OPTIMISATION DE LA FONCTION APPROVISIONNEMENT

Marketing achat

               L’objectif est d’étudier le marché, de réunir un ensemble d’information permettant de prendre des décisions économique et de choisir les fournisseurs. L’acheteur doit aussi, disposer d’un catalogue fournisseurs (documentation). L’acheteur se situe en effet, à un nœud de communication entre l’entreprise et son environnement. Ses fonctions vont donc se repartir selon deux orientations.
• Vers l’intérieur : il aide à la définition précise des besoins, participe aux diverses décisions d’achat, et assure ensuite le suivi, la gestion et le contrôle des achats.
• Vers l’extérieur : L’acheteur assure en priorité, la recherche des informations sur les marchés fournisseurs, nécessaires aux décisions d’achat.
Il gère le système d’informations sur les fournisseurs, dirige le système d’évaluation et de sélection, définit les politique d’achat par une analyse stratégique approprié du marché. C’est ce domaine d’activité que nous appellerons le marketing externe des achats, et il dirige la négociation aboutissant à des engagements fermes. En effet, les besoins de l’entreprise évoluent avec son environnement. Nous avons vu les théories sur l’achat, passons maintenant aux théories sur la gestion des stocks.

Tâches administratives au magasin

– Réception : qualitative et quantitative.
– Rangement : suivant le mode d’organisation du magasin.
– conservation : cette opération donne lieu à une tache administrative très importante, qui est l’inventaire par comptage.
– Prélèvement : rédaction d’un bon de sortie inscrivant la quantité prélevée, d’enregistrer, éventuellement, la sortie sur les fiches de stocks.
– Distribution : expédition.
Les taches administratives du magasin ne servent pas qu’à tenir des états, il est à la base même de la connaissance des consommations et des stocks sur laquelle est fondé le réapprovisionnement. Il est donc important qu’il soit exécuté soigneusement et sans retard.La constitution d’un stockest indispensable pour le bon fonctionnement d’une société, mais il incite des problèmes.

Hypothèses fixées pour optimiser la fonction approvisionnement

           Selon le thème intitulant « Optimisation de la fonction approvisionnement, cas du Tranombarotra EZAKA », notre souci est donc de trouver les meilleures manières d’optimiser la fonction approvisionnement de l’entreprise. Plusieurs facteurs peuvent conduire à son optimisation, mais nous avons choisi le procédé d’achat et la gestion des stocks. L’achat consiste à fournir aux services utilisateurs les produits dont ils ont besoin au coût minimum. En parlant du procédé d’achat, nous avons avancé qu’un meilleur procédé d’achat favorise l’optimisation de la fonction approvisionnement. C’est la première hypothèse. En outre, la gestion des stocks, est également un autre facteur d’optimisation de la fonction. La gestion des stocks est un outil de régulation des entrées et des sorties des marchandises dans l’entreprise, pour permettre la continuité normale de son activité. Ainsi une meilleure gestion des stocks favorise l’optimisation de la fonction. C’est la deuxième hypothèse qu’il faut vérifier durant l’étude. Maintenant, nous allons présenter de façon plus claire ces hypothèses énumérées ci-dessus
• Première hypothèse:« une meilleur procédé d’achat favorise l’optimisation de la fonction approvisionnement. »
• Deuxième hypothèse : «une meilleur gestion des stocks favorise la satisfaction des besoins au coût minimum. »
Vu les hypothèses énoncées, entamons ensuite la traduction des hypothèses en variables.

Discussions relatives à l’hypothèse première selon laquelle « Un meilleur procédé d’achat favorise l’optimisation de la fonction approvisionnement »

                Compte tenu de ce que cette fonction a pour mission d’assurer l’acquisition des biens et services nécessaires à l’activité de l’entreprise, elle répond à ses besoins par les possibilités du marché, avec son objectif principal qui consiste à minimiser la dépense totale d’approvisionnement15. En fait, les théories énoncées dans le chapitre premier indiquant que le processus de décision d’achat comporte, en général, quatre phases : celle du besoin, celle d’instruction du dossier, celle de décision, et celle du suivre et de contrôle. Et chaque phase englobe des différentes étapes à suivre.
Phase de besoin A cette phase doit être défini l’objet à acheter, ses caractéristiques, les quantités nécessaires, les prestations annexes, ainsi que les prix de références.Selon les résultats, les étapes qui devraient y être exercées sont insuffisantes. La détermination des quantités nécessaires pour une période donnée est indécente.Alors que connaître la quantité nécessaire pour une période est indispensable pour que le service achat puisse remplir sa fonction principale,celle de fournir aux services utilisateurs (le service commercial) des matières ou des services dans les quantités et les qualités requises, au moment voulu à un coût minimum.L’estimation des besoins en quantitésdevrait être prévue par l’organisation pour éviter des pannes d’activités (rupture des stocks), générant des manques à gagner (cessation de vente, perte de clientèle) et des coûts supplémentaires.
Phase d’instruction du dossier Cette phase comporte en général trois étapes : la prospection du marché-fournisseur, les évaluations diverses et la sélection finale desfournisseurs. Mais il ressort des résultats que cette phase est absente dans le processus d’achat de la société. Et malgré l’importance des étapes à suivre, la sélection des fournisseurs des effets vestimentaires et des autres accessoires s’exécute d’une manière imprécise. Et le choix des fournisseurs des marchandises générales ne comporte aucune étude des différentes variables qui influencent les achats, bien que la prospection du marché-fournisseur permette de collecter des informations concernant l’environnement PESTEL de l’entreprise, afin de pouvoir prendre des décisions. Par la suite, elle permet d’évaluer les différentes propositions des fournisseurs pour un achat, en fonction des critères requises, afin de sélectionner le ou les fournisseurs qui correspondent aux profils recherchés.Ainsi la phase d’instruction du dossier favorise le choix sur le fournisseur qui offre le produit dans la quantité et qualité demandée à un coût optimal.Pourtant, cette phase est vraiment négligée dans cette société, malgré ses influencesà satisfaire des besoins au minimum de coût.
Phase de décision La phase de décision est composée d’une succession de trois étapes, qui n’est autre que la négociation d’achat, la décision technique et financière, et l’achat proprement dit ou bien la passation de commande.Les résultats font ressortir que l’étape de la négociation d’achat n’est pas réalisée pour certaines catégories d’achat, telest le cas des effets vestimentaires et des autres fournitures. De plus, l’étape de la décision technique et financière est complètement ignorée. Pour la plupart des produits, le responsable ne se soucie pas de chercher la meilleure façon d’effectuer les achats, de la manière la plus avantageuse possible. Or, la négociation d’achat permet d’obtenir les meilleures offres possibles concernant les prix des produits, (ex : remise), et améliore la relation avec les fournisseurs pour favoriser cette négociation. Et l’avantage à tirer de cette relation déclencherait la réduction des coûts de la fonction approvisionnements. La deuxième étape qui se rapporte à la décision technique et financière permet de mieux appréhender les moyens mis en œuvre pour exécuter les fonctions du service achats, et pour bien choisir la meilleure manière de réaliser les achats, et aussi pour bien définir le budget adéquat à chaque type d’achat.Cela procure à l’entreprise une meilleure utilisation de ses ressources qu’elles soient humaines, temporelles ou financières, en évitant des gaspillages. Il conviendrait de souligner que, cette étape devrait être prise au sérieux par les responsables de la société, étant donné que son manque de considération constitue l’une des principales raison de leur rupture de stock.
Phase de contrôle Cette phase intègre l’inspection quantitative, l’inspection qualitative, et la vérification de la facture des produits achetés. Le constat des faits a montré que l’exécution des étapes dans cette dernière phase du processus d’achat de l’entreprise est prise à la légère. Le responsable de l’approvisionnement a des difficultés à exécuter soigneusement toutes les tâches qui lui sont confiées. Et le contrôle relatif à chaque commande laisse à désirer. Cependant, cette phase de contrôle évite de générer des pertes concrétisées par des coûts supplémentaires. Elle doit être prise au sérieux afin que les quantités et les qualités des produits acquis correspondent aux achats réalisés et aux factures correspondantes.Cela éviterait de fournir à la clientèle une marchandise qui ne conviendrait pas à son attente. Il ressort de ces discussions relatives à l’hypothèse numéro un, que les étapes à suivre à chaque phase du processus d’achat tiennent un rôle respectif prépondérant favorisant l’optimisation de la fonction approvisionnement, en d’autre termes la satisfaction des besoins au minimum des coûts. Le non respect de ce procédé d’achat ferait entrave à l’accomplissement des missions de sa fonction approvisionnement, et engendrerait des coûts supplémentaires pour l’entreprise. Ainsi, cette hypothèse numéro un : « un meilleur procédé d’achat favorise l’optimisation de la fonction » est donc confirmée. Nous avons vu la discussion sur l’hypothèse première, passons, tout de suite à la discussion sur la deuxième hypothèse.

Le stock minimum

            Il convient de définir pour chaque article un stock minimum qui doit figurer sur la fiche de stock.Pour fixer cette quantité, deux éléments entre en considération :
– la consommation moyenne pendant une unité de temps par mois par exemple;
– le délai de réapprovisionnement.
Le stock minimum théorique est égal aux produits de ces deux facteurs.

Table des matières

INTRODUCTION
Chapitre I : MATERIELS ET METHODES
Section 1 : Matériels
1.1. Zone d’étude et ses caractéristiques
1.2. Matériels utilisés
1.3. Types d’enquête
1.4. Élaboration du questionnaire
1.5. Présentation de l’entreprise
1.5.1.Historique de l’entreprise
1.5.2. Activité de la société
Section 2 : Méthodes
2.1. Collecte des données
2.2. Observation participative
2.3. Approche et outils théoriques portant sur le thème
2.3.1. Achat
2.3.1.1. Stratégie d’approvisionnement
2.3.1.2. Critères d’achat
2.3.1.3. Processus de décision d’achat
2.3.1.4. Marketing d’achat
2.3.2. Gestion des stocks
2.3.2.1. Définitions
2.3.2.2. Tâches administratives au magasin
2.3.2.3. Rôles des stocks
2.3.2.4. Inconvénients des stocks
2.3.2.5. Critères de gestion du stock
2.3.2.6. Mode de régulation des stocks
2.4. Méthode d’analyse SWOT
2.4.1. Définition
2.4.2. Analyse des quatre facteurs
2.4.3. Avantage et limite de l’analyse SWOT
Section 3: Modélisation
3.1. Hypothèse fixées pour optimiser la fonction approvisionnement
3.2. Traduction des hypothèses en variables
Chapitre II: RESULTATS
Section 1: Processus d’achat
1.1. Préparation des achats
1.2. Passation de commande
1.3. Envoi des marchandises livraison, réception
Section 2: Gestion des stocks
2.1. Magasin
2.2. Rôles des stocks
2.3. Régulation des stocks
2.4. Problèmes rencontrés
Section 3: Coûts de la fonction
3.1. Coût d’acquisition
3.2.. Coût de détention
3.3. Coût de non qualité
Section 4: Relation entre les variables explicatives et la variable expliquée
4.1. Rapport procédé-optimisation
4.2. Rapport gestion des stocks-optimisation
Chapitre III: DISCUSSIONS ET RECOMMANDATION
Section 1: Discussions
1.1. Discussions relatives à l’hypothèse première
1.1.1. Phase de besoin
1.1.2. Phase instruction du dossier
1.1.3. Phase de décision
1.1.4. Phase de contrôle
1.2. Discussion relative à la deuxième hypothèse
1.2.1. Magasin
1.2.2. Analyse des différent frais
1.2.3. Régulation des stocks
1.3. Discussion relative aux relations de dépendance entre les variables
1.4. Analyse SWOT de la fonction approvisionnement
1.4.1. Forces
1.4.2. Faiblesses
1.4.3. Opportunités
1.4.4. Menaces
Section 2: Recommandations
2.1. Moyens de gestion et réapprovisionnement
2.1.1. Gestion par fiche
2.1.2. Gestion financière
2.1.3. Gestion des approvisionnements
2.1.4. Inventaire par comptage
2.2. Solutions pour l’amélioration de la fonction
2.2.1. Pour le procédé d’achat
2.2.2. Pour la gestion des stocks
CONCLUSION GENERALE
Bibliographie
Webographie
Annexes
Annexe 1 : Organisation de la société
Annexe 2 : Modèles déterministes
Annexe 3 : Calcul des corrélations
Annexe 4 : Questionnaire

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