Optimisation du service de documentation : Comment mettre en valeur le service ?

Structure organisationnelle

Le palais des Beaux-arts a profité de sa rénovation pour redéfinir son organisation interne.
Avant, l’équipe était très faible, et le fonctionnement était celui du XIXème siècle : une équipe de conservation, une secrétaire, un comptable et deux gardiens.
Depuis sa réouverture, la gestion du musée a pris une toute autre ampleur : les rôles ont été redéfinis, de nouveaux services ont vus le jour. Ceci c’est matérialisé par une regroupement des différents services internes dans le bâtiment « lame ».

L’administration du musée

Le Palais des Beaux-Arts a le statut de Musée municipal. Il est géré par un administrateur, Monsieur Guffroy, au même titre que les deux autres musées municipaux de Lille : Le musée d’Histoire Naturelle et de Géologie ( rue Gosselet à Lille) et le musée Comtesse(rue de la Monnaie à Lille). Il est à la tête d’un service qui se charge de la gestion administrative (budgets…), et des ressources humaines du musée ainsi que les relations avec la mairie.

L’équipe des conservateurs

Depuis le décret du 16 mai 1990, les conservateurs de musée, font parti d’un ensemble de personnels constituant le corps des conservateurs du patrimoine. Ils ont différents statuts selon qu’ils sont conservateurs de musées nationaux ou provinciaux. Monsieur Brejon, le directeur du musée est aussi le conservateur en chef d’une équipe de :
-4 conservateurs : Madame Annie Castier conservateur des collections de céramiques, Madame Annie Scottez De Wambrechie conservateur des collections du XIXème siècle, Monsieur Alexis Donetzkoff conservateur des collections de peintures flamandes et hollandaises du XVIIème siècle et des plans relief.
-une attachée de conservation : Madame Barbara Brejon qui est chargée du cabinet des dessins une personne chargée de mission auprès des collections du Moyen-Age et de la Renaissance : Madame Dussart Odile.
Depuis la restructuration administrative du musée, leur rôle s’est recentré sur la recherche et la conservation des œuvres : leur mission principale est de connaître et étudier les collections du musée afin d’assurer leur conservation, mais aussi leur enrichissement éventuel par une politique d’acquisition. Elle est enfin de transmettre ce patrimoine au public en l’exposant d’une part et, en étudiant, d’autre part les catalogues des collections permanentes du musée ou des expositions temporaires qu’il propose .
Chacun a son bureau personnel, mais ils sont relayés par d’autres services.

Le secrétariat de conservation

Les secrétaires secondent Monsieur Brejon dans son rôle de chef d’établissement, (réunion, rendez-vous, courriers…).Elles ont aussi une place d’intermédiaire entre les conservateurs et l’extérieur.

Le service de restauration des peintures et des dessins

Une restauratrice est chargée de suivre l’état des peintures et des dessins.Elle détermine avec les conservateurs les priorités d’action et élabore avec eux les programmes de restauration. Puis elle suit les interventions effectuées sur les différentes œuvres.Une « emploi jeune » est attachée à la conservation préventive, ainsi qu’une équipe technique.

La Bibliothèque et le Service de documentation

La bibliothèque met à disposition des utilisateurs un fonds documentaire large sur l’histoire de l’art. Elle est gérée par Madame Bouttemy bibliothécaire, qui est aidée par Annie Oblin vacataire 2 jours par semaine au Palais des Beaux-Arts et 2 autres jours au Musée Comtesse.
C’est un service interne et semi externe : Elle offre aux membres du musée un espace de travail et de recherche, mais aussi une gestion des publications sur l’art Elle est ouverte au public le mercredi et le jeudi de 14h à 17h ou sur rendez-vous.
Le service documentation fera l’objet d’une présentation plus approfondie dans le paragraphe suivant. Limitons nous ici à le situer dans l’organigramme du musée. Nous pouvons précisé qu’il est un service complémentaire à la bibliothèque puisqu’il regroupe un fonds spécialisé sur les œuvres du musée.

Les mouvements d’œuvres

Ce service est chargé de la gestion physique et administrative de tous les mouvements d’œuvres. Un conservateur en a la responsabilité : Madame De Wambrechies, mais un registraar – dit aussi régisseur – en a la charge : elle effectue la protection, la logistique des transports, les accrochages et décrochages des œuvres, leur manutention quotidienne ainsi que la gestion administrative des différentes procédures (douanes, assurances, appel d’offres ou marché négocié pour les transports, le planning).
Elle assure aussi la gestion des œuvres déposées qu’on appelle « dépôts » : qui appartiennent à d’autres musées mais qui sont provisoirement placées au Palais. Et vis versa pour les œuvres du musées qui sont prêtées dans les autres établissements. Le régisseur a la charge d’une équipe technique qu’elle doit encadrer.

Le Poste central de sécurité et ses agents

Ce service assure la surveillance permanente des lieux et contrôle la circulation des personnes dans le bâtiment administratif et dans les différentes salles du musée.

Le service de communication et le service presse

Son rôle est de promouvoir le musée à l’extérieur de ses murs. Il établit des contacts avec le grand public pour le fidéliser ; avec les entreprises en vue d’accroître les ressources financières grâce au mécénat ; avec les associations et les scolaires pour monter de nouveaux projets en partenariat. Le service Presse gère les relations avec la presse. Il assure la diffusion de revues de presse au niveau interne et externe.

Le service culturel et pédagogique

Il définit et met en place un programme culturel et pédagogique. Il est mené par Madame Annie Castier conservateur et son équipe composée de trois enseignantes détachées de l’éducation nationale, des guides conférencières, des animateurs et des médiateurs culturels.
Ce programme s’efforce de séduire un public large et diversifié : ateliers pédagogiques pour enfants (Grande nouveauté : cette année, le service a mis en place avec l’association Interlignes des ateliers de création artistique assistée par ordinateur, pour les enfants et adolescents), visites à thèmes, approche pluridisciplinaire des collections qui favorisent à tous moments de la journée, les rencontres entre le public et le musée.( Dejeuner d’art, Diners d’art, découvertes nocturnes ).

Le Service de documentation

Historique

Le recueil d’information sur les œuvres est inhérent au métier de conservateur. Sa fonction première est de « classer, conserver, entretenir, mettre en valeur et faire connaître le patrimoine ». La constitution d’une documentation sur les œuvres existe bien avant ce service. Elle était regroupée au départ dans les bureaux personnels. Mais face à la prolifération des informations concernant les œuvres, et la demande accrue de renseignement qu’elles suscitaient, un espace de travail et de consultation s’est imposé.
C’est pourquoi dans le plan architectural du bâtiment administratif , une salle a été réservée à cette fin et qu’on a désignée par « Service de documentation ».

Personnel affecté au service et modalités d’accès

La permanence de ce service est assuré par Monsieur J.P. Rouhart, agent administratif. De part sa connaissance de l’outil informatique, il s’est chargé pendant trois ans d’entrer dans le logiciel documentaire, les notices des œuvres.
Depuis, il s’occupe de mettre en forme les catalogues / publications du musée, et de l’actualisation des données.
Mais son rôle dépasse sa fonction : Etant présent dans la salle et maîtrisant le logiciel documentaire, il est régulièrement sollicité sur la documentation des œuvres.
La salle est ouverte de 8h00 à 12h30 et de 14h00 à 16h30 du lundi au vendredi ( horaires de Monsieur Rouhart) au personnel du musée et aux personnes extérieures avec autorisation des conservateurs. Seuls les conservateurs peuvent y accéder en dehors de ces horaires.
On peut joindre le service par téléphone. Une ligne directe relie les services internes du musée. Un standard d’accueil oriente les demandes extérieures.

Les dossiers d’œuvres

Chaque œuvre fait l’objet d’un recueil d’information : ce qui constitue progressivement un dossier.
Celui ci se présente sous forme d’une feuille en papier format A34 pliée en deux. Sur la première page figure une grille d’information variant selon la nature de l’œuvre. Par exemple pour une peinture, celle ci s’organise autour des rubriques suivantes : – Auteur, Ecole, Numéro d’inventaire – Titre, Sujet Dimensions, Support, Technique, Signature – Restauration, état – Provenance, Histoire Expositions- Photographies.
Dans cette feuille devenue chemise, on trouve : des coupures de catalogue du musée, des photocopies des ouvrages où l’œuvre est citée, du courrier provenant de conservateurs ou d’étudiants, des documents permettant d’établir des analogies avec d’autres œuvres, des photographies (appelée «cliché » ), certains justificatifs d’interventions sur les œuvres (restauration)
Ces dossiers sont nourris essentiellement par le travail de recherche des conservateurs (précisons que ces dossiers forment une documentation personnelle progressivement mise à disposition ), mais depuis leur regroupement au sein de la salle de documentation et la restructuration des services, ils sont aussi nourris par : le secrétariat qui alimente la partie courrier la bibliothécaire repère les ouvrages où l’œuvre est citée et reçoit les dons justificatifs des éditeurs : ce qui fait l’objet d’une photocopie dans le dossier.

Les ouvrages de références

Ce sont principalement des encyclopédies et des dictionnaires spécialisés. Ils constituent une véritable source de travail pour les chercheurs et les étudiants en histoire de l’art. Par exemple : les huit volumes du Dictionnaire critique et documentaire des peintres, sculpteurs, dessinateurs et graveurs de tous les temps et de tous les pays par un groupe d’écrivains spécialistes français et étranger, créé par E.Bénézit ; les quatres volumes de L’art abstrait par Michel Seuphor et Michel Ragon ; l’encyclopédie de Thieme et Becker sur les différents courants de la peintures Ainsi que des dictionnaires d’aide à la description iconographique comme les dictionnaires sur les marques et monogrammes, des symboles ..

L’équipement informatique du service de documentation

Le musée est informatisé pour les tâches de bureaux (courrier, gestion administrative… ) et pour la gestion de ses collections. Le logiciel utilisé à cet effet est MICROMUSEE, il est développé par la société MOBYDOC (Toulouse), spécialisée dans l’informatique documentaire. MICROMUSEE, peut être utilisé dans la gestion des collections de tous types de musées à l’exception des musées de sciences naturelles (cf. annexe).
Il se présente sous forme d’une base de donnée de type relationnelle.
C’est à dire qu’elle est organisée en divers fichiers reliés entre eux. Ces fichiers se subdivisent en zones qui permettent, une fois renseignées, d’obtenir un détail précis des œuvres. Son interface a été revue et a donnée lieu à une toute nouvelle version depuis juin 1998.
La salle de documentation constitue un lieu, pour ne pas dire « le » lieu de saisie des données sur les œuvres. Toutes les informations sur les œuvres sont intégrées par J.P Rouhart, qui les obtient des différents services :
En ce qui concerne les données premières, elles ont été fournies par la lecture des inventaires et des anciennes fiches. Ce travail a été fait pour le dessin, les peintures, les objets d’art et au trois quart pour les sculptures.
La mise à jour de ces données est effectuée soit automatiquement en ce qui concerne les mouvements d’œuvres.
Lorsqu’une œuvre est prêtée ou déplacée lors d’une exposition, c’est le régisseur qui l’informe par une circulaire automatiquement. La mise à jour des autres données se fait lors de la mise en forme d’une publication. Par exemple, en ce moment, les conservateurs (Monsieur Brejon et Madame de Wambrechies travaillent sur la publication du Catalogue Sommaire des peintures prévue pour l’année prochaine, une série de fiches concernant les peintures a été fournie à Monsieur Rouhart afin d’effectuer les vérifications et corriger les données dans Micromusée si nécessaire. Ce peut être le cas si on trouve une nouvelle attribution à une œuvre.

La fréquentation du service

Le personnel interne 

Tous les conservateurs fréquentent le service. D’une part ils effectuent un travail de recherche et de diffusion des informations sur les œuvres. Au passage, ils alimentent la documentation en fonction de leurs recherches à l’extérieur, de leur rencontre avec d’autres spécialistes. Et d’autre part, ils viennent très régulièrement, retrouver leurs dossiers, pour préparer une intervention orale (cours, conférences) ou écrite ( articles, publications, catalogues, expositions, courrier ). La documentation constitue la trame de leur travail.
– Les membres du service culturel viennent très souvent. Les guides préparent le contenu de leurs visites. Selon leurs missions, les médiateurs culturels peuvent avoir besoin du service. Certains étaient chargés par exemple, de préparer les textes des audioguides, ils doivent donc réunir des informations à la fois sur l’histoire de l’œuvre ainsi que sur son analyse picturale. La documentation constitue la base de leur travail en complément de la bibliothèque.
-Les membres du service pédagogique sont parfois amenés à utiliser les ressources de la documentation pour la préparation d’ateliers avec les enfants. Ses besoins d’information sont ponctuels et doivent être fournis rapidement comme par exemple prêter ou scanner une photographie.
-Les autres services demandent des renseignements sur les œuvres, mais sans pour autant se déplacer : le téléphone reste l’outil le plus efficace pour obtenir une réponse claire et immédiate.
Les personnes extérieures au musée Dans la majorité des cas, les personnes qui viennent consulter la documentation sont de toutes nationalités, chercheurs ou étudiants en troisième cycle de histoire de l’art ( DEA ou thèse). Ils ont contacté Monsieur Brejon ou un autre conservateur pour accéder à la salle. Ils ont un objet de recherche bien déterminé, toute leur attention est focalisée sur un artiste, un tableau. Ils ont besoin d’étudier les dossiers d’oeuvres car ceux ci constituent des pistes de recherche, des indices qui permettent de vérifier ou de remettre en cause leurs hypothèses. La documentation est pour eux un ensemble d’indices de travail.
Cependant, les demandes extérieures sont plus importantes si on prend en compte les appels téléphoniques filtrés par le standard. Il faut distinguer les demandes non explicites dirigées vers le service documentation et les demandes explicites d’avoir le service documentation.

Les usases

Vu de l’intérieur, l’ensemble du personnel du Palais des Beaux-Arts se conçoit à l’image d’une communauté avec ses propres habitudes et ses règles.
La dimension relationnelle est très importante, une trentaine de personnes, tous services confondus se côtoient tous les jours. L’ambiance y est assez conviviale. La structure du bâtiment « lame » impose des déplacements fréquents, et des rencontres : chaque étage est constitué d’un alignement de bureaux, bordés d’un couloir commun. La porte du service de documentation, ouverte sur le couloir donne l’occasion à de nombreux passages, de va et vient de personnel. L’aspect «service» est fort présent et engendre une sollicitation importante de Monsieur Rouhart.

Le temps de passage au service varie selon le personnel

Les conservateurs ont un espace de travail personnel (bureau individuel ) et une documentation relative à leur travail, pour eux la salle de documentation constitue un complément. Ils passent quasiment tous les jours pour une moyenne de 20 minutes par semaine, la durée varie selon les événements : il est plus important lors de la préparation d’une exposition quand ils viennent consultés les dossiers ( pour les 3/5), on observe alors une utilisation du service en deçà de la présence de Monsieur Rouhart. Ils peuvent aussi les emporter, (c’est le cas pour 2/5).
-En ce qui concerne les guides et les personnes extérieures, le service de documentation est une salle de consultation. Comme l’emprunt des dossiers leur est interdit ils se voient occuper les lieux pendant une période plus importante (par tranche de deux heures). Ils y travaillent dans la limite des horaires d’ouverture de la salle.

Le logiciel documentaire

Le logiciel documentaire n’est pas ou très peu utilisé, même s’il y a une volonté de s’y employer. Pour obtenir une même information, la préférence ira aux supports papier. Par exemple, pour répondre à un courrier se renseignant sur l’appartenance au musée d’un objet d’art. Les conservateurs auront tendance à chercher directement dans les recueils d’inventaire, ce qui demande de feuilleter toutes les pages alors que micromusée permet une recherche plus rapide.
Si, le logiciel est utilisé ce sera par l’intermédiaire de Monsieur Rouhart, il prendra sur son temps de travail pour effectuer la recherche.
Ce non usage du logiciel par le personnel intéressé, peut s’expliquer : dans les divers bureaux des conservateurs, il n’y a pas ou peu (1/5) d’ordinateur. Dans la salle, le logiciel est accessible seulement depuis peu sous cette nouvelle version, et aucune initiative de formation n’a été possible pour les usagers du fait du manque de temps. La méconnaissance du logiciel et de se qu’on y intègre, ainsi que l’habitude d’une lecture linéaire d’une information provoque une certaine méfiance à l’égard des informations provenant de micromusée.

Table des matières
Sommaire
Remerciements
Introduction
1. Le service de documentation : son environnement et son fonctionnement
1.1 le palais des Beaux-Arts : Un Nouveau visage
1.1.1 Présentation générale
1.1.2 Structure organisationnelle
1. 1.2.1 L’administration du musée
1. 1.2.2 L’équipe des conservateurs
1. 1.2.3 Le secrétariat de conservation
1. 1.2.4 Le service de restauration des peintures et des dessins
1. 1.2.5 La bibliothèque et le service de documentation
1. 1.2.6 Les mouvements d’œuvres
1. 1.2.7 Le poste central de sécurité et ses 4ptts
1. 1.2.8 Le service de communication et le service presse
1. 1.2.9 Le service culturel et pédagogique
1.2 Le service documentation
1.2.1 Historique
1.2.2 Personnel affecté au service et modalités d’accès
1.2.3 Présentation du fonds documentaire
1.2.3.1 Un fonds spécialisé sur les œuvres, non centralisé
1.2.3.2 Les inventaires
1.2.3.3 Les dossiers d’œuvres
1.2.3.4 Les ouvrages de références
1.2.4 L’organisation du fonds
1.2.4.1 Le plan de classement
1.2.4.2 L’information dans les dossiers
1.2.5 L’équipement informatique du service de documentation
1.2.6 La fréquentation du service
1.2.6.Le personnel interne
1.2.6.2 Les personnes extérieures au musée
1.2.7 Les usages
1.2.7.1 Le temps de passage au service varie selon le personnel
1.2.7.2 Le logiciel documentaire
1.2.7.3 le rapport aux dossiers
2. Optimisation du service de documentation : Comment mettre en valeur le service ?
2.1 Nécessité de mener une réflexion globale sur le service de documentation
2.1.1 Le situer par rapport à la recherche sur les œuvres
2.1.2 Le situer par rapport à sa fonction de service
2.1.3 Le situer dans un environnement spatial et temporel
2.2 Partir de ce qui existe : la mise en valeur de l’existant
2.2.1 Inventorier
2.2.2 Classer la documentation
2.2.3 Traiter les dossiers
2.2.4 Etablir une signalétique
2.2.4.1 L’ importance des références
2.2.4.2 Des rubriques claires
2.2.4.3 Pour une manipulation et une lecture plus pratiques
2.2.5 Diffuser des outils de recherche
2.2.5.1 Recueil de bibliographie sur une œuvre
2.2.5.2. La mise en forme de la recherche
2.3 Elargir son envergure
2.3.1 Etablir des partenariats
2.3.2 Un service plus actif au sein du musée
Conclusion
Bibliographie
Index des annexes
Annexes

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