Planification stratégique conseils et coordination (PSCC)

Planification stratégique conseils et coordination (PSCC)

MÉTHODOLOGIE DE RECHERCHE

Revue des documents
La revue des documents est la première méthode utilisée par la stagiaire dans l’exécution de son travail en général et dans la réalisation du travail de l’élaboration des Matrices des Rôles et Responsabilités, plus particulièrement. Cette méthode de recherche lui a permis de comprendre très rapidement le processus de passation des marchés au MAECD et de saisir, en ligne générale, les rôles des différents acteurs impliqués dans ce processus.
De plus, cette technique a permis à la stagiaire d’obtenir une image globale de ce qui doit faire un Agent de Contrat. Ces connaissances 1′ ont aidé, par la suite, à réaliser les tâches quotidiennes que lui étaient assignées en tant qu’i\.C.

Groupes de discussion
Des discussions sur les Matrices des Rôles et Responsabilités ont été portées pendant les rencontres hebdomadaires de l’équipe de PSCC. Durant ces rencontres, les membres de l’équipe avaient l’occasion de discuter et d’échanger des opinions sur le déroulement du processus de l’élaboration des Matrices R&R, ainsi que des autres Outils, ce qui favorisait la détection des inexactitudes et permettait le futur perfectionnaient de ces Outils. Des discussions sur les Matrices R&R, ainsi que des autres Outils, ont été portées aussi à un niveau plus haut durant les rencontres avec les gestionnaires des CAs et la gestionnaire de l’Unité de Formation, gabarits et outils. Le gestionnaire de l’équipe PSCC partageait par la suite toute l’information pertinente retenue après ces rencontres, avec les membres de son équipe.

RÉALISATION DU MANDAT

Renseignements généraux

Comme il a été déjà mentionné plus haut dans le texte, l’équipe PSCC fut créée suite à la réorganisation de la DGSCM (maintenant SGD). Un bref résumé de la réorganisation sera présenté par la stagiaire pour éclairer les lecteurs sur les priorités de l’équipe de PSCC dont la stagiaire relevait.Premièrement, il faut mentionner que, durant quelques années avant la réorganisation, plusieurs études ont été réalisées sur la fonction de passation des marchés à l’ACDI. Ces études ont démontré l’existence de problèmes importants, qui empêchaient l’organisation de fournir des services de manière efficace et efficiente.Ainsi, la réorganisation de la DGSCM (maintenant SGD) a été réalisée dans le but d’accroître la qualité du service, de faire des économies et de renforcer la conformité.La réorganisation consistée en spécialisation de travail des ACs. À cette fin ont été créés des Centres d’Affaires spécialisés selon les instruments financiers dont le Ministère avait recours. Pour être plus précis voici un bref résumé du travail de la DGSCM (maintenant SGD) avant et après la réorganisation.Avant la réorganisation la DGSCM (maintenant SGD) alignait son travail avec les programmes géographiques de l’ ACDI, c’est-à-dire les équipes de travail étaient réparties par régions géographiques et les ACs travaillaient avec tous les instruments financiers dont l’Agence avait recours. Ainsi, le travail que les A Cs avaient à réaliser était très diversifié. Donc l’Agence sentait une pénurie d’employés spécialisés pour fournir les services contractuels. De plus, chaque unité des services contractuels avait sa propre façon de faire les travaux. Ainsi, la définition et l’attribution des rôles et des responsabilités en matière de services contractuels manquaient de cohérence.D’ici résultaient que les mveaux de services contractuels dans l’ensemble de l’Agence manquaient d’uniformité, ce qui rendait le processus de surveillance et de contrôle de la qualité très difficile.

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Table des matières

INTRODUCTION
1. DESCRIPTION DÉTAILLE DU MANDAT DE STAGE
2. PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION
2.1 Ministère des Affaires Étrangères, Commerce et Développement Canada (MAECD)
2.2 Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF)
2.3 Planification stratégique conseils et coordination (PSCC)
3. RECENSION DES ÉCRITS
3.1 Considérations générales sur la Planification Stratégique
3.2 L’importance d’une description claire des rôles à jouer par les membres d’une équipe
4. MÉTHODOLOGIE DE RECHERCHE
4.1 Revue de documents
4.2 Groupes de discutions
5. RÉALISATION DU MANDAT
5.1 Renseignements généraux
5.2 La création des matrices R&R
5.2.1 Phase 1 – Démarrage
5.2.2 Phase 2- Planification du travail
5.2.3 Phase 3-Conception
5.2.4 Phase 4 -Analyse
5.2.5 Phase 5-Accords
5.2.6 Phase 6- Mise en oeuvre
6. CONCLUSION ET APPRENTISSAGES
6.1 Conclusion
6.2 Apprentissages
7. BIBLIOGRAPHIE
ANNEXE 1
ANNEXE 2