Soutenance mémoire
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Le rapporteur général I
Le rapporteur général I est chargé de l’Administration des Finances et du Personnel ou appel aussi l’ordonnateur secondaire.
L’ordonnateur secondaire est responsable :
– De la gestion budgétaire et financière des crédits qui leur sont alloués et des règles d’engagement, de liquidation, et d’ordonnancement (ou de mandatement) des dépenses publiques,
– Du respect de la législation et de la règlementation relative à la gestion du personnel.
– Du respect de la législation et de la règlementation relative aux marchés publics.
La Direction Financière
La Direction Financière assure les responsabilités suivantes : fixation d’une politique générale pour les services dans la Direction Financière, détermination des objectifs globaux, optimisation du résultat financier, coordination de toutes les activités au sein de ces services, assurance de la performance et de l’esprit d’équipe.
La Direction Administrative
La Direction Administrative assure les responsabilités suivantes : orientation des subordonnées vers les objectifs, les politiques et les traditions de l’organisation, définition de leur responsabilité et les limites de l’autorité, clarification de l’attribution de leur tâche, les pilote vers une performance améliorée, encouragement et formation des subordonnées.
Le Rapporteur Général II
Le Rapporteur Générale II est chargé des Relations Publiques et des Affaires Législatives.
Le Rapporteur Général II est responsable :
– A l’ouverture de Réunion de la HAT.
– Lire les décrets définissant la réunion.
– Communication internationale.
– A l’accueil et à la création d’un environnement propre à faciliter la motivation et l’épanouissement continu des cadres de l’institution.
La Direction de législation et des études
Missions et attributions :
– Représenter l’Etat tant comme demandeur comme défendeur devant les juridictions administratives et judiciaires.
– Etudier et préparer les transactions à intervenir dans les affaires engageant la responsabilité de l’Etat.
– L’étude et du contrôle juridique des conventions engageant l’Etat.
– Assurer l’assistance judiciaire auprès du chef du gouvernement et des différents départements ministériels.
– La mise à jour des recueils des textes constitutionnels, législatifs et règlementaires de la République ainsi que des recueils des circulaires administratives.
La Direction de Décentralisation et des Relations Publiques
Elle regroupe : les services qui sont chargés d’assurer la conception des mécanismes dynamiques d’informations et de communications susceptibles d’établir et de développer des relations entre le Sénat, ses partenaires et l’opinion publique.
Présentation de la Direction Financière
Conformément aux principes déterminées par le Rapporteur Général I et pour faire face à l’environnement actuel, la Direction Financière a été réorganisée de telle manière que les fonctions financières y soient intégrées entièrement et notamment le budget. Pour répondre à ce besoin, elle repose son action sur sept services d’après l’organigramme en annexe :
– Service logistique.
– Service solde.
– Service approvisionnement.
– Service comptabilité matière.
– Service parc véhicule.
– Service transit.
– Service budget.
Service logistique
Ce service est assuré par le responsable de logistique interne et externe de la HAT comme l’entretien du bâtiment, électricien, concierge, coursier.
Le responsable électrique est tenu de coordonner toutes les activités électriques de la HAT, assurer le remplacement des matériels électriques abimés et l’installation électrique.
Le responsable du bâtiment est tenu de coordonner toutes les activités du bâtiment de la HAT, garantir l’entretien du bâtiment : palais (Anosy, Ampefiloha, Analamahitsy), domicile des membres du Bureau Permanent, salle de séance, salle de commission, et assurer aussi la réparation du bâtiment, comme les matériels électriques, électricité.
Le concierge est le responsable de la gestion de chambre de passage pour faire la session parlementaire.
Le coursier est le responsable de la chambre d’occupation du matériel à Analamahitsy comme le matériel de cuisine, le lit, le matelas.
Service solde
Il assure :
– Les opérations financières et comptables concernant la rémunération du personnel.
– Le règlement des indemnités dues aux membres du HAT.
Service approvisionnement
Ce service est assuré par le responsable d’approvisionnement dont les rôles respectifs sont les suivantes :
L’identification des besoins d’Institution comme les fournitures de bureaux, consomptibles informatiques, produits d’entretien, matériels et mobiliers de bureau, matériels et mobiliers de logements, entretien et réparation des matériels, mobiliers de bureau et matériels informatiques, gestion de commande, gestion de stock, suivi de paiement des fournisseurs, faisabilité de fiche de stock par article, établissement du journal des entrées et sorties.
Service comptabilité matière
Ce service est assuré par le responsable de comptabilité matière et le dépositaire comptable, dont les rôles respectifs sont les suivantes :
Gestion des matériels durable à plus d’un an comme les immobilisations corporelles, recensement et suivi de biens immeubles et meubles, prise en charge en écriture de la quantité de la valeur et de mouvement des patrimoines mobiliers, sauvegarde et sécurisation de patrimoine de l’Etat contre toute gabegie et dilapidation, faisabilité de l’inventaire périodique 2 fois par an et l’inventaire physique.
Le dépositaire comptable est le responsable de la garde, conservation et de l’entretien de matériel en service ainsi que de la régularité des écritures les concernant en tant que personnel du service de comptabilité matière, il est mis à la disposition de chef de service de tous les travaux concernant les missions de tous les services.
La comptabilité matière fait l’approbation des comptes pour obtenir un quitus, chaque année le service de la comptabilité de matière doit fournir des dossiers comptables au Ministère du Budget afin d’obtenir un quitus.
Service Parc Véhicule
Ce service est assuré par le responsable du Parc Véhicule dont les rôles respectifs sont les suivants :
Gestion de matériel roulant comme le véhicule de service Pool, le car personnel, coordination du chauffeur et le personnel de mécanicien, achat de pièce avec proforma, établissement du bon de commande, bon d’entretien, bon pour usage de voiture de service de l’HAT, maintenance des véhicules, gestion de garages administratifs, préparation de la situation des véhicules : voitures en marche, en panne, en marche à récupérer.
Service Transit
Ce service est assuré par le responsable du Transit dont les rôles respectifs sont les suivants : Assurance du déplacement intérieur et extérieur de la HAT, prospection de cas de la famille de la HAT, intervention par avion ou par terre, prospection de la convocation : à propos de billets d’avions, appel du Sénateur : arrivée à la première session ou deuxième session extraordinaire, intervention à l’AIRMAD, préparation d’ordre de route du cabinet du personnel, préparation d’ordre de mission de la HAT.
Service Budget
Ce service est assuré par une équipe d’une responsable du budget, le chef de service, par nomination : le gestionnaire d’activités et le Régisseur, les exécuteurs administratifs. Nous allons donc voir chacune des responsabilités à assurer par chaque type d’activités :
Le chef de service est le responsable du programme tient à la fois une responsable politique et une responsabilité de gestion. Il concourt à l’élaboration des choix stratégiques sous l’autorité du coordonnateur de programme et il est responsable de leur mise en œuvre opérationnelle. De façon plus précise, il est responsable du pilotage stratégique du programme.
Le gestionnaire d’activités est le responsable des informations sur l’exécution des activités transmises à l’ordonnateur secondaire, il est notamment responsable de la certification des services faits ou des activités réalisées.
Le régisseur est chargé d’effectuer le paiement par caisse d’avance de toutes les dépenses relatives aux :
– Fêtes et cérémonies officielles.
– Eau et électricité.
– Frais postaux.
– Documentation et abonnement.
– Visites officielles.
– Redevances téléphoniques.
Le régisseur de la régie financière liquide et encaisse les recettes et il verse aussi les recettes au trésorier assignataire. Les exécuteurs administratifs sont les responsables de ce remboursement des frais médicaux, engagement des carburants, engagement de l’entretien de véhicule, engagement des indemnités extérieures et intérieures, engagement des fournitures, engagement de la comptabilité matière, engagement des bâtiments, engagement du programme d’investissement public.
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Table des matières
§ Première partie : Aperçu global de la situation
Chapitre I : Présentation générale de l’institution
Section 1 : Généralité
Section 2 : Structure organisationnelle
Chapitre II : Notion théorique sur l’outil « Gestion Budgétaire »
Section 1 : Notion fondamentale de budget
Section 2 : Principe d’élaboration du budget public
Conclusion partielle
§ Deuxième partie : Analyse de la situation actuelle
Chapitre I : Problèmes rencontrés au niveau de l’élaboration du budget
Section 1 : Au niveau du personnel
Section 2 : Au niveau de la Loi de Finances
Chapitre II : Problèmes rencontrés au niveau de l’exécution des dépenses
Section 1 : Au niveau du crédit
Section 2 : Au niveau de la procédure
Conclusion partielle
§ Troisième partie : Proposition des solutions
Chapitre I : Solutions préconisées concernant l’élaboration du budget
Section 1 : Concernant le personnel
Section 2 : Concernant la Loi de Finances
Chapitre II : Solutions préconisées concernant l’exécution des dépenses
Section 1 : Concernant le crédit
Section 2 : Concernant la procédure
Chapitre III : Solutions Retenues et Résultats Attendus
Section 1 : Solutions retenues
Section 2 : Résultats Attendus et Recommandations générales
Conclusion partielle
§ Conclusion générale
§ Annexes
§ Bibliographie
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