nformatisation du traitement des informations et utilisation du réseau Internet

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Organisation fonctionnelle :

L’organisation de l’entreprise est l’une des condit ions essentielles de la suivi du système d’entreprise : qui fait quoi dans l’entreprise? Ave c qui ? Dans quel but ?
La structure de la JIRAMA désigne une organisation subdivisée en unité relativement autonome à partir des critères opérationnels, que ce soit par activité ou par zone géographique. Chaque unité opérationnelle, chaque division a sespropres services fonctionnels spécialisés.
Pour le bon fonctionnement et bon suivi des activités de la JIRAMA; plusieurs services y ont été instaurés.
L’organigramme décrit l’architecture de l’entreprise, il indique sa structure et les diverses liaisons qui existent entre les services et les membres qui la composent. Elle doit mettre en évidence les diverses tâches des services et des membres du personnel. (Annexe I)

Les rôles des directions

Avant de citer les rôles des directions, voyons d’a bord les organes de la société. Conformément à l’article 12 de l’ordonnance n° : 7 5.024 du 17 Octobre 1975, les organes
composant la JIRAMA sont :
– Le conseil d’administration
– La Direction Générale
– Le Contrôleur Général
– Les Commissaires aux Comptes

Le conseil d’administration (article 13)

Le rôle du conseil d’administration est celui fixé par le droit commun. Il est composé de huit membres répartis comme suit :
– 4 représentants de l’Etat
– 2 représentants du personnel
– 2 nommés pour leur compétence particulière
Les conseils d’administration sont désignés nommément par Décret pris en conseil des Ministres.

La Direction Général e

Elle est l’organe d’exécution des décisions du conseil d’administration .Le Directeur Général est nommé par Décret pris en conseil des Ministres, il peut être choisi au sein du conseil d’administration.

 Le Contrôleur Général

Il est le représentant de l’actionnaire .Le Contrôleur Général de la société (personne physique ou morale) désigné par le Chef du Gouvernement, a tout pouvoir d’investigation sur pièce et sur place.

Les Commissaires aux Comptes 

L’actionnaire nomme pour 3 ans , dans les conditions fixées par les dispositions légales et réglementaires en vigueur , un commissaire aux comptes titulaire et un commissaire aux comptes suppléant chargés de remplir la mission qui leur ste conférée par les dites dispositions .
Les commissaires sont choisis sur la liste des membres de l’ordre des experts comptables.

Direction Générale Adjointe Administrativ e(D.G.A.A)

La DGAA est chargée d’exécuter les tâches pour fournir et maintenir les moyens financiers nécessaire à la vie de l’entreprise et assurer l’administration des affaires courantes internes ou vis à vis de l’extérieur. Elle s’occupe de :
– élaborer le budget de la société
– gérer la vie financière
– contrôler la Gestion financière
– Direction Administrative et Financière (DAF) : Elle s’occupe des affaires administratives et juridiques de la société, recueille des moyens financiers nécessaires à l’exploitation et aux investissements, prévoit les recettes et les dépenses. Elle interprète les résultats de l’exploitation constatés, l’état du patrimoine actuel ainsi que le bilan annuel.
– La Direction du Système Informatique (D.S.I) ; qui s’occupe de l’informatisation du travail dans la société.
– Direction des Ventes (DV) : Elle est chargée d’exécuter les tâches concernant la commercialisation au niveau de l’électricité et del’eau.
– Direction Des Approvisionnements (DAPPRO) : Elle joue le rôle de prestataire de service au profit des autres directions ou des centres d’exploitation interne à la JIRAMA. A cet effet, sa fonction est d’assurer l’approvisionnement optimal des diverses fournitures et matériels tant en matières premières ou marchandises. (Stockés ounon stockés), qu’en service de chaque utilisateur.
– Direction des Ressources Humaines (DRH) : La gestion, la formation, la réclamation et la sécurité du personnel sont assurées par la DRH. Elle s’occupe des affaires sociales de la JIRAMA et les relations avec les syndicats.

Direction Générale Adjointe Electricit é(D.G.A.E)

Son rôle consiste à assurer :
– L’étude technique des réalisations des activités ectricitésél
– L’exécution des travaux dans ces activités
– Les contrôles des qualités et la sécurité du travail électricité
– L’entretien et la maintenance des moyens
La D.G.A.E a sous son autorité directe les directions suivantes :
– La Direction de l’équipement Electricité (D.E.E.L)
– La Direction de la Production et Transport Electricité (D.P.T.E)
– La Direction de la Distribution Electricité (D.D.E)
– LA Direction Interrégionale d’Exploitation du Réseau Interconnecté d’Antananarivo (D.E.RI)
– La Direction de l’Exploitation Eau (D.E.O)
– La Direction de l’Exploitation Eau (D.E.E.O)
La D.G.A.O assure le même rôle que la D.G.A.E, mais en matière de production, adduction et distribution d’eau.

Les directions et entités rattachées à la DirectionGénérale

– Le Centre Médico-social (C.M.S) : élabore la politique de suivi médical des travailleurs et de leur famille.
– Conseillers et Chargés de Mission ayant pour rôle d’étudier l’amélioration du système existant, de former des responsables concernés, devulgariser et de maintenir le système.
– Les Directions Interrégionales (D.I.R) , composéespar DIR Antsirananana ,DIR Mahajanga , DIR Fianarantsoa , DIR Toamasina , DIR Tuléar , DIRAntsirabe , DIR C.A .
– . La Direction des Travaux (DT) : elle se charge de la conception, la réalisation des grands travaux à réaliser. (travaux d’extension, des réseaux de distribution d’électricité et d’eau, travaux de construction, d’ouvrage de production et transport d’électricité, captages, stations de traitement et conduites d’adduction d’eau), de l a gestion des ateliers, électriques, bois, automobiles ; de la gestion des laboratoires compteurs.

THEORIE GENERALE SUR LE SYSTEME D’INFORMATION

Pour mieux présenter le système d’information, il audraf au préalable le définir et présenter ses caractéristiques. Ensuite nous allons énumérerles éléments constitutifs de cet outil de Gestion te son processus.

Définitions et caractéristiques du système d’information

La maîtrise de l’information représente un tel enjeu stratégique pour l’entreprise.
Les systèmes d’informations peuvent être définis àla fois par leur contenu (les informations) et par leur fonctionnement (les procédures et les moyens nécessaires) connaissent une évolution technique  rapide et assurent deux grandes missions : la production d’information et la gestion du système.

Définitions

Etymologiquement, informer c’est donner une forme, ainsi l’information peut être définie comme consistant à rendre significatif un ensemble de faits. Si on se place dans le domaine de l’organisation, le terme information recouvre une double réalité.
Du point de vue du technicien , l’information peut être représentée par n’importe quel signe pouvant être transmis et stocké , il s’agit là d’une conception mécaniste de l’information compatible avec l’informatique .
Du point de vue de l’utilisateur, on appelle information « tout élément de connaissance susceptible de faciliter l’exploitation d’un système, la gestion d’une organisation ou la solution d’un problème. »
Le système d’information d’une entreprise est l’ensemble organisé des ressources matérielles, logicielles, personnelles, données, procédures ; qui lui permet d’acquérir, de traiter, de mémoriser, de communiquer des informations sous forme de données ou des résultats.

Caractéristiques :

Pour remplir pleinement son rôle, le système d’info rmation doit nécessairement satisfaire à certains impératifs :
Fiabilité: l’information fournie doit être juste, complète uo exhaustive, et objective. Cela suppose que soient mise en place des contrôles.
Actualité: elle est dans la plupart des cas une denrée périssable. Il s’agit donc de la mettre fréquemment à jour pour qu’elle conserve tout son intérêt.
Utilité: Elle n’est pas utile ou inutile en soi mais par rapport à son utilisateur. L’information doit être adaptée aux besoins de l’utilisateur.
Intelligibilité: L’information doit être comprise par son destinataire. Cela suppose que soit respecté un langage commun tant en ce qui concernele fond que la forme.
Précision: Le système d’information doit fonctionner avec une marge d’incertitude définie à l’avance. Rapidité: Elle doit être fournie sans retard en fonction des besoins de l’utilisateur.
Régularité: Le système doit pouvoir fonctionner avec la régularité demandée (annuelle, mensuelle, quotidienne, …)
Sécurité: Le système ne doit pas perdre ou biaiser l’information. Il doit par ailleurs respecter les niveaux de confidentialité définis etdoit comporter les verrous des sécurités suffisant pour résister à toutes les agressions (vols, incendies, …)

Les éléments constitutifs d’un système d’information

Les fonctions d’un système d’information

Acquérir: L’information recherchée peut provenir de l’entreprise même ou de son environnement :
– L’information interne :
Les différentes services de l’entreprise émettent de nombreux documents : rapport, notes, … et constituent des fichiers qui représentent un important stock d’information disponibles.
– L’information externe :
De nombreuses informations proviennent de l’environnement direct de l’entreprise : clients, fournisseurs, banques, administrations, etc. .

Mémoriser:
La mémorisation consiste à conserver des informations préalablement saisies et regroupées dans des fichiers ou dans des autres supports.
Traiter :
Le traitement de l’information peut être défini come une suite d’opérations : reproduction, calcul arithmétique, et logique, classement, permetant la transformation de données en résultats. Ces opérations élémentaires son généralement enchaînées entre elles, il est alors nécessaire de définir un algorithme qui traduit la suite des opérations permettant de passer des données de base au résultat. Communiquer
Il s’agit là d’une diffusion des informations exter nes ou internes. La communication est essentielle pour toute l’organisation : existence d’un réseau de communication fonctionnant bien est une condition fondamentale de sa survie et de son développement. Si l’on veut que tous les rouages de l’entreprise fonctionnent dans les meilleures conditions possibles ; l’information doit circuler correctement au sein de celle-ci.

Les supports d’information

Les supports d’information permettent de mettre à l a disposition des responsables les éléments utiles à sa prise de décision , autrementdit, ils sont considérés comme porteur des informations nécessaires à la bonne et saine relation entre les entités de l’entreprise .
Il existe plusieurs types de supports, mais en général on peut les classer en fonction du flux d’information.
Au sein de la JIRAMA, on peut grouper les flux en 3 grandes catégories :
Flux de base :
– Flux de vente
– Flux d’achat ou d’approvisionnement
– Flux de production
– Flux de personnel
Ces 4 flux couvrent toute la base du cycle économique et sont porteurs des informations qui permettront de juger les bons fonctionnements de celui-ci.
Flux d’enregistrement et de mesure :
-Flux comptable et financier

Ce flux enregistre, constate et quantifie l’ensemble des phénomènes économiques qui se produisent dans l’entreprise dont les flux de base concourent à son établissement.
En général les supports correspondantsà ce flux sont les : journaux auxiliaires, Grand Livre, chiffre d’affaires détaillé,…
Flux de prévision et de contrôle
– Flux prévisionnel et budgétaire
Ce flux permet d’anticiper puis de mesurer les performances de l’entreprise en comparant les informations prévisionnelles et budgétaires ; cquisesa en simulant de manière anticiper le fonctionnement des autres flux ; avec celle obtenues ; ensuite par la collecte des données portant sur la réalité opérationnelle.
Ce flux est également utile sur le traitement des opérations de base à la gestion, et constitue l’un des piliers où fonde la décision du responsable.
Pour ce flux, la JIRAMA utilise, en général, 3 grands supports :
– L’ASSUR (Application Spécifique de Suivi des Réalisations)
– Le ROC/PERFO (la Revue d’Organisation et de Coordination des PERFOrmances)
– Le tableau de bord
L’ASSUR :
Elle ne s’applique qu’au niveau des d irections centrales du siège de la JIRAMA. Ce système traite les opérations au niveau du siège eta pour but de suivre et consolider les dépenses et / ou recettes.
Le ROC/PERFO :
Il permet à chaque centre de respons abilité à tenir des informations permanente et à procéder à des revues de gestion périodiques et régulières. Il démarrait dans la définition des indicateurs de performances par fonction (métier), par domaine de gestion (conduite /fonctionnement, actions spécifiques et maintenances) et vise à mettre à la disposition des responsables des tableaux de bord pour leur permettre de mesurer les résultats par niveaux et qualités de leur activités afin de suivre leur progression vers les objectifs qu’ils se sont fixer de justifier les écarts et prendre les actions correctives.

Actuellement, un ROC /PERFO contient environ 400 indicateurs qui ont déjà fait l’objet de fiches descriptives (définition claire, méthode decalcul, source de l’information ou origine) et qui sont priorisées selon le niveau hiérarchique du responsable.
Ainsi, on distingue 3 sortent d’indicateurs de performance dans ce support :
– Les indicateurs de produit : contiennent les renseignements sur les résultats et sur les produits.
– Les indicateurs de processus : dirigent le responsable par le biais des données sur le déroulement ou fonctionnement du processus qui fournit le produit.
– Les indicateurs de ressources : contiennent les informations concernant les ressources humaines, moyens matériels, informatiques, financiers, énergétiques,
A partir de ces indicateurs, les responsables élaborent les tableaux de bord par activité comme support permettant de surveiller les performances prioritaires à améliorer, à redresser, ou à maintenir et de gérer les actions correctives et préventives propres.
Les tableaux de bord :
Mis au point par la Direction Générale et les directions opérationnelles, c’est l’outil de communication par excellence. Il regroupe les données importantes de l’activité, devront être suivi comme autant de clignotant destinée à attirer l’attention sur l’évolution des centres de responsabilité ou de l’entreprise toute entière .L’objectif restant toujours de refléter le mieux possible la réalité.
Le tableau de bord est donc un état de synthèse budgétaire mensuel ; son contenu doit tout d’abord :
– permettre de porter un jugement sur les résultats, car il représente les différentes charges et recettes de l’entreprise.
– contenir les objectifs budgétaires ayant été acceptés afin qu’à chaque réalisation correspond à une prévision.
Par le biais des calculs des écarts, il ne permet non seulement de prévoir ou d’évaluer l’efficacité et l’efficience de la société par l’optimisation des résultats obtenus par rapport aux objectifs et contraintes, mais de créer aussi une dynamique décision de correction et d’amélioration pour atteindre ses buts.
Les tableaux de bord de la JIRAMA contiennent, d’une manière générale les éléments suivants : les objectifs, les réalisations, les écarts. (Annexe II)

Le processus du système d’information

Les subdivisions de l’entreprise en sections analytiques ou budgétaires

Pour bien organiser le système d’information (SI) au sein de la société JIRAMA, elle est subdivisée en plusieurs sections. Le SI d’une entreprise doit être adapté exactement à sa structure organique et aux activités d’exploitation particulière qu’elle exerce. En effet, le découpage de la JIRAMA suit sa structure.
Les directions inter – régionales, sous groupements et secteurs sont identifiés par des codes zones. (Annexe III)
Exemples :
Antananarivo : 00
Antsirabe : 04
Tulear : 74
Ambatolampy : 76
Chaque centre de responsabilité possède une sectionanalytique qui est définie par son appartenance hiérarchique, l’activité (eau, électrité, ateliers,…) et le niveau d’activité (production, distribution, ….) qu’il gère.

ANALYSE CRITIQUE DE LA SITUATION EXISTANTE

Dans cette deuxième partie on exposera les problèmes qu’on a constatés au sein de la société JIRAMA. D’après notre analyse, ces critiques se situent au niveau de l’organisation interne et au niveau des supports d’information.

PROBLEMES RENCONTRES AU NIVEAU DE L’ORGANISATION INTERNE

Ce chapitre nous permet d’attribuer à une analyse c ritique de la situation d’une manière objective au niveau de l’organisation interne de l’ entreprise.
Pour que notre analyse soit la plus fiable et la plus objective possible, nous pensons qu’il serait mieux de faire d’abord un état des lieux relatifs aux différents points qui feront d’ailleurs l’objet de notre critique.
Nous retenons les points suivants :
– Le niveau d’intégration du système de traitement d’information au sein de la JIRAMA
– Les nombres et les différentes fonctions du personnel au sein d’un sous groupement
Commençons d’abord par le premier point, c’est-à-di re le niveau d’intégration du système de traitement d’information de la JIRAMA, ou plus précisément le niveau de l’intégration est tout d’abord l’enchaînement automatique .des différentes phases du circuit d’information, depuis la saisie jusqu’au traitement .Elle concerne plus particulièrement l’organisation des circuits de l’information et les différentes phases du traitement et non les méthodes de gestion.

Les sous groupements de la JIRAMA pratiquent les processus classiques reposaient sur une répartition des tâches entre services spécialisés :comptabilité, informatique, …Ils entraînent un aménagement des circuits des documents entre les dits services, leur permettant la collecte des données. Ensuite, lorsque les informations sont recueillies, on les transmet au service informatique. Ce dernier a pour vocation de mettre en mémoire ces informations et d’exécuter diverses opérations arithmétiques.
On peut constater alors que l’ordinateur est mal exploité et que l’intégration du système de traitement est très faible.
Ensuite, concernant les nombres et les différentes fonctions du personnel au sein d’un sous-groupement

Traitement manuel des informations

Nous avons déjà constaté que l’ordinateur au sein d’un sous-groupement n’est programmé que pour la mémorisation des informations (cas de Sous groupement), ainsi des calculs arithmétiques, établissement des factures,
La possibilité de mémorisation des données permet ne effet, plusieurs utilisations successives, telles que : le traitement intégré des informations lorsque la planification informatique est satisfaisante.
Or, pour les sous groupements de la JIRAMA, cette planification n’est pas mise en place. En effet, tous les traitements nécessaires pour remplir les upports des informations (suivis des charges, tableaux de bord) sont réalisés à la main .Par exemple : le dépouillement, le regroupement des charges, répartition des charges par sections analytiques ou par activités.
Le traitement manuel exige beaucoup de temps et favorise le risque d’erreur et d’omission. Autrement dit, cette méthode ci-dessus, est inadaptable à la taille de la JIRAMA et ne permet pas d’obtenir des données précises et en temps réel.

Retard dans le traitement et transmission des informations :

On a constaté que le traitement manuel des informations utilisé par les sous groupements n’est pas seulement à la mode à nos jours dû à l’év olution rapide de la technologie, mais aussi ne permet pas d’atteindre certaines de ces obligations, telles que : la disponibilité des informations dans les délais prévus.
Le traitement des données initiales nécessite l’enchaînement des différentes opérations Malgré le traitement manuel des informations au sein des sous groupements, les responsables reçoivent les documents trop tardiveme nt. Les documents de restitution sont vérifiés et contrôlés par la direction administrative et financière (grand livre, chiffre d’affaires détaillés, journaux auxiliaires, balance) avant de faire le dispatche au niveau de chaque responsable. Il en est de même pour la DAPPRO (situation des stocks, mouvement, inventaire), la DRH (situation de paie), la direction du contrôle de gestion (tableau budgétaire, prévision budgétaire, tableau de bord) et la direction commerciale (situation des ventes, factures, impayés portefeuilles)

Les documents budgétaires concernant le mois m (prévision et réalisation) sont traités dans le m+1et sont restitués aux utilisateurs entre la fin du mois m+1 et le 15 du mois m+2.
Au niveau des secteurs ou des sous groupements, le délai de traitement est de 1 mois, ainsi les réceptions de ces documents sont alors retardées jusqu’à plus d’un mois et demi à 2 mois, problèmes de trajet des courriers, des postes, des transports, les plus désavantageux sont les secteur situés dans les lieux enclavés.
Ainsi les travaux d’investigation pour pouvoir justifier les écarts sont retardés pour les sous groupements ou les secteurs ; car ils nécessitent souvent le concours du service comptable du centre et parfois même du siège, or les moyens de communication ne permettent pas d’obtenir des informations en temps réel. (Exemple cas des décaissements effectués au siège pour le compte du secteur).
Et pour finir avec ce chapitre, passons à la dernière conséquence de ces problèmes dans la section suivante.

Risque d’erreur et d’omission :

Le patrimoine et les ressources de l’entreprise doivent être protégés contre trois types de risques, se définissant comme suit : l’erreur, l’omission et la fraude
Le traitement manuel exige l’utilisation des plusieurs supports d’information intermédiaires. Par exemple : pour les suivis des charges, trois supports sont nécessaires : support de dépouillement, de regroupement et des suivis des charges.
Une erreur ou omission lors des reports des chiffres d’un support à un autre peut se produir e. Cette méthode favorise aussi le risque d’inexactitude situant au niveau des calculs arithmétiques ou lors des répartitions des charges par nature d’activités ou par sections analytiques ou rubriques. Une erreur de répartition des charges par nature d’activités, par exemple, ne modifie pas le total des charges réparties, mais pourrait changer le résultapar activité.

PROBLEMES LIES AUX ELEMENTS DU SUPPORT D’INFORMATION

Dans ce deuxième chapitre, nous allons continuer notre analyse en apercevant les problèmes liés aux éléments du support d’informatio;
Afin d’aborder à une analyse critique de la situati on existante, nous allons diviser ces problèmes en deux catégories qui sont :
– Le manque d’éléments dans les supports d’informatio
– La non actualisation des prévisions et charges calculées dans certains indicateurs du tableau de bord et suivis des charges mensuelles.

Le manque d’éléments dans le tableau de bord

Durant notre passage au sein de la JIRAMA, nous avons remarqué que les supports d’information contiennent quelques lacunes
Il existe des chiffres prévisionnels qui ne sont pas mentionnées dans le ROC/PERFO ou les tableaux de bord et rendent certains indicateurs de performance inopérants.
Ainsi certaines rubriques du support d’information regroupent plusieurs éléments et rendent les informations trop généralisées.
Voyons par exemple les indicateurs de ressources : Les nombres des employés permanents et temporaires sont groupés en une seule rubrique.
Ce manque d’éléments provoque un impact négatif surle bon déroulement du processus de prise de décision.
Nous retenons les points suivants :
– Insuffisance de l’analyse des écarts
– Impact sur l’analyse économique et sur la prise de décision

Insuffisance de l’analyse des écarts :

Les erreurs sur les imputations ou sur les montants des écarts doivent être expliqués et justifiées mensuellement par chaque responsable pour que les objectifs visés puissent être atteints. L’importance des écarts est en fonction du nouveau total des dépenses réalisées et prévues par l’utilisateur.
Les justifications et explications des écarts risquent d’être mal interprétées lorsque l’un ou plusieurs indicateurs de performance sont dépourvus des prévisions. On ne peut ni appliquer une formule mathématique ni fonder une véritable conclusion ou opinion sur le fait correspondant à cet indicateur incomplet.

Table des matières

INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE LA RECHERCHE
CHAPITRE I – PRESENTATION DE LA SOCIETE JIRAMA.
Section 1 : Identité et historique
Section 2 : Activités et objectifs de la JIRAMA
Section 3 : Structure organisationnelle
CHAPITRE II – THEORIE GENERALE SUR LE SYSTEME D’INFORMATION
Section 1 : Définitions et caractéristiques du système d’information
Section 2 : Les éléments constitutifs du système d’information
Section 3 : Les processus du système d’information
DEUXIEME PARTIE : ANALYSE CRITIQUE DE LA SITUATION EXISTANTE –
CHAPITRE I : PROBLEME LIE A L’ORGANISATION INTERNE
Section 1 : Manque de personnel
Section 2 : Traitement manuel des informations
CHAPITRE II : PROBLEME LIE AUX ELEMENTS DU SUPPORT D’INFORMATION
Section 1 : Manque d’éléments dans le tableau de bord
Section 2 : Prévisions et charges calculées non actualisées
TROISIEME PARTIE : PROPOSITION DE SOLUTION
CHAPITRE I : SOLUTION CONCERNANT L’ORGANISATION INTERNE
Section 1 : Recrutement de personnel
Section 2 : Informatisation du traitement des informations et utilisation du réseau Internet
CHAPITRE II : SOLUTION CONCERNANT LES ELEMENTS DU SUPPORT D’INFORMATION
Section 1 : Ajustement des éléments du tableau de bord
Section 2 : Mise à jour des prévisions et des charges calculées
CHAPITRE III : SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTENDUS
Section 1 : Solutions retenues
Section 2 : Résultats attendus et recommandation générale
CONCLUSION GENERALE
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIES

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