Notion théorique du contrôle interne et audits

HISTORIQUE DU PORT DE TOAMASINA

Etymologiquement, le port est un endroit aménagé par l’homme sur la côte, afin de permettre aux navires de se mettre à l’abri de la mer, nécessitant donc un aménagement. Actuellement, le port a un sens plus étendu: c’est un endroit aménagé sur la côte, servant non seulement d’abri aux navires, mais aussi de lieu d’activités relative aux opérations commerciales, d’entretien, de chargement et de déchargement des navires. Le Port de Toamasina a été construit sur un site naturel. Ce dernier est constitué par une série de récifs coralliens: le récifs hastie du sud, le grand récif puis le petit récif au milieu à l’Est, et enfin l’île aux prunes au Nord. Récifs formant la protection naturelle d’une vaste rade où les eaux sont pratiquement calmes et suffisamment profondes, le mouillage et le mouvement des navires sont plus aisés.Ce site est particulièrement favorable à la construction et au développement d’un port commercial comme celui du Port de Toamasina. Le trafic fluvial par le canal de Pangalana assure l’écoulement des marchandises vers les régions Sud de la province. Ces deux critères vont très vite donner au Port de Toamasina la prépondérance par rapport aux autres ports de la côte Est. A Toamasina, les navires mouillaient, au départ, en rade où les manutentions se faisaient à dos de l’homme. Cependant, comme l’affirme Guillaume Grandidier en 1991: « la rade est sans aménagement et sans abri, c’est-à-dire que la nature l’a fait: mauvaise et dangereuse».

Depuis la conquête de Madagascar, l’organisation et l’amélioration de la rade occupaient l’esprit des colonisateurs en vue la construction d’un port a alors fait l’objet d’un marché passé avec la consortium franco-allemande en mars 1929. Néanmoins, ce consortium avait nécessité une intense main-d’œuvre. C’est ainsi que Marcel Olivier à son arrivée à Madagascar en qualité de Gouverneur Général de la Colonie institutionnalisa le service de la main-d’œuvre d’intérêt général (ou S.M.O.T.I.G). En 1933, avait même la réception officielle des installations portuaires, le grand navire français le«Maréchal Joffre» accostait pour la première fois au port date de 1935. Ce port est devenu le plu grand et le plus moderne de l’île.

MAGASINAGE

Il appartient au port de s’occuper de l’entreposage des marchandises débarquées jusqu’à la date de leur enlèvement, des marchandises en attente d’embarquement, des marchandises en transbordement et celles non embarquées après la date de départ du navire qui devait les embarquer, voire des marchandises non embarquées faute de navire. Pour maintenir leur état comme à leur réception à l’embarquement ou remises sous palan (débarquées), les marchandises sont stockées et conservées dans les différents entrepôts ouverts tels que les bâtiments, les hangars, les chambres froides, le silo portuaires ou dans les surfaces non couvertes, à savoir les terre-pleins et le terminal à conteneurs.

En contre partie de ces services et responsabilités assignées au Port de Toamasina, le propriétaire de ces marchandises à stocker sera redevable de taxe de magasinage, au-delà de certains délais fixés par la S.E.P.T. Toutefois, le paiement de cette taxe ne donne pas droit aux usagers de laisser indéfiniment les marchandises dans l’emplacement de dépôt. Nous tenons à signaler que l’enlèvement ou le chargement direct (sans l’intermédiaire de l’entreposage) peut être effectué par l’usager. Les cas le plus fréquent est l’enlèvement direct des colis effectué par les représentants de l’Etat (munitions, billets de banque ou autres marchandises importantes ou urgentes).

CAPACITE D’ENTREPOSAGE

Le Port de Toamasina dispose des hangars et magasins de 57.000 m² de possibilité de location des tarifs réduits, d’une chambre froide d’une capacité de 202 m², de terre plein de 87.000 m² avec un terminal à conteneur d’une capacité de 4.000 équivalent à vingt pieds. On note l’existence d’un silo à céréales d’une capacité de 25.000 tonnes d’un silo à ciment d’une capacité de 20.000 tonnes. Un dépôt pétrolier comprend 12 citernes de 8.603m3 de capacité, d’une bande transporteuses pour des minerais de chromes ainsi que des pipe-lines pour les suifs liquides composés de 3 citernes de 1.000 tonnes, de 3 citernes de 2.000 tonnes.

La capacité actuelle du Port de Toamasina est estimée à 1.000.000 tonnes de marchandises générales. Ce potentiel n’est pas encore atteint puisque le trafic annuel est de 600.000 tonnes environ. La capacité nominale du port peut atteindre 1.500.000 tonnes avec le développement de la conteneurisation du trafic et l’amélioration du matériel de manutention. Mais cette possibilité sera surtout conditionnée par le problème d’évacuation des marchandises.

LE MATERIEL NAVAL

Le matériel naval est indispensable à la réalisation des opérations relatives à l’escale des navires (pilotage, remorquage, lamanage, ou mouvement à l’intérieur du port), au transport ou à destination des navires mouillés en rade, au chargement ou déchargement de ces derniers, et enfin au sauvetage des navires en cas d’accident ou sinistre. A son niveau actuel, le parc matériel comprend:
– Deux remorqueurs et deux vedettes de servitudes,
– Une vedette taxi,
– Un chaland citerne d’eau douce,
– Un remorqueur pousseur,
– Trois vedettes de pilotage.

Nous allons citer les différents remorqueurs et les vedettes que le Port de Toamasina utilise pour son exploitation :

a. VAVENTY: construit en 1969, la S.E.P.T l’a reçu en 1970, il a un puissance de 1750 CV. Il a un équipement anti-incendie et est fabriqué à Diégo.
b. ANTSIKA: construit en 1992, sa date de réception est de 1992 et on l’a inauguré le 10 mars 1993. C’est un remorqueur en haute mer. Son constructeur est DAMEN SHIPYARD Hollande. ANTSIKA a une puissance de 2.350 CV.
c. VOLAZARA: Sa date de construction est de 27 octobre 1999. On l’a mis à l’eau le 18 décembre 2000, la S.E.P.T l’a reçu en février 2001 et sa date d’inauguration est le 26 avril 2001. Monsieur DAMEN SHIPYARD Hollande est son constructeur. Ila une vitesse de croisière de 12.2 nœuds, une pousse de 35.3 tonnes au point fixe, une puissance de 2720 CV à 1.600 tonnes par minute et il a aussi un radar, un bande latéral unique (B.L.U), et un équipement anti-incendie. Sa mission :
– Sauvetage en mer et assistance portuaire,
– Déséchouage,
– Remorquage
– Poussage,
– Sécurité incendie25
– Et éventuellement : surveillance côtière
d. FIHAVANANA : C’est une vedette de lamanage, son constructeur est aussi Monsieur DAMEN SHIPYARD Hollande, la S.E.P.T l’a reçu en 1993. Sa puissance est de 224CV.
e. FANATENANA : C’est une vedette de pilotage, son constructeur est aussi Monsieur DAMEN SHIPYARD Hollande, on l’a réceptionné en 1993 ; Il a une puissance de 150 CV.
f. VEDETTE TAXI : Comme son nom l’indique, c’est un moyen de transport des équipages (Marins) au large vers le quai. En outre, le département capitainerie de la S.E.P.T est doté du système de communication à base d’information sur les fréquences radio :
Canal 16 : veille de sécurité
Canaux 6 à 12 : opérations portuaires
55. B pour toute fréquence marine.

Si telle est donc l’organisation du port autonome de Toamasina et que notre problématique concerne l’approche théorique et pratique d’audit au sein du cette grande entreprise, notre seconde chapitre va donc permettre de définir le sens d’audit et le contrôle interne.

DEFINITION DE L’AUDIT

Le mot « audit » vient du mot latin « audire » qui veut dire « écouter ».Toutes organisations économiques ont toujours exigé des informations financières et comptables. Le besoin de vérifier ces informations s’est fait sentir très tôt, impliquant un contrôle des comptes (une « écoute » des comptes) : fondamentalement, l’audit est un examen critique qui permet de vérifier les informations données par l’entreprise. Il serait vain de chercher qui a pu être le premier auditeur des comptes, mais il est logique de voir son apparition le jour où un propriétaire a confié la gestion de son domaine ou de son commerce à un régisseur, et qu’il en a fait vérifier les comptes par un spécialiste compétent et indépendant.Depuis les années 1970, le mot audit est à la mode et est interprété de divers manières, parfois directement liées à la vérification des comptes annuels des entreprises, mais parfois fort éloignés. Le mot audit est entré dans le langage courant mais certaines définitions lui préfèrent d’autres noms, comme nous verrons ci-dessous.

L’institut des auditeurs internes (Institute of Internal Auditors) a proposé en 1989 la définition suivante : « l’audit interne est une fonction indépendante d’appréciation, exercée dans une organisation par un de ses départements, pour examiner et évaluer les activités de cette organisation. L’objectif de l’audit interne est d’aider les membres de l’organisation à exercer efficacement leurs responsables. A cet effet, l’audit interne leur fournit des analyses, appréciations, recommandations, conseils et informations sur les activités examinées ».L’auditeur interne est concerné par toutes les phases de l’activité de l’entreprise qui intéressent la direction. Ceci implique d’aller au-delà des aspectes comptables et financiers pour atteindre une pleine compréhension des opérations examinés.

Parvenir à cet objectif final implique les activités suivantes :
– Examiner et apprécier la certitude, la suffisance et l’application des contrôles comptables, financiers et opérationnels et promouvoir un contrôle efficace à un coût raisonnable.
– Vérifier à quel point les actifs de la société sont justifiés et préservés des pertes de toutes sortes,
– Vérifier l’exactitude des informations utilisées par la direction,
– Evaluer la qualité de l’action dans la mise à exécution des responsabilités assignées,
– Recommander des améliorations opérationnelles.

L’audit interne est, dans son sens le plus fréquents, une activité indépendante d’appréciation, dans le cadre d’une entreprise ou d’une organisation, qui porte sur l’examen des opérations comptables, financières et autres, l’ensemble conçus dans une personne de services destinés principalement à la direction.Dans son acceptation la plus large, l’audit peut se définir comme « un procédé systématique et objectif visant à des information économiques ou à des évènements afin d’évaluer le degré de conformité de ces assertions aux critères établies et à communiquer les résultats de cette évaluation » (d’après l’Auditing Concepts Commitee USA) ;Visant à obtenir et à évaluer les éléments des documents justificatifs de l’entreprise ainsi que des travaux effectués par l’auditeur qui permettent d’apporter la preuve de la véracité des assertions ; la constitution de cette preuve forme la base de travail de l’auditeur. Concernant les assertions : ils constituent une affirmation ou une proposition que l’on soutient comme vraie, Et afin d’évaluer le degré de conformité de ces assertions à l’égard des critères établies. Les critères les plus fréquents sont :
– La régularité : ou la conformité à une règle, qui peut être interne ou externe à l’entité émettrice de l’information (on parle aussi d’audit de conformité),
– La sincérité : (ou la fidélité) avec laquelle les faits sont traduits dans l’information, conformément aux règles admises.
– L’efficacité, il s’agit là d’un ensemble de critères (eux-mêmes susceptibles de se combiner avec les critères de régularité et de sincérité) généralement décomposé en trois éléments essentiels tels que :
– économie : dans l’acquisition des ressources mises en œuvre,30
– efficience : rapport entre les bien ou les services produits d’une part et les
ressources utilisées d’autre part,
– efficacité : mesure dans laquelle les buts visés ou les effets recherchés ont été atteints.

« La collection RINDRA » dans son ouvrage intitulé « audit externe : manuel d’audit financier à l’usage des praticiens et des entreprises » nous donne ainsi la définition de l’audit interne comme « une fonction créée au sein d’une entreprise qui a pour but de procéder à un examen systématique, et à une évaluation suivant normes des activités de l’entreprise à titre du service à la direction et permettant de : Sécuriser leurs décisions par un examen et une évaluation systématique du contrôle interne et des activités, Favoriser l’amélioration des différents systèmes et activités par la communication de recommandations appropriées .

Table des matières

REMERCIEMENTS
INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : NOTION THEORIQUE DU CONTROLE INTERNE ET AUDITS
CHAPITRE PREMIER : LA PRESENTATION GENERALE DU PORT DE TOAMASINA
1.1. HISTORIQUE DU PORT DE TOAMASINA
1.1.1. RAPPEL HISTORIQUE
1.1.2. LES DIFFERENTS REGIMES ADMINISTRATIVES
1.2. LA STRUCTURE ORGANISATIONNELLE DE LA S.E.P.T.
1.2.1. ORGANIGRAMME GENELAL DE LA S.E.P.T
1.2.2. DESCRIPTION DES TACHES ET ATTRIBUTIONS
1.2.2.1. LE CONSEIL D’ADMINISTRATION (C.A)
1.2.2.2. L’ADMINISTRATEUR DELEGUE
1.2.2.3. DIRECTIONS SECTORIELLES
1.2.2.3.1. DIRECTION D’APPUI
1.2.2.3.2. DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
1.2.2.3.3. DIRECTION FINANCIERE
1.2.2.3.4. LA DIRECTION DES OPERATIONS PORTUAIRES
1.2.2.3.5. SECURITE ET SURETE DES NAVIRES ET DES INSTALLATIONS PORTUAIRES
1.3. LES ACTIVITES DE LA S.E.P.T
1.3.1. LES PRESTATIONS AUX NAVIRES (OPERATION DE CAPITAINERIE)
1.3.1.1. LES OPERATIONS D’ESCALE
1.3.1.1.1. LE PILOTAGE ET LE REMORQUGE:
1.3.1.1.2. LE STATIONNEMENT, LE LAMANAGE ET LA VEILLE DE SECURITE:
1.3.1.1.3. LOCATION DE MATERIEL NAVAL:
1.3.1.2. LES AUTRES PRESTATIONS AUX NAVIRES
1.3.1.2.1. CESSION D’EAU DOUCE
1.3.1.2.2. ENLEVEMENT D’ORDURES MENAGERES
1.3.1.2.3. PIQUAGE DES ROUILLE, PEINTURE
1.3.2. LES PRESTATIONS D’ACCONAGE
1.3.2.1. MANUTENTION
1.3.2.1.1. AU DEBARQUEMENT:
1.3.2.1.2. A L’EMBARQUEMENT:
1.3.2.1.3. AU TRASNBORDEMENT
1.3.2.1.4. SUR LE TERMINAL A CONTENEURS
1.3.2.2. BROUETTAGE ET LOCATION DE MATERIEL
1.3.2.2.1. BROUETTAGE:
1.3.2.2.2. LOCATION DES MATEREIL ROULANT:
1.3.2.2.3. LOCATION DE MATERIEL DIVERS
1.3.2.3. LOCATION DE MAIN D’ŒUVRE
1.3.2.4. LOCATION DE PERSONNEL
1.3.2.5. MAGASINAGE
1.3.2.6. LOCATION DE SURFACE
1.3.2.7. OUVERTURE DE MAGASIN
1.3.3. REPARATIONS ET PRESTATIONS DIVERSES
1.4. LA CAPACITE PORTUAIRE
1.4.1. INFRASTRUCTURE
1.4.1.1. FACILITE D’ACCUEIL DES NAVIRES
1.4.1.2. CAPACITE D’ENTREPOSAGE
1.4.2. PARC MATERIEL D’EXPLOITATION
1.4.2.1. LE MATERIEL ROULANT
1.4.2.2. LE MATERIEL NAVAL
DEUXIEME CHAPITRE : NOTIN D’AUDIT
2.1. GENERALITE SUR L’AUDIT INTERNE
2.1.1. DEFINITION DE L’AUDIT
2.1.2. LES CARACTERISTIQUES DE L’AUDIT
2.2. LES PROFESSIONNELS DE L’AUDIT ET SON RAPPORT
2.2.1. PROFESSIONNELS DE L’AUDIT
2.2.1.1. LES AUDITEURS EXTERNES
2.2.1.2. LES AUDITEURS INTERNES
2.2.2. LE RAPPORT D’AUDIT
2.3. METHODOLOGIE DE L’AUDITEUR
2.3.1. LA PRISE DE CONNAISSANCE
2.3.2. EVALUATION DU CONTROLE INTERNE
2.3.2.1. LA DESCRIPTION DES PROCEDURES
2.3.2.2. LES TESTS DE CONFORMITES
2.3.2.3. L’EVALUATION DE L’EFFICACITE
2.3.2.4. LES TESTS DE PERMANENCES
2.3.2.5. L’EVALUATION DU CONTROLE INTERNE
2.4. NOTION DE L’AUDIT EXTERNE
2.4.1. DEFINITION ET CONTENU
2.4.2. METHODOLOGIE DE L’AUDIT EXTERNE
2.4.2.1. LA PRE ETUDE
2.4.2.2. LA VERIFICATION INTERIMAIRE
2.4.2.3. LA VERIFICATION DE FIN D’EXERCICE
2.4.3. RELATION ENTRE L’AUDIT INTERNE ET L’AUDIT EXTERNE
TROISIEME CHAPITRE : LE CONTROLE INTERNE
3.1. DEFINITIONS DU CONTROLE INTERNE
3.1.1. LE SENS DU CONTROLE INTERNE
3.1.2. UTILITE DU CONTROLE INTERNE
3.2. ANALYSE DES ONJECTIFS DU CONTROLE INTERNE
3.2.1. LA PROTECTION DU PATRIMOINE
3.2.2. LA FIABILITE ET L’EXHAUSTIVITE DES INFORMATIONS
3.2.3. L’UTILISATION EFFICACE DES MATERIELS ET DES RESSOURCES HUMAINES
3.2.4. LE RESPECT DE NORMES
3.2.5. LA MAITRISE DE L’ENTREPRISE
3.3. LES MOYENS DU CONTROLE INTERNE
3.3.1. UNE ORGANISATION ADEQUATE
3.3.2. UN PERSONNEL COMPETANT ET INTEGRE
3.3.3. UN SYSTEME COMPTABLE APPROPRIE
3.3.4. UNE DOCUMENTATION SATISFAISANTE
3.3.5. UN SYSTEME D’AUTORISATION ET DE SUPERVISION
3.3.6. DES MOYENS MATERIELS DE PROTECTION
3.4. PRINCIPES FONDAMENTAUX DE CONTROLE INTERNE
3.4.1. PRINCIPE D’ORGANISATION
3.4.2. PRINCIPES DE SEPARATION DES FONCTIONS
3.4.3. PRINCIPES D’INTEGRATION
3.4.4. PRINCIPES D’INDEPENDANCE
3.4.5. PRINCIPE DE PERMANENCE
DEUXIEME PARTIE :INTERVENTION DE L’AUDIT INTERNE DANS LE SYSTEME DE FACTURATION SUR NAVIRES DE LA S.E.P.T.
CHAPITRE PREMIER : PRISE DE CONNAISSANCE DU DEPARTEMENT FACTURATION
1.1. ORGANISATION GENERALE DU DEPARTEMENT FACTURATION
1.1.1. MISSION
1.1.2. ORGANIGRAMME DU DEPARTEMENT FACTURATION
1.2. DESCRIPTION DES TACHES DE CHAQUE BUREAU DE FACTURATION
1.2.1. CHEF DU DEPARTEMENT
1.2.2. BUREAU FACTURATION NAVIRES ET AUTRES PRESTATIONS
1.2.3. BUREAU FACTURATION CONTENEURS
1.2.4. BUREAU FACTURATION DES MARCHANDISES CONVENTIONNELLES
DEUXIEME CHAPITRE : EVALUATION DU CONTROLE INTERNE
2.1. DESCRIPTION DES PROCEDURES
2.1.1. MODALITE DE LA FACTURATION DU CLIENT
2.1.1.1. LA COMMANDE DU CLIENT
2.1.1.2. LA FACTURATION DU CLIENT
2.1.1.3. TRAITEMENTS COMPTABLES DES FACTURES DE PRESTATIONS
2.1.1.4. REGLEMENT DU CLIENT
2.1.2. PRINCIPE DE FACTURATION SUR LES PRESTATIONS AUX NAVIRES
2.1.2.1. PRESTATION DE LA CAPITAINERIE
2.1.2.2. AUTRES PRESTATIONS AUX NAVIRES
2.1.2.3. PRINCIPE GENERAL DE LA FACTURATION
2.1.3. GESTION DE FACTURATION NAVIRES
2.2. EVALUATION DEFINITIVE DU CONTROLE INTERNE
2.2.1. LES POINTS FORTS DU SYSTEME FACTURATUION SUR NAVIRE
2.2.1.1. LA PRECISION ET L’UNICITE DE LA RESPONSABILITE DU ERVICE FACTURATION SUR NAVIRE.
2.2.1.2. AVANTAGES LIES À L’ORGANISATION DU SERVICE FACTURATION SUR NAVIRE
2.2.1.3. PRINCIPE DE FACTURATION
2.2.1.3.1. LA MONNAIE DE TARIFICATION
2.2.1.3.2. TRAITEMENT DE LA FACTURE
2.2.1.4. LA MISE EN ŒUVRE DU CODE I.S.P.S
2.2.2. SES FAIBLESSES
2.2.2.1. APPLICATION DE LA PROCEDURE
2.2.2.2. STRUCTURE DU SERVICE FACTURATION
2.2.2.3. MOYENS MIS EN ŒUVRE
TROISIEME CHAPITRE : VALIDATION DU RESULTAT DE L’ANALYSE DES INFORMATIONS
3.1.1. AMELIORATION DU STRUCTURES EXISTANTS
3.1.2. AMELIORATION DE L’APPLICATION DE LA PROCEDURE
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE

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