Pratiques de la gouvernance informationnelle
Mรฉthodologie
Pour dรฉbuter notre travail et cadrer les objectifs, notre conseillรจre pรฉdagogique, Mme Basma Makhlouf Shabou, nous a suggรฉrรฉ dโorganiser un kickoff meeting10, ce que nous avons fait en rรฉunissant les diffรฉrentes parties prenantes de notre travail : reprรฉsentantes du mandant (BTN), conseillรจre pรฉdagogique et directrice de la Division de lโinformation scientifique. Cette rรฉunion nous a permis de prรฉciser et de clarifier les objectifs afin de rรฉdiger notre cahier des charges pour ce travail compris et validรฉ par toutes les parties.Nous avons ensuite organisรฉ des focus groups11 pour aller ร la rencontre des reprรฉsentant-es des diffรฉrentes entitรฉs et pour mieux cerner lโรฉtat gรฉnรฉral de la situation : pratiques, dispositifs utilisรฉs, besoins, amรฉliorations souhaitรฉes. Cette prise de contact, trรจs apprรฉciรฉe par les participant-es, a รฉtรฉ lโoccasion dโun premier รฉchange constructif et de fรฉdรฉrer les entitรฉs autour du projet. Ensuite, un formulaire a รฉgalement รฉtรฉ รฉlaborรฉ pour prรฉciser les informations rรฉcoltรฉes concernant les dispositifs utilisรฉs.Enfin, un benchmarking a รฉtรฉ effectuรฉ auprรจs dโinstitutions semblables afin dโappuyer nos recommandations fournies dans ce travail. Ces derniรจres sont basรฉes sur les analyses de la situation que nous avons effectuรฉes et sur les diffรฉrents fonctionnements des systรจmes dโautres hautes รฉcoles.
Mรฉthodologie pour lโรฉtat des lieux : sensibilisation et pratiques de gouvernance informationnelle
Entitรฉs et personnes de contact
La premiรจre รฉtape de notre travail a รฉtรฉ de dรฉfinir prรฉcisรฉment la population interrogรฉe lors des focus groups : quelles entitรฉs ? quel-les reprรฉsentant-es ? Pour ce faire, nous avons bรฉnรฉficiรฉ de lโaide de Danielle Bรผtschi et de Zoรฉ Codeluppi au BTN et nous avons รฉgalement utilisรฉ le rรฉpertoire (UNIGE [2019]), lโorganigramme (UNIGE 2020) et lโannuaire (UNIGE [s. d.]a) de lโUNIGE. Nous avons finalement sรฉlectionnรฉ 52 entitรฉs pour notre dรฉmarche soit :
– les 9 facultรฉs ou Unitรฉs Principales dโEnseignement et de Recherche (UPER)
– le Centre Universitaire de Mรฉdecine Dentaire (CUMD)12
,- les 14 centres interfacultaires ou Unitรฉs dโEnseignement et/ou de Recherche (UER),
– les 6 divisions,
– 12 services,
– 6 instances indรฉpendantes (4 instances indรฉpendantes auxquelles nous avons รฉgalement ajoutรฉ les Archives Administratives et Patrimoniales (AAP) qui, bien que rattachรฉes ร une division, ont des besoins trรจs diffรฉrents ainsi que le/la correspondant-e LIPAD).
– 4 membres du Rectorat dont les fonctions ont รฉtรฉ jugรฉes importantes pour notre dรฉmarche.
La liste dรฉtaillรฉe se trouve ร lโAnnexe 1 : Liste dรฉtaillรฉe de la participation des entitรฉs.
10 Rรฉunion de lancement de projet
11 Entretien de groupe visant ร approfondir un sujet prรฉcis
12 Car il en a fait la demande.
Focus groups
Prรฉparation des focus groups
Les diffรฉrentes entitรฉs invitรฉes aux focus groups ont รฉtรฉ regroupรฉes par catรฉgories afin dโavoir des groupes aux besoins et pratiques plus ou moins similaires. Cela nous a aussi permis dโavoir une quantitรฉ suffisante de participant-es pour effectuer deux focus groups avec des reprรฉsentant-es dโUPER ou dโUER, deux focus groups avec celles et ceux des divisions et des services et un focus group avec des membres du Rectorat et des reprรฉsentant-es des instances indรฉpendantes. Une invitation รฉmanant du secrรฉtaire gรฉnรฉral et accompagnรฉe dโun sondage Doodle, a รฉtรฉ envoyรฉe aux collaborateurs/trices. Elle nous a respectivement permis de souligner lโappui de la hiรฉrarchie face ร ce projet et de prendre en compte les disponibilitรฉs de chacun et de chacune.
Afin de nous prรฉparer au mieux, nous avons lu lโouvrage de Chantal Attal-Vidal et Patrick Iribarne (2012). Cet ouvrage nous a notamment permis de prรฉparer le support dโaide ร la discussion mentionnรฉ ci-aprรจs et de considรฉrer les biais รฉventuels amenรฉs par les observateurs/trices : par exemple, les participant-es ont soulevรฉ combien lโaide de la documentaliste du Centre de documentation du Rectorat est apprรฉciรฉe (cela est revenu ร plusieurs reprises et peut รชtre liรฉ ร la prรฉsence systรฉmatique de la documentaliste en tant qu’observatrice).
Dรฉroulement des focus groups
Lors de ces focus groups, nous avons modรฉrรฉ la discussion au moyen dโun guide dโentretien sous forme de scรฉnarisation prรฉรฉtablie (cf. Annexe 2 : Scรฉnario pour le dรฉroulement des focus groups). Le BTN, reprรฉsentรฉ par Mme Zoรฉ Codeluppi, nous a appuyรฉe lors de ces focus groups notamment grรขce ร une brรจve explication du projet auprรจs des participant-es avant lโรฉtape de discussion en tant que telle. Notre conseillรจre pรฉdagogique, Mme Basma Makhlouf Shabou, est รฉgalement venue nous soutenir lors du premier focus group afin de nous conseiller sur dโรฉventuels ajustements ร mettre en place. De plus, des observateurs/trices รฉtaient รฉgalement prรฉsent-es ร une ou plusieurs sรฉances afin dโentendre une premiรจre fois les besoins des participant-es (la responsable du Centre de documentation du Rectorat et celle des Archives Administratives et Patrimoniales) ou pour dรฉcouvrir et observer le fonctionnement dโun focus group (collรจgues du BTN). Il aurait peut-รชtre รฉgalement รฉtรฉ judicieux dโinclure dans les observateurs/trices quelquโun de la DiSTIC13. Cependant, compte tenu des informations rรฉcoltรฉes, les participant-es n’auraient peut-รชtre pas รฉvoquรฉ aussi librement leurs besoins en matiรจre d’outils informatiques.
Concernant les donnรฉes rรฉcoltรฉes et lโanonymat des participant-es, nous nโavons pas mis en place de formulaire de consentement contrairement ร lโhabituel dรฉroulement dโentretiens. En effet, sur conseils du BTN, nous avons รดtรฉ cette รฉtape car le fonctionnement de rรฉunion et de discussion en groupe est acquis ร lโUNIGE et que toutes les personnes interrogรฉes lโont fait dans le cadre de leur fonction. Nous avons nรฉanmoins demandรฉ oralement lโautorisation formelle des participant-es pour lโenregistrement, le traitement et la restitution future de leurs informations.
Pour faciliter la comprรฉhension de la gouvernance informationnelle auprรจs des participant-es, nous avons รฉgalement crรฉรฉ un support de prรฉsentation PowerPoint comprenant uneย visualisation de la dรฉfinition de la gouvernance informationnelle (Figure 9 : Dรฉfinition de la gouvernance de lโinformation) et fournissant le lien URL vers lโoutil collaboratif Wooclap14 ; ce lien รฉtait aussi disponible sous forme de code Q&R sur les tables devant les participant-es.
Grรขce ร Wooclap, nous avons crรฉรฉ un nuage de mots de faรงon collaborative autour de la gouvernance informationnelle qui a servi de base ร la discussion et nous a permis dโanalyser les connaissances prรฉalables des participant-es (cf. 3.1.2 Familiaritรฉ avec le concept de gouvernance informationnelle).
Afin de veiller ร la bonne collecte des informations, Mme Zoรฉ Codeluppi a pris des notes de la discussion dans un canevas sommaire prรฉparรฉ pour chaque focus group et les sรฉances ont รฉtรฉ enregistrรฉes.Trois collaborateurs/trices souhaitant participer mais nโayant pas pu se libรฉrer pour les plages horaires des focus groups, ont รฉtรฉ interrogรฉ-es de faรงon individuelle par nos soins.
Taux de participation aux focus groups et reprรฉsentativitรฉ des rรฉponses
Nous avons obtenu un taux de participation aux focus groups de 75% (39 sur 52). Ce nombre comprend รฉgalement trois entretiens individuels qui ont รฉtรฉ menรฉs avec des reprรฉsentant-es souhaitant participer mais qui nโรฉtaient pas disponibles aux plages horaires dรฉfinies โ les entretiens individuels ont suivi le mรชme dรฉroulement que les focus groups. De plus, les entitรฉs prรฉsentes et les fonctions de leur reprรฉsentant-e รฉtaient variรฉes ce qui nous a donnรฉ des points de vue satisfaisants de la situation actuelle.
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Table des matiรจres
Dรฉclaration
Remerciements
Rรฉsumรฉ
Liste des tableauxย
Liste des figures
Glossaire
Liste des abrรฉviations
1. Introduction
1.1 Objectifs dรฉtaillรฉs
1.1.1 Rรฉorientation des objectifs
2. Mรฉthodologie
2.1 Mรฉthodologie pour lโรฉtat des lieux : sensibilisation et pratiques de gouvernance informationnelle
2.1.1 Entitรฉs et personnes de contact
2.1.2 Focus groups
2.1.2.1 Prรฉparation des focus groups
2.1.2.2 Dรฉroulement des focus groups
2.1.2.3 Taux de participation aux focus groups et reprรฉsentativitรฉ des rรฉponses
2.1.2.4 Analyse des donnรฉes rรฉcoltรฉs lors des focus groups
2.1.3 Questionnaire prรฉcisant lโรฉtat des lieux et des pratiques
2.1.3.1 Inventaire sommaire sur Excel
2.1.3.2 Questionnaires sur les dispositifs utilisรฉs par les entitรฉs
2.1.3.3 Taux de rรฉponse aux questionnaires
2.1.3.4 Analyse des formulaires
2.1.4 Analyse des donnรฉes selon les quatre phases de gestion des documents
2.1.4.1 Dรฉfinition du cycle de vie des documents
2.1.4.2 Les quatre phases de gestion des documents
2.2 Mรฉthodologie pour lโรฉtat de lโart (benchmarking)
2.3 Mรฉthodologie pour lโรฉlaboration des recommandations
3. Pratiques de la gouvernance informationnelle
3.1 Connaissances des participant-es sur la gouvernance informationnelle
3.1.1 Dรฉfinition de la gouvernance informationnelle
3.1.2 Familiaritรฉ avec le concept de gouvernance informationnelle
3.2 Types des documents produits et utilisรฉs
3.2.1 Traitement et regroupement des typologies possibles
3.3 Dispositifs utilisรฉs pour la gestion de lโinformation
3.3.1 Lโutilisation des outils tout au long des phases de gestion des documents
3.3.2 Les outils cloud
3.4 Papier et/ou numรฉrique ?
3.5 Projet ร venir
4. Les difficultรฉs et les besoins rencontrรฉs
4.1 Les difficultรฉs des entitรฉs concernant la gouvernance de lโinformation
4.2 Amรฉliorations souhaitรฉes
5. Synthรจse de la gouvernance de lโinformation ร lโUNIGE
6. La gouvernance informationnelle ร lโUNIGE
6.1 Lโarchivage ร lโUNIGE
6.1.1 Rappel de la loi
7. Les services dโarchives dans dโautres hautes รฉcoles
7.1 Universitรฉ de Lausanne (UNIL)
7.1.1 Crรฉation dโUNIRIS
7.1.2 Le service aujourdโhui
7.1.3 Mise en place du logiciel de GED dans les diffรฉrentes unitรฉs
7.2 Universitรฉ de Fribourg (Unifr)
7.2.1 Le service aujourdโhui
7.2.2 Mise en place du projet : GED et SAE pour les dossiers du personnel et dossiers รฉtudiant-es
7.3 รcole Polytechnique Fรฉdรฉrale de Zurich (ETHZ)
7.4 Universitรฉ de Montrรฉal (UdeM)
7.5 Comparatifs des dispositifs des diffรฉrentes hautes รฉcoles
8. Recommandations
8.1 Politique institutionnelle de gestion de lโinformation
8.1.1 Remarques concernant lโรฉlaboration de la politique
8.1.2 Remarques concernant les calendriers de conservation dรฉjร existants ร lโUNIGE
8.1.2.1 Grille dโรฉvaluation des documents
8.2 Organe de gouvernance
8.2.1 Records manager (spรฉcialiste en information documentaire)
8.2.2 Comitรฉ de consultation
8.3 Enveloppe budgรฉtaire pour la gouvernance de lโinformation
8.4 Outils numรฉriques
8.4.1 Logiciel de gestion รฉlectronique des documents (GED)
8.4.1.1 Remarques sur la mise en place dโun logiciel de GED
8.4.1.2 Remarques concernant lโentitรฉ du Rectorat
8.4.2 Systรจme dโarchivage รฉlectronique (SAE)
8.4.3 Remarques concernant les Digital Asset Management (DAM) ou Media Asset Management (MAM)
8.4.4 Amรฉliorations nรฉcessaires pour les dispositifs informatiques dรฉjร existants ร lโUNIGE
8.5 Mise en place de la politique institutionnelle et accompagnement
8.5.1 Correspondant-es et responsables
8.5.1.1 Sensibilisation de la Direction
8.5.1.2 Sensibilisation et communication auprรจs des entitรฉs : correspondant-es
8.5.1.3 Traitement des documents dans les entitรฉs : responsables de lโarchivage
8.5.2 Former et sensibiliser les collaborateurs/trices
8.6 Scรฉnario dโimplรฉmentation des recommandations
9. Conclusion
Bibliographie
Liste dรฉtaillรฉe de la participation des entitรฉs
Scรฉnario pour le dรฉroulement des focus groups
Introduction
Questions
Conclusion
Formulaire initialement prรฉvu pour lโรฉtat des lieux des documents de lโUNIGE
Questionnaire distribuรฉ aux entitรฉs
Les pratiques de gestion de lโinformation de votre entitรฉ
Mots que les participant-es ont rattachรฉs au terme de ยซ gouvernance informationnelle ยป
Liste des types de documents ressortis lors des focus groups
Comparatif entre les rรฉsultats de lโutilisation des dispositifs
(Questionnaires, Focus groups)
Pourcentage dโutilisation des dispositifs ร lโUNIGE
Projets des entitรฉs concernant la gestion de lโinformation
Difficultรฉs rencontrรฉes par les entitรฉs (tableau synthรฉtique et dรฉtails)
Difficultรฉs gรฉnรฉrales
Difficultรฉs lors de la crรฉation des documents
Difficultรฉs lors du partage de lโinformation
Difficultรฉs ร partager lโinformation avec des externes
Difficultรฉs ร retrouver lโinformation
Difficultรฉs dans lโorganisation de lโinformation
Difficultรฉs pour la conservation ร long terme
Synthรจse des amรฉliorations exprimรฉes par les entitรฉs
Amรฉliorations gรฉnรฉrales
Besoins lors de la crรฉation de lโinformation
Besoins liรฉs au partage interne de lโinformation
Besoins liรฉs au partage avec des personnes externes
Besoins pour la recherche dโinformation
Besoins pour lโorganisation des informations
Besoins pour la conservation ร long terme
Besoins supplรฉmentaires
Synthรจse des diffรฉrents documents et dispositifs des hautes รฉcoles รฉtudiรฉes
Suggestions dโentitรฉs pouvant participer ร la phase pilote de la politique institutionnelle
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