Pratique collaborative de la médiathèque santé Valais

Politique documentaire concertée

Face à l’inflation documentaire et à la cherté de la documentation numérique, une concertation au niveau de la politique documentaire est une évidence, rationnalisant l’usage des moyens financiers. Si le développement partagé de collections numériques est largement souhaitable, il ne faut pas occulter que « les acquisitions partagées sont des actions marginales » (Bonnet, 2013, p. 10) qui exigent une étroite collaboration tout en autorisant des « achats plus rationnels pour constituer des collections complémentaires » (p. 7). Toutefois, les politiques de prix des ressources numériques que pratiquent les éditeurs envers les bibliothèques d’hôpitaux ne sont pas toujours très claires et laissent augurer de difficiles négociations.
Elaborées en fonction du contexte et des missions définies par l’institution de tutelle, les politiques d’acquisitions prennent en compte les collections existantes et une connaissance du public cible visant à définir des critères de sélection des documents et de développement des collections (papier/numérique, conservation/désherbage, collection courante/rétrospective, thèmes primordiaux, etc.). Une concertation à ce niveau vise à établir des recoupements des différentes politiques documentaires pouvant amener à un partage des coûts pour certaines acquisitions. Le fait de desservir les besoins d’un public identique (infirmiers, physiothérapeutes, maîtres socioprofessionnels, qu’ils soient professionnels ou en formation) rend ce projet d’autant plus nécessaire. Cependant, la médiathèque santé de la HEdS pratique déjà des acquisitions concertées en partenariat avec les autres bibliothèques santé de la HES-SO et étendre l’offre à la bibliothèque de l’hôpital de Sion peut se révéler trop complexe pour être accepté, d’autant plus que les bibliothèques des hôpitaux non universitaires ne peuvent adhérer au consortium des bibliothèques universitaires suisses (http://lib.consortium.ch).
Un partage des connexions nécessite une renégociation des licences incluant le ou les partenaires intéressé(s). La marge de manoeuvre du côté de la HEdS est restreinte du fait de licences négociées par le bureau de coordination des HES. De fait la HEdS n’intervient pas dans la négociation. D’autres acquisitions sur un mode consortial existent entre les bibliothèques santé et parfois social de la HES-SO, mais là aussi l’inclusion de partenaires externes aux hautes écoles s’avère complexe dans la négociation et la partage des coûts et ce d’autant plus avec un centre documentaire hospitalier.
Une politique documentaire concertée entre les trois partenaires est toutefois envisageable couvrant à la fois une information sur les acquisitions récentes et un plan de conservation partagée des collections. Mais il serait intéressant d’aller un peu plus loin et de mutualiser les bonnes pratiques de gestion documentaire (par exemple dans le choix des fournisseurs ou la négociation de licences). Au minimum, une vérification ponctuelle des achats livres et systématique pour les revues et licences s’impose, impliquant une très bonne communication et de rapides et fréquents échanges d’informations.

Mutualisation des ressources numériques

Cette forme de coopération répondrait à la demande clairement exprimée par l’HVS de pouvoir accéder à nos ressources numériques destinées au personnel paramédical tout en satisfaisant l’exigence de la direction de notre école de rendre le campus santé déjà virtuellement opérationnel.
Des considérations légales et techniques nous empêchent pour l’heure d’y donner suite. Légalement, les licences consortiales sont négociées et signées par la coordination des HES suisses et la HEdS ne peut y inclure ses propres partenaires. Techniquement l’accès à ces ressources est filtré par les adresses IP des HES et hors campus de l’école par un login AAI (pour plus d’information sur ce système d’authentification, voir le site https://www.switch.ch/fr/aai/). L’installation d’une antenne de notre bibliothèque dans les locaux du HVS sous la forme d’un poste informatique apparaît dès lors comme une solution. Mais le coût extrêmement élevé d’une ligne informatique entre le bâtiment de la HEdS et le site de Champsec a stoppé nos démarches allant dans ce sens, coût induit en partie par la distance importante séparant nos deux bâtiments. L’aspect financier perdra en importance avec le rapprochement des deux institutions sur un même campus. D’ici là, les bibliothèques peuvent travailler sur la complémentarité de leurs abonnements et se tenir mutuellement informées de leurs acquisitions.

Mise en valeur commune des ressources documentaires

Pensée et réalisée avec l’ambition de faciliter la connaissance, la maîtrise et l’utilisation des ressources numériques disponibles sur le campus santé, cette action vise une simplification, une valorisation et une optimisation des accès pour au final réussir à créer un réflex « centre de documentation ».
La valorisation des collections par le biais d’un site Internet commun présentant une liste AtoZ des revues et bases de données constitue de mon point de vue l’étape initiale à toute collaboration et va dans le sens d’un accès collaboratif à la connaissance. Sa réalisation rejoint l’objectif d’un campus virtuel bien avant l’inauguration du campus santé de Sion. La création d’une interface commune aux bibliothèques exige l’implication des services informatiques et de communication des institutions concernées ne serait-ce que dans le choix d’une ligne graphique et éditoriale et la sauvegarde des données ainsi publiées.
Ces mêmes questions ressurgiront lors de la fusion des bibliothèques de la HEdS et des filières ES dont les sites Internet sont actuellement distincts (http://www.hevs.ch/fr/mini-sites/mediatheques/mediatheque-sante-soins-infirmiers/ pour la HEdS et http://www.es-social.ch/mediatheque/news pour les filières ES).

Offre de formation aux compétences informationnelles

Disposant d’accès à des bases de données complémentaires, il est tout à fait envisageable de développer une offre de formation destinée à l’ensemble du campus santé (chercheurs, enseignants, personnel médical, paramédical, social, administratif et technique).
La médiathèque santé de la HEdS propose actuellement un programme de formations à la recherche documentaire destinées aux étudiants et enseignants/chercheurs de l’école et bénéficie d’une certaine expérience dans ce domaine. Notre offre peut se développer en incluant les ressources numériques de l’HVS et en s’adaptant aux besoins de publics différents.
Cette approche participe à la communication et mise en valeur tant des ressources que des compétences du personnel de la bibliothèque.

Serveur institutionnel / archives institutionnelles

En tant que membre de RERO, la HEdS et les filières ES participent à RERO DOC (http://doc.rero.ch/), bibliothèque numérique de RERO qui fait également office de serveur institutionnel pour la HES-SO Valais Wallis. Une sélection de publications des chercheurs et des travaux de bachelor des étudiants y est publiée. De son côté, la HES-SO a développé pour son domaine économie & services son propre serveur institutionnel avec pour objectif de collecter, archiver et diffuser les publications des chercheurs. Il est probable et souhaitable que ce projet soit étendu aux autres domaines dont celui de la santé qui permettrait d’aller quelque peu au-delà de RERO DOC avec un archivage possible de documents non accessibles au tout public (autrement dit non publiés en Open Access).
La solution technique et les processus de travail en place à la HEdS peuvent s’étendre à l’ensemble des partenaires pour développer la publication en OpenAccess et positionner les bibliothécaires en tant qu’aides à ce type de diffusion et de valorisation d’écrits produits par les collaborateurs.

Promotion des services documentaires

Amenées à desservir des publics proches, similaires voire identiques, les bibliothèques du campus conçoivent une démarche marketing commune qui englobe à la fois une analyse du public, de ses pratiques et besoins ainsi qu’une veille stratégique axée sur les développements de services dans les bibliothèques similaires aux nôtres.
Les bibliothécaires élaborent ensemble des campagnes de promotion et stratégies de valorisation de leurs ressources et services pour à la fois atteindre un plus large public et éviter la multiplication de messages redondants. La création d’une newsletter propre aux centres documentation du campus santé peut être la première démarche allant dans ce sens, tout comme une présence dans les réseaux sociaux permettant des interactions plus rapides et partagées entre tous les usagers.
La conception d’actions promotionnelles peut s’articuler en résonnance à la vie du campus et aux thèmes plus particulièrement mis en évidence par les activités régulières ou occasionnelles des différentes institutions présentes sur le campus.

Bibliothèque comme quatrième lieu

Déjà pensée comme troisième lieu – espace de socialisation et d’échanges – la médiathèque santé peut se projeter comme un quatrième lieu tel que le conçoit
Victoria Pérès-Labourdette Lembé (2012, p. 13) en tant qu’espace physique d’apprentissage social destiné à l’ensemble de la communauté du campus santé.
La bibliothèque quatrième lieu met les personnes au coeur de son dispositif numérique et fonctionne grâce aux compétences documentaires du bibliothécaire, qui structure, connecte, met en avant, conserve ou archive les contenus jugés utiles ou opportuns pour le public, tout en accompagnant les usagers avec une approche analytique pointue et sans cesse renouvelée des tendances et des besoins d’accès à l’information de la société (Perès-Labourdette Lembé, 2012, p. 18).
Elle offre des conditions et des supports pour la création, l’échange et la communication de connaissances produites de manière collaborative pour devenir « une interface physique et sociale de découverte et d’échange » (Kaplan, 2012) autour de la documentation amenant à développer une « lecture sociale » où chaque lecteur enrichit sa lecture et celle des autres lecteurs par la création de liens entre différentes pages ou différents documents allant au-delà des habituelles recommandations liées aux achats (« les lecteurs ont également acheté tel autre document ») ou aux opinions (« les lecteurs ont également aimé … »).
Physique et virtuelle, elle peut se construire dans le cadre d’un partenariat afin de constituer une communauté d’apprentissage et de recherche.

Action culturelle

Lieu de création et de partage de connaissances, les bibliothèques peuvent développer des actions culturelles à travers un programme d’expositions, de conférences ou de diverses manifestations.
Une telle politique d’animation permet de placer les bibliothèques au coeur de la vie du campus, d’améliorer leur visibilité et leur attractivité tout en renforçant leur rôle de médiation entre usager et besoin d’information.

Production collective d’outils de travail

La collaboration est étendue au-delà d’une simple mise en commun des accès à la documentation du campus santé en allant vers des synergies au niveau des services offerts et des processus de travail.
Basée sur une communication honnête, réciproque, régulière et bienveillante, indispensable à la réussite de ce processus, cette démarche s’oriente vers un partage de procédures et de bonnes pratiques, le développement collaboratif d’outils tels qu’OpenIllink (dont l’adaptation et l’installation viennent d’être réalisées pour la HES-SO Valais Wallis et qui sont en cours à l’HVS), la création de veilles documentaires répondant aux besoins des usagers ou encore la réalisation de différentes enquêtes auprès des publics. Elle rend visible les forces et faiblesses des uns et des autres dans la réalisation des tâches professionnelles afin de viser une excellence de l’ensemble des services documentaires du campus santé et limiter les coûts.

Autres développements envisageables

Réunies en un pôle de compétence de l’information médicale, les bibliothèques de l’HVS et de l’HEdS développent leurs réseaux auprès :
o De la bibliothèque du département de psychiatrie et psychothérapie de l’Hôpital du Valais à Monthey, faisant partie de l’HVS mais fonctionnant actuellement de manière totalement autonome. Sa spécialisation est d’autant plus intéressante pour la HEdS que des formations continues sont mises sur pied conjointement avec ce département.
o Des patients qui ne disposent pas de bibliothèque intégrée (Fournier, 1990, p. 2) dans le centre hospitalier de Sion. La médiathèque santé de l’HEdS peut mettre à profit son réseau de collaboration avec des bibliothèques valaisannes de lecture publique et devenir un interlocuteur privilégié au sein du campus pour y faire entrer une lecture de divertissement et une information vulgarisée sur les maladies et les soins.
o Des médecins valaisans, en questionnant leurs besoins et en élaborant des offres spécifiques pour y répondre (veille ou recherche documentaire, formation aux recherches documentaires, etc.).
o Des autres centres hospitaliers du Valais :
Hôpital de Brigue
Clinique Sainte-Claire à Sierre
Centre valaisan de pneumologie
Clinique St-Amé à St-Maurice

Table des matières

1. Introduction 
2. Contextes 
2.1 Contexte institutionnel
2.2 Plan directeur des bibliothèques valaisannes
2.3 La médiathèque HES-SO Valais du campus santé
2.3.1 Les missions
2.3.2 La couverture thématique
2.3.3 Les collections
2.4 Les partenaires du campus
2.4.1 EPFL Valais
2.4.2 Hôpital de Sion (HVS)
2.4.3 Institut central des hôpitaux valaisans (ICHV)
2.4.4 Institut de recherche en ophtalmologie (IRO)
2.4.5 Observatoire valaisan de la santé (OVS)
2.4.6 SUVA / Clinique romande de réadaptation (CRR) .
3. Etat des lieux des services documentaires existants
4. La collaboration 
4.1 Pratique collaborative de la médiathèque santé Valais
4.2 Cadre de réflexion
4.3 Analyse SWOT
4.4 Différentes perspectives de collaboration
4.4.1 Création d’une seule bibliothèque
4.4.2 Politique documentaire concertée
4.4.3 Mutualisation des ressources numériques
4.4.4 Mise en valeur commune des ressources documentaires
4.4.5 Offre de formation aux compétences informationnelles
4.4.6 Serveur institutionnel / archives institutionnelles
4.4.7 Promotion des services documentaires
4.4.8 Bibliothèque comme quatrième lieu
4.4.9 Action culturelle
4.4.10 Production collective d’outils de travail
4.4.11 Autres développements envisageables
5. Conclusion
6. Références bibliographiques
Annexe

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