Présentation de l’association et évaluation des besoins documentaires

PRESENTATION DE VASSOCIATION ET EVALUATION DES BESOINS DOCUMENTAIRES

HISTORIQUE

Origines

L’action humanitaire, si médiatisée aujourd’hui, n’est pas née ces dernières années. Sans remonter à l’Antiquité, elle trouve sa source dans deux grandes traditions françaises : dans la charité, à savoir l’amour de son prochain pour le christianisme médiéval en Europe, et dans l’idée de fraternité issue du courant philosophique qui va de la Renaissance au Siècle des Lumières.
Encore au stade artisanal il y a vingt ans, l’action humanitaire connaît aujourd’hui un développement sans précédent, au point de devenir une véritable industrie. Au lendemain de la Première Guerre Mondiale, se constitue dans différents pays européens des associations portant le nom de « Secours Rouge ». Celle qui agit en France se consacre surtout à la solidarité à l’égard des personnes emprisonnées, déportées, ou contraintes à l’exil par des régimes dictatoriaux. Des communistes, d’autres antifascistes, des intellectuels et des milliers d’anonymes y participent.
En novembre 1936, est créé le « Secours Populaire de France et des colonies ». On note ici la volonté de rassembler plus largement encore, les femmes et les hommes de toutes opinions.
Cette activité humanitaire, construite sur de nouvelles bases, doit s’interrompre sous l’occupation nazie, l’association étant alors dissoute. Néanmoins, pendant la guerre, les anciens membres de l’association organisent, clandestinement, la solidarité envers les familles de prisonniers et de déportés.
En août 1944, les activités de solidarité reprennent et c’est le 15 novembre 1945 que naît le Secours populaire français.
Le Secours populaire a considérablement évolué. Son orientation, ses règles de conduite se sont renouvelées et n’ont que peu de rapport avec ce qu’ils étaient il y a cinquante ans. La chronologie qui va suivre illustre cette ascension.

Objectifs

«Offrir un soutien matériel et moral en pesant non sur les causes mais sur les conséquences. »
Cette phrase extraite du numéro spécial 50 ans de Convergence n°153, mensuel de l’association, résume l’esprit de l’organisme.
La préoccupation première du Secours populaire est d’agir sur le « long terme », c’est à dire de tout mettre en œuvre pour aider les gens à retrouver leur dignité, à restructurer leur personnalité, et à les réinsérer dans le tissu social. Ce qui n’exclut cependant pas l’aide d’urgence (aide alimentaire, aide au logement).
Disons que l’idée est de combattre les tendances de l’assistanat, très fortes dans notre société.
Dans cette perspective, l’information, en tant qu’« élément de connaissance »’, doit être privilégiée.
Ces précisions me paraissent utiles pour bien comprendre la nécessité d’un accès à l’information qui « est maintenant reconnue comme base essentielle du progrès des sociétés » .

Le Secours populaire de Lille

Création

Le Secours populaire de Lille, fut créé en 1945 après la Seconde guerre mondiale. Il connut plusieurs locaux, d’abord chez des particuliers, puis place du Vieux Marché, et rue Solférino en 1976 avec une rénovation entre 1989 et 1990. La transformation est intéressante car elle répond à une volonté « d’humaniser » encore davantage l’accueil du public. Un espace bureau avec des locaux séparés permet, en effet, de réceptionner les gens individuellement. De plus, est créé un coin pour les bénévoles afin de faciliter leur travail en groupe.

Structure et organisation

Le Secours populaire du nord est une des plus importantes fédérations départementales de l’organisation nationale. En plus de ses charges d’aide humanitaire, elle gère l’ensemble des activités du Secours populaire et supervise les liens des comités locaux, environ 210, avec le national. En fait, la fédération essaie de faire prendre en charge les grandes orientations de l’organisme national par les comités locaux. Elle a le souci d’aider les comités à se développer, à se structurer, à recevoir des moyens, à partager les collectes qui sont ensuite distribuées aux publics défavorisés.
La fédération emploie une vingtaine de salariés, sans prendre en compte les personnes travaillant dans le cadre de la réinsertion.

RECHERCHE ET TRAITEMENT INFORMATIONNELS

DETERMINATION DU CHAMP DE LA RECHERCHE

Définir l’objet

« La démarche documentaire suppose d’abord une réflexion à dominante intellectuelle, qui peut être plus ou moins approfondie et plus ou moins nécessaire selon les cas. ».
La première opération consiste à procéder à une délimitation du champ dans lequel la recherche va se dérouler, en fonction notamment de la nature des informations que l’on souhaite découvrir.
Il faut donc définir l’objet sur lequel va porter la recherche et réfléchir sur les conséquences que cette définition peut impliquer.
L’objectif d’une partie de ma mission s’annonce dans « la recherche d’informations (documents ou contacts), auprès d’organismes publics ou privés, couvrant le secteur de Lille, sur tout ce qui concerne l’action humanitaire ». Le champ s’avère très vaste. Aussi, afin de ne pas disperser l’étude, l’élaboration d’une arborescence permettrait d’orienter la démarche informationnelle, ainsi que de préétablir un système de classement6 pour les données recueillies. Sans omettre, évidemment, que celles-ci doivent d’abord alimenter les différents services du SPF. C’est pourquoi, les domaines répertoriés dans l’arborescence, ainsi que les termes associés sont établis à partir des actions menées par l’association.
Exemple d’actions en rapport avec les domaines et les termes associés :
■Campagnes « don-action »
■ Collectes «précarité-solidarité ».
Ces activités, représentées dans l’arborescence par sept domaines, se placent, bien-sûr, au cœur de l’action humanitaire devenant tout naturellement le sujet de l’arborescence. Les domaines sont complétés par l’association de termes touchant à des objets voisins qui pourront aider à leur connaissance et à leur compréhension.

Élaboration de l’arborescence

L’arborescence est une étape importante dans ma démarche informationnelle. Elle permet de guider mes choix de recherche pour la collecte d’information, et ainsi de « visualiser » les besoins informationnels de l’association.
Je suis d’abord partie des causes que défend le SPF (ex : les droits de l’homme), pour les répertorier dans l’arborescence sous forme de domaines. Pour cela, je me suis documentée au centre de documentation « Tiers-Monde » à Lille. Celui-ci possède, en effet, des ouvrages traitant des organismes humanitaires et de leurs actions. Les différents domaines de l’arborescence sont extraits du Répertoire des organisations non-gouvernementales dans le domaine du développement durable. Ces domaines marquent les objectifs du SPF : « Soutenir, dans l’esprit de la déclaration des droits de l’homme, au plan matériel, sanitaire, médical, moral et juridique les personnes et leurs familles victimes de l’arbitraire de l’injustice sociale, des calamités naturelles, de la misère, de la faim, du sous-développement et des conflits armés. »
Ces domaines peuvent ensuite être développés par des tomes illustrant les actions menées par l’association (ex : l’emploi, dans le domaine de l’insertion). Ces termes aideront à comprendre les priorités que soutient le Secours populaire. Qs ont été répertoriés à partir du fonds documentaire de la fédération, notamment quelques numéros du journal mensuel de l’association, Convergence, du journal local et trimestriel Nord Solidarité, des différents bulletins de liaison du SPF, mais aussi à partir de quelques-uns des services de la fédération (ex : le service « vacances » pour le domaine de l’éducation, le service « collecte » pour le domaine de la solidarité).

ACCES A L’INFORMATION

Dans la perspective du projet documentaire, et donc dans le souci d’établir des contacts, cette£ étape s’avère essentielle.

Les lieux spécialisés

L’information, rappelons-le, c’est la matière première sur laquelle vont s’exercer les techniques documentaires. Elle est contenue dans des supports dénommés « documents ».
Lorsque l’on recherche un document, c’est vers les lieux spécialisés prévus à cet effet, qu’il faut s’orienter c’est à dire essentiellement les bibliothèques et les centres de documentation.
Néanmoins, le secteur public ou semi-public offre également de larges possibilités en ce domaine :
administrations, mairies, instituts pédagogiques, centres documentaires, associations mettent, dans la plupart des cas, leurs services à la disposition du public. L’action humanitaire se trouve au coeur de ma démarche informationnelle. C’est donc vers des structures spécialisées dans ce domaine, ou du moins dans les sciences sociales que je dois orienter mes recherches.
Annuaires et répertoires spécialisés, minitel, me fournissent les premières adresses vers lesquelles orienter ma démarche. De ces lieux d’informations se nouent des contacts qui m’amènent vers d’autres structures.
L’intérêt de ma mission n’est pas tant de collecter des documents, puisqu’aucune cellule documentaire n’est organisée, mais surtout de savoir où chercher l’information. La collecte permet en fait de visiter les lieux d’information adaptés aux domaines touchant à l’action humanitaire, de m’informer sur ce qui existe et pourra éventuellement servir à l’association, ainsi que de lier des contacts avec les responsables de ces différents centres en leur faisant part du projet du Secours populaire.
Les services de documentation utilisent des supports dans lesquels se trouvent l’information.

Les supports

En matière de documentation écrite, dans les lieux observés, l’essentiel des sources de cette documentation est constituée par des livres9 et des publications périodiques.10 Dans certaines grandes structures comme le Conseil Général du Nord-Pas de Calais ou le CRDP (Centre régional de documentation pédagogique) de Lille, on trouve également des ouvrages à caractère général, tels les annuaires spécialisés, répertoires de bibliographies (ex : répertoire Papyrus) et catalogues3qui recensent tous les types de livres ou de publications existants ou disponibles.
A côté de leur diffusion traditionnelle en version papier, une consultation sur CD-ROM (Myriade, pour les publications périodiques) ou Electre (pour la recherche multicritère sur auteur, titre, sujet, année, éditeur ou collection) ou sur minitel (3615 Electre, 3617 CCN) peut être possible.

CHOIX DES LIEUX DE RECHERCHE

en adéquation avec les attentes de l’association

Une partie de ma mission repose sur la recherche d’information. L’essentiel est donc de savoir où trouver des sources informatives traitant des mêmes préoccupations que l’association, et donc susceptibles de répondre à ses besoins. Dans un premier temps, mes investigations se tournent vers les associations humanitaires et les centres sociaux couvrant la région (annexe II). Le problème est que ces structures sont rarement dotées d’un centre documentaire. Les informations que je récolte concerne uniquement leurs actions dans leur généralité. Ces informations me parviennent par courrier avec le nom de la personne responsable, à contacter pour des informations complémentaires.
Les renseignements sont concentrés dans des brochures informatives (annexe II). Ceci reste cependant très intéressant pour la fédération. En effet, ces associations ou centre sociaux interviennent souvent pour des causes bien précises. Exemple : l’association ADEC NORD pour la défense et l’entre-aide des chômeurs (Annexe II). Le contact établi, le SPF, pourra, en cas de besoin, se rapprocher de ces structures et donc amener un travail en collaboration sur des sujets communs.
La deuxième partie de ma démarche informationnelle concerne les centres documentaires proprement dits. Ces derniers se situent toujours dans l’optique de l’action sociale et humanitaire.
Afin de « cadrer » avec le projet du SPF, concernant la mise en place d’une banque informatisation, ces structures documentaires doivent satisfaire plusieurs critères :
• Etre ouvertes au public.
• Etre accessibles
géographiquement (arrondissement de Lille) pour être rapidement consultés (informations d’urgence).
• Avoir des horaires d’ouverture adaptés à ceux de l’association.
• Disposer d’un fonds documentaire dont les thèmes abordés se rapprochent de ceux ciblés par le SPF (ex : la santé, le logement, l’exclusion, la solidarité nationale et internationale. ..) annexe III.
La liste des lieux consultés répond à ces quelques exigences. Ainsi, ces centres documentaires spécialisés permettront, dans un premier temps, au Secours populaire de puiser une partie de ses informations nécessaires à ses objectifs (ex. rapport sur les handicapés retiré au Conseil Général) puis, de comprendre et d’étudier leur fonctionnement afin d’en reprendre les principaux éléments pour l’élaboration du projet (en fonction évidemment des moyens mis à disposition de l’association).
Le contact, là encore, n’est pas à négliger. Par exemple, le documentaliste responsable du centre documentation Tiers-Monde à Lille m’a proposé ses conseils pour le choix du logiciel documentaire, ainsi que pour l’établissement de la base de données.
La documentaliste de la Maison de l’Intégration de Roubaix met à ma disposition, et m’autorise à emprunter tout document susceptible de répondre aux besoins de l’association(alors que la consultation se fait sur place).
A l’issue de la consultation de ces lieux, j’ai décidé d’établir une liste répertoriant les quelques critères évoqués précédemment, et de guider ainsi le SPF dans ses démarches informationnelles.

GESTION INFORMATIONNELLE

La gestion consiste à traiter les documents selon un système préétabli permettant de les retrouver, de les consulter facilement et rapidement. Elle doit être pensé avant toute autre opération.

Evaluer les contraintes de gestion au sein de l’association

Au niveau structurel comme au niveau fonctionnel apparaissent des « contraintes » pour gérer l’information. H faut, en effet, tenir compte de plusieurs paramètres propres au Secours populaire :
• Les membres de l’association et les bénévoles ne sont pas formés, pour la plus grande partie d’entre-eux, pour consulter de la documentation (sur une base de données, par exemple).
• Ne sont pas familiarisés avec les techniques et outils documentaires.
• N’ont pas de motivations premières, puisqu’ils n’ont pas encore pris conscience de l’intérêt du projet. La consultation de supports informatifs n’est pas à priori leur priorité. La rendre accessible par une base de données simple, par des requêtes simplifiées et une représentation graphique facilement compréhensible sont nécessaires.
• Le public attendu est un public souvent en difficulté, voire même en grande difficulté sociale, pour qui la simple lecture d’un document peut poser problème.
• Le budget est limité car il est prioritairement investi dans l’aide d’urgence. Les moyens matériels seront donc réduits. Il semblerait néanmoins, que dans sa nouvelle structure de Cabannis, la fédération du SPF souhaite développer les interfaces informatiques avec le public des bénéficiaires : des postes d’ordinateur pourraient être mis à leur disposition ; une aide humaine serait alors apportée à ces utilisateurs novices.
Afin de fonctionner dans les meilleures conditions possibles, la gestion informationnelle doit être organisée selon ces évaluations humaines, matérielles, et financières. « Gérer, c ‘est savoir évaluer et juger, coordonner et contrôler, décider etfaire exécuter, avec le souci de maximiser la qualité et de minimiser les coûts. Gérer, enfin, c ‘est prévoir. Sans prévision, pas de gestion correcte. »
Après avoir élaboré les contraintes de gestion au sein de l’association, nous allons pouvoir penser à une stratégie de diffusion.

Elaborer une stratégie de diffusion

Si l’on tient compte des «exigences et priorités informationnelles » de l’association, l’information sur le sujet demandé devra être précise, obtenue au moment voulu, le plus facilement possible, et la moins coûteuse possible.
Les informations concernant l’action humanitaire, que j’ai pu récolter, font l’objet d’un premier plan de classement. Celui-ci a été élaboré selon les moyens actuels, c’est à dire noninformatisés. Mais cette approche de classification permet de répertorier les divers champs d’action de l’association, et donc d’en connaître les besoins informationnels.
Le plan de classement (dont un extrait sur le domaine de l’exclusion est présenté en annexe V) suit le schéma de l’arborescence. Il classe ainsi les documents en fonction des actions et activités menées par le SPF.
La documentation recueillie se compose essentiellement de brochures informatives, de rapports, de bulletins, de bilans traitant des thèmes inscrits dans l’arborescence. Elle est classée, pour le moment, dans des classeurs divisés en parties, elles-mêmes divisées en sous parties.

ENJEUX ET CONTRADICTIONS D’UNE PERSPECTIVE INFORMATIONNELLE

Mettre en place une banque d’information au sein du Secours populaire nécessite des objectifs bien définis, et surtout adaptés au type de la structure et de ses publics. Cette perspective s’inscrit dans un processus à long terme, contrairement aux objectifs de la fédération qui se fondent principalement et jusqu’à aujourd’hui, sur la pratique de l’urgence. C’est pourquoi le terme « informationnel » plutôt que « documentaire » semble plus approprié pour qualifier le projet. Nous devons donc prendre en compte les spécificités de l’organisme pour élaborer une véritable réflexion, et donc parvenir à convaincre l’ensemble de ses dirigeants et de ses membres de la nécessité de l’opération. En effet, les enjeux sont considérables si l’on pense aux avantages organisationnels et à l’enrichissement structurel et relationnel qu’une telle entreprise pourrait apporter à l’association. En même temps, une telle mutation rencontre des obstacles humains et matériels inhérents à la vie et à l’histoire de la structure.

AMELIORER L’ORGANISATION INFORMATIONNELLE DE L’ASSOCIATION

Comme j’ai pu déjà l’évoquer, la mise en place d’une structure informationnelle au sein de l’organisme permettrait une circulation plus rapide et plus efficace de l’information, autant pour le personnel que pour les bénéficiaires.

pour le personnel et les bénévoles

L’information intervient à tous les niveaux de l’association.
Chaque activité, chaque action menée nécessitent une connaissance approfondie du champ d’intervention. Si l’on prend l’exemple d’une intervention en faveur d’un pays particulièrement touché par le virus HTV, on s’aperçoit que l’information est capitale pour :
• connaître la réalité de la situation
• disposer d’éléments statistiques
• avoir une approche culturelle du pays concerné par le fléau (pourquoi le sida est perçu comme une fatalité qui entraîne un rejet des personnes malades)
•savoir si un plan d’action national a été décrété
• connaître les programmes mis en place pour la solidarité des victimes du pays concerné, ainsi que les expériences associatives qui existent déjà dans le pays
• s’informer sur les expériences pilotes qui sont menées dans un pays de même culture
• nouer les liens pour clarifier le projet
Des besoins informationnels peuvent aussi apparaître pour certaines campagnes décidées annuellement par l’association, comme « la campagne vacances ». Chaque année, le SPF propose à des familles ou à des enfants un séjour en vacances, en colonie, en famille d’accueil, en gîte, dans le cadre d’accueils collectifs organisés par les comités d’entreprise.
Les besoins sont importants puisque aujourd’hui 40% des gens de notre région ne partent pas en vacances. Parallèlement, malgré les efforts de l’association et les propositions offertes, beaucoup de places restent vacantes : cette année le dispositif mis en place par le secrétariat au tourisme a ouvert 7000 places de séjour pour des familles en difficulté. Ces places ont été proposées en juin à 5 associations caritatives, et seules 1000 environ ont pu être prises. Dès lors, un service informationnel pourrait être mis en place pour .
•savoir pourquoi telles catégories de famille ne partent pas, et à partir de là, intervention sur une population
•rechercher les organismes spécialisés dans le domaine des vacances, ainsi que d’éventuels partenariats
•inciter les bénévoles et comités à intervenir en ce domaine.
Nous avons insisté sur la priorité de l’urgence dans l’activité humanitaire. Il ne faut cependant pas omettre que l’information peut également servir l’urgence. Là encore, un exemple d’intervention va démontrer cette remarque.
Lors de la campagne menée envers les populations des Balkans, certains bénévoles ont regretté un manque d’informations sur la situation des pays concernés, sur la vie quotidienne de ses habitants, sur les structures associatives existantes. Certes, le SPF n’a pas pour tâche de mettre en avant les causes de la misère, des drames ou des difficultés, mais ne pas mettre en avant, ne signifie pas méconnaître ces situations.
Une cellule documentaire faciliterait donc grandement la tâche des acteurs de l’humanitaire qui sauraient où chercher l’information, et pourraient ainsi l’exploiter dans des conditions optimales.

Table des matières
Introduction
I. Présentation de l’association et évaluation des besoins documentaires
1.1 Historique
1.1.1Origines
1.1.2 Dates
1.1.3 Objectifs
1.2 Le Secours populaire de Lille
1.2.1 Création
1.2.2 Structure et organisation
1.2.3 Un nouvel aménagement : Cabannis
1.3 L’évaluation des besoins documentaires
1.3.1 Le fonds documentaire existant
1.3.2 Les besoins informationnels et matériels
II. Recherche et traitement informationnels
2.1 Détermination du champs de la recherche
2.1.1 Définir l’objet
2.1.2 Elaboration de l’arborescence
2.1.3 Représentation graphique de l’arborescence
2.2 Accès à l’information
2.2.1 Les lieux spécialisés
2.2.2 Les supports
3.2 Choix des lieux de recherche
3.2.1 En adéquation avec les attentes de l’association
3.2.2 Liste des lieux de recherche
4.2 Gestion informationnelle
4.2.1 Evaluer les contraintes de gestion au sein de l’association
4.2.2 Elaborer une stratégie de diffusion
IIl. Enjeux et contradictions d’une perspective informationnelle 
3.1 Améliorer l’organisation informationnelle de l’association
3.1.1 Pour le personnel et les bénévoles
3.1.2 Pour les bénéficiaires
3.2 Enrichir le champ relationnel de l’association
3.2.1 Au niveau des différents organismes et institutions
3.2.2 Au niveau des intervenants extérieurs
3.3 Un concept nouveau
3.3.1 Les implications organisationnelles
3.3.2 Les implications relationnelles
Conclusion
Bibliographie
Annexes

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