Préparer l’avenir perspectives. limites et refifxion 

LA BIBLIOTHEQUE TECHNIQUE DE CAEN

La bibliothèque a sans doute été créée peu après l’ouverture du centre de Caen. Nul n’est capable de dire dans quel but et pourquoi elle fait actuellement partie de la qualité (cf. ANNEXE IIa).Plusieurs explications ont été avancées : Elle aurait suivi les changements de service d’un de ses responsables car son successeur ne voulait pas s’en occuper, elle faisait partie de la documentation technique et, lors du rattachement de celle-ci à la qualité, la bibliothèque aurait suivi etc.. Même un appel à un ancien responsable de la bibliothèque, aujourd’hui à la retraite, ne m’a pas fourni plus d’informations!
Ce problème permet d’observer le peu d’intérêt qui était porté à la bibliothèque jusqu’à présent et c’est ce manque d’intérêt ajouté au fait qu’elle est rattachée à un service qui en a peu l’utilité qui explique la situation peu favorable dans laquelle elle se trouve actuellement : elle est peu utilisée, beaucoup s’en plaigne (trop vétusté, informations pas assez récentes, difficultés pour s’y retrouver etc..), certains envisagent même sa suppression pure et simple.Pourtant une grande majorité (81% des utilisateurs potentiels interrogés) l’estime tout de même utile et refusent catégoriquement sa disparition. De plus, le fait de s’intégrer à une structure aussi vaste que celle de Philips impose des contraintes comme le fait que la documentation interne ne puisse faire partie de la bibliothèque technique, ou que le choix de logiciel de gestion de la documentation soit contrôlé, ou encore que le nombre de fournisseur soit très limité (centralisation des abonnements et des achats de livres chez un seul libraire, appel à un sous-traitant extérieur pour l’achat et la mise à jour de normes à un fournisseur ne pouvant être codifié pour si peu de commandes), ce qui limite le champ d’action de la bibliothèque, etc..
Cependant la structure de Philips permet de faire appel à des ressources internes comme les bibliothèques du NAT-LAB (cf. ANNEXES III et IV) ou du LEP (cf.
ANNEXE V) pour se procurer des informations ou des documents que l’on ne possède pas et ce sans qu’il y ait création de fournisseur extérieur car tous les centres Philips sont codifiés comme fournisseur. Le NAT-LAB propose en effet l’envoi de sommaires hebdomadaires selon des profils déterminés (choix de revues ou de thèmes), l’envoi de copies d’articles et un abonnement à des bases de données extérieures par son intermédiaire afin de réduire les coûts (la base INSPEC est notamment estimée très intéressante par le développement).Le LEP offre des prestations similaires aux deux premières du NAT-LAB mais avec des coûts moindres (le florin est a peu près à 3 F) et des délais pour les envois moins longs (le courrier va plus vite à l’intérieur de la France qu’entre la Hollande et Caen).

LA BIBLIOTHEQUE TECHNIQUE : ETAT DES IJFJIX

FONCTIONNEMENT

D’après les membres du personnel ayant une longue ancienneté dans l’entreprise, la bibliothèque à ses débuts était très fréquentée. A l’époque elle devait être à la pointe mais depuis elle ne s’est guère modernisée, aussi bien dans le contenu que dans son mode de fonctionnement. Cependant la bibliothèque a actuellement plus de problèmes de fonctionnement que de fond, même si les livres récents sont situés dans les services et pas dans la bibliothèque même. De toute façon, le manque de surface empêche de demander un retour de ces livres (même partiel).

LE FOND

Le fond de la bibliothèque est composé de livres (techniques et plus généraux(management)), de revues et de data book (livres ou CD-ROM présentant les données techniques des produits).
La bibliothèque s’occupe aussi des normes (achats, demandes de surveillance de mise à jour).

Les livres 

Les livres sont répertoriés sur une base de donnée Access mais la recherche n’y est pas optimum : Le champ matière est renseigné au hasard (il n’y a pas de liste de matière), la recherche peut s’effectuer sur un mot sans qu’il soit possible de préciser qu’il s’agit du nom de l’auteur ou d’un mot du titre, la recherche est donc faite en plein texte et passe en revue tous les champs. Cela génère donc beaucoup de bruit. Le sommaire du livre est entièrement recopié dans la base ce qui renseigne sur le sujet effectivement traité par le livre mais génère là aussi du bruit. Le catalogage est fait dans la langue du livre donc il faut interroger une fois en anglais et une fois en français pour être sûre de trouver tous les livres sur un thème. La bibliothécaire s’en estime satisfaite car c’est elle qui entre les livres dans la base ce qui l’aide pour choisir les termes d’interrogation mais quelqu’un d’autre a plus de difficultés à trouver ce qu’il cherche.
Pour trouver il faut faire une recherche large et examiner toutes les réponses, alors que le bruit est important, car une recherche pointue n’aboutit généralement pas.
Les champs sont nombreux et pour certains peu utiles, ce qui encombre la base et ralenti le temps de réponse (déjà long du fait de la lecture de tous les champs dans toutes les fiches lors d’une interrogation par « mot-clé »).
Liste des champs:
Numéro (utile pour la recherche)
Année de l’achat
Année de l’édition
Position
(place dans les étagères une lettre pour la colonne et un chiffre pour la hauteur)
Centre (toujours Caen)
Matière
Auteur
Titre
Editeur
Emprunteur
Sortie (date)
Sommaire (remplace un résumé ou une indexation correct : Permet de savoir exactement ce que contient le livre).
Les emprunts ne sont pas gérés par le système sauf si le livre est laissé dans le service de celui qui en a fait la demande sous réserve d’y envoyer quelqu’un cherchant ce livre. Cette pratique est largement répandue : plus d’un tiers des livres (sur un fond de plus de 2 000 ouvrages) sont laissé chez les demandeurs. L’un des problèmes liés a cet éparpillement est le fait que lorsque les gens changent de service, d’usine ou partent à la retraite, la bibliothèque est rarement prévenue et certains livres disparaissent donc. Aucun rappel n’est jamais fait pour vérifier si les livres sont toujours chez le demandeur et si un retour à la bibliothèque serait possible, le livre n’étant plus indispensable au quotidien.
Les prêts marchent par un système de fiche ce qui facilite les disparitions de livre si des réclamations ne sont pas périodiquement faites, surtout si l’emprunteur est un stagiaire.

Les revues

Les revues constituent l’essentiel du fond et sont les documents les plus couramment consultés. La bibliothèque est actuellement abonnée à 63 revues. Elles sont mises à disposition selon des systèmes variés : envois directement au demandeur (28 pour une grande partie des revues spécialisées dans un métier ne pouvant intéresser qu’une à deux personnes), circulation avec ou sans retour à la bibliothèque (3), circulation avec un exemplaire restant en libre consultation à la bibliothèque (3), libre consultation simple à la bibliothèque (1), libre consultation jusqu’à l’arrivé du numéro suivant puis circulation (1), envois de photocopie de sommaires avec demande de copies d’articles possible en retour (27). Ces diverses solutions sont empiriques et génèrent une certaine confusion La circulation des revues est bien souvent très lente et le retour en fin de circuit à la bibliothèque aléatoire.
L’envoi des sommaires est un service qui marche bien et qui est apprécié même si certains trouvent que le titre d’un article est parfois insuffisant. A cela s’ajoute la possibilité de demander des sommaires de revue au LEP et de commander des articles ensuite. Cela permet de compléter les ressources documentaires à moindres coûts. Les articles sont envoyés directement au demandeur sans qu’il en soit gardé une trace à la bibliothèque. De même toutes les demandes d’articles sont jetées après que la copie demandée ait été effectuée ou commandée. On ne peut donc pas vraiment connaître le taux d’utilisation de ce service ou les principaux centres d’intérêt des utilisateurs.
Les sommaires n’ont pas de date maximale de retour et bien souvent ils circulent à l’intérieur de l’équipe du demandeur, les demandes d’articles sont traitées par à coup ce qui fait que les copies arrivent souvent plus d’un mois après leur parution.
Les revues sont ensuite mises en rayons. Le déménagement de la bibliothèque pour un local plus petit nous a obligés à faire un tri en supprimant les revues de plus de 25 ans pour les revues de fond ( sauf celles publiées par IEEE, conservées depuis le début de l’abonnement car encore très utilisées par les stagiaires et certains enseignants de l’ISMRA) et de plus de 3 ans pour les revues plus liées à l’actualité comme l’Usine Nouvelle mais aussi les revues auxquels l’usine n’était plus abonnée depuis un certain temps (n’ayant donc plus grand intérêt car abordant des sujets liés à des productions ou des recherches arrêtées à Caen).Un vaste rangement de la bibliothèque a ainsi pu être entrepris.

Les data book

Il s’agit principalement des data book Philips mais il y a aussi des data book de concurrents assez anciens.

Les normes

Elles sont commandées sur demande par la bibliothèque et renvoyés directement au demandeur. Une liste papier des normes disponibles sur le centre de Caen est consultable à la bibliothèque. La surveillance de mise à jour est effectuée par le fournisseur auquel les normes sont commandées.
La conception du fond tient plus de l’accumulation que de la mise en valeur.

UNE CRISE D’IDENTIT

La bibliothèque soufre d’un problème d’identité : elle n’a pas de public défini (même si on l’estime plus tournée vers le développement que vers la fabrication) ni de missions ou d’objectifs clairement définis.
La bibliothèque soufre aussi du peu de publicité qui lui est faite, à elle et aux services qu’elle offre (20% des utilisateurs potentiels interrogés ont déclares ne pas en connaître l’existence ou ne pas savoir ce qui s’y trouve) et de sa mauvaise image. Il est vrai que la présentation dans le livret d’accueil est plutôt sommaire :deux lignes indiquant le bâtiment et le numéro de téléphone, les services proposés et la nature du fond ne sont pas indiqués. La bibliothèque n’est même pas mentionnée sur le plan de l’usine.
De plus elle est placée dans un bâtiment assez excentré (cf. ANNEXE VI) ce qui fait que venir à la bibliothèque demande un effort, une véritable volonté et donc n’entraîne pas des comportements du type : « Puisque je passe à coté je vais aller voir s’il y a quelque chose qui m’intéresse « .
Enfin le peu de prise de conscience de l’importance de l’information et de la vitesse à laquelle elle peut se périmer a entraîné des ralentissements dans la diffusion des documents et leur traitement (réception et commande des livres traités avec retard, envois des sommaires pas toujours immédiatement après la réception de la revue, même chose pour l’envoi des copies d’article).

UNE CONCEPTION STATTOIJF. DE LA DOCUMENTATION

La bibliothèque s’est un peu refermée sur elle-même (il n’y a pas de sortie téléphonique vers l’extérieur, ce qui ne facilite pas les relations avec les sources de documentation comme les éditeurs ou les autres bibliothèques), même si elle a parfois recours à la bibliothèque du LEP pour obtenir les sommaires de revue dont elle ne dispose pas. Elle ne s’est pas tournée vers les nouvelles technologies : Il n’y a pas d’accès à des bases de données en ligne ou à internet, il n’y a aucun poste informatique en accès libre pour consulter les CD-ROM et l’installation d’un PC avec lecteur de CDROM pour la bibliothécaire est extrêmement récent (arrivé la veille du déménagement).
Pourtant de plus en plus de data book et autres catalogues sont uniquement disponibles sur CD-ROM et l’apport d’information extérieur pour compléter le fond de la bibliothèque permettrais d’offrir des services plus complets.
Il n’existe aucun outil de mesure de l’utilisation ou de la fréquentation de la bibliothèque. Cependant les observations effectuées pendant mon stage m’ont permis de remarquer que la fréquentation était loin d’être nulle bien que relativement peu importante (deux à dix personnes par demi-journée).Ces usagers se veulent autonomes : ils font leurs recherches dans les rayonnages eux même et ne s’adressent à la bibliothécaire que s’ils ne trouvent pas, ce qui est assez courant car le positionnement dans les rayons est assez aléatoire notamment à cause du manque de place, problème accentué par le déménagement (moins de place et replacement dans les rayons encore plus aléatoire) et qui a été réglé pour les revues et est en voie pour les livres avec la réalisation d’un plan de classement (voir plus loin).
Comme on le voit, la bibliothèque est restée figée depuis quelques années, répondant de moins en moins à la demande.

DES ATTENTES

Cette partie évoquera essentiellement les résultats du questionnaire envoyé fin avril et retourné début Juin (cf. ANNEXE VII).Ce questionnaire a été envoyé à la moitié des utilisateurs potentiels (ingénieurs aussi bien de Fabrication que de développement ou de services annexes) tirés au hasard par l’ordinateur car cela représentait plus de 250 personnes.
Le taux de réponse constaté est de 40% des envois, ce qui montrent que les gens se sentent tout de même concernés par le problème malgré le peu d’intérêt affiché pour la bibliothèque technique : 70% des personnes ayant répondu viennent moins d’une fois par mois à la bibliothèque voire jamais même si près de la moitié utilisent des services tels que l’envoi des sommaires de revue.

LES USAGERS ET LES USAGES 

Il est à noter que ce sont surtout les développeurs qui se sont sentis concernés.
En effet ce sont eux les principaux usagers de la bibliothèque. Ils estiment qu’elle est un outil de travail important pour eux et regrettent parfois de ne pas avoir assez de temps pour y aller (le temps de recherche d’un document dans la bibliothèque étant relativement important du fait du manque d’organisation de la bibliothèque et l’on est pas sûr de trouver un document même si l’on sait qu’il s’y trouve).Il faut donc leur faciliter les recherches mais pas les faire à leur place car ils ont des attentes très différentes et peu de confiance dans l’information qu’ils n’ont pas trouvée eux même (sans doute parce qu’ils estiment la bibliothécaire peu compétente : elle n’a reçu aucune formation de documentaliste et se trouvant du jour au lendemain affectée à la bibliothèque elle a surtout conservé le fond sans savoir vraiment comment le mettre en valeur). La bibliothèque doit donc avoir un rôle de médiation entre l’usager et l’information, faciliter l’accès à l’information sans la traiter. Ce travail est d’autant plus important que par manque de temps, ils ne consultent aucun autre centre de documentation (72%) et s’informent essentiellement par le biais de relations (aussi bien à l’intérieur de Philips qu’à l’extérieur) (76%) ou en allant chercher de l’information en ligne (58%). Ces moyens d’information risquent de véhiculer des idées fausses et le manque de formation à la recherche en ligne peut provoquer une nouvelle perte de temps et d’information pourtant disponible mais d’accès relativement ardu (comme l’interrogation de certaines bases de données en ligne).
Les photocopies et l’emprunt sont les comportements les plus fréquents car ils permettent une lecture lors des moments creux de la journée ou en dehors des heures de travail. La photocopie permet surtout une appropriation par l’annotation ou le surlignage et une réutilisation ultérieure.
Cependant certains regrettent le manque d’espace de travail à la bibliothèque, un espace permettant de travailler tranquillement ( même en dehors des horaires d’ouverture, par exemple la nuit ou le week-end).
La bibliothèque est cependant un outil de travail en ce qu’elle permet de trouver aussi bien une information de base, utile pour les débutants et les stagiaires mais aussi des informations sur les nouvelles techniques, les nouveaux procédés et autres progrès qui permettent aux ingénieurs confirmés de se maintenir à niveau. Les informations recueillies grâce à la bibliothèque servent surtout à l’établissement de dossiers préparatoires et à un embryon de veille technologique et concurrentielle. En effet savoir ce qui se fait de nouveau aussi bien dans la recherche que chez les concurrents permet de ne pas se laisser dépasser, d’être toujours à la pointe. Cela évite aussi de passer du temps à essayer de résoudre un problème qui a déjà été résolu ailleurs ou d’adapter une technique à ses besoins sans nécessairement en inventer une nouvelle. L’information est une matière première vitale pour la recherche et le développement.

LES SOUHAITS EXPRIMES

Les utilisateurs potentiels ont des souhaits pour l’évolution de la bibliothèque, car pour eux il est essentiel qu’elle change. Ils souhaitent en premier lieu pouvoir trouver plus facilement ce qu’ils cherchent sans avoir à se déplacer jusqu’à la bibliothèque. Pour cela une solution informatique (base de données) leur parait des plus justifiées avec accès à distance. Le fait que cette base cataloguerais non seulement les livres mais aussi des articles leur parait intéressant.
Ce sont les deux propositions les mieux classée (cf. dernière question du questionnaire).
Leur premier souci est donc de pouvoir savoir si ce qu’ils cherchent est à la bibliothèque et de pouvoir effectuer des recherches plus facilement et de façon autonome.
Le besoin de support et de matériel informatique apparaît ensuite avec le besoin d’accès à des informations en ligne (internet en premier lieu).Une modernisation de la bibliothèque leur parait donc importante. Il faut offrir un accès à l’information en ligne et la possibilité de lire les CD-ROM disponibles à la bibliothèque.
La matérialisation d’un plan de classement cohérent vient ensuite. Pouvoir facilement se retrouver dans la bibliothèque leur parait sans doute moins important s’ils peuvent connaître la localisation des documents grâce à une base de donnée.
La réalisation de produits documentaires tels qu’une revue de presse, des dossiers et des bibliographies, ou l’abonnement à une veille arrivent en dernier, juste avant un changement de lieu, sans doute à cause d’un manque de confiance dans les recherches effectuées par autrui surtout s’ils le jugent peu compétent pour ce genre de travail.
Un changement de lieu est la suggestion arrivant en dernier dans le classement, sans doute parce que les personnes interrogées estiment que c’est un problème mineur.
Pourtant beaucoup se plaignent de l’éloignement des lieux de passage ou des pôles de développement et plus de la moitié estiment que les espaces de travail sont insuffisants ou trop encombrés (les derniers numéros des revues sont mis en présentation sur une des deux tables car il n’y a pas la place pour un présentoir à revue).
Les réponses au questionnaire ont permis aussi de dégager d’autres souhaits :
-Une plage d’ouverture plus large notamment le midi et après 16hl5 (beaucoup souhaite pouvoir aller à la bibliothèque sur des temps de travail plus creux (quand il y a moins de monde dans l’usine et donc que l’on puisse quitter son bureau sans que cela gêne vraiment). Il est vrai qu’il y a peu de personnes qui viennent très tôt le matin.
-Une diffusion des sommaires est préférée à la circulation des revues (trop lente)
-être informé des nouvelles parutions (88%) et des nouvelles acquisitions (95%).Cela leur permettrait de savoir ce qui peut les intéresser et d’en faire la demande à la bibliothèque pour un achat ou un emprunt.
Les utilisateurs potentiels attendent donc une modernisation de la bibliothèque, des outils de recherches et une meilleure information sur les services et le contenu de la bibliothèque.

TU UN PROJET A LONG TERME

Ce projet tient compte des attentes exprimées. Il tient compte aussi du profil des utilisateurs qui a pu être déterminé à partir du questionnaire, à savoir des utilisateurs qui préfèrent faire leur recherche eux mêmes mais qui manquent de temps. Il faut donc leur faciliter l’accès à l’information, leur éviter de se déplacer et de perdre du temps inutilement, mettre à leur disposition des moyens de recherche efficaces et les aider à s’en servir mais ne pas leur fournir une information traitée ou faire les recherches à leur place .On a pu aussi remarquer deux types de comportement : certains recherchent un lieu de travail tranquille mais d’autres préfèrent rapporter l’information dans leur bureau pour travailler dessus lors de temps creux. Il faut donc tenir compte de ces deux types d’usages de la bibliothèque.

STATUT ET BUDGET

L’état actuel de la bibliothèque technique est en partie dû au fait qu’elle s’est trouvée rattachée à un service qui, n’en ayant pas une utilisation régulière, ne lui a pas accordé suffisamment d’importance pour être un outil performant. Il faut donc une complète indépendance de la bibliothèque et de son budget afin de lui permettre de se mettre au service de tous.
Si dans l’idéal la bibliothèque devrait être indépendante pour être au service de tous, il parait raisonnable de la rattacher au Développement, son principal utilisateur. La meilleure position serait un rattachement direct à la coordination du développement afin de ne léser aucun groupe (cf. ANNEXE VIII). Le risque encouru alors est que la bibliothèque ne soit trop centrée sur les attentes du développement au détriment des autres services qu’elle sert notamment grâce aux livres un peu plus généraux. Il faut donc préciser dés la refonte de la bibliothèque qu’elle n’est pas uniquement au service du développement.
Afin d’assurer une autonomie suffisante à la bibliothèque il lui faut un budget propre dont l’emploi serait décidé par les bibliothécaires. Ce budget pourrait être créé grâce au paiement d’un abonnement à la bibliothèque par chaque service ou être créé de toutes pièces. Une autre solution serait la facturation en interne des frais de la bibliothèque tels que l’achat de livres ou la copie d’article (imputé au service du demandeur). Cette solution paraît cependant risquée car le service imputé risque de se sentir propriétaire du livre et de refuser de le prêter. De plus il parait difficile de trouver à qui imputer les frais de fonctionnement, les photocopies en libre service, l’achat de matériel etc..

Table des matières
INTRODUCTION 
/ORGANISATION DE LA STRUCTURE D’ACCUEIL 
Al PHILIPS MONDE
B1 LA COMPAGNIE FRANÇAISE PHILIPS
Cl PHILIPS COMPOSANTS ET SEMI-CONDUCTEURS CAEN
PILA BIBLIOTHEQUE TECHNIQUE DR CAEN
II LA BIBLIOTHEQUE TECHNIQUE : ETAT DES LIEUX 
Al FONCTIONNEMENT
B1 DES ATTENTES
III UN PROJET A LONG TERME 
Al STATUT ET BUDGET
B1 LE CONTENU (LE FOND1
Cl INFORMATISATION
D1 MISSIONS ET REGLES DE FONCTIONNEMENT
El PERSONNEL (DEFINITION DR POSTES HT REPARTITION DES TÂCHF.Sl
FI UN LOCAL ET UN MATERIEL ADAPTES
IV PREPARER L’AVENIR rPERSPECTIVES. LIMITES ET REFIFXION 
Al TES EFFETS DE LA GESTION DE LA DOCUMENTATION EXTERNE PAR DES NON PROFESSIONNELS
B1IJN CENTRE DE DOCUMENTATION ADAPTE AUX BESOINS DE SES USAGERS
Cl UNE BASE POUR DEMAIN. TIN PROJET PERFECTIBLE
D1 AMELIORER DES AUJOURD’HUI
CONCLUSION

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