PRESENTATION DU FONCTIONNEMENT, L’INSTALLATION ET LA FORMATION SUR LES LOGICIELS

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Structure administrative sous la troisième République

La première investiture de la troisième République marque le commencement du processus de décentralisation effective à Madagascar. En effet, la révision constitutionnelle intervenue en 1992 introduit pour la première fois les principes de la libre administration et de l’autonomie administrative et financière dans la politique de décentralisation (Article 125 à 127 de la Constitution de 1992). Elle préconise trois niveaux de collectivités décentralisées que sont les régions, les départements et les communes (Article 4 de la loi n° 93-005).
La constitution du 18 septembre 1992 prévoit trois niveaux de collectivités décentralisées correspondant aux régions, aux départements et aux communes. Elles sont administrées librement par des assemblées, dont les membres sont élus au suffrage universel direct, qui règlent par leurs délibérations les affaires dévolues à leur compétence. Il s’agit du conseil régional pour les régions, du conseil départemental pour les départements, du conseil municipal pour les communes urbaines et du conseil communal pour les communes rurales (Article 3 de la Loi n°94-008). Les décisions des assemblées sont alors exécutées par un bureau exécutif dirigé par une personnalité élu au suffrage universel direct. Le bureau exécutif est dirigé par le président de région pour les régions, le président du département pour les départements et le maire pour les communes (Article 52 de la Loi n°94-008). Par ailleurs, la représentation de l’Etat est assurée par un haut fonctionnaire dont les modalités de nomination sont fixées par la loi. Il s’agit principalement du préfet de région pour les régions et du sous-préfet pour les départements et communes (Article premier de la loi n°96-248).

ETUDE DE L’EXISTANT AU NIVEAU DES COMMUNES

Les domaines identifies au niveau de la commune

La commune, comme tout organisme autonome, possède les trois grands domaines suivants :
– Le pilotage se rapportant au Plan Communal de Développement assorti du Plan des Travaux Annuels concerne la prise de décision, le contrôle et suivi évaluation …,
– L’administration et coordination au sein de la commune concernant les ressources humaines, financières et matérielles
– Et la production destinée à la satisfaction des requêtes émises par des diverses entités telles qu’usagers, partenaires, contribuables, citoyens (voire population) …
Ces grands domaines se déclinent en métiers et domaines fonctionnels comme suit :

Les métiers des communes

Les attributions de la Commune se regroupent en 06 grands métiers à savoir :
– Le Pilotage
– Le Suivi et contrôle : suivi évaluation, contrôle interne, etc.
– La Relation avec les usagers
– La Gestion des ressources : GRH, budget, finances, comptabilité, immobilisations
– La Gestion administrative : état-civil, etc.
– La Gestion technique : foncier, services techniques (voirie, BMH, urbanisme, etc.)

Les domaines fonctionnels

Les activités des communes peuvent être regroupées en seize grands domaines fonctionnels, à savoir:
– Le Suivi évaluation
– L’Etat-civil
– Les Services techniques
– Les Infrastructures
– Le Foncier
– Le Recensement
– Le Marché public
– Les Ressources Humaines
– Les Immobilisations
– Le Budget
– Les Recettes
– Les Dépenses
– La Trésorerie
– La Comptabilité
– Les Recettes communales
– La Relation citoyenne
Ces principaux domaines de la commune peuvent être schématisés comme suit :

Le suivi évaluation

Le module suivi évaluation permet de connaître la situation d’exécution des travaux/prestations pour mieux recadrer la suite des actions à entreprendre. Les blocs fonctionnels constituant ce module sont :
– Contrôler, suivre, et évaluer les activités exécutées (Manuel et partiellement automatique) :
SIC – RUTH Alfredo Roméo | 10
Informatisation de l’Administration Publique : le cas du Système d’Information Communal (SIC) Recueillir des informations relatives à chaque activité constituant le programme/projet, évaluer le taux d’exécution du programme/projet et émettre les instructions adéquates pour la continuation des tâches
– Statuer sur l’état de situation du programme (Manuel) :
Détecter les éventuelles anomalies à redresser, analyser des informations recueillies et prendre des décisions adéquates pour pallier aux éventuels problèmes (poursuite des actions, suspension ou arrêt définitif des travaux/prestations…)
– Prendre des mesures adéquates pour la suite éventuelle des actions à entreprendre (Manuel) :
Synthétiser les informations recueillies, réunir les entités constituant le comité de pilotage, débattre sur l’état d’exécution des travaux/prestations, prendre des mesures permettant le redressement de la situation en précisant les actions à entreprendre et valider la décision.
– Informer les entités concernées (Manuel) :
Convoquer les participants et préciser l’objet de la réunion ou de l’assemblée, ou bien afficher/diffuser sur média local ou envoyer aux destinataires les résultats issus du suivi évaluation (redevabilité) et rendre compte au département de tutelle et envoyer copies au Service Technique Déconcentré concerné et éventuellement aux Partenaires Techniques Financiers pour information.
– Mettre à jour la base d’informations (Manuel / Automatique) :
Archiver les Procès-verbaux et/ou compte rendus et mettre à jour la base de données de module fonctionnel Suivi évaluation.

L’état-civil

– Contexte
Le ou les agents communaux délégués pour la réception des déclarations, la rédaction, la transcription et la mention en marge des actes de l’état civil prévus par le présent article, délivrent valablement sous le contrôle et la responsabilité du Maire, toutes copies, extraits et bulletins d’état civil, quelle que soit la nature des actes.
Par ailleurs, le Maire, ou à défaut, le représentant de l’Etat pourvoit d’urgence à ce que toute personne décédée soit ensevelie et inhumée décemment sans distinction de culte ni de croyance.
Dans l’exercice de la fonction d’officier civil, le maire est aidé par des secrétaires d’état civil qui se chargent de la tenue des registres, la délivrance des copies ou d’extrait d’acte civil, l’inscription ou transcription des mentions marginales, et de tous autres travaux de secrétariat relatifs à l’état civil.
Chaque centre d’état civil doit tenir en deux exemplaires des registres sur :
o La naissance et reconnaissance o Le mariage
o L’adoption et le rejet
o Le décès
o Les jugements
o Le divorce
– L’organisation existante
o Sur le plan technique
Le Service d’état civil reçoit en moyenne une trentaine de demandes d’actes par jour. Ainsi, les clients doivent faire la queue car la vérification et la recherche du numéro de l’acte dans le livre d’état civil nécessite beaucoup de temps.
La délivrance de l’acte devra attendre les jours suivants ou même deux jours après.
o Sur le plan du métier
L’organisation de travail adoptée par ces secrétaires :
– La vérification des dossiers de demande d’acte
– La recherche du numéro dans le livre d’état civil
– La réalisation de l’acte
– Signature
– Délivrance
Ne pourra plus résoudre le problème de gestion et faire face à la concurrence des autres communes car les clients pressés ne veulent pas faire la queue pour attendre leur tour et ils vont aux autres communes voisines.

Les services techniques

Des Services Techniques Déconcentrés (STD), des Etablissements Publics (EP), des Institutions, des Départements Ministériels, et éventuellement des groupes de notables locaux appuient la commune dans l’exercice de sa fonction dans les domaines suivants :
Etat Civil, fiscalité locale, éducation, santé, sécurité, habitat et urbanisme, routes et pistes, foncier, mine, énergie, eau, assainissement, environnement, transport, infrastructures socioculturelles, élection…
Le module fonctionnel Services Techniques est constitué de quatre (4) blocs fonctionnels :
– Collaborer, s’informer et se former auprès des services techniques (Manuel) : Identifier les besoins, négocier avec les parties prenantes, déterminer et répartir les tâches, attribuer le rôle des acteurs, lancer les actions et appliquer le module fonctionnel Suivi évaluation.
– Prendre les mesures nécessaires y afférentes dans les limites du possible (Manuel) :
Se conformer aux possibilités des ressources financières, matérielles, humaines disponibles et mobilisables et appliquer le bloc fonctionnel du Suivi évaluation : prendre des mesures adéquates pour la suite éventuelle des actions à entreprendre (Manuel).
– Informer la population et les diverses entités concernées (Manuel) :
Appliquer le bloc fonctionnel du Suivi évaluation : informer les entités concernées (Manuel)
– Mettre à jour la base d’informations (Manuel / Automatique) :
Appliquer le bloc fonctionnel du Suivi évaluation : mettre à jour la base d’informations.

Les infrastructures

Le module Infrastructures sert à appuyer la commune dans la gestion de son patrimoine, en vue d’une meilleure exploitation.
Il s’agit, d’une part, des immeubles domaniaux d’utilité publique affectés à la commune, des terrains destinés aux activités sportives et culturelles, de l’hôtel de ville ou de la mairie, des immeubles ou salles destinés au secteur social (éducation, santé, sécurité…), des terrains destinés aux activités sportives et culturelles… Des routes et pistes, des barrages, d’adduction d’eau potable d’autre part.
La construction de l’infrastructure nécessite l’application du module fonctionnel Marché public.
Le module Infrastructure est composé de six (6) blocs fonctionnels suivants :
– Attribuer les utilisations conformément aux règles pré établies (Manuel / Automatique) :
Vérifier la disponibilité de l’infrastructure, lancer l’appel d’offre, considérer la requête émise du postulant, établir la convention d’attribution, valider la mise à la disposition et informer les entités concernées.
– Veiller à l’assainissement des lieux (Manuel) :
Contrôler et constater périodiquement l’état de l’infrastructure, contrôler et constater le respect des clauses mentionnées dans la convention, veiller à ce que l’utilisation soit saine en permanence et informer les entités concernées.
– Réhabiliter éventuellement ou maintenir en état d’utilisation (Manuel) :
Etablir périodiquement un diagnostic de l’infrastructure, prendre connaissance de l’opportunité de la réhabilitation ou de la maintenance, décider des actions à entreprendre, valider la décision et informer les entités concernées et les parties prenantes.
– Comptabiliser les types d’opérations effectuées (Manuel/Automatique) : Comptabiliser les recettes de mise à la disposition et comptabiliser les dépenses des charges qui incombent à la commune.
– Mettre à jour la base d’informations (Manuel) :
Mettre à jour la base d’informations relatives à la gestion du patrimoine :
L’attribution, l’assainissement, la réhabilitation ou la maintenance, les opérations de recettes, les opérations de dépenses,…
Appliquer le bloc applicatif du module fonctionnel Suivi évaluation : mettre à jour la base d’informations.
– Informer les diverses entités concernées (Manuel) :

Le foncier

Le module fonctionnel Foncier est un outil d’aide de la commune servant dans la gestion des terrains situés dans les périmètres de la commune, des terrains mutés entre l’Etat et la commune.
– Tenir à jour les registres fonciers et les transmettre périodiquement aux services techniques chargés du domaine foncier (Manuel) :
Etudier les requêtes, faire la reconnaissance, convoquer les riverains, demander l’avis du Service technique concerné, diffuser ou afficher la demande de non objection (terrain sans propriétaire à confirmer), valider le résultat, convoquer l’acquéreur et les entités concernées, tenir acte (transcription intégrale/mention en marge dans les deux registres concernés), authentifier l’acte (signatures…), numéroter l’acte, arrêter le registre (au 31 décembre de l’année) et transmettre les deux registres arrêtés concernés au service technique concerné pour « validation » d’arrêtage.
Considérer l’objet de la requête, vérifier l’existence de la teneur dans le registre foncier validé et fournir le certificat foncier.
– Comptabiliser les types d’opérations effectuées (Manuel) :
Pour les opérations relatives aux établissements des certificats fonciers, comptabiliser :
Le volume journalier de chacun des opérations effectuées, la perception des droits/taxes y afférents (service offert par le bloc fonctionnel du module Recette.
L’utilisation des feuilles de papier (livre journal de la comptabilité Administrative concernant les fournitures de bureau).
– Mettre à jour la base d’informations relatives aux propriétés foncières (Manuel/Automatique) :
Mettre à jour la base d’informations relatives à la délivrance du certificat foncier.
– Informer les diverses entités concernées… (Manuel) :

Le recensement

Le recensement permet à la commune d’avoir des informations fiables servant de référentiel de base permettent à la commune de maîtriser ses différentes actions à entreprendre dans le domaine objet du recensement. Ces informations facilitent de :
Maîtriser la situation et de prendre des décisions adéquates dans des circonstances complexes,
Suivre, contrôler et évaluer de manière efficace les différentes phases d’exécution des tâches,
De réduire la durée de production,…
Ce module fonctionnel est composé de huit (8) blocs fonctionnels :
– Collaborer avec les entités techniques et éventuellement les partenaires financiers concernés (Manuel) :
Etudier les opportunités et la faisabilité, chercher éventuellement d’aides financières et réunir les parties prenantes.
– Prendre les mesures nécessaires (Manuel) :
Etudier le processus, déterminer la procédure, valider les décisions prises, concevoir la fiche modèle et d’organiser l’organe responsable du recensement.
– Informer les cibles (Manuel) :
Sensibiliser l’entité cible (affichage, diffusion médiatique locale…), responsabiliser les chefs des Fokontany, et confirmer auprès des échantillons cible la bonne réception du message…
– Procéder au recensement (Manuel) :
Lancer la phase recueil des informations, contrôler les différentes opérations, contrôler le remplissage des fiches, recevoir et ranger les fiches remplies et résoudre les problèmes rencontrés.
– Contrôler la fiabilité des résultats (Manuel) :
Prendre quelques échantillons de fiches remplies, vérifier et constater sur terrain la fiabilité des données inscrites et appliquer le module fonctionnel « Suivi évaluation ».
– Valider les résultats (Manuel) :
Convoquer les parties prenantes, débattre sur les résultats issus du recensement, prendre note des avis et des recommandations émis, clôturer le recensement et produire le document résultat du recensement.
– Informer les entités concernées (Manuel) :
Rendre compte au Ministère de tutelle et informer les Services Techniques
Déconcentrés concernés, envoyer des copies du document produit aux diverses parties prenantes. Afficher et diffuser via le média local le résumé du résultat du recensement,…
– Mettre à jour les bases d’informations concernées (Manuel/Automatique) :
Mettre à jour la base d’informations objet du recensement, comptabiliser les recettes éventuelles (PTF) et les dépenses y afférentes et mettre à jour les bases de données concernées.

Le marché public

Le code des marchés publics est le cadre juridique de l’exécution des achats publics. En tant que Collectivité Territoriale Décentralisée, la commune est obligée de respecter le code des marchés publics et tous les textes subséquents dans l’exécution de ses dépenses.
Le module fonctionnel Marché public possède les blocs fonctionnels ci-après :
– Recenser les besoins (Manuel) :
Consulter les parties prenantes (services internes, chefs fokontany,…), déterminer et prioriser les besoins, se référer au PTA, au budget et autres informations nécessaires, arrêter les besoins opportuns dans la limite du possible et valider la décision.
– Collaborer avec les entités techniques et éventuellement les partenaires financiers concernés (Manuel) :
En cas d’insuffisance de moyens : chercher de l’aide à travers les PPP (partenariat public privé), établir la convention de partenariat, valider la convention (contrôle de légalité…) et signer la convention.
– Elaborer le plan d’achats (Manuel) :
Prioriser les achats, établir un plan d’acquisition, élaborer le calendrier y afférent et valider le plan (services utilisateurs, Unité de Gestion des Passations des Marchés, les autres parties prenantes).
– Lancer l’appel à candidature (Manuel) :
Déterminer la procédure de passation, émettre l’avis de passation de marché et lancer l’appel d’offre conformément à la procédure optée.
– Procéder à l’achat (contrat) et à la réception (Manuel) :
Choisir l’attributaire en respectant éventuellement la convention de partenariat, établir le contrat après négociation éventuelle, valider le contrat, signer le contrat, enregistrer le contrat, lancer la prestation, appliquer le module Suivi évaluation pour les marchés de types travaux (routier ou autres), prestations intellectuelles, et marchés de service, procéder à l’acquisition ou à la réception, régler la facture.

– Mettre à jour les bases d’informations (Manuel/Automatique):
Mettre à jour la base d’informations relatives au marché public, comptabiliser les dépenses/recettes (exemples : Transport, occupation des pavillons de marché….), mettre à jour les bases de données concernées et archiver les dossiers de marchés.
– Informer les diverses entités concernées (Manuel) :
Rendre compte aux Entités concernés (Commission Régionale des Marchés), aux citoyens, éventuellement au partenaire technique et financier et informer les Services Techniques Déconcentrés concernés, envoyer des copies des dossiers produits aux diverses parties prenantes. Afficher et diffuser via le média local le résumé annuel des prestations effectuées.

Les ressources humaines

Les ressources humaines sont les moyens les plus importants et indispensables à tout organisme pour que ce dernier puisse parvenir à ses buts. La commune a besoin de personnel compétent et dynamique pour appuyer le Maire et ses proches collaborateurs dans l’exercice de leurs fonctions respectives.
Le module fonctionnel Ressources humaines est composé de huit (8) blocs fonctionnels à savoir :
– Recenser les besoins (Manuel) :
Estimer les volumes des travaux, détecter le dysfonctionnement, déterminer les postes à pourvoir, établir les profils des postes et valider les résultats.
– Prendre les mesures nécessaires dans la limite du possible (Manuel) : Etudier la faisabilité, prioriser les besoins indispensables et valider la décision.
– Administrer le personnel (Manuel) :
Procéder au recrutement, affecter l’agent, procéder à l’attribution des titres de congé, procéder aux avancements, procéder aux sanctions (positives/négatives), procéder aux départs prématurés (licenciement/à la révocation, démission, décès…) et procéder à la mise à la retraite.
– Administrer la paie (Manuel/Automatique) :
Déterminer le solde de base, déterminer les indemnités, déterminer les frais professionnels, déduire les charges du personnel, défalquer les avances perçues, établir les états des salaires, distribuer les titres de paiements et effectuer la paie.
– Régulariser les diverses charges y afférentes (Manuel/Automatique) :
Etablir les états des charges (du personnel, patronales), procéder aux prises en charges et s’acquitter des charges.
– Comptabiliser les opérations effectuées (Manuel/Automatique) :
Mettre à jour la base de données du personnel, mettre à jour la base de données des dépenses et archiver les dossiers du personnel.
– Mettre à jour la base d’informations (Manuel/Automatique) :
Comptabiliser les soldes de base, comptabiliser les indemnités et comptabiliser les charges.
– Informer les diverses entités concernées (Manuel) :
Envoyer les états des charges aux diverses entités concernées, afficher et diffuser au média local les états récapitulatifs annuels des salaires et des charges.

Les immobilisations

Les immobilisations communales se divisent en trois groupes : les immobilisations corporelles, les immobilisations de mise en concession et les immobilisations financières.
Le module fonctionnel Immobilisation permet d’apporter à la commune une aide considérable surtout dans les domaines d’urbanisme, d’assainissement, d’électrification, d’adduction d’eau, de communication téléphonique, de transport,…
Ce module fonctionnel est composé des six (6) blocs fonctionnels suivant :
– Tenir à jour les livres/Registres (Manuel/Automatique) :
Appliquer le module fonctionnel Relation citoyenne, appliquer le module fonctionnel
Recensement (6) pour les immobilisations, constater l’objet de la déclaration/requête émise (propriétés, utilisation, Location, Construction, aménagement, prêts, avances…), valider l’objet de la déclaration, identifier/Immatriculer l’objet, transcrire la dotation (transcription intégrale/mention en marge dans les livres/registres concernés), authentifier la certification/Permis (Possession, utilisation…), numéroter le certificat/Permis, éditer les premiers certificats, arrêter les livres/registres (au 31 décembre de l’année), transmettre les livres/registres arrêtés concernés aux Services Techniques Déconcentrés pour « validation » d’arrêtage.
– Attribuer les utilisations conformément aux règles pré établies (Manuel / Automatique) :
Négocier le contrat/le cahier des charges/la convention, valider le contrat/le cahier des charges/la convention, signer le contrat/le cahier des charges/la convention, enregistrer le contrat/le cahier des charges/la convention et exécuter le contrat/le cahier des charges/la convention.
– Veiller à l’assainissement des lieux (Manuel) :
Effectuer périodiquement des descentes sur terrains éventuellement avec les services techniques déconcentrés concernés, constater les anomalies par rapport aux clauses contractuelles, établir le rapport de constatation des anomalies et procéder au redressement (réparation) des anomalies.

Table des matières

INTRODUCTION
PARTIE I : ANALYSE ET DIAGNOSTIQUE DU SYSTEME ADMINISTRATIF ET FINANCIER
CHAP I : ANALYSE ET DIAGNOSTIQUE DU SYSTEME ADMINISTRATIF
1. LE CONCEPT SUR L’ADMINISTRATION PUBLIQUE
1.1. ANALYSE HISTORIQUE DU PROCESSUS DE DECENTRALISATION
1.1.1. STRUCTURE ADMINISTRATIVE SOUS LA PREMIERE REPUBLIQUE .
2. ETUDE DE L’EXISTANT AU NIVEAU DES COMMUNES
2.1. LES DOMAINES IDENTIFIES AU IVEAU DE LA COMMUNE
2.1.1. LES METIERS DES COMMUNES
2.1.2. LES DOMAINES FONCTIONNELS
2.2. LES PROBLEMES AU NIVEAU DU SYSTEME ACTUEL
CHAP II : ANALYSE ET DIAGNOSTIQUE DU SYSTEME FINANCIER
PARTIE II : ANALYSE DE L’EFFICACITE ET DE L’AVANTAGE DU SYSTEME INFORMATISE
CHAP III : PRESENTATION DU FONCTIONNEMENT, L’INSTALLATION ET LA FORMATION SUR LES LOGICIELS
1. PRESENTATION DU FONCTIONNEMENT DES LOGICIELS
1.1. ETAT CIVIL (Fiankohonana)
1.1.1. PRESENTATION DU LOGICIEL
1.1.2. EFFICACITE ET AVANTAGES POUR LE SYSTEME ADMINISTRATIF
1.1.3. EFFICACITE ET AVANTAGES POUR LE SYSTEME FINANCIER
1.2. GESTION FINANCIERE (Tantantsara)
1.2.1. PRESENTATION DU LOGICIEL
1.2.2. EFFICACITE ET AVANTAGES POUR LE SYSTEME ADMINISTRATIF
1.2.3. EFFICACITE ET AVANTAGES POUR LE SYSTEME FINANCIER
1.3. IMPOT FISCAL: IFPB / IFT (Tantantsara)
1.3.1. PRESENTATION DU LOGICIEL
1.3.2. EFFICACITE ET AVANTAGES POUR LE SYSTEME ADMINISTRATIF
1.4. PLANIFICATION (Tantantsara)
1.4.1. PRESENTATION DU LOGICIEL
1.4.2. EFFICACITE ET AVANTAGES POUR LE SYSTEME ADMINISTRATIF
1.5. GESTION du Fokontany (VAHATRA) SIC – RUTH Alfredo Roméo |
1.5.1. PRESENTATION DU LOGICIEL
1.5.2. EFFICACITE ET AVANTAGES POUR LE SYSTEME ADMINISTRATIF
2. L’INSTALLATION ET LA FORMATION SUR L’UTILISATION DES LOGICIELS
2.1. L’INSTALLATION DES LOGICIELS
2.2. LE LANCEMENT
2.3. LA FORMATION SUR LA MANIPULATION DES LOGICIELS
CHAP IV : LES INTERÊTS ET DE LA VIABILITE DU SYSTEME INFORMATISE DE LA COMMUNE
1. LES INTERÊTS DU SYSTEME INFORMATISE DE LA COMMUNE
1.1. L’INTERET HISTORIQUE
1.2. L’INTERET THEORIQUE
1. 3. L’INTERET PRATIQUE
1.4. L’INTERET POLITIQUE
2. LA VIABILITE DU CHANGEMENT DU SYSTEME INFORMATISE
2.1. LA VIABILITE FINANCIERE
2.2. LA VIABILITE ORGANISATIONNELLE
2.3. LA VIABILITE SOCIALE
3. MES RECOMMANDATIONS
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE

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