Optimisation de la gestion de la filière huiles essentielles

Type de production de la société AROMA FOREST

La société AROMA FOREST diversifie sa production en deux suivant les circonstances ou contraintes en vue. Alors il envisage la production pour stock et la production pour client.
• La production pour stock : Cette production est faite suivant différentes contraintes comme l’espace pour mettre les produits finis (magasin de stockage), les stocks des matières…. Ainsi, la réalisation de cette production sera faite si l’article en question est déjà catalogué, cela veut dire que si le produit est courant ou souvent effectué. La production pour stock sert alors à ravitailler les clients dans le cas où le produit correspondrait à celui dont le client a commandé. Ce type de produit fait gagner du temps pour réaliser d’autres commandes de la clientèle pour la société ; mais aussi réduire les charges qui sont à ce moment environ 1 à 2 mois si elles étaient presque 8 mois avant.
• La production pour client : Ce genre de production est réservé pour les produits spéciaux, c’est-à-dire pour les produits non catalogués destinés à être expédié. Cette production intègre une livraison selon la commande des clients et la livraison est assurée par les transitaires. A la réception des produits, les clients envoient un bon de livraison à l’adresse, au nom du service commercial, au numéro de téléphone de la société AROMA FOREST. La société assure la qualité et la quantité de ces produits.

La gestion matérielle des stocks

Les seuls éléments dont dispose l’entreprise sont d’une part des casiers dans lesquelles se trouvent les bouteilles et bidons et d’autre part des fichiers plus ou moins exploitables. Ceux-ci ne font que représenter les stocks existants, c’est-à-dire, là encore qui subissent au lieu de diriger. En examinant de plus près ces fichiers, on s’aperçoit que certains produits font double emploi. Parfois même, on retrouve le même produit dans des cases différents et sous des désignations et des références différentes ou inversement deux produits différents sous la même référence. Lorsqu’on se trouve devant une telle situation dont la description n’est ni exagérée ni pessimiste, il est préférable de commencer par le début, donc il faudrait :
• Recenser les produits en stock ;
• Codifier ces produits par une langue parlée au niveau international (en Anglais ou en Français) et par un objet reconnu de la même façon ;
• Etablir le catalogue des stocks ;
• Éliminer tout de suite les stocks faisant double emploi et les stocks morts.
Compte tenu de ce qu’on a développé ci-dessus, nous tenons à souligner qu’étant étudiante en Finances et Comptabilité, le choix de notre thème a pour objet de mettre en pratique et d’approfondir les théories du cours de gestion de stocks et de production, puis d’accomplir les rôles de comptable qui consistent à intervenir à tous les niveaux hiérarchiques et fonctionnels de l’entreprise, de la Direction Générale au personnel chargé de l’exécution afin de gagner une cohésion et une efficacité et à être la source d’information pour éclaircir les décisions stratégiques à tous les niveaux. La partie que nous allons traiter ci après nous permettra de donner l’analyse critique de la situation existante dans la société.

Confusions sur la prise de décision

Les instructions pour une passation de commande proviennent du service commercial. Souvent, une confusion se présente lorsque ce dernier reçoit les commandes aux clients or les temps disponibles pour le responsable de stocks ne suffisent pas pour les honorer. Et vu le programme déjà établi pour tous travaux à engager, le service commercial impose un contre programme et contacte directement le responsable de production afin de finir la commande. Pourtant, ce dernier devrait encore passer les commandes restantes aux producteurs locaux ou aux fournisseurs biologiques. Cette confusion concerne les différents membres du personnel.

Difficultés de communication et d’information

La difficulté essentielle tient aux différences de registre entre l’émetteur et le récepteur. Les mots ne signifient pas la même chose chez l’un et chez l’autre. De plus, émetteur et récepteur possèdent leur propre échelle de valeur. Un vœu émis pour la direction administrative pourrait être décodé comme une obligation ou encore comme une simple observation selon le cas. D’ailleurs, la communication est insuffisante entre le personnel au magasin de stockage et les autres sections de la Société. Dès lors, tout le monde ne pourrait y circuler et on n’arrive plus à surveiller le mouvement de chacun. Prenons un phénomène de rejet, le responsable le produit demande à son assistant d’écarter les stocks à livrer à Tana et que l’assistant fait le contraire. Alors, imaginons le risque si à ce moment, le responsable de production vient faire un inventaire étant donné que l’horaire de ce dernier n’est pas bien défini. Quant aux informations nécessaires, elles ne sont pas planifiées et ne sont pas disponibles au moment où on a besoin.

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Table des matières

INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE LA RECHERCHE
Chapitre 1 : Généralités sur la société AROMA FOREST
Section 1 : Présentation de la société
1.1. Identification
1.2. Historique
1.3. Objectif
1.4. Produits
Section 2 : Structure organisationnelle de la société
2.1. Structure
2.2. Organisation
2.2.1. Organigramme structurel de la société
2.2.2. Fonctionnement des différents organes
2.2.2.1. Le gérant
2.2.2.2. Le conseiller
2.2.2.3. Le responsable de recherche et développement
2.2.2.4. Le responsable de communication
2.2.2.5. Le responsable de production
2.2.2.6. Le responsable commercial
2.2.2.7. Le responsable administratif et financier
Section 3 : Certification biologique des produits (A.C.O)
Section 4 : Activités et missions de la société
4.1. Activités
4.2. Missions
Section 5 : Aperçu général sur la gestion de production
5.1. Moyens existants pour la production
5.1.1. Moyen matériel
5.1.2 Moyen humain
5.1.3 Matières Premières
5.2. Type de production de la société AROMA FOREST
5.3. Contrôle de production
5.4. Gestion financière
Chapitre II : Théories générales sur la gestion de stocks
Section 1 : Aperçu général sur la Gestion de stocks
1.1. Définition de la Gestion de stocks
1.2. Caractéristiques
1.2.1 La fonction Approvisionnement
1.2.1.1 Terminologie
1.2.1.2 Méthodes d’approvisionnement
1.2.1.3 Construction du calendrier d’approvisionnement
1.2.1.4 Quantité économique à commander
1.2.2 Les procédures de gestion de stocks
1.2.3 La valorisation des stocks
1.2.4 Suivi et contrôle de la gestion de stocks
1.2.5 Gestion matérielle des stocks
DEUXIEME PARTIE : ANALYSE CRITIQUE DE LA SITUATION EXISTANTE
Chapitre I : Difficultés relatives à l’environnement de la gestion de la filière huiles essentielles
Section 1 Difficultés relatives à l’activité de production
1.1. Difficulté de suivi des activités de production
1.2. Augmentation du coût de stockage
1.3. Manque de matériels et insuffisance de l’aire du magasin de stockage
1.4. Difficultés hiérarchiques
1.4.1. Confusions sur la prise de décision
1.4.2. Manque de communication
Section 2 : Difficultés relatives aux ventes
2.1. Difficulté de suivi des besoins
2.2. Absence de procédure formelle de vente en consignation
2.2.1. Les sorties non enregistrées
2.2.2. Les pertes de produits
2.2.3. Les difficultés de recouvrement
2.3. Audit de l’organisme certificateur de la Société
2.4. Retard du délai de livraison
Section 3 : Difficultés relatives aux ressources humaines
3.1. Manque d’effectif
3.2. Manque de formation du personnel sur les sites
3.3. Difficultés de communication et d’information
Chapitre II : Difficultés relatives à la gestion de stocks
Section 1 : Existence des matières premières séchées
1.1. Existence des matières premières séchées
1.2. Inexistence de déclaration des matières premières séchées
1.3. Augmentation du coût de possession de stock
Section 2 : Non -respect du système de traçabilité
Section 3 : Non -respect de la procédure de gestion de stocks
3.1. Retard de transmission des documents
3.2. Tâches du responsable de stock mal défini
3.3. Différence d’inventaire
TROISIEME PARTIE : PROPOSITION DE SOLUTIONS
Chapitre I: Pistes d’amélioration relatives à l’environnement de la gestion de la filière huiles essentielles
Section 1 : Amélioration de la technique de production
1.1. Amélioration du programme de production
1.1.1. Mise en place d’une politique d’approvisionnement adéquate
1.1.2. Mise en place d’un programme d’approvisionnement
1.2. Diminution du coût de stockage
1.3. Adaptation aux nouvelles technologies et extension du magasin de stockage
1.3.1. Adaptation aux nouvelles technologies
1.3.2. Extension du magasin de stockage
1.4 Instauration d’une nouvelle organisation
1.4.1 Description des fonctions
1.4.2. Mise en place d’une politique de communication
Section 2 : Proposition d’amélioration des produits de vente
2.1. Facilité de suivi des besoins
2.2. Révision périodique de prévision des besoins
2.3. Garantir un système assurance qualité
2.4. Maîtriser la production
Section 3 : Renouvellement du personnel
3.1. Recrutement du personnel et attribution des tâches
3.2. Formation du personnel
3.3. Mise en place d’une politique de communication et d’information
Chapitre II : Pistes d’amélioration relatives à la gestion de stocks
Section1 : Minimisation du volume des matières premières séchées
1.1. Diminution du volume des matières premières séchées
1.2. Prise de décision concernant les matières premières séchées
1.3. Diminution du coût de stockage
Section 2 : Mise en place d’un modèle de méthode de travail
2.1. Avoir une traçabilité permanente de tous les produits réceptionnés
Section 3 : Optimisation de la procédure de gestion de stocks
3.1. Transmission à jour des documents comptables
3.2. Définition des tâches du responsable de stock
3.3. Minimisation de la différence d’inventaire
Chapitre III : Les solutions retenues et les résultats attendus
Section 1 : Les solutions retenues
1.1. Maîtriser la production
1.2. Garantir un système assurance-qualité
Section 2 : Les résultats attendus et recommandations générales
2.1. Les résultats attendus
2.1.1. Impact sur le plan économique
2.1.2. Impact sur le plan financier
2.1.3. Impact sur le plan social
2.1.4. Impact sur le plan commercial
2.2. Recommandations générales
2.2.1. Formation du personnel
2.2.2. Informatisation de la gestion de stocks et de production
2.2.3. Modèle de plan de relation entre achat – stock – vente
CONCLUSION GENERALE
Annexes
Bibliographie