Organisation interne et système comptable d’une societé

HISTORIQUE DE LA SOCIETE AQUALMA

                 La société AQUALMA figure parmi les plus grandes entreprises d’aquaculture industrielle de Madagascar. Actuellement, elle tient une place importante sur le marché tant à l’échelle nationale qu’internationale. La principale raison de l’existence de la société c’est l’élevage et l’exportation des crevettes suivant les normes internationales que ce soit sur la quantité ou la qualité. Elle est le fruit d’une longue année d’expérience dans le domaine de l’aquaculture. Dès la fin des années 80, avec l’initiative du gouvernement malgache et la Pêcherie de NosyBe, les premières ébauches du projet d’aquaculture de crevettes ont démarré en collaboration avec le PNUD et la FAO. Cela a abouti à la réalisation d’un premier projet pilote en 1988/1989 à Nosy-Be, avec principal objectif, l’appréhension des potentialités zootechniques des espèces de crevettes présente à Madagascar. La PNB a initié la campagne de sélection de site sur la côte Ouest de Madagascar pour l’implantation d’un projet industriel d’aquaculture. D’où, les sites de Besalampy et la baie de Mahajamba. Alors, la baie de Mahajamba était retenue en 1990 pour cause de proximité des infrastructures de Nosy-Be (lieu de l’élevage larvaire ou écloserie). La société Anonyme AQUALMA fût crée le 15 octobre 1990. Au début, la société était du groupe SOCOTA (Société Commerciale de Tananarive) puis acquise par le groupe UNIMA plus tard.

Le Développement Communautaire

                Ce département est chargé de l’étude et de la mise en place des projets susceptibles d’être appuyés financièrement par l’Entreprise. Ils sont de plusieurs ordres, en particulier : Les domaines de l’éducation, la santé, le transport, la sécurité et l’environnement. La majorité des sont des priorités identifiées lors des travaux de consultation et d’élaboration des PCD, et font partie intégrante des Programmes communaux. Le but principal de la société pour cette cellule c’est : d’assurer un environnement propice au développement des activités de la société; de contribuer au développement durable de la région d’implantation du projet ; d’instaurer et d’entretenir un dialogue de qualité avec l’ensemble de la population.

Rôles

Caissières : Elles ont pour rôle l’entrée et sortie d’argent ; plus précisément paiement de personnels ; des salariés dans les sites ainsi que l’approvisionnement.
Comptable des obligations fiscales : Son rôle est de déclarer mensuellement les taxes sur la valeur ajoutée à être remboursée et leur expédition vers Antananarivo.
Comptable des opérations en devise : Il s’occupe tous les documents comptables en devise. Il fait le traitement des factures en devise et la banque en devise. Ces factures sont les factures d’achat et les factures de vente.
Pour les factures venant du courrier, l’original reste à la logistique pour la procédure de dédouanement et le double au comptable.
Comptable caisse : Il s’occupe de la note de débit pour le personnel et pour les tiers. La déduction sera portée sur le salaire de l’individu concerné ou sur ses avantages en nature. Par contre, celle du tiers sera déduite sur sa facture ou à recouvrer ultérieurement. En réalité, il se charge de tenir la situation de trésorerie à court terme. Il s’occupe aussi de l’imputation des journaux de caisse.
Comptable de trésorerie : Il se charge de tenir des comptes bancaires, de l’élaboration d’une prévision de paiements des fournisseurs, tous les mi-mois et les fins du mois, par le biais des informations des comptables tiers ; mais aussi des ordres de décaissement et d’encaissement par les documents adéquats et du rapprochement bancaire.
Comptables achats : Ils assurent l’imputation et la comptabilisation des factures achats locaux. Ils prévoient le paiement de facture chaque fin de mois et chaque quinzaine de mois. Il existe de code sur le bon de commande pour pouvoir distinguer la nature des achats que la Société effectue. En tant que comptable achat, ils ont aussi pour rôle capital de tenue des comptes des fournisseurs ainsi que leurs suivis. Ces fournisseurs sont classés par ordre alphabétique et repartis relativement entre les comptables. Ils établissent également des balances A-G. Voici un extrait de ce code :
0 : Investissement ;
1 : Aliments crevettes ;
2 : Vivres (aliments sur les sites) ;
3 : Carburant ;
4 : Pièces détachées ;
5 : Entretien ;
6 : Pêche (filet, quadrillage moustiquaire,……) ;
7 : Fonctionnement (fournitures de bureau, médicaments,….) ;
8 : Produits chimiques (sucre, sel,….) ;
9 : Emballage

Trajectoire d’une demande d’approvisionnement  (Traitement de la facture d’achat)

                Le départ d’un achat doit faire l’objet d’une demande d’achat provenant des utilisateurs qui éprouve des besoins. La demande sera ensuite adressée au chef de département logistique ou le responsable achat. Le département logistique établi un bon de commande à partir de la demande d’achat provenant des services utilisateurs. Ce bon de commande sera par la suite envoyé aux fournisseurs de la société. Cependant, il est nécessaire de mentionner que la société dispose d’un document appelé Manuel d’achat qui définit en détail les lignes directrices et procédures à suivre pour effectuer des achats et réapprovisionnements. A l’arrivée de la facture provenant des fournisseurs, c’est le service accueil qui en est chargé de la réception. Le secrétaire standard donne des numéros de référence pour les factures qui viennent d’arriver à la société comme c’est le cas pour toutes lettres ou courriers qui entrent et sortent de la société. Ensuite, la facture sera transmise au service comptabilité. Lorsqu’il s’agit de plusieurs factures, alors chaque comptable responsable des opérations sur les transactions avec les tiers sera avisé et les factures seront distribuées. Au sein de la société AQUALMA, les fournisseurs sont établis en liste par ordre alphabétique et la répartition de ces derniers aux cinq comptables tiers de la société se fait suivant cet ordre. Ainsi, chaque comptable tiers procède à l’imputation des informations sur les documents provenant des fournisseurs. En effet, chaque facture devrait être faite en trois exemplaires (deux originales et une copie) et obligatoirement accompagnée d’un bon de commande, d’un bon de livraison le cas échéant pour qu’elle soit imputable sur le bordereau de saisi appelé Tampon de Contrôle. Après la saisie sur ordinateurs des informations sur ces pièces, les comptables procèdent au classement temporaire de la première originale de chaque facture dans un classeur pour fin de déclarations de TVA ultérieurement. La copie de chaque facture est classée de façon permanente par la suite dans l’archive, relative à l’exercice en question et la deuxième originale accompagnée d’un bon de livraison et d’un bon de commande seront attachés avec le tampon de contrôle correspondant puis classés temporairement en attente de la transmission au magasin pour la vérification de la cohérence entre les marchandises reçues en magasin et les renseignements inscrits sur les factures provenant des fournisseurs. Le magasinier vérifie également la nature des achats enregistrés sur le bordereau de saisi et la nature réelle des marchandises reçues en magasin pour les achats non stockés et envoyé directement vers les sites destinataires lorsqu’ils s’agissent des achats non stockés. Le magasinier appose son observation sur le tampon de contrôle s’il s’agit d’achats stockés ou non puis signe les pièces pour visa de contrôle. Lorsque les informations sur les pièces sont en bonne et dû forme et correspondent exactement aux marchandises en magasin, alors les pièces sont envoyées au chef de département logistique pour visa Bon à Payer. Une incohérence constatée entre les marchandises reçues et les informations sur les pièces entrave le paiement des fournisseurs, puisque normalement le visa pour BAP n’aura pas lieu et les signataires ne voudront sûrement pas signé les chèques de paiement de ces factures. Après la signature pour BAP du chef de département logistique, les pièces dûment signées sont retransmises au service comptabilité tout en passant toujours par le service accueil. Une fois arrivées au service comptabilité, les pièces font l’objet d’un regroupement par fournisseur et suivant l’échéance de paiement par chaque comptable responsable du traitement des factures des fournisseurs pour fin de prévision de trésorerie relative au paiement des fournisseurs de la période. La société paie ses fournisseurs deux fois par mois ; tous les quinze et la fin du mois. Alors une prévision des montants des factures à payer devrait être faite une semaine avant de procéder au paiement. Les comptables tiers regroupent les factures des fournisseurs en fonction de l’échéance et établissent des annexes faisant apparaître le nombre de facture par fournisseur, le numéro informatique de chaque pièce à payer, le montant de chaque facture puis le total à payer à chaque fournisseur. A partir de ces montants, chaque comptable responsable des opérations fournisseurs établit une liste prévisionnelle des fournisseurs dont il est responsable contenant les montants à payer respectivement à ces derniers puis la somme à payer global concernant aux tiers par la société, par chaque comptable. Les pièces sont par la suite insérées dans des part à faire accompagner des chèques puis envoyées pour signature de validation de paiement au chef de département financier (premier signataire) et aux directeurs (à quelconque directeur présent dans la société, deuxième signataire des chèques de paiement). Dans la plupart du temps, le directeur administratif et logistique est le deuxième signataire. Dans certains cas, les signataires mettent du temps pour apposer leurs signatures pour la validation du paiement, alors les fournisseurs pressent « les petits comptables », or ce sont les supérieurs, décisionnaire du délai de paiement qui retardent la libération des chèques et ordres de virement . Avant la signature des chèques de paiement, le contrôleur de trésorerie de la société vérifie d’abord les avoirs à la banque. Si le montant des disponibles est suffisant pour le paiement, alors les signataires peuvent procédés directement à la signature des chèques. Mais dans le cas où les avoirs à la banque de la société ne suffisent pas pour le paiement, alors les supérieurs devront être avisés, notamment le chef de département Finance et comptabilité. Alors, la société procède au rapatriement des devises acquises par les ventes à l’exportation. Ainsi, la banque de la société à l’étranger ; par exemple la BNP de Paris Bas ; en relation directe avec l’une des banques de la société à Madagascar, procède au transfert par virement des montants demandés par la société. Lorsque les disponibles dans les banques de la société parviennent à couvrir les paiements alors les fournisseurs à payer sont repartis suivant leurs banques domiciliataires et suivant le mode de paiement : qu’il s’agit de virement ou de paiement par chèque. Lorsque les fournisseurs sont regroupés suivant leurs banques (banques domiciliataires), le comptable de trésorerie établit soit des ordres de virements (en trois exemplaires) soit des lettres de chèques (en trois exemplaires) ; dépendant de la nature de paiement des fournisseurs. Ces ordres de virement et lettres de chèque sont insérés par la suite dans les parts à faire contenant respectivement les factures à payer. Le chef comptable signe les lettres de chèque et ordres de virement pour fin de vérification et contrôle final. Le comptable de trésorerie rédige trois chèques ou trois ordres de paiements par fournisseur, il les met dans un part à faire avec leur facture respective et les donnent au chef comptable pour une signature. Un exemplaire pour les archives, les deux autres pour la banque. Ce n’est après que le comptable de trésorerie pourra procéder au paiement du fournisseur. Enfin, le comptable des tiers finira par le lettrage de la facture payée.

L’ENREGISTREMENT DES INFORMATIONS IMPUTES SUR LES BORDEREAU DE SAISI

                La société AQUALMA utilise le logiciel comptable SAGE pour le traitement comptable des informations financières de la société. Trois autres logiciels comptables sont utilisés également pour diverses raisons dont la gestion de stock assurée par « Mahatsinjo ». Le parc informatique de la société figure parmi les plus modernes du parc de tout Madagascar. Les ordinateurs sont reliés entre eux par un réseau LAN (Long-distance Area Network) et ainsi il est plus facile de se communiquer. Puisque les ordinateurs sont en réseau, alors le système de saisie par lot est la méthode adéquate pour le travail de traitement comptable informatisé au sein de la société. Plusieurs lots de saisie sont alors créés pour permettre aux utilisateurs du logiciel de travailler correctement sans qu’il y ait de répercussions au niveau de l’enregistrement des informations. Pour saisir les informations imputées sur les pièces comptables, on lance le logiciel SAGE puis on choisi le répertoire_ Saisie par Lot _Menu Traitement _Saisie de Ecritures. Dans la première cage de la fenêtre de saisi, on frappe la date du jour de format jj, la cage suivante est la référence de la facture, ensuite la cage du numéro de compte général des écritures, et tous de suite après la cage du numéro de compte tiers, la cage du libellé des écritures suivie de la cage de la date d’échéance de la facture, et enfin les cages des montants à débiter et à créditer. Chaque ligne d’écriture devrait être validée par appui sur la touche ENTREE. Lorsqu’il existe un compte de gestion dans la ligne d’écriture à saisir, alors après la validation d’entrée des informations sur la ligne d’écriture, la fenêtre des codes analytiques apparaît automatiquement à l’écran. Dans cette fenêtre, on inscrit le code analytique correspondant à la section d’origine de l’opération et le montant respectif. Un appui sur la touche d’échappe permet de faire disparaître momentanément cette fenêtre.

SUGGESTION ET RESULTAT ATTENDU

               Pendant ces brefs moments passés au sein de cette société, j’ai pu constater que les dirigeants disposent suffisamment d’innombrables avantages qui leur permettent de gérer avec toute sérénité les affaires de la société. La société a un avenir très prometteur puisqu’elle possède des ressources (financières, humaines, matérielles, naturelles…) importants, donc il est susceptible de produire plus pour assurer la pérennité de l’organisation. En fait, la société AQUALMA est réputée parmi ceux qui offrent des avantages considérables à ses personnels en termes de rémunération et d’autres traitements sociaux. Toutefois, les personnels de la société, surtout les personnels des sites commencent à se plaindre des problèmes de pointage d’heures de travail et la rémunération correspondante. En fait, les rémunérations perçues sont inversement proportionnelles aux travaux effectués. Ce problème, visible maintenant sur tous les sites de la société risquerait d’avoir des répercussions et conséquences néfastes sur l’avenir de la société, puisque des concurrents sont déjà visibles à l’horizon. Cependant, je crois fort que la direction est déjà consciente de la gravité de la situation et étudie les solutions possibles pour y remédier. Notons que les ressources humaines constituent l’essence d’une organisation. En effet, la société AQUALMA devra envisager la création d’événements de réjouissance ou de retrouvaille des personnels de la société ; sans exception ; de façon à faire revivre chez les personnels la fierté et l’esprit d’appartenance à la société et restaurer un climat de confiance entre les personnels et les dirigeants. En fait, la maladie qui ronge les grandes sociétés multinationales, c’est l’inexistence de cohésion sur l’ensemble des personnels entre eux et les personnels et les dirigeants. Concernant l’organisation interne de la société, le problème majeur repose sur le fait que certains employés n’arrivent pas à situer les limites de leurs responsabilités si bien que la peur gouverne une grande partie de leurs actes. L’origine c’est l’inexistence dans divers département ou services de la société, d’un manuel de procédures de travail à titre de référence sur les postes occupés par les employés. La société devrait également renforcer la communication concernant l’organisation interne de chaque service ou chaque département par exemple : formaliser les informations concernant les plannings des responsables de chaque service ou département pour éviter la lenteur administrative dans la préparation de certains documents qui devront suivre des procédures assez rigoureux. Toutes informations susceptibles d’avoir des répercussions sur le patrimoine de l’entreprise devront être formalisés à fin d’éviter les conflits de responsabilités. C’est le cas par exemple : de l’ouverture et la fermeture des comptes d’un exercice lors de l’établissement des états financiers en fin de période. Les responsables de la société doivent aussi, défini clairement les attentes respectives entre le nouveau embauché et son supérieur à fin que les parties arrivent à trouver un terrain d’entente concernant le contrat psychologique après l’entretient d’embauche. De tel acte permet d’éviter les déceptions chez les personnels. En ce qui concerne le traitement des comptes de tiers, il existe des fournisseurs ayant plus de cinq cents factures passées à la société au cours d’une période. Le problème qui se pose c’est le traitement des pièces comptables lors de la vérification en fin d’exercice. Il y arrive qu’au cours d’un mois le fournisseur parvienne à passer plus de 50 factures qui arrivent à des dates différentes, imaginez le problème du comptable responsable de ce fournisseur ! Je pense qu’il serait plus préférable de négocier avec le fournisseur d’établir une facture mensuelle des opérations effectuées entre les deux parties à fin que le coût d’administrations des commandes diminue. Enfin, les réunions devront être organisé par bureau, par service ou par département chaque mois ou semaine à fin de pouvoir discuter des améliorations nécessaires pour l’organisation des tâches et des travaux.

Table des matières

REMERCIEMENTS
DEDICACES
LISTE DES ABREVIATIONS
LISTE DES TABLEAUX
INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE LA SOCIETE AQUALMA 
Chapitre I – GENERALITE 
A – HISTORIQUE DE LA SOCIETE AQUALMA
1.- GENESE DE LA SOCIETE AQUALMA
2.- LA FORME JURIDIQUE
2.1.- Implantations
2.2.- La vision de la société
2.3.- Les Valeurs de la Société
Chapitre II – LE GROUPE UNIMA 
A.- UNIMA EUROPE
B.- UNIMA MADAGASCAR
Chapitre III – L’ORGANISATION INTERNE DE LA SOCIETE 
A.- ORGANIGRAMME DE LA SOCIETE
B.- LES DIFFERENTES FONCTIONS DES SERVICES AU SEIN DE LA SOCIETE AQUALMA
1.- RESSOURCES HUMAINES
2.- LE DEPARTEMENT LOGISTIQUE
3.- LE DEVELOPPEMENT COMMUNAUTAIRE
4.- LE SECRETARIAT
DEUXIEME PARTIE : LE DOMAINE TOUCHE PAR L’ETUDE 
Chapitre I : SYSTEME COMPTABLE DE LA SOCIETE AQUALMA 
A.- ORGANIGRAMME DU DEPARTEMENT FINANCE ET COMPTABILITE
1.- SERVICE COMPTABILITE
1.1.- Rôles
1.2. – Quelques outils comptables
1.3- Procédures de comptabilisation de facture
1.3.1.- Trajectoire d’une demande d’approvisionnement
1.3.2.- Les exportations : traitement de l’exportation
1.3.3.- Concernant les cessions diverses et ventes locales
B. – SERVICE DE CONTROLE DE GESTION
1.- ROLES
1.1.- Contrôleur de gestion 1
1.2.- Contrôleur de gestion 2
1.3.- Contrôleur de gestion 3
2.- QUELQUES OUTILS
3.- LES COMPOSANTS DU CONTROLE DE GESTION
4.- L’UTILITE DU « CONTROLE DE GESTION »
5.- LA FONCTION DU « CONTROLE DE GESTION »
TROISIEME PARTIE : TRAITEMENT INFORMATIQUE DE LA COMPTABILITE SUR SAGE 
Chapitre 1 : STRUCTURE ET ORGANISATION COMPTABLE 
A.- L’ENREGISTREMENT DES INFORMATIONS IMPUTEES SUR LES BORDEREAUX DE SAISI
1.- LA MISE A JOUR COMPTABLE
2.- LA NUMEROTATION
3.- AUTRES OPERATIONS
B.- LA GESTION DE STOCK
C.- REGIME FISCAL DE LA SOCIETE
Chapitre 2 : DIAGNOSTIC ET SUGGESTION 
A.- POINTS FAIBLES
B.- POINTS FORTS
C.- SUGGESTION ET RESULTAT ATTENDUS
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIES
ANNEXES

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