Principe et élément de base du contrôle interne

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Principes et éléments de base du contrôle interne

Les principes et Les éléments de base du contrôle nternei concernent le système du contrôle interne surtout dans cette théorie. Il consiste 05 (cinq) types pour le principe et 07 (sept) pour l’élément.

Principes du contrôle interne

La mise en place d’un bon contrôle interne re pose sur des principes fondamentaux et sur des techniques qui permettent de les appliquer correctement5:
Principe d’organisation (établie par la direction): l’organisation est l’instrument qui permet à l’organisation de fonctionner, de vivr e, organiser c’est « soumettre à une méthode, à une façon déterminée de vivre ou depenser »
L’organisation ne doit pas être seulement formalisée, elle doit également être préalable, adaptée et adaptable et vérifiable.
Principe de séparation des fonctions :Également appelée séparation des tâches, en anglais : « ségrégation of duties ».
Le principe de séparation des fonctions ne se pose qu’à partir du moment où il existe des délégations de pouvoir dont en particulier, des délégations de signature solide, il est nécessaire de séparer les trois fonctions fondamentales suivantes et les attribuer à trois(03) personnes ou hiérarchies différentes :
-Fonction de décision (d’autorisation, d’approbation).
-Fonction de détention, également appelée fonctionde protection et de conservation de biens physiques.
-Fonction de comptabilisation (contrôle des opérations, séparation des fonctions de comptabilisation et de trésorerie, fonction decontrôle (vérification)).
Principe d’intégration (mise en place d’un système d’autocontrôle) : Également appelée principe d’autocontrôle.
Dans le contrôle interne (1977), l’ordre des expe rts comptables formule que : « Toute vérification qui a lieu au cours du déroulement des procédures et est prévue par elles, illustre le principe d’autocontrôle », et précise que l’autocontrôle est mis en œuvre « par des recoupements, des contrôles réciproques ».
Principe de bonne information (critère de pertinence, d’utilité, d’objectivité etde communicabilité): la circulation de l’information du contrôle int erne qui doit être pertinente, utile, objective, communicable et vérifiable.
Principe de la qualité du personnel :La qualité du personnel comprend la compétenc et honnêteté (intégrité), mais la fragilité dufacteur humain rend toujours nécessaires de bonnes procédures de contrôle interne.
Principe d’harmonie (adéquation du contrôle externe aux caractéristique de l’entité et de son environnement) : le principe d’harmonie est, pour l’ordre des expert- comptable, « l’adéquation du contrôle interne aux caractéristiques de l’établissement et de son environnement ».
Principe d’universalité (le contrôle interne concerne toutes les personnes de l’entité) : ce principe signifie que le contrôle interne conc erne toutes les personnes dans l’organisation, en tout temps et en tout lieu .
Principe d’Indépendance (le contrôle est indépendant des méthodes, procédéset moyens de l’entité) : le principe d’indépendance implique que les objectifs du contrôle interne sont à atteindre indépendamment des méthodes et moyens : quels que soient les procédés employés pour conclure des contrats, tenir la comptabilité ou archiver les informations, les objectifs de sauvegarder du patrimoine et d’amélioration des performances doivent être atteints.

DCD ou Flow-chart

C’est une présentation graphique d’une suite d’opérations dans laquelle les différents documents, poste de travail, de décision, de responsabilité, d’opération sont représentés par des symboles réunis les uns aux autres suivants l’organisation administrative de l’entreprise. On a deux modèles de présentationdu DCD :
Le diagramme vertical qui représente verticalement le circuit des documents. Les services sont placées les uns au-dessus des autres et séparépar un trait. Un tel diagramme est généralement utilisé dans le manuel des procéduresd’une entreprise.
Le diagramme horizontal où la circulation des informations entre les services se fait horizontalement. Ce diagramme est établi particulièrement pour une étude approfondie d’un cycle d’activités.
Aussi bien pour l’un que pour l’autre, la présentation du circuit de documents est faite selon l’ordre chronologique, c’est-à-dire depuis sa réalisation jusqu’à son archivage ou destruction. On utilise 03 (trois) catégories de symboles dans DCD :
Les symboles de base qui représentent les documents et les opérationsà effectuer .
Les symboles de liaisons qui marquent les liens entre les étapes ou les liens entre les documents .
Les symboles informatiques qui indiquent les traitements informatiques et les matériels
informatiques.

Question de contrôle interne (QCI)

QCI est l’outil complémentaire aux diagrammes, dans l’évaluation du contrôle interne. Il permet de s’interroger sur l’aptitude d es systèmes à répondre aux objectifs de contrôle interne spécifique à chaque cycle étudié.
En fonction de la nature et de l’ampleur des opérations dans le système étudié, l’évaluation du contrôle interne peut se limiter au seul questionnaire de contrôle interne qui devient dans ce cas un outil indépendant.
La question de contrôle interne est composée de questions préétablies « check-list » relatives à chaque cycle d’entreprise.
C’est donc un guide standard qui nécessite des adaptations selon les circonstances et les spécificités de chaque entreprise afin de pouvoir épondre adéquatement aux objectifs fixés.
La feuille de liaison qui reprend les principaux éléments de forces et faiblesses identifiées dans la description du système et dansla QCI ; donne une synthèse d’évaluation préliminaire sur la qualité du contrôle interne. Ele joue donc un rôle charnière entre la définition des caractéristiques théoriques du contrôle interne et leur validation pratique ( tests de conformité).
Pour donner une conclusion sur la qualité du contrôle, on doit faire un recoupement des forces et faiblesses (force annuléepar une faiblesse, faiblesse compensée par une force) et identifier les forces sur lesquelles il va s’appuyer ou accorder plus d’importance.
Les conséquences sur les programmes de vérification seront théoriquement « qualifiées » à partir de la feuille de liaison.
L’utilisation de sondage en vérification connaît des niveaux de normalisation très variable en fonction des pays et praticiens.
Les différents concepts de sondage comprennent :
– le sondage raisonné qui est la méthode traditionnelle basée sur le jugement et l’expérience de la personne qui fait le sondage.
– le sondage statistique qui privilégie la qualification du risque et l’échantillonnage aléatoire pour estimer les propositions des valeurssur la population vérifiée.
– l’estimation de proportion qui est généralement utilisée pour les tests de conformité (sondages numériques).
L’auditeur doit observer les procédures et en comprendre les fonctionnements à l’aide d’entretien avec le personnel de l’Etablisse ment. Il doit ensuite formalisé cette compréhension pour en permettre l’utilisation dans le cadre de l’évaluation des forces et faiblesses du contrôle interne. Il doit réaliser des tests de conformités sur l’application des procédures de contrôle interne constituent une force pour l’Etablissement. Ces tests de conformité vont vérifier la permanence des procédures les tests sont réalisés sur les différentes périodes de l’année sans être particulièrement concentrés sur la période de clôture.

Test de conformité

Les tests de conformités comprennent l’examen de l’application du contrôle et la simulation de tout ou partie de la tâche effectué par les employés de l’organisme. L’examen de l’application des contrôles nécessite la matérialisation de ses contrôles. Pour le contrôle humain, cela prend différentes formes :visa, signature, numérotation, date de traitement… Le niveau du test de contrôle est conditionnel par fréquence de réalisation du contrôle, il dépend également des éléments suivant .- le risque qu’une erreur ne soit pas détectée, cecritique est moindre s’il existe un second contrôle partout sur la réalisation du premier contrôle.
– le degré selon lequel d’autres tests d’audit garantissent l’application correcte du contrôle.
– la fréquence de non application du contrôle et l’impact des erreurs éventuelles.
Sellons de degré d’avancement auquel se produits une erreur, l’impact sur le produit en sera plus ou moins important. Une erreur se produisant au départ à plus de chance d’être détectée.

Exécution de l’achat public et autre dépense

Etant un organisme public à caractère administratif, il est de règles applicables de mettre en œuvre une ou plusieurs actions à envisage r de façon à synchroniser toutes les opérations susceptibles d’être mises en exergue. Denos jours, la plupart des établissements publics organisent eux-mêmes le planning de l’opération à mener dont le but est l’exécution de l’intérêt public. Cela explique qu’il existe unprocessus d’exécution de l’achat public et des dépenses pour le bon fonctionnement de l’opération. Ce processus est ainsi constitué par l’engagement et la liquidation ainsi que l’ord onnancement ou mandatement

Engagement

L’engagement est l’acte par lequel un organisme pu blic crée, contracte ou constate à son encontre, une obligation à laquelle il résultera une charge.

Procédure d’engagement

Le GAC établit le bon de commande et la demande defacture pro forma suivant l’expression de besoins et le choix de marché public. Ce bon de commande doit représenter obligatoirement la désignation, la quantité et le montant des articles à commander. Puis, il va envoyer au titulaire du marché les documents citésci-dessus selon le contenu de la procédure ministérielle. La troisième étape consiste à la signature du GAC et de l’ORDSEC de la facture pro forma à condition que la vérification de la cohérence des éléments dans la facture pro forma soit conforme aux éléments cités dans le bon de commande ainsi envoyé.
Les éléments à contrôler sont composés de libellédes articles à commander, la quantité, le montant unitaire et le montant total.
L’établissement du DEF et TEF à l’aide de facture pro forma s’effectue à la saisie du numéro d’identification fiscal (NIF), du numérodu registre commercial et le nom du bénéficiaire du marché, le montant total de l’article à commander. Cette opération se réalise au moyen du logiciel SIGFP ensuite, le GAC et l’ORDSEC doivent signer le DEF et TEF pour approbation. Les dossiers DEF et TEF seront ensuite envoyés auprès du contrôle financier avec la facture pro forma et ce dernier vérifie les crédits disponibles dans le plan d’engagement en respectant tout particulièrement le contrôle de forme sur l’exhaustivité des pièces justificatives et le contrôle de fond à sav oir : le respect de procédure d’achats publics, l’ imputation exacte de crédit, la disponibilité decrédits, le respect de régulation et le mode remplissage. A noter que l’obtention du visa dépend du respect des deux contrôles ci-dessus.

Procédure d’ordonnancement et de mandatement

Les ordonnateurs sont des autorités qui sont habilitées à prendre des décisions et qui exercent un pouvoir d’autorité et peuvent contracter, constater, ordonner le recouvrement d’une créance ou le paiement d’une dette.
D’abord, le GAC vérifie les documents venant au l’ordonnateur tels que le bordereau de pièces, les pièces justificatives à la liquidation. Il établit le bordereau d’émission (BE) à titre de l’ordre de paiement et de règlement en 06 (six) exemplaires dont repartissent par 01 (un) pour le comptable et 04 (quatre) pour le comptable assignataire et le reste pour l’ordonnateur. Ensuite, l’ordonnateur procède au mandatement après la vérification des dossiers d’ordonnancement.
Ces dossiers doivent passer par des suivies de procédures appliquées : l’authenticité des factures, les certifications de GAC, les titres de paiement. La phase comptable de l’opération, le règlement de la dépens engagée et le paiement constituent l’acte par lequel l’organisme public se libère de sa dette. Après que toutes les procédures de cette phase administratives sont faites, l’Etat doit passer au paiement du fournisseur ou du prestataire par le biais du comptable assignataire qui n’est autre que le trésor. Le trésor vérifie les calculs et l’existence des PJ. Il valide des PJ du paiement à savoir les imputations, les certifications ; les engagements et les liquidations, l’ordonnancement, y afférents, et notamment le mandat, un contrôle complet tant sur la forme que le fond. Il vérifie aussi l’application des lois et des règlements se rapportant aux finances publiques, toutes les concordances entre la justification des dépenses et des titres de paiement, le mandat et le bordereau. Ce n’est qu’après seulement qu’il procède au paiement, le paiement du prestataire se fait par caisse au guichet de trésor et virement bancaire. Le régime de compétence liée auquel le comptable est soumis lui fait obligation de payer la dette si le dossier est de régulier et de refuser le paiement dans le cas contraire ; mais la rigueur de cette règle est tempérée, dans une certaine mesure, par le pouvoir de réquisition de comptable conféré à l’ordonnateur.

Table des matières

PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE LA RECHERCHE
Chapitre I : Présentation du Ministère des Sports
Section 1 : Généralité
1.1. Historique
1.2. Missions et objectifs
Section 2 : Description au niveau DAF
2.1. Structure
2.2. Description des services rattachés
Chapitre II : Théorie générale sur le contrôle interne
Section 1 : Définition et objectifs du contrôle interne
1.1. Contrôle interne
1.2. Objectifs du contrôle interne
Section 2 : Principe et élément de base du contrôle interne
2.1. Principes du contrôle interne
2.2. Elément de base du contrôle interne
Section 03 : Outils du contrôle interne
3.1. DCD ou Flow-chart
3.2. QCI
3.3. Test de conformité
Conclusion partielle
DEUXIEME PARTIE : IDENTIFICATION DES FORCES ET DES FAIBLESSES
Chapitre I : Analyse des procédures administratives
Section 1 : Préparation de l’achat publique
1.1. Elaboration de plan
1.1.1. Plan de programme
1.1.2. Plan d’engagement
1.1.3. Evaluation
1.2. Expression de besoin
1.2.1. Contenu de besoin
1.2.2. Etude de l’expression de besoin
1.3. Choix de marché public
1.3.1. Marché public
1.3.2. Contrôle de choix de marché public
Section 2 : Exécution de l’achat publique et autre dépense
2.1. Engagement
2.1.1. Procédure d’engagement
2.1.2. Analyse
2.2. Liquidation
2.2.1. Procédure de liquidation
2.2.2. Examen
2.3. Ordonnancement
2.3.1. Procédure d’ordonnancement
2.3.2. Vérification
Section 3 : Mode de gestion
3.1. Gestion de cycle paie/personnel
3.2. Gestion matériel et stock
3.2.1. Gestion de stock de l’administration
3.2.2. Gestion matériel
3.2.2.1. Répartition, Prévision et suivi.
3.2.2.2. Inventaire
3.3. Gestion des dossiers et des données
3.3.1. Traitement des dossiers nécessaires
3.3.2. FCC
3.3.3. Fiche Suivie d’exécution de budget
Chapitre II : Forces et Faiblesses du contrôle interne
Section 1 : Forces du contrôle interne
1.1. Au niveau de la répartition de l’achat public
1.2. Au niveau de l’exécution des dépenses
1.3. Au niveau des méthodes de gestion
Section 2 : Faiblesses du contrôle interne
2.1. Problème de préparation de dépenses
2.1.1. Plan de programme modifié
2.1.2. Rectification du plan d’engagement
2.1.3. Retard de marché public
2.2. Problèmes dans l’exécution des dépenses publiques
2.2.1. Rejet d’engagement par contrôle financier
2.2.2. Inefficacité de vérification
2.2.3. Dossiers compliqués
2.3. Problème au niveau de mode de gestion
2.3.1. Absence d’une fiche de paie et suivi du personnel
2.3.2. Problème au niveau de stocks de l’administration
2.3.2.1. Non établissement d’un bon de réception.
2.3.2.2. Bon de sortie non pré numérotés
2.3.2.3. Absence de fichiers centraux
2.3.3. Dépôt de conservation étroit
2.3.4. Problème au niveau de l’immobilisation
2.3.4.1. Inexistence de liste et registre d’immobilisation
2.3.4.2. Absence de procédure d’un mouvement interne
Section 3 : Impact
3.1. Impact liés à la préparation des dépenses
3.2. Impact liés à l’exécution des dépenses publiques
3.3. Impact liés aux problèmes de mode de gestion
Conclusion partielle
TROISIEME PARTIE : PROPOSITIONS DES SOLUTIONS ET RECOMMENDATIONS 
Chapitre I : Proposition des solutions
Section 1 : Solution au niveau de préparation de dépenses
1.1. Renforcement de procédure d’exécution de budget
1.2. Choix de marché public
Section 2 : Solution au niveau de l’exécution des dépenses publiques
2.1. Disposition nécessaires pour réduire les risques
2.1.1. Mise en place d’un responsable de vérification.
2.1.2. Adaptation de logiciel.
2.1.3. Accélération de l’établissement de la FCC
2.2. Proposition d’amélioration du tenu des documents
2.2.1. Création d’un système d’archivage.
2.2.2. Contrôle arithmétique d’enregistrement.
Section 3: Solution au niveau de mode de gestion et résultats attendus
3.1. Proposition relative au cycle paie
3.2. Proposition relative aux stocks et solution du magasinage
3.2.1. Etablissement de fiche et classement de stock au magasin.
3.2.2. Standardisation des documents pour le mouvement de stocks.
3.2.3. Mise en place du fichier centrale.
3.2.3. Solution du magasinage
3.3. Amélioration apportées au niveau des immobilisations .
3.3.1. Mise en place du registre des immobilisations.
3.3.2. Inventaire physique systématique.
3.4. Résultats attendus
3.4.1. Résultats économiques
3.4.2. Résultats financiers
3.4.3. Résultats sociaux
Chapitre II : RECOMMANDATIONS
Section 1 : Mesures préventives contre les pertes, les erreurs et vols
1.1 : Mise en application des procédures d’inventaire
1.2 : Suggestion liée à la gestion des stocks
1.3 : Méthode de conservation et archivage
Section 2 : Renforcement de la sauvegarde du patrimoine
2.1 : Amélioration de comptabilité de matière
2.2 : Création de fiche suivie des immobilisations
2.3 : Mise en application d’une demande d’entretien et/ou réparation
2.4. Etablissement d’une liste et d’un registre d’immobilisation
2.5. Mesure à prendre au niveau d’instabilité institutionnel
Section 3 : Amélioration de gestion personnelle/ paie
3.1 : Procédures de recrutement
3.2 : Etablissement d’une fiche de paie
Conclusion partielle
Conclusion générale
Bibliographie

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