PRESENTATION DU SYSTEME SUIVI-EVALUATION

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Le Projet de Sécurité Alimentaire et Reconstruction (PSAR)

Comme le projet PSAR est la base de notre étude, une description de ce projet est primordiale. Nous allons donc en premier lieu justifier le choix du projet, ensuite déterminer ses objectifs et enfin, décrire ses composantes.

Choix du projet PSAR

Le FID a toujours montré sa conformité dans la gestion de ses projets par rapport aux accords passés dans la qualité de ses interventions. Depuis 2009, la Banque Mondiale et le Gouvernement malgache ont réitéré encore une fois sa confiance en privilégiant le FID comme Agence d’Exécution (AGEX) du programme EFSRP ou « Emergency Food Security and Reconstruction Project ». Comme ce projet a été achevé en cette année 2013, les données concernant la réalisation du projet sont closes. L’analyse sera alors pertinente car plus les données sont nombreuses, plus l’analyse sera approfondie. De plus, un projet en début ou en cours d’exécution ne peut faire l’objet d’une analyse de performance car si les réalisations ne sont pas totalement effectuées dans les délais convenus, il serait possible qu’il y ait une erreur dans l’analyse. C’est pourquoi le projet PSAR a été choisi comme base de notre étude.

Objectifs de développement du PSAR

L’objectif de développement du PSAR est, d’une part, d’augmenter l’accès à un emploi temporaire dans des zones identifiées d’insécurité alimentaire et, d’autre part, de restaurer l’accès aux services sociaux et économiques dans des communautés affectées par des désastres naturels. Ses objectifs spécifiques sont alors : l’amélioration de l’accès à l’alimentation des groupes vulnérables affectés par l’insécurité alimentaire et les catastrophes naturelles incluant les femmes, mais aussi l’amélioration de l’utilisation et la satisfaction des services fournis par les infrastructures socio-économiques de base financées à travers la participation communautaire, et enfin la réhabilitation et/ou reconstruction des infrastructures de base endommagées par les catastrophes naturelles dans les zones sinistrées.8

Composantes du projet

Le PSAR a quatre composantes qui sont les composantes : « protection sociale », « projets communautaires », « réhabilitation et reconstruction en réponse aux catastrophes naturelles », et « gestion de projet, suivi et d’évaluation et d’audit ».
La Composante A « sécurité alimentaire ou protection sociale » finance un programme «argent-contre-travail » qui vise à accroître l’accès aux emplois à court terme dans des zones ciblées faisant face à une insécurité alimentaire, identifiées par le BNGRC, bureau national officiellement en charge de définir les zones affectées par les catastrophes.
La Composante B « projets communautaires » finance des sous-projets communautaires dans le but d’accroître l’accès aux services sociaux et économiques par les communautés bénéficiaires. La Composante C « réhabilitation et reconstruction en réponse aux catastrophes naturelles » vise à rétablir l’accès aux services sociaux et économiques à la suite d’événements catastrophiques, comme les cyclones qui touchent périodiquement Madagascar.
La Composante D « gestion de projet, suivi et d’évaluation et d’audit » finance diverses activités comme la gestion du projet, les coûts d’exploitation et de formation, les services de consultants telles que les activités pour appuyer les collectivités pour l’analyse et le dépouillement des offres, la supervision de la mise en œuvre du projet, les campagnes médiatiques d’information et de communication, les audits financiers et techniques, suivi – évaluation, y compris le développement du site Web du FID, et l’acquisition des véhicules et équipements.9

Technique de collecte de données

L’investigation bibliographique s’est effectuée pendant toute la durée de l’étude. L’objectif a été de répertorier et de disposer des documents se rapportant au thème de l’étude. La consultation des ouvrages s’est faite de manière thématique : suivi et évaluation, gestion de projet, performance financière …Parmi les informations issues de la bibliographie figurent, en l’occurrence, le contexte et la problématique de l’étude, les caractéristiques de la zone d’étude, les méthodes de collecte et d’analyse de données. Certains documents, pour leur part, ont été puisés sur Internet via des moteurs de recherche tels que GOOGLE, YAHOO… Les mots clés utilisés ont été : système, suivi, évaluation, performance financière, projet, objectif, financement extérieur, etc.
L’entretien est une investigation structurée menée auprès d’un individu afin de recueillir des informations sur une situation donnée21. Pour vérifier si, dans la pratique, le système de suivi– évaluation est garant de la performance financière surtout lorsqu’il s’agit de projet de développement ; nous avons choisi le FID vu son expérience et sa notoriété dans son domaine d’activité. Le thème discuté pendant les entretiens s’est alors basé sur le système suivi-évaluation du FID ainsi que sa performance. Une seule personne a été interviewée lors de la descente sur terrain : le chef de service suivi-évaluation de la direction générale. Pour y obtenir des informations, nous avons alors opté pour un entretien en situation individuelle qui est l’entretien semi – directif. Ce type d’entretien laisse une grande place à la spontanéité de notre interlocuteur auquel nous nous adressons.22 Quelques rendez-vous ont été pris afin de ne pas déranger l’interviewé à l’exercice de son travail et de laisser libre cours à ses réponses. Toutefois, un guide d’entretien (cf. annexe 2) a été élaboré afin que l’entretien ne dépasse pas du thème évoqué.

Phase de traitement et analyse des données collectées

Cette sous section sera divisée en deux parties. La première décrit comment les données ont-elles été traitées et, la deuxième concerne les méthodes d’analyse que nous avons adopté pour vérifier les hypothèses.

Triage et recoupement des données

Après que toutes les données aient été assemblées, il a été nécessaire de les traiter par le triage des données, c’est-à-dire seules les informations et les données pertinentes ont été retenues. Les informations sur le système suivi-évaluation ont été plus ou moins assimilées lors des entretiens puisque les réponses ont été plus ou moins claires. La rédaction sur cette partie a donc été directement effectuée selon les informations jugées pertinentes. De même en ce qui concerne la performance financière du projet, les résultats financiers qui ont été collectés auprès de l’entité ont fait l’objet d’une analyse et a permis de juger sa performance. Puis, un recoupement des données a été effectué afin de rassembler les informations et les données qui s’accordent.

Analyse des données relatives à chaque hypothèse

Afin de confirmer ou d’infirmer les hypothèses, des méthodes d’analyse ont été utilisées. Dans cette partie, nous allons décrire les démarches de vérification de chaque hypothèse.
Rappelons que notre première hypothèse énonce que « le système de suivi-évaluation conditionne l’atteinte des objectifs ». D’après les théories que nous avons vues précédemment, un bon système de suivi-évaluation doit être mis en œuvre afin d’atteindre au mieux les objectifs. Pour cette première hypothèse, l’analyse adéquate pour sa vérification est le diagnostic SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, Threats). L’analyse des données issues du système suivi-évaluation de l’organisme s’est fait à partir de l’analyse SWOT ou FFOM (Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces). Il consiste à étudier les forces et faiblesses de l’organisme ainsi que les opportunités et les menaces de son environnement. Ainsi la matrice SWOT permet d’analyser l’environnement interne et externe d’une action. Elle permet de regrouper dans un même tableau les forces et les faiblesses d’une entreprise ou d’une organisation. Elle analyse aussi les opportunités et les menaces de l’environnement extérieur par rapport à un projet ou une action.

Limites de la méthodologie de recherche

La réalisation de l’ouvrage a été limitée par plusieurs contraintes. Seule une personne a été disponible pour les entretiens compte tenue des divers procédures qui existent au sein de l’organisme. Nous n’avons pas pu interroger d’autres personnes vu leur non disponibilité. Certaines informations aussi ont été confidentielles et cela a rendu un peu difficile l’analyse des données. La position de l’enquêté a rendu difficile la collecte de données et le déroulement des entretiens car il y a eu certaines questions auxquelles il ne pouvait pas répondre. Suite aux règles qui existent au sein de l’organisme, certains actes n’ont pas pu être effectués comme le test d’acheminement, ce qui peut favoriser le non crédibilité des informations collectées.

Analyse et exploitation de la base de données

La base de données est partagée et donc accessible en permanence pour tous les cadres de la direction, au niveau d’une Direction Inter-Régionale. Elle va servir aux Chargés de Projet dans la gestion de leurs microprojets. Elle leur permet de suivre toutes les étapes essentielles marquant la vie de leurs microprojets et de planifier en conséquence les actions futures. L’exploitation de la base de données permet aussi au Responsable Suivi Evaluation, au Chef de Service des Opérations et de l’Environnement et au Directeur de suivre l’avancement de chaque microprojet, de chaque composante et du portefeuille de la direction ; et surtout de prendre en conséquence des décisions pour remédier à tous les problèmes et les écarts constatés. Toutes les quinzaines, les Directions Inter-régionales transmettent à la Direction Générale les bases de données actualisées pour être ensuite consolidées par le Responsable suivi-évaluation de la Direction Générale. La base de données consolidée sera ensuite partagée à tous les départements de la Direction Générale pour être exploitée dans les mêmes principes qu’au niveau d’une Direction Inter-Régionale. Le suivi de l’avancement de chaque composante, l’analyse des écarts, et la prise de décisions sont assurés par le Directeur des Opérations et Conseillers afin d’améliorer l’intervention future.

Suivi des indicateurs

Les indicateurs font partie des informations suivies dans la base de données. Ils permettent de mesurer les résultats et les effets du projet pour le meilleur suivi de sa mise en œuvre. La saisie des indicateurs prévisionnels ainsi que les indicateurs réalisés dans la base de données est effectuée par le chargé de projet. le contrôle de la qualité des saisies, et l’analyse de la situation mensuelle des indicateurs au niveau de la DIR est assuré par le responsable. C’est le Chef de Service suivi-évaluation qui analyse la situation mensuelle consolidée des indicateurs, au niveau de la Direction Générale.

Rapport d’activités mensuel

Le rapport d’activités mensuel (RAM) (cf. annexe 6) est l’un des principaux supports de communication interne du FID, des DIR à la Direction Générale. Tous les mois, chaque direction rédige son RAM qui rendra compte de l’avancement des activités de la direction sur les plans passation de marchés, technique, administratif et financier et sur la situation des indicateurs. Ce rapport doit également présenter les problèmes rencontrés et les mesures prises, et surtout les explications des écarts des réalisations par rapports aux prévisions. Le RAM présente à la fois les réalisations mensuelles et cumulées de l’exercice en cours.
La partie administrative et financière du RAM est préparé et transmis au responsable suivi-évaluation par le chef administratif et financier; le Chef de Service des Opérations et de l’Environnement assure la préparation et la transmission au Responsable Suivi Evaluation de la partie technique du rapport d’activités mensuel. Il présente aussi les problèmes rencontrés et les mesures prises et, analyse la sauvegarde environnementale. Le responsable suivi-évaluation consolide ainsi la partie administrative, financière et technique du RAM, vérifie le respect de canevas et de la cohérence du RAM, les explications des écarts, et les prévisions du prochain mois. Une Lecture commune est effectuée par le staff de la DIR afin de valider le RAM avant envoi à la Direction Générale. Les différents départements de la Direction Générale sont tous destinataires des rapports d’activités mensuels des DIR. Chaque département de la Direction Générale exploite les informations contenues dans les rapports d’activités mensuels des DIR suivant les besoins de ses fonctions. Le Service Suivi Evaluation de la Direction Générale rédigera un document synthèse des problèmes rencontrés, des mesures prises, et des explications des écarts évoqués par les DIR dans leurs rapports d’activités mensuels. Par ailleurs, le tableau de bord mensuel pour la Direction Générale et tous les autres types de rapports d’activités (rapport de suivi des activités semestriel, rapport d’activités annuel,…) sont tous basés sur les rapports d’activités mensuels.

Rapport de suivi des activités semestriel

Le rapport de suivi des activités semestriel (RSAS) (cf. annexe 7) présente à la fois les réalisations du semestre et les réalisations cumulées depuis le démarrage du projet. Le responsable suivi-évaluation de la direction Générale prépare le RSAS, et celui-ci sera validé par le staff de la direction. Après validation, le Directeur Général se charge d’envoyer le RSAS à la Banque Mondiale.

Rapport d’activités annuel

Le rapport d’activités annuel présente le bilan des activités effectuées par le FID au cours de l’année tant sur le plan opérationnel que sur le plan administratif, y compris la vie de l’association FID. Le rapport d’activités annuel montre à la fois les réalisations technico-financières de l’année et les réalisations technico-financières cumulées depuis le démarrage du projet. Il est préparé par le responsable suivi-évaluation de la Direction Générale et validé par le Staff de la Direction.

Aperçu sur la conception de l’évaluation

Les informations sur la conception de l’évaluation du FID ont été aussi obtenues grâce aux entretiens effectués avec le chef de service suivi-évaluation et au manuel de procédure qu’il nous a fourni.
Le type d’évaluation qui s’opère au niveau du FID est une évaluation externe. L’évaluation est effectuée par une autre personne ne se trouvant pas parmi les fonctionnaires de l’organisme. Le FID fait alors appel à un consultant. Le chef de service suivi-évaluation élabore les termes de référence de la revue à mi-parcours et, fournit les statistiques et les situations du projet nécessaires à la revue. Le consultant réalise ainsi sa mission et produit le rapport final de la revue à mi-parcours. Par la suite, le Directeur Général valide la revue et la transmet à la Banque Mondiale.

Mise en œuvre des recommandations issues de la revue à mi-parcours

Il est à rappeler que l’objet de la revue à mi-parcours est d’évaluer les réalisations et les effets de la période écoulée pour pouvoir améliorer l’intervention future. De cette évaluation émanent donc des recommandations qui devront être prises en compte dans toute action ultérieure à la revue à mi-parcours.
Chaque département concerné par les recommandations issues de la revue à mi-parcours devra établir un plan de mise en œuvre des recommandations qui le retiennent. Les responsables suivi-évaluation de la DIR et la Direction Générale s’assurent du suivi de la mise en œuvre des recommandations issues de la revue à mi-parcours.
Ce premier chapitre nous a montré les réalités concernant le système suivi-évaluation adopté au sein du FID. En effet, les acteurs, les outils et les procédures y ont été exposés. Ainsi, après cette description du système suivi-évaluation, la réalisation des objectifs du projet étudié qu’est le PSAR est présentée dans le prochain chapitre.

Table des matières

PARTIE 1 : MATERIELS ET METHODES
Chapitre 1: MATERIELS
Section 1- Présentation du terrain de recherche
Chapitre 2: METHODES
Section 1- Système suivi-évaluation et performance
Section 2- Méthodologie de recherche et d’analyse de données
CONCLUSION PARTIELLE
PARTIE 2 : RESULTATS
Chapitre 1: PRESENTATION DU SYSTEME SUIVI-EVALUATION
Section 1- Aperçu sur la conception du suivi
Section 2- Aperçu sur la conception de l’évaluation
Chapitre 2: LES REALISATIONS DU PROJET PSAR
Section 1- Objectifs prévisionnels
Section 2- Réalisation concernant chaque composante
Section 3- Situation des décaissements
CONCLUSION PARTIELLE
PARTIE 3 : DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS
Chapitre 1: DISCUSSIONS
Section 1- Discussions sur le système suivi-évaluation
Section 2- Discussions sur les réalisations
Chapitre 2: RECOMMANDATIONS
Section 1- Proposition de solutions sur le système suivi-évaluation
Section 2- Recommandations générales
CONCLUSION PARTIELLE
CONCLUSION
BILBIOGRAPHIE

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