.
– puis un contrôle de réception doit être prévu. On ne doit pas accepter la livraison si la réception ne correspond pas à un bon de commande de l’entreprise. Normalement, le service chargé de la réception doit avoir une copie de l’ordre d’achat qui l’autorise à effectuer une entrée de marchandise et sur cette copie, les quantités doivent être précisées.

Table des matières

INTRODUCTION
1ère Partie : Présentation générale de l’étude
Chapitre 1 : Présentation du cabinet Delta Audit Deloitte & Touche et la société « ALPHATECH »
Section 1 : Présentation du cabinet Delta Audit Deloittte & Touche
Section 2 : Présentation de la société « ALPHATECH »
Chapitre 2 : Théorie générale sur le contrôle interne
Section 1 : Définitions et éléments de base du contrôle interne
Section 2 : Objectifs, contraintes et conditions d’efficacité du contrôle interne
Section 3 : Les différents cycles du contrôle interne
Section 4 : Pratique de l’analyse des systèmes au niveau du cabinet d’audit
2ème Partie : Problématique de la société auditée : cas de la société « ALPHATECH »
Chapitre 1 : Problèmes au niveau du cycle « Achat »
Section 1 : Des lacunes liées à la procédure d’achat
Section 2 : Absence de contrôle avant la validation des achats
Chapitre 2 : Problèmes au niveau du cycle « stock »
Section 1 : Des lacunes dans la gestion des stocks
Section 2 : Mauvaise gestion physique du stock
Chapitre 3 : Problèmes au niveau du cycle « paie »
Section 1 : Décision d’embauche non contrôlées au niveau des directions interrégionales
Section 2 : Des lacunes dans l’enregistrement des charges et dettes de personnel
3ème Partie : Recommandations et résultats attendus
Chapitre 1 : Recommandations concernant le cycle « achat »
Section 1 : amélioration de la procédure d’achat
Section 2 : contrôle de la validité des achats
Chapitre 2 : Recommandations concernant le cycle « stock »
Section 1 : Amélioration de la gestion comptable de stock
Section 2 : Amélioration de la gestion physique des stocks
Chapitre 3 : Recommandations concernant le cycle « paie »
Section 1 : Contrôle des décisions d’embauche au niveau des directions interrégionales
Section 2 : Amélioration de l’enregistrement des charges et dettes de personnel
Chapitre 4 : Solutions retenues et résultats attendus
Section 1 : Solutions retenues
Section 2 : Résultats attendus et recommandations générales
CONCLUSION
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE

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