HMD-PROD
Le monde des affaires a connu une évolution spectaculaire au cours des trente dernières années. En effet, grâce au développement technologique, les entreprises sont devenues plus compétitives et leurs structures ont largement changé. Cette évolution a eu pour conséquence des flux importants aussi bien à l’intérieur des entreprises qu’à destination ou en provenance de tiers (clients, fournisseurs, organismes de crédit) mais principalement un développement sans précédent des techniques de la fraude au sein des entreprises.
Prevention et détection de la fraude
Rôle du contrôle interne dans les entreprises et modalités de mise en place de systèmes de contrôle efficaces
Le contrôle interne a plus particulièrement trouvé sa justification à la suite de l’accroissement des dimensions de l’entreprise et l’augmentation du nombre de niveaux hiérarchiques séparants la direction des exécutants. Dans une PME, la direction dirige, coordonne et organise l’ensemble des activités. Dans ces conditions, elle peut facilement vérifier si toutes les tâches sont réellement accomplies de la manière prescrite et qu’aucune irrégularité n’est commise au détriment de l’entreprise. Lorsque l’entreprise grandit, il s’établit plusieurs niveaux de direction et une partie des fonctions et des pouvoirs de cette direction doit être déléguée. Il apparaît alors une possibilité plus grande que les tâches soient exécutées d’une manière différente de celle prescrite par la direction.
Dès ce moment, la direction doit mettre en œuvre un contrôle en vue de s’assurer du fonctionnement correct des délégations de fonctions et de pouvoirs qu’elle a été amenée à instituer. Ce contrôle devra porter sur les points suivants:
– Les instructions, directives et ordres donnés ont été interprétés correctement.
– Les ordres ont été exécutés en temps voulu.
– Les délégations de pouvoirs n’ont pas été utilisées dans un sens opposé aux intérêts de l’entreprise.
– Des erreurs et des actions irrégulières ne compromettent pas les biens de la société.
Si dans l’ensemble les principes du contrôle interne sont bien connus, on constate que leur application s’accompagne généralement de difficultés qu’il est nécessaire de surmonter pour conserver au contrôle interne toute son efficacité, notamment en matière de détection et de prévention de la fraude.
Il faut souligner que la responsabilité de la mise en œuvre des systèmes de contrôle interne est celle des dirigeants. C’est à eux, et à eux seuls, qu’il incombe de définir leur politique de contrôle et de s’assurer de son bon respect dans toutes les activités de l’entreprise.
Définitions et objectifs du contrôle interne
Définitions du contrôle interne
Plusieurs définitions ont été données au contrôle interne, aussi bien par les organisations professionnelles nationales de chaque pays que par les organisations internationales. Nous retenons les trois définitions suivantes pour la suite de notre travail :
a)- L’Ordre des Experts Comptables du Maroc
« Le contrôle interne est constitué par l’ensemble des mesures de contrôle, comptable ou autre, que la direction définit, applique et surveille, sous sa responsabilité, afin d’assurer la protection du patrimoine de l’entreprise et la fiabilité des enregistrements comptables et des comptes annuels qui en découlent ». Cette définition s’inspire largement de celle donnée par la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes français (CNCC) en 1984 et qui a été reprise par la deuxième édition de la note d’information N°3 de février 1992.
Cette définition demeure incomplète par rapport à celles adoptées dans plusieurs pays. En effet, les moyens du contrôle interne n’ont pas été cités . De plus, aucune référence au rôle du contrôle interne dans la prévention et/ou la détection des fraudes et des erreurs n’a été faite dans cette définition .
b)- L’Ordre des Experts Comptables de France (OECCA)
« Le contrôle interne est l’ensemble de sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour but, d’un côté, d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information, de l’autre, l’application des instructions de la direction et de favoriser l’amélioration des performances. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et procédures de chacune des activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci ».
Cette définition a remplacé celle retenue par le même corps professionnel en 1962 qui avait fixé comme objectif du contrôle interne « d’éviter ou de prévenir sans délai les erreurs et les fraudes ». Le rapprochement en cours entre les normes européennes et les normes américaines et internationales va amener l’Ordre des Experts Comptables de France à intégrer une nouvelle fois la prévention et la détection des fraudes et des erreurs dans la définition du contrôle interne.
c)- Le comité international Audit Practices Commitee de l’IFAC
« Le système de contrôle interne comprend le plan d’organisation et l’ensemble des méthodes et procédures mises en place par la direction d’une entité afin de soutenir ses objectifs visant à assurer, autant que possible, la conduite ordonnée et efficace de ses affaires. Ces objectifs comprennent le respect des politiques de management, la sauvegarde des actifs, la prévention ou la détection des fraudes et des erreurs, la précision et l’exhaustivité des registres comptables ainsi que la préparation en temps voulu d’informations financières fiables ». Les normes de l’IFAC font clairement référence au rôle du contrôle interne dans la prévention et la détection de la fraude.
Analyse des définitions: les objectifs et les moyens du contrôle interne
Les objectifs du contrôle interne
Le contrôle de l’entreprise
La maîtrise de l’entreprise est l’un des objectifs principaux des dirigeants. Elle exige la définition claire des objectifs à atteindre, des budgets, des structures et de procédures: un ensemble de dispositifs qu’on peut appeler contrôle de gestion de l’entreprise.
La sauvegarde des actifs
Les dirigeants de l’entreprise doivent s’assurer que les actifs de la société sont protégés en permanence. Pour atteindre cet objectif, il faut mettre en place un ensemble cohérent de moyens de contrôle. Ceci exige non seulement que l’existant physique concorde avec l’enregistrement comptable de l’actif, mais que toutes les entrées et les sorties pendant un exercice soient complètes, régulières, autorisées et justifiées.
La qualité de l’information
Par qualité, il est entendu à la fois que l’information soit objective, donnant une image fidèle de l’entreprise dans son environnement et qu’elle soit disponible, dans le format voulu et dans les délais appropriés à ceux qui doivent l’interpréter et l’exploiter pour prendre des décisions. La qualité de l’information ne peut être assurée que par l’entremise de contrôles réguliers. Ces contrôles font partie intégrante des systèmes d’information quels que soient les moyens de traitement.
L’application des instructions de la direction
Les instructions peuvent être communiquées selon diverses formes: automatisées, écrites ou verbales. Elles peuvent revêtir un caractère permanent, temporaire ou ponctuel, et sont souvent filtrées plusieurs fois avant d’arriver à la personne pour laquelle elles doivent avoir une signification immédiate.
La direction doit mettre en place des contrôles permettant de s’assurer:
• Que l’objectif des instructions est bien défini et qu’elles sont claires, appropriées et compréhensibles;
• Que les instructions sont adressées spécifiquement aux personnes habilitées et formées pour les interpréter correctement;
• Que les instructions ont été correctement appliquées.
L’amélioration des performances
La performance d’une entreprise nécessite l’implantation d’un processus de communication bien défini entre les divers niveaux hiérarchiques. Le processus concerne les informations qualitatives et quantitatives et mène à la mise en place des procédures et des systèmes opérationnels, basés de plus en plus sur les traitements automatisés. Pour atteindre la performance, le système doit impérativement être en mesure de prévenir et de détecter les fraudes et les erreurs, sources de gaspillage incontrôlable des ressources de l’entreprise.
Les moyens du contrôle interne
L’organisation
Pour atteindre ses objectifs, une entreprise doit disposer d’une structure optimale, correctement communiquée aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisation, et en respectant un plan d’organisation prédéfini. Ce plan devrait comprendre les éléments suivants:
• la définition des objectifs permanents de l’entreprise;
• les organigrammes de l’ensemble de l’entreprise et, en détail, des secteurs indiquant les liaisons hiérarchiques et fonctionnelles entre les diverses activités;
• la définition des responsabilités pour chaque activité;
• la description des postes indiquant l’étendue des responsabilités de chaque membre du personnel.
Pour déterminer les besoins humains adaptés à l’organisation, il ne suffit pas d’évaluer les effectifs nécessaires à l’exécution du travail projeté, il faut encore tenir compte de la qualification professionnelle du personnel, ce qui suppose un effort dans le domaine du recrutement, de la formation et de la mise à niveau permanente des qualités humaines du personnel. De plus, la réussite d’un système de contrôle interne exige que tout le personnel soit rémunéré sur une base qui tienne compte de ses responsabilités.
Les méthodes et procédures
« Par méthodes et procédures, il faut entendre principalement les consignes d’exécution des tâches, les documents utilisés, leur contenu, leur diffusion et leur conservation, les autorisations et approbations, la saisie et le traitement des informations nécessaires à la vie de l’entreprise et de son contrôle » (Définition donnée par l’OECCA). Il s’agit des méthodes relatives au contrôle, à la fois de la communication, de la fabrication et de l’exploitation des produits ou services fournis par l’entreprise et de son administration. Elles auraient davantage d’efficacité si elles figuraient dans des manuels d’organisation, connus communément sous le nom de manuels de procédures.
Les mesures de contrôle
Le contrôle consiste en une analyse ou une revue, fait par une personne indépendante, d’une opération après sa réalisation pour s’assurer que le résultat obtenu est juste. Cet examen doit porter aussi sur la conformité de l’opération ainsi réalisée avec les règles établies dans l’entreprise et le respect des obligations légales.
La responsabilité de la mise en place de l’ensemble des systèmes de contrôle est du ressort de la direction. Aucun système de contrôle ne peut réussir si la direction ne s’y intéresse pas et si elle ne fait pas savoir qu’elle accepte la responsabilité de sa mise en place.
La direction prend position sur ce qu’elle attend de chaque système de contrôle en précisant entre autres :
• le degré de fiabilité qu’elle attend des informations,
• le niveau de qualité à obtenir dans les traitements et leur documentation,
• les délais à respecter dans la réalisation de diverses étapes de contrôle et dans le retour des informations correspondantes.
Le responsable chargé d’évaluer le système
Il ne suffit pas de mettre en place un système de contrôle, il incombe à la direction de s’assurer que celui-ci conserve son efficacité face aux changements dans l’environnement interne et externe. Généralement, les entreprises mettent en place une cellule d’audit interne, rattachée directement à la direction et qui doit contrôler en permanence la cohérence et l’efficacité du système.
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Table des matières
Introduction
Matériel et méthode
Schéma de l’étude
Critères d’inclusions
Données recueillies
Analyse statistique
Résultats
Discussion
Conclusion
Bibliographie
Tableaux
Annexes
