Pratique des achats au sein de la société Adema

Cette deuxième section concerne la structure organisationnelle de la société, d’abord nous allons parler de l’organisation et du fonctionnement de la société, ensuite, nous allons procéder à la présentation du service approvisionnement au sein duquel les achats se déroulent en général.

L’Organisation d’ADEMA s’appuie sur un conseil d’ad ministration de douze membres. Depuis 1995, la société est placée sous tutelle d’un comité de ministres chargé de transport désignant un Président du Conseil d’Administration(PCA) qui définit la politique générale de la société et des plates-formes.

En termes d’organisation interne de l’entreprise, l e Conseil d’Administration (CA) arrête les budgets annuels, les comptes financiers et les programmes d’investissement. Généralement, le Conseil d’Administration se réunittrois fois par an dont :

• e e mois (août

La première réunion consiste à faire le collectif budgétaire tous les 8 ou 9 ou septembre) de chaque année ;

• e e mois (avril ou mai) afin d’arrêter le compte annuel

La seconde se déroule au 4ou 5 de l’exercice précédent ;

¨ Et la dernière se tient le mois de décembre pour voter les budgets d’investissement et de fonctionnement de l’année suivante.

Pour des raisons exceptionnelles, le Président du Conseil d’Administration peut convoquer des réunions selon la nature des urgences constatée.

A part l’assemblée du Conseil d’Administration, le comité des directeurs composé du directeur général, du directeur technique, du directeur administratif et financier et du directeur commercial et exploitation se réunit chaque fin de semaine pour la suivi des décisions initialement prises et apporter des solutions aux problèmes récemment rencontrés.

Par ailleurs, le comité des directeurs en collaboration avec les chefs de service forme le Comité des directions élargi (CODIEL). Ce dernier es réunit à chaque fin de mois et rapporte le déroulement des activités du mois et propose dessolutions pour chaque type de problèmes rencontrés.

Le Séminaire des agents d’encadrement entre le comité de direction élargi et les douze commandants des aéroports sont aussi tenus au débutde chaque année pour rendre compte des activités de l’année précédente et discuter dessolutions collectives durables et efficaces pour les problèmes s’avérant difficiles à résoudre.

D’après l’organigramme ci-dessus, la société comprend quatre directions :
La direction générale, la direction administrativeet financière, la direction technique et la direction commerciale et exploitation.
La Direction Générale :
Elle est chargée de définir la stratégie, de piloter l’entreprise, d’optimiser la gestion des ressources selon les directives édictées par le Conseil d’Administration et d’atteindre les objectifs fixés. Hiérarchiquement, elle a plusieurs entités sous sesordres :
Le Département Audit et Contrôle de Gestion (DACG) qui veille en général à la bonne application des règles de procédure et spécialementcelles encadrant les opérations courantes et budgétaires. Le Chargé de Mission (CDM)qui conduit les études fonctionnelles, de plus, ileffectue des sondages auprès des clients afin de connaître leur degré de satisfaction et surtout d’améliorer la qualité de service de la société.
Le Département Informatiquequi gère et contrôle le système informatique. Le Gestionnaire de Contrat qui s’occupe de la passation des marchés
Le Safety and Security Management Système (SSMS) qui s’occupe de tout ce qui concerne la gestion de la sécurité et de la sûreté.
Le Département Recherche et Développement des Ressources Financières (DRDRF) qui s’occupe de l’élaboration et de la mise en œuvre de s stratégies de recherche et de développement des ressources financières.
La Direction Administrative et Financière (DAF) :
Le DAF a pour mission d’organiser, de coordonner, de gérer et de contrôler les ressources financières, humaines et matérielles. Elle est constituée par quatre services à savoir : le service du personnel, le service de la comptabilité, le service de la trésorerie et le service juridique et des affaires générales.
Le service du personnel assure la gestion administrative du personnel. Aussi, il veille à l’application du Code du Travail et d’autres règlementations en vigueur.
Le service de la comptabilitéassure la sincérité et la fiabilité des informations comptables et financières. Il élabore les états financiers.
Le service trésoreriese charge de la gestion des mouvements des recettes et des dépenses de la société. En d’autres termes, il gère et optimiseles ressources financières.
Le service juridique et des affaires généralesveillent au respect des règlementations fiscales et des lois en vigueur. Il gère, exécute te supervise les affaires contentieuses et générales.
La Direction Technique (DT) :
La direction technique est chargée de concevoir et d’étudier les différents projets d’aménagement, tout en assurant la planification, la coordination et le contrôle des travaux (construction, réhabilitation, maintenance ou entretien).
Elle veille également aux approvisionnements et à la gestion du parc automobile. Cette direction est composée par trois services tels le service approvisionnement, le service infrastructures et bâtiments (SIB), le service équipements et matériels (SEM). Le service approvisionnements : gère l’approvisionnement de la société
Le Service Infrastructures et Bâtiments (SIB) : s’occupe de tout ce qui concerne la réhabilitation et l’entretien des infrastructures et bâtiments.
Le Service Equipements et Matériels (SEM): s’occupe de tout ce qui concerne des équipements et matériels électriques et électroniques.
La Direction Commerciale et Exploitation (DCE) :
Elle s’occupe de l’organisation et de la gestion de s domaines aéroportuaires en termes d’occupation et de commercialisation. Elle assure également le bon fonctionnement des installations aéroportuaires pour l’accueil de la clientèle. Elle comprend le service des aéroports de province (SAP), le service facturation et statistiques, le service commercial (SCOM) et le service de commandement de l’aéroport d’ivato (SCAI).
Le Service de Commandement de l’Aéroport d’Ivato (SCAI) est chargé de l’administration de l’aérogare et de l’exploitation technique. Il assure le bon fonctionnement des installations en collaboration avec les services de la Direction Technique et veille à la coordination des actions des différents intervenants de l’aéroport.
Le Service des Aéroports de provinces coordonne et supervise toutes les actions des autres aéroports qu’Ivato en collaboration avec le commandant d’aéroport qui représente le siège dans sa localité. Il assure aussi la gestion de lacirculation et de la navigation aérienne dans les neuf aéroports dont l’ADEMA est responsable.

Hiérarchiquement, le service approvisionnement est un organe rattaché à la direction technique. Il est constitué par deux sections telles la section achat et la section magasin.
La section achat assure la gestion régulièrement des achats et la mise en œuvre de la politique d’achat et s’occupe de l’analyse des prix et de l’a nalyse des offres (exemple : choix et définition des éléments de commandes, relations avec les fournisseurs).
Quant à la section magasin, elle assure la concepti on, l’établissement et l’exploitation des matériels et autres dans le magasin mais s’occupe également de la gestion des stocks (stockage des articles et gestion de mouvement des articles).

Le Service Approvisionnement procure à la société,dans les meilleures conditions de qualité, de coût, de délai et de sécurité les matières premières, les fournitures, les produits, les outillages et les équipements dont elle a besoin pour ses activités.
Après avoir vu le chapitre concernant la présentation de la société ADEMA, il est temps maintenant d’entamer dans le prochain chapitre consistant à rappeler les théories du système de contrôle interne.

Ce deuxième chapitre nous expose les théories qu’ilfaut connaître sur le contrôle interne. Il parlera  d’abord des composantes du contrôle interne , ensuite des outils et des limites du contrôle interne.

Pour avoir de plus amples connaissances sur le contrôle interne il est nécessaire de voir les concepts et les principes généraux de celui-ci, seséléments constitutifs, ainsi que les composantes de son dispositif.

Les définitions du contrôle interne sont nombreuses et ont eu le plus souvent comme auteurs, des organisations professionnelles comptables.
Il en est ainsi de la définition du contrôle interne donnée en 1977 par le Conseil de l’Ordre des Experts Comptables et Comptables Agrées : « Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour but, d’un côté, d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information, de l’autre, l’application des instructions de la Direction et de favoriser l’amélioration des performances. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l’entreprise, pour maintenir la pérennité de celleci- »2
Selon la Compagnie Nationale de Commissaires aux Comptes en 1987 : « Le contrôle interne est constitué par l’ensemble des mesures de contrôle comptable et autres que la direction définit et applique et surveille soussa responsabilité, afin d’assurer :
– la protection du patrimoine,
– la régularité et la sincérité des enregistrementsomptablesc et des comptes annuels qui en résultent, 2Alain Mikol : Que-sais-je ? Le contrôle interne
– la conduite ordonnée et efficace des opérations del’entreprise,
– La conformité des décisions avec la politique de laDirection »3
En 1992, la commission Treadway a fourni une définition du contrôle interne comme étant : « Un processus mis en place par la Direction et le personnel afin de fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs pour les trois catégories d’objectifs suivants :
– réalité et rentabilité des opérations,
– fiabilité des états financiers,
– conformité aux lois et règlements en vigueur».
Vu ces quelques définitions, le contrôle interne peut être considéré comme un dispositif d’organisation mis en place par les dirigeants d’un e institution pour assurer ,à la fois, le respect des objectifs prédéfinis, la conformité desméthodes de travail, la bonne application des directives, la gestion des ressources, la fiabilité des informations transmises et l’identification prématurée des problèmes afin deendre nul tout risque d’erreur ou de fraude. Ces définitions mettent aussi en évidence deux aspects fondamentaux du contrôle interne :
• Les aspects comptables,
• Les aspects administratifs.
¨ Les aspects comptables regroupent toutes les procédures ou particularités qui, dans l’organisation de l’entreprise, favorisent l’établissement de comptes sincères et réguliers. L’influence de ces procédures doit êtresnsible tout au long de l’exercice.
En premier lieu, elles doivent favoriser la qualité des travaux journaliers de comptabilisation et garantir l’intangibilité des enregistrements comptables et des pièces justificatives.
Ensuite, elles doivent constituer un ensemble de contrôles qui jouent un rôle normalement à la fin de l’exercice ; il existe en effet un ensemble de procédures qui permettent d’arrêter les comptes avec un maximum de sécurité par le biais del’inventaire des stocks par exemple.
On retrouve les objectifs comptables du contrôle in terne dans les définitions que nous avons données mais qu’on peut résumer comme suit :
• Le contrôle interne garantit la qualité de l’information produite par l’entreprise ; il s’agira par exemple des documents financiers…
• Le contrôle interne doit entraîner l’application d es politiques et des décisions de la direction ; il est une condition essentielle à la qualité du travail comptable.
• Enfin, le contrôle interne permet la protection du patrimoine de l’entreprise ; ce qui contribue à assurer la régularité et la sincérité des comptes.
Mais les aspects comptables ne sont pas les seuls à être prise en compte. Ils vont de pair avec les aspects opérationnels ou administratifs.
¨ Les aspects administratifs comprennent l’ensemble des procédures visant à promouvoir l’efficacité de la gestion. Il regroupeles contrôles qui ne sont pas en relation directe avec la comptabilité ou les aspect financiers d’une entreprise.
« A titre d’exemple, ces contrôles peuvent inclure l’établissement des standards de qualité, la mise en place d’un programme de formation du personnel, les rapports relatifs à l’absentéisme et aux accidents ayant causé des pertes de temps ».
La prise en considération des aspects administratif renforce la notion de contrôle interne, qui prend un caractère beaucoup plus positif. Le contrôle interne n’a plus pour objectif unique la prévention ou la détection des irrégularités ; iloitd améliorer l’organisation de l’entreprise. Il ne doit pas seulement donner à la direction certain es garanties ; il doit aussi améliorer la rentabilité de  l’entreprise.

L’appréciation du contrôle interne à l’intérieur del’entreprise ou d’un organisme a permet de définir les objectifs généraux et les objectifs spécifiques.
– Les objectifs générauxcontribuent à l’assurance totale de l’entreprise à savoir : la sécurité: c’est l’objectif capital de la fonction dont :
– la sécurité des opérations pour éviter les erreurs ou les risques de mauvaise exécution lors des opérations importantes ;
– la sécurité des valeurs ;
– la sécurité des biens matériels, locaux, etc.…
– la sécurité des personnes qui y travaillent.
l’efficacité : c’est l’objectif de produire le maximum de résultat. Ceci résulte de la compétence des ressources humaines et de l’adéquation des ressources matérielles.
la fiabilité et la rapidité de l’information: Toute information doit être transmise rapidement au destinataire en temps voulu ; et elle doit être claire et bien définie.
le respect et l’application des directives de la direction.
– Les objectifs spécifiques : Pour une tâche bien définie, le contrôle peut être non seulement de façon générale mais aussi de façon spécifique.
Il existe six objectifs spécifiques :
l’exhaustivité des enregistrements ; la Validité ;
la comptabilisation des opérations ; la séparation des exercices ;
la valorisation évaluation des opérations à leur valeur exacte ; la présentation.
Les contrôles informatiques peuvent être analysés parallèlement avec les contrôles spécifiques. Ces objectifs peuvent avoir une incidence ou non sur les comptes :
– Ils ont une incidence directe sur les comptes lorsqu’il s’agit de protéger les actifs et d’assurer la fiabilité et la qualité de l’information financière ;
– Ils n’ont pas d’incidence directe sur les comptes lorsqu’il s’agit de garantir l’efficacité des opérations de l’entreprise et le respect des directives de la direction.

Principes généraux du contrôle interne :

Il s’agit de principes qui ont été jugés importantsàciter pour l’entreprise, en vue de l’efficacité des procédures qui y sont mises en place.
Le contrôle interne repose sur un certain nombre de règles de conduite ou de préceptes dont le respect lui conférera une qualité satisfaisante.
Pour être satisfaisant, le contrôle interne s’appuie sur les sept principes suivants :
• L’organisation et séparation des fonctions,
• L’intégration,
• La permanence,
• L’universalité,
• L’indépendance,
• L’information et qualité du personnel,
• L’harmonie

Il stipule que le manuel de procédures décrit les pérations afin de permettre à chacun de savoir ce qu’il doit faire, et à quel moment ce dernier doit le faire. Ce principe soutient que l’organisation doit :
• être rationnelle, c’est-à-dire conçue antérieurement aux opérations rationnelles de l’entreprise,
• être adopté et adaptable aux objectifs de l’entreprise,
• être vérifiable,quant à la conservation des structures, le respec t des circuits mis en place et l’absence de circuits parallèles,
• respecter la séparation des fonctions.
A cet effet, dans le cadre de l’évaluation du contrôle interne, l’on doit vérifier s’il existe :
o un manuel de procédures administrative, financièreet comptable adapté à l’entreprise,
o un manuel d’organisation (dictionnaire de poste) qui comporte les séparations convenables des fonctions notamment :
• les fonctions de décisions ;
• les fonctions de détentions matérielles des valeurs et des biens ;
• les fonctions de contrôle

Les procédures mises en place doivent permettre le fonctionnement d’un système d’autocontrôle mis en œuvre par des recoupements, des contrôles ré ciproques et des moyens techniques appropriés.

L’organisation et le système de contrôle interne mis en place par l’organisme supposent une certaine pérennité.

Ce principe stipule que le système, pour être efficace, ne doit pas exclure des personnes, ni tenir des secteurs en dehors du système. Il doit s’étendre sur tous les membres de l’entreprise. Toutes les fonctions de l’entreprise, quelles que soient les personnes qui les remplissent, sont soumises aux règles de contrôle interne. Il s’agit de voir si toutes les personnes se conforment aux procédures et si les procédures sont respectéesen tout lieu et en tout temps.

Ce principe implique que les objectifs du contrôle interne sont à atteindre indépendamment des méthodes, des procédés et des moyens de l’entreprise. Il s’agit de vérifier que le paramétrage des systèmes automatisés de gestion n’élimine pas certains contrôles. Par exemple : – la suppression d’une écriture passée,
– le défaut d’impression possible ou de reconstitution d’information traitée en informatique.

L’information doit répondre à certains critères, tels que la pertinence, l’utilité, l’objectivité et la communicabilité.

On entend par ce principe l’adéquation du contrôle interne aux caractéristiques de l’entreprise et de son environnement.
Dans le contrôle interne, il s’agit de vérifier s’il y a harmonie entre la taille de l’entreprise, le volume et le coût de conception et d’application des procédures.

Le contrôle interne est un dispositif de la société, défini et mis en œuvre sous la responsabilité de cette dernière. Il comprend un ensemble de moyens, de comportements, de procédures et d’actions adaptés aux caractéristiques propres à chaque société. Cela contribue à la maîtrise de ses activités, à l’efficacité de ses opérationset à l’utilisation efficiente de ses ressources et doit lui permettre de prendre en compte de manière appropriée les risques significatifs, qu’ils soient opérationnels, financiers.
L’efficacité du contrôle dans une entreprise est soumise à certaines conditions dont :
– l’existence d’un plan d’organisation
– la compétence et l’intégrité du personnel
– les méthodes et procédures

Le plan d’organisation de l’entreprise commence par l’élaboration de son organigramme qui définit les grandes lignes de l’organisation des responsabilités et des pouvoirs. Il doit préciser clairement pour chaque poste les objectifs de la fonction, la nature des travaux à effectuer et les limites d’autorité et de responsabilité.
Cette organisation des postes devra respecter les principes suivants :
– La séparation des tâches : elle consiste à ne pas confier à une seule person ne ou à un même service la charge d’une opération de toutes phases car cela favoriserait toutes sortes de fraudes et d’irrégularités. Elle est fondamentale car ellepermet également un contrôle en amont et en aval de leur exécution et une meilleure fiabilité esd informations.
– La définition des tâches : elle consiste à définir précisément le travail àaccomplir par un employé pour faciliter l’identification de l’origine des erreurs ou fraudes commises et pour minimiser les risques de négligence et des tâches non accomplies. Il faut aussi bien déterminer le pouvoir et les responsabilités de chaque employé.

b) La compétence et l’intégrité du personnel :

L’organisation ne vaut que par les hommes qui l’ani ment. Un personnel efficient suppose le recrutement de gens dont la compétence correspond au profil de l’emploi et qui adhèrent au respect des procédures en vigueur. Un programme de formation et de perfectionnement interne facilite l’adaptation à la fonction.

Cette information est essentiellement constituée deprocédures et d’un système de reporting.
Les procédures doivent être écrites, et indiquent :
– la modalité de circulation de traitement et de classement des informations,
– les méthodes d’enregistrement,
– les modalités d’élaboration des analyses et synthèses d’ordre financier ou opérationnel qui en découlent,
– les contrôles.
Elles doivent faire l’objet de la diffusion d’une f ormation et d’un contrôle de leurs applications. Le système de reporting financier ou de gestion doit permettre de répondre aux besoins de l’entreprise en matière de connaissance :
– de la situation financière
– des résultats des opérations

Le contrôle interne comporte cinq composantes étroitement liées et qui sont :
l’environnement de contrôle,
l’évaluation et la maîtrise des risques, les activités de contrôle,
l’information et la communication, le pilotage.

Cette deuxième section contiendra deux sous-parties. La première présentera les outils du contrôle interne, et la deuxième, les limites de celui-ci.

Le Diagramme de Circulation des documents (DCD) est une technique couramment utilisée pour une prise de connaissance détaillée du systèmedu contrôle interne.
Un DCD est la représentation graphique d’une suite d’opérations dans laquelle les différents documents, postes de travail, de décision, de responsabilité, d’opération sont représentés par des symboles réunis les uns aux autres suivant l’organisation administrative de l’entreprise. C’est l’outil utilisé par l’auditeur lors de l’évaluation du contrôle interne pour décrire l’enchaînement des tâches et des flux de données pour une opération ou un cycle donné. L’objectif d’un DCD est de :
– donner un enregistrement des procédures et systèmesde l’entreprise et mettre en relief les aspects importants du contrôle interne pour met tre en évidence les forces et les faiblesses du contrôle interne.
– être une base pour des tests de conformité ; ceci ermettantp de recouper la description théorique et la réalité des faits.
La conception des diagrammes varie en fonction de la complexité du système. Elle peut être détaillée ou sommaire.
Le diagramme détaillé est généralement utilisé pourle cas d’analyse en profondeur de système de contrôle interne.
Le diagramme sommaire est utilisé soit pour une analyse préliminaire du système soit dans l’analyse d’un cycle peu important, soit pour avoir une vue d’ensemble et synthétique d’un système décrit préalablement sous forme détaillée.

Le questionnaire de contrôle interne (QCI) est l’ou til complémentaire aux diagrammes dans l’évaluation du contrôle interne. Il permet de s’interroger sur l’aptitude du système à répondre aux objectifs de contrôle spécifique à chaque cycle étudié. Le questionnaire de contrôle interne est composé de questions préétablies «check-lists» relative à chaque cycle d’activité. Il sert de guide pour les auditeurs pour connaître les points forts et les failles de contrôle interne selon les circonstances et les spécificités de chaque cycle audité. Les listes de points à examiner qui figurent dans le questionnaire se présentent sous forme de questions de type fermé ou de type ouvert.
– Les questionnaires de type fermés:
Ce sont des questions à répondre par OUI, par NON ou par «question non applicable dans la société ». Elles sont conçues pour des réponses négatives qui révèlent des anomalies.
– Les questionnaires de type ouverts :
Ce sont des questions qui n’autorisent pas de réponses succinctes de type OUI /NON mais des réponses qui exigent une volonté de description, decompréhension et de jugement. Ils sont en général utilisés dans les grandes entreprises dontles procédures sont complexes.

Il faut toujours garder à l’esprit que tout système de contrôle interne, aussi bien conçu et appliqué soit-il, ne peut fournir au plus qu’une assurance raisonnable à la direction quant à la réalisation des objectifs de la société. En effet,étant donné qu’elle est essentiellement fondée sur le facteur humain, toute structure de contrôle interne peut être affectée par une erreur de conception, de jugement ou d’interprétation, par l’équivoque, la nonchalance, la fatigue ou encore la distraction de l’employé.
Les facteurs suivants peuvent avoir une influence négative sur l’efficacité du contrôle interne :
– L’erreur de jugement :
Le risque d’erreur humaine lors de la prise de décision ayant un impact sur les processus de la société peut limiter l’efficacité des contrôles. Les personnes responsables sont souvent appelées à prendre des décisions dans un temps limité, en se basant sur les informations disponibles, mais incomplètes et en faisant face à la pression liée à la conduite des activités.
– Les dysfonctionnements :
Même les systèmes de contrôle interne bien conçus peuvent faire l’objet de dysfonctionnements, par exemple, lorsque les collaborateurs interprètent les instructions de manière erronée, cèdent à la routine et ne sont plus attentifs aux erreurs. Une enquête sur des anomalies diverses peut ne pas être poursuivie assez loin ou une personne remplissant des fonctions en remplacement d’une autre (maladie, congé) peut ne pas s’acquitter convenablement de sa tâche.