Modélisation des opérations à l'ACDI

Modélisation des opérations à l’ACDI

Problématique

Dans une perspective générale, la problématique peut être énoncée ainsi « un manque d’efficacité et d’efficience de l’ACDI à travers sa méthode de sélection des soumissions. » Toutefois, dans le but de préciser nos actions et de centrer notre problématique sur le problème en tant que tel, nous élaborerons notre problématique de cette manière : « la limitation des agents de contrat de I’ Agence par rapport aux méthodes de sélection des demandes de propositions. »
Afin de présenter le contexte de la problématique sur laquelle nous nous penchons, il est intéressant de se référer au Rapport de Décision du Conseil du Trésor8 daté du mois de mars 1989 portant entre autres sur le volet des méthodes de sélections des DDP. Cette année-là, le Conseil du Trésor a statué sur la méthode de sélection à employer pour l’achat de services à l’ACDI, afin de déterminer le meilleur rapport qualité-prix et d’assurer un processus concurrentiel. Avant cette date, l’ACDI agissait de manière plus ou moins structurée. Autrement dit, un appel d’offres était lancé à la population canadienne et, suite aux soumissions reçues, le président de l’Agence déterminait quel consultant allait se voir accorder le mandat.
À cette époque, c’est surtout l’aspect financier qui pesait dans la balance. Selon le Rapport du Conseil du Trésor (1989) sur les critères de sélection servant à déterminer le meilleur rapport qualité-prix, il est énoncé que ce processus de sélection non-structuré, étant incitatif pour les soumissionnaires à déposer des propositions artificiellement basses, entraînant souvent le choix d’un « personnel peu compétent et d’une méthodologie boiteuse. »9 Mettant surtout l’accent sur les coûts, il arrivait fréquemment que l’ACDI choisisse des consultants à peine compétents, au détriment de l’exécution efficace des projets. Partant du principe que l’ACDI a un mandat bien particulier, « [l’Agence] doit pouvoir se procurer des services de conseils de très bonne qualité pour faire bonne figure à l’étranger, ce à prix juste et raisonnable, sans perdre de vue que la qualité doit forcément se payer » 10, celle-ci ne peut donc pas négliger ses manières de faire en la matière. C’est ainsi qu’à la fin des années ’80, l’ACDI a, de son propre chef, proposé au Conseil du Trésor d’employer une méthode de sélection davantage transparente, afin de garantir un meilleur ratio qualité-prix. L’ACDI et le Conseil du Trésor ont donc convenu que dorénavant les soumissions reçues suite aux DDP seraient évaluées selon le ratio 80-20, des pourcentages alloués respectivement pour les aspects technique et financier. Cette même méthode est encore aujourd’hui, 20 ans plus tard, utilisée à l’ACDI.
Il est à noter qu’en 1994 et 2007, l’ACDI s’est adressée au Conseil du Trésor afin de discuter des modes de fonctionnement en matière de passation des marchés. Toujours dans une optique de « respecter les principes de la transparence, de l’accès et de la concurrence ouverte » 11, les suggestions de l’Agence étaient de pouvoir varier le système d’adjudication des contrats en fonction du type de projets et du type de contrat, avec entre autre l’application du Service MERX (en 1994) et de tenir compte du processus d’assurance de qualité des DDP avant leur publication (en 2007). On constate donc que des avancées ont toutefois été réalisées avec les années, mais rien concernant directement les méthodes de sélection des demandes de propositions.
Sachant qu’à travers l’ensemble de l’appareil fédéral l’étape de sélection des soumissions peut se faire de différentes manières, il s’avère intéressant de pouvoir, comme le précise notre mandat, analyser chacune de ces méthodes et d’en tirer des conclusions pouvant être prises en compte par la haute-gestion de l’ACDI. Les méthodes de sélection les plus répandues au sein de l’appareil gouvernemental sont les suivantes :
1. Proposition recevable au prix le plus bas ; selon cette méthode, le prix est le facteur prépondérant dans la sélection du fournisseur. On attribue le marché (d’une complexité faible ou moyenne) à la proposition recevable la moins dispendieuse.
2. Proposition recevable selon le coût par point technique le plus bas ; selon cette méthode, et habituellement pour des marchés de complexité moyenne ou élevée, on divise le prix total de la proposition par le nombre total de points correspondants obtenus par le soumissionnaire pour son offre technique, afin d’établir le meilleur rapport qualité-prix offert. En divisant le prix par la cote en point, on donne une importance à peu près égale au bien-fondé technique et au prix dans l’évaluation des offres. Formule : Coût total/ Total de points de l’offre technique = Coût par point
3. Cote combinée la plus élevée pour le bien-fondé technique et le prix ; selon cette méthode, on attribue au prix un coefficient de pondération qui entre en ligne de compte dans le calcul global de la note cotée par point. Par exemple, et il s’agit de ce ratio pour l’ACDI, on peut attribuer 80 % des points à la proposition technique et 20 % à la proposition financière ; on obtient un rapport de l’importance relative en faisant varier l’importance du coefficient de pondération attribué pour le bien-fondé technique et le prix. Dans la notation du prix, on attribue le plus grand nombre de points à la proposition la moins dispendieuse et une note proportionnelle aux autres propositions (au prorata).

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Table des matières

Liste d’acronymes
Sommaire
1.lntroduction
2.Présentation de l’organisation
2.1 Structure organisationnelle
3.Description du mandat et problématique
3.1 Description explicite du mandat
3.2 Problématique
3.3 Attentes et objectifs spécifiques de l’étude
3.4 Hypothèses
4.Cadre conceptuel et recension des écrits
4.1 Cadre conceptuel
4.2 Présentation et analyse des principaux écrits
4.3 Lier théorie et réalité organisationnelle
5.Méthodologie
5.1 Méthodes utilisées pour la réalisation du mandat
5.2 Justification de ces méthodes
5.3 Analyse des avantages et limites des instruments utilisés
5.4 Cueillette des données et traitement
5.5 Limites de l’étude
6.Résultats
6.1 Présentation, analyse et interprétation des résultats
6.2 Lier le mandat, le cadre conceptuel, la méthodologie et les résultats
6.3 Retour sur les objectifs spécifiques de l’étude
7.Pistes de solution
7.1 Présentation des recommandations à l’intention de l’Agence
8.Conclusion
Bibliographie
Annexes
1 . Projet de modernisation des opérations
2. Modélisation des opérations à l’ACDI
3. Analyse sommaire
4. Tableau comparatif des méthodes de sélection
5. Exemple de calcul du rapport qualité-prix
6. Décision du Conseil du Trésor – 1989, 1994, 2007