Organiser et améliorer les processus par Gérard Herniaux

Guide des processus : Passons à la pratique, par Michel Cattan, 2005

Organiser et améliorer les processus, par Gérard Herniaux et Didier Noyé, 2001

Cet ouvrage, publié en 2001, propose un cadre pour organiser la trame des différents processus d’une organisation. Une nouvelle méthode, pour améliorer la qualité des processus, appelé la méthode« EFPRO »,est présentée et se distingue par son originalité et est fondée sur la représentation systémique du processus. La lecture de cet ouvrage a permis de déterminer quelle serait la démarche générale à suivre pour étudier et améliorer le processus des lettres d’États ainsi que les outils à utiliser pour y arriver. Les auteurs proposent 6 étapes pour améliorer un processus où seule 1′ étape du choix des objectifs n’a pas été prise en compte dans le cadre du mandat. Chaque étape fut adaptée à la réalité de la Mission car cet ouvrage met l’accent sur les processus de production de biens alors que le processus des lettres d’États est de type opérationnel contribuant à la réalisation d’un service:
1. Délimitation du projet
2. Analyse de l’existant
3. Critique de 1′ existant
4. Choix des objectifs
5. Formulation des propositions
6. Réalisation des modifications
Lorsqu’il fut venu le temps d’examiner de façon critique le processus des lettres d’États, seuls quelques éléments de la méthode « EFPRO » convenaient à ce genre de processus à l’intérieur d’une administration publique. Il existe 12 éléments permettant d’examiner de façon critique un processus (Paramétrage, Information, Planification, Animation, Maintenance, Protection, Fiabilité, Sauvegarde, Assimilation, Mémorisation, Simulation, et Formalisation). Pour analyser ce processus, voici, parmi les 12 éléments, ceux ayant été retenus et dans quel but ils ont été utilisés. Tout d’abord, il y a l’élément du paramétrage afin de déterminer si les facteurs ayant de l’influence sur le fonctionnement du processus ont été pris en compte convenablement et sont sous contrôle. Ensuite, il y a l’élément de l’information, dans le but d’évaluer si les données de références correspondant au processus des lettres d’États sont bien définies quant aux normes, attentes et si elles répondent aux besoins. Cela a permis également de vérifier si des mesures (délais, retards, qualité) ont été réalisées, communiquées aux personnes concernées et s’il y a réaction face aux écarts constatés. Par la suite, il y a 1′ élément de la planification afin de déterminer si les priorités entre les opérations à effectuer dans le processus ont été établies et s’il y a des arrangements lorsque les dates d’échéance ne peuvent être respectées dans l’obtention des réponses. Par après, l’élément de l’animation, afin de déterminer si les acteurs connaissent bien les objectifs du processus et s’ils sont motivés à les atteindre. Ensuite, l’élément de la mémorisation, dans le but de savoir si le nécessaire est fait pour accumuler l’expérience acquise sur le fonctionnement du processus et si ces informations sont mises à jour et utilisées pour chercher à améliorer le processus. Enfin, 1 ‘élément de la formalisation, afin d’évaluer si le processus est assorti d’un dossier décrivant son organisation et ses règles de fonctionnement.

Guide des processus : Passons à la pratique, par Michel Cattan, 2005

Ce livre de Michel Cattan, publié en 2005, présente une approche processus pour accroître la productivité et réussir les projets de tous types d’entreprises ou d’organisations. Élaboré en deux parties, l’auteur apporte en premier lieu, des explications et des conseils pour faciliter la compréhension des principes de l’approche processus et en deuxième lieu, approfondir des expériences de mises en œuvre de cette approche par différentes organisations. L’objectif de cet ouvrage est de permettre aux organisations de développer leur propre méthodologie pour la mettre en œuvre et met en évidence les pièges et les difficultés qui peuvent sé présenter. Ce qui nous a le plus aidée pendant notre stage sont les nombreux cas concrets et les conseils de 1′ auteur. Concrètement, la section sur la représentation des processus fut d’une grande aide afin de développer 1′ organigramme logique qui a permis de faire apparaître une logique dans l’enchaînement des tâches. Par contre, une lacune de cet organigramme est qu’il n’indique pas le qui fait quoi. L’approche en tant que telle n’a pas été utilisée dans le cadre du mandat puisque l’approche du livre « Organiser et améliorer les processus » fut privilégiée. Il convient également de
spécifier que cette approche se veut globale, donc toute l’entreprise doit y adhérer et ce de façon permanente, ce à quoi la Mission n’était pas prête.

Guide du mémoire de fin d’études avec la catégorie mission permanente du Canada à l’OACI

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Table des matières

INTRODUCTION
1. DESCRIPTION DU MANDAT
1.1 Première partie du mandat: Soutien administratif et protocolaire
1.2 Deuxième partie du mandat : Optimisation des processus des lettres d’États
2. PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION
2.1 La Mission permanente du Canada à l’OACI
2.1.1 Transports Canada et l’OACI
2.2 L’OACI
2.2.1 Structure de l’OACI
L’Assemblée
Le Conseil
Commission de la navigation aérienne
Le Secrétariat de l’OACI
3. RECENSION DES ÉCRITS
3.1 Organiser et améliorer les processus, par Gérard Herniaux et Didier Noyé, 2001
3.2 Guide des processus : Passons à la pratique, par Michel Cattan, 2005
4. MÉTHODOLOGIE
5. RÉSULTATS
5.1 Solutions retenues
CONCLUSION