Mise en place d’une politique de conservation

Le prêt entre bibliothèques

Grâce au réseau informatique de la recherche documentaire, les usagers peuvent trouver le document intéressé dans tous les fonds des centres, des stations et des bibliothèques de l’IFREMER. Pour obtenir cet ouvrage, il demande un prêt entre bibliothèques, le P.E.B.
Le prêt entre bibliothèque est faisable entre les stations et les centres IFREMER, ainsi qu’avec les bibliothèques municipales et universitaires. Un ouvrage est prêté pour un délai de 2 mois pour un agent d’IFREMER, 15 jours pour les autres (avec des garanties.)
Pour des ouvrages de valeur : des livres anciens, par exemple, Madame Hutin demande l’accord du directeur de centre. S’il est accordé, le livre est envoyé à la bibliothèque qui emprunte, par colis postal en recommandé et avec la valeur du livre déclarée. Ceci reste anecdotique, les usagers préfèrent venir consulter sur place les ouvrages de valeur.

La vente

La documentaliste a aussi la mission de vendre des ouvrages aux usagers. Mais elle ne peut vendre que des livres édités par l’organisme. Le catalogue renseigne les visiteurs et la vitrine expose les nouveautés.
Tout le monde peut les acheter, que ce soit un membre du personnel de l’IFREMER, un étudiant, ou même un visiteur intéressé par la recherche scientifique et maritime. La vente peut être directe, si la documentaliste possède l’ouvrage demandé en stock. Pour le savoir, elle consulte un classeur dans lequel sont rangées les fiches de stock. Par cette méthode, elle ne perd pas son temps à fouiller pour trouver le livre, et elle peut rapidement passer une commande si le stock est épuisé.
J’ai présenté l’IFREMER, le centre de Boulogne Sur Mer et sa bibliothèque afin de souligner l’importance de la scientificité du fonds documentaire; dans le but de mieux expliquer la nécessité de mener une opération de désherbage.

ANALYSE DE LA BIBLIOTHEQUE

Cette analyse consiste à connaître les utilisations de la bibliothèque, de comprendre pourquoi le désherbage s’impose pour le fonds documentaire et de trouver des solutions face aux problèmes que j’ai rencontrés

Les usages de la bibliothèque

Avant de commencer le désherbage, il est essentiel de connaître les modes de circulation de l’information, les utilisations des documents et de cerner les besoins du public.

La circulation de rinformation

Comme la bibliothèque de Boulogne Sur Mer n’est pas indépendante, de nombreuses informations proviennent des bibliothèques principales, mais aussi des autres stations de l’IFREMER. Beaucoup d’informations sont desservies par la messagerie électronique de l’Intranet. La documentaliste reçoit des e-mails internes des bibliothèques IFREMER et parfois des scientifiques. Elle trie et garde les messages utiles en les imprimant ou en les renvoyant par le réseau aux personnes intéressées.
Concernant la presse à laquelle la bibliothèque est abonnée, elle est d’abord envoyée à la documentaliste qui en prend connaissance puis la met en accès fibre, après avoir avisé de la réception ses collègues. Une fois que les journaux ont été consultés, ils sont classés avec les numéros plus anciens. Les revues spécialisées suivent le même chemin, la documentaliste les réceptionne, les inventorie, puis les distribue aux laboratoires concernés.
Environ une fois par mois, une revue de presse, appelée Index de presse, était envoyée par la Délégation de la Communication de l’IFREMER à issy-les-moulineaux. Elle était destinée à la documentaliste qui en faisait une copie pour le directeur du centre et chaque laboratoire. Maintenant, la revue de presse est disponible sur l’Intranet et l’Internet, sous la rubrique « Actualités IFREMER et vie sociale ». La revue de presse a pour objectif de mettre au courant des actualités les autres sites de l’IFREMER en rapport avec leurs activités de recherches.

La recherche d’information par les usagers eux-mêmes

Sur le lieu du stage, cela n’a pas été facile de connaître les habitudes des usagers étant donné que beaucoup de scientifiques étaient en congés ou en mission, mais par des conversations étalées sur les deux mois et les observations en bibliothèque, j’ai pu obtenir des informations sur leur manière d’utiliser le fonds documentaire. Dans leurs recherches, les scientifiques procèdent de façon différente: Soit ils connaissent le contenu du fonds et savent où trouver leurs informations Soit ils consultent l’Intranet ou l’Internet, font une recherche bibliographique en ligne dans la base  » Livremer » ou  » Revumer » et voient si l’ouvrage demandé se trouve dans la bibliothèque du centre ou dans celle d’un autre site de l’IFREMER.
Soit ils demandent directement à la documentaliste de faire la recherche à leur place.
Mais beaucoup disent qu’ils ont du mal à trouver à cause d’un manque de signalisation des documents ou de la surcharge des documents dans les étagères. La plupart du temps, ils préfèrent laisser leurs requêtes à la documentaliste car « elle connaît mieux le fonds que nous. »
Les scientifiques lisent la presse et regardent sur l’Intranet pour obtenir la revue de presse. De temps en temps, ils empruntent des cassettes vidéos et les rendent tout de suite après les avoir visionnées. Quant aux classeurs thématiques, les chercheurs y ont recours que lorsqu’il s’agit d’une recherche plus détaillée sur les thèmes abordés dans les classeurs.

La nécessité de désherber le fonds

Du fait que la bibliothèque se trouve dans un centre de recherche, elle possède de nombreux ouvrages accumulés dont l’information n’est plus actuelle ou ne rentre pas dans la spécialité du fonds. Il devient plus qu’utile de trier les différents documents puis de réfléchir sur ce qu’on va en faire.

La dégradation des documents

Certains documents se sont dégradés à cause des mauvaises manipulations humaines, de la poussière, de la lumière solaire (décoloration des couvertures, jaunissement des pages) et par le fait qu’ils sont parfois mal remis dans les rayons. C’est pour cela qu’il est indispensable de les trier, de les réparer, voire les éliminer. Selon Françoise Gaudet, une bibliothèque annexe devrait « purger continuellement et systématiquement son fonds » 4.
L’élimination est donc une nécessité pour la bibliothèque, d’abord parce qu’elle ne peut ni ne doit devenir une bibliothèque de conservation ; ensuite, pour faire de la place, surtout lorsqu’il n’y a pas de réserve ou de magasin.

Pourquoi faut-il désherber?

Le désherbage est une opération qui consiste à mouvementer des ouvrages dans le but de faire vivre le fonds. Les mouvements peuvent être des retraits et des refoulements en réserve.
L’important est de comprendre la nécessité de cette opération documentaire.
Premièrement, cette opération permet de gagner de la place et de l’argent: les ouvrages abîmés coûtent beaucoup en restauration et en rehure. Us prennent de la place dans les rayonnages et ne suscitent pas l’intérêt ni l’envie d’être consultés par les usagers. Deuxièment, la documentaliste et l’usager gagnent du temps puisque l’encombrement des rayonnages en fait perdre dans la recherche d’un document précis.
Enfin, le désherbage améliore l’aspect général de la bibliothèque: par exemple, les livres sales ou détériorés peuvent être remplacés. Ceci peut rendre la bibliothèque plus attirante et plus fonctionnelle.
Il faut comprendre qu’un désherbage n’est pas forcément synonyme de la destruction des documents: cela peut se traduire aussi par une rétribution des documents écartés à d’autres bibliothèques ou centres de documentation pour conforter leurs fonds.

Les problèmes rencontrés

Lors du premier tri des documents du fonds, j’ai été confronté à quelques problèmes concernant les usagers, la place dans la salle, au niveau de la connaissance scientifique, ainsi qu’à la condition des documents retirés des étagères.

Le public

Le premier problème que j’ai rencontré a été de connaître les besoins de chacun des usagers. Cela a été difficile à cause de la période dans laquelle s’est effectué le stage. En effet, la période estivale est le moment des congés des scientifiques et le moment idéal pour effectuer des missions en mer. Les étudiants ou enseignants sont en vacances, mais, il y a parfois des visites des particuliers qui viennent chercher des renseignements sur un coquillage trouvé ou un poisson péché. Il m’a été difficile de réaliser un questionnaire ou des entretiens sur les besoins des usagers, selon ma première idée. Pour réaliser mon travail, j’ai fait confiance à la documentaliste et aux fiches de prêt qui m’ont renseigné sur la fréquence des emprunts des ouvrages.

Les documents triés ou retirés du fonds documentaire

Un premier tri a été fait dans la bibliothèque, tous ouvrages confondus, amenant à réfléchir sur un nouveau problème : que faut-il faire des documents retirés des étagères, qui n’ont plus leur place dans le fonds documentaire ? Faut-il les éliminer étant donné qu’il n’existe pas de réserve?
Il a été impensable d’archiver, puisque comme nous l’avons vu auparavant, le centre IFREMER de Boulogne Sur Mer ne possède pas de réserve. Le désherbage effectué a été simplement le retrait des documents des rayonnages : aucun n’a été refoulé dans un magasin. Une fois le tri effectué, il a fallu réfléchir sur leur condition.
Pour résoudre le problème du traitement d’un stock rapidement encombrant, Françoise Gaudet et Claudine Lieber soumettent plusieurs options: les échanges, le don, la vente et le pilon.
Les échanges et les transferts des ouvrages, des périodiques ou d’autres supports d’informations sont possibles entre les bibliothèques, les centres et les stations IFREMER.
Les documents restent dans les fonds mis en commun grâce au logiciel MINISIS. Nous gardons toujours une trace des ouvrages et cela permet aussi de compléter des collections de livres ou de publications en série. Par contre, il est plus difficile d’effectuer cette opération vers d’autres types de bibliothèques : tout dépend de la valeur informationnelle de l’ouvrage que nous retirons du fonds.

le don

Au début du stage, Madame Hutin et moi-même pensions donner quelques ouvrages anciens et désuets pour la bibliothèque scientifique, à la Bibliothèque Municipale de Boulogne Sur Mer. Cette bibliothèque possède des réserves spéciales pour ce genre d’ouvrages. Cette solution a été proposée au responsable du centre. Elle n’a pas été totalement acceptée car le directeur considère que ces livres font partis du patrimoine de l’IFREMER de Boulogne Sur Mer, dont il serait dommage de s’en séparer.
Le don est une opération coûteuse : elle demande des moyens financiers, des moyens humains et du temps. Madame Hutin est seule à s’occuper de la bibliothèque, en plus de son travail de secrétariat. Faire un don veut dire s’occuper des transports de livres, établir une liste des dons et aussi les trier. Pourtant, il est dommage de détruire des ouvrages, sachant qu’ils pourraient être utiles dans des pays qui en auraient besoin. Mais qui lirait ou utiliserait des ouvrages scientifiques contenant des informations désactualisées.

LE DESHERBAGE: UNE SOLUTION POUR

UN MEILLEUR USAGE DES DOCUMENTS

C’est la première fois que la bibliothèque du centre subit le désherbage. Je me suis renseignée à la bibliothèque de Brest, mais possédant de grands magasins, les ouvrages désuets sont retirés de la salle publique et archivés. Le même système est appliqué à la médiathèque de Nausicaà. Je n’avais donc aucun modèle déjà appliqué dont j’aurais pu m’inspirer.
Il a donc été nécessaire d’établir quelques règles avec la documentaliste et avec l’accord du directeur administratif de L’IFREMER de Boulogne Sur Mer.

Mise en place d’une politique de conservation

La politique de conservation a été définie avec pour but de mettre en place une bibliothèque de référence pour le public de l’IFREMER: scientifiques, étudiants en sciences maritimes… Elle a été élaborée avec l’aide de la documentaliste puisqu’elle connaît bien le contenu de la bibliothèque et les besoins des usagers. Cette politique définit les critères d’élimination et peut répondre à certaines questions qu’on se pose pour assurer une gestion du fonds de manière cohérente.

Critères d’élimination des documents

Sur quoi pouvons- nous nous baser pour éliminer ou retirer des documents du fonds documentaire?
Cette question est importante car elle nous amène à réfléchir sur la vue d’ensemble que nous donne le fonds documentaire et à nous demander sur quels critères nous pouvons nous baser pour l’épurer. Françoise Gaudet et Claudine Lieber ont réfléchi sur quelques critères: l’obsolescence, l’âge, et l’usage. 8 Mais sont-ils pertinents pour le désherbage du fonds scientifique de la bibliothèque?
Le seul problème pour dater un document est de retenir une date : celle de la publication, de l’édition ou de la réédition ou celle de l’acquisition? Pour le fonds spécialisé, il est plus pertinent de regarder la date d’acquisition. En effet, certains documents ont une date de publication ancienne, mais différente de celle de l’acquisition. Ceci montre que des personnes ont eu besoin de ces documents pour leurs recherches et en ont fait la demande auprès de la documentaliste.

L’usage 

L’usage d’un ouvrage détermine les besoins du public et son utilité. C’est un critère important pour le désherbage car il est facile de déterminer les ouvrages les plus consultés.
Seulement, il faut être attentif aux informations que ces documents contiennent: un ouvrage peut-être consulté souvent mais ne plus contenir des informations actuelles ou remises à jour : c’est le cas des usuels.
Comme nous le constatons, la notion d’information est le critère essentiel pour retenir ou retirer un document des étagères. Entre l’usage, l’âge et l’obsolescence, il est difficile de déterminer lequel de ces critères va être déterminant pour l’élimination des ouvrages.

Critères de conservation des documents

Les documents à caractères scientifiques, techniques qui touchent de près ou de loin la science des poissons de la pêche en Mer du Nord et en Manche sont conservés. Cette règle est applicable à tous les types de documents, que ce soit des monographies, des rapports, des comptes – rendus de réunions…. Malheureusement, il n’est pas possible de tout garder. Que faut-il conserver ?
Pour les publications en série, la question ne se pose presque pas. Les journaux et les revues scientifiques suivent l’actualité. Il est alors plus facile de les éliminer, grâce au critère de la date et de l’âge. En effet, il est inutile de garder des quotidiens parus il a y a deux ans. Si dans les périodiques, il existe un article qui concerne l’IFREMER, la documentaliste en fait une copie, qu’elle classe dans des classeurs thématiques.

La pratique du désherbage

Le but de ce stage est de donner un outil scientifique à la documentaliste pour qu’elle puisse désherber régulièrement dans les années à venir. C’est avec elle que j’ai instaurée quelques règles de désherbage spécialement pour le fonds scientifique de la bibliothèque.

L’importance d’une  » réglementation  » par écrit

La bibliothèque n’a jamais été désherbée, c’est pourquoi, il m’a semblé important de fonder quelques règles par écrit afin de mener cette opération documentaire de manière pertinente.
Ces règles n’existent que pour simplifier le travail du désherbage, elles ne sont pas définitives, ni universelles. « Il n’existe pas de méthode idéale ou universelle de désherbage des collections, ni de solution stéréotypée. C’est à chaque établissement de définir sa propre politique en fonction de ses missions et de ses contraintes locales »10. L’avantage est que les règles proposées gardent une grande souplesse d’adaptation. Elles peuvent être changées, modifiées selon les contenus évolutifs du fonds documentaire.
Le but de l’instauration de cet outil est de mettre en place la pratique régulière du désherbage. Cette opération est une priorité pour la bibliothèque, elle est utile et nécessaire;
Le problème est que cela demande du temps. Cependant, la bibliothèque a des proportions spatiales adéquates, la documentaliste pourrait trouver une période où son travail au secrétariat est moins important.
Le désherbage de fonds étant effectué, ce travail ne sera plus qu’une opération de routine, s’il est accompli une fois tous les ans. Bien entendu, le désherbage des secteurs (monographies, périodiques, rapports ) se fait en fonction de la « politique d’acquisition », même si le terme est inadéquat.

L’épuration des monographies

Le retrait des étagères est une opération complexe, difficile au niveau des choix à faire devant la position du document. L’élimination des monographies est liée à la spécialisation de la bibliothèque. Il faut effectuer un premier retrait des livres en fonctions des critères que j’ai choisis : l’usage et la fréquence des prêts et une fois ce premier retrait réalisé, appliquer la méthode IOUPI, en fonction du plan de classement des ouvrages.
Le premier tri m’a permis de distinguer deux catégories d’ouvrages : les ouvrages à valeur historique et les livres récents. J’ai préféré séparer clairement des deux types de livres en créant un fonds ancien, qui sera, ainsi, mis en valeur. Je considère comme livres anciens, ceux qui datent d’avant les années soixante, soixante-dix. Le fonds de livres plus récents est clarifié, les ouvrages sont mieux répartis sur les rayons par sujet.
Pour réaliser physiquement la méthode IOUPI, je me suis inspirée des exemples extraits de livre de Françoise Gaudet et Claudine Lieber : Désherber en bibliothèque :
manuel de révision des collections.n J’ai repris l’écriture de leur méthode mais en apportant quelques modifications pour l’adaptation du fonds de la bibliothèque de l’IFREMER. ( Voir annexe 10 ) Certains ouvrages sont en double ou en multiples exemplaires. Selon la fréquence des prêts, trois solutions se sont imposées:
Le livre n’est pas du tout emprunté: dans ce cas, la documentaliste vérifie la teneur en information.
Parfois, c’est parce que le livre est ancien. Dans ce cas, il sera rangé dans le fonds ancien, tout en tenant compte du sujet de ce livre.

Le désherbage des périodiques

La bibliothèque de l’IFREMER reçoit beaucoup de périodiques, liés aux recherches de la mer et aux actualités locales, régionales, nationales et internationales. La diversité de cette presse ne permet pas le même traitement de désherbage, selon l’importance de l’information contenue et le fait que l’on puisse trouver des journaux en ligne : La Voix du Nord, Le Monde, ou des articles plus scientifiques sur A.S.F.A. (Aquatic Sciences and Fisheries Abstract).

Les journaux quotidiens et hebdomadaires

Les quotidiens sont gardés une à deux semaines : les informations n’ont pas une valeur  durable, puisque ces journaux ne relatent que les faits du jour. Si un article est intéressant pour l’IFREMER, la documentaliste en fait une copie qu’elle range dans les classeurs à thèmes ou dans les  » tirés à part « .
Les hebdomadaires sont triés tous les ans. La documentaliste ne garde que les numéros de l’année en cours. Avant leur élimination, la documentaliste demande à d’autres bibliothèques s’il ne leur manque pas un numéro particulier ou si elles ne veulent pas remplacer un numéro détérioré.

La conservation des rapports

Les rapports sont tous gardés, aussi bien les rapports externes qu’internes, mais il n’y a aucune trace de leur existence.
L’usager est obligé d’ouvrir toutes les boîtes d’archives, avant de trouver le rapport qu’il cherche.
Les rapports internes sont rangés dans des boîtes d’archives, rangés par laboratoire et par année. Dans ces boîtes, il existait plusieurs exemplaires d’un rapport. J’ai demandé s’il était utile de garder tous les exemplaires. La documentaliste m’a répondu par la négative. Nous avons décidé alors de ne garder qu’un seul exemplaire, sauf pour l’aimée d’avant et l’année en cours. Pour faciliter la recherche par l’usager, j’ai soumis l’idée de créer un catalogue papier, officieux, des rapports. L’idée a été acceptée. (Annexe 12)
Pour le rangement des rapports externes, Madame Hutin et moi-même avons hésité sur leur place : certains étaient rangés dans les monographies en raison de la spécificité du sujet. ( C’est le cas de rapports rédigés par des étudiants.) D’autres étaient mis à part sur une étagère ; ce sont des rapports d’organismes travaillant avec l’IFREMER, par exemple : la Station Marine de Wimereux, L’EDF, …
Pour cela, j’ai mis en route un catalogue papier des rapports externes. Nous avons laissé les rapports spécifiques avec les monographies, mais ils sont signalés dans le catalogue. Les autres rapports sont regroupés par thèmes ou par le nom de l’organisme partenaire, et par année.
Ce système a permis de pilonner des exemplaires inutiles et encombrants et a permis de signaler leur emplacement plus clairement grâce à la construction d’un catalogue.

Entre théorie et pratique

Je me suis beaucoup inspirée des lectures professionnelles, même si elles étaient mieux adaptées à la conservation des fonds des bibliothèques pour le grand public ou les universitaires. Les théories de ces lectures n’ont pas été applicables directement au fonds spécialisé de la Bibliothèque de l’IFREMER de Boulogne Sur Mer, mais elles m’ont donné des pistes intéressantes, m’empêchant ainsi d’aller dans des mauvaises directions. Mon seul regret est que je n’ai pas pu effectuer ma mission dans sa totalité, à cause du nombre important de documents.
Seuls les rapports ont été triés dans leur totalité mais la construction du catalogue papier n’est pas terminée. Les livres ont été séparés en deux fonds, par contre le tri n’est pas achevé.
Quant aux périodiques, quelques-uns uns ont subi l’opération entière du désherbage: les quotidiens, certains mensuels et les revues.
La durée du stage a été très courte pour ce genre de mission. L’opération de désherbage demande une bonne connaissance du fonds et beaucoup de réflexions sur la valeur de chaque document. A cause de mon manque de connaissances, et celles, incomplètes, de la documentalistes, j’ai parfois du attendre l’aide d’un scientifique, parti en congé ou en mission, pour savoir si certains documents datés sont encore utilisés – c’était le cas pour des statistiques de production, de la pêche – ce qui m’a un peu retardé pour le tri de certains documents.

Table des matières
INTRODUCTION
1. L’IFREMER
1.1. L’organisme
1.1.1. Généralités
1.1.2. Sa vocation
1.1.3. Le domaine de l’IFREMER
1.2. L’IFREMER de Boulogne Sur Mer
1.2.1. Historique
1.2.2. Les services et laboratoires
1.3. La bibliothèque
1.3.1. Une bibliothèque particulière
1.3.2. Le fonctionnement
1.3.3. Les missions de la documentaliste
2. ANALYSE DE LA BIBLIOTHEQUE
2.1. Les usages de la bibliothèque
2.1.1. La circulation des informations
2.1.2. La recherche de l’information par les usagers
2.2. La nécessité de désherber le fonds documentaire
2.2.1. La dégradation des documents
2.2.2. Pourquoi faut-il désherber ?
2.3. Les problèmes rencontrés
2.3.1. Le public
2.3.2. Le manque de place
2.3.3. La connaissance scientifique
2.3.4. Les documents triés et retirés du fonds
3. LE DESHERBAGE: UNE SOLUTION POUR UN MEILLEUR USAGE DES DOCUMENTS 
3.1. Mise en place d’une politique de conservation
3.1.1. Critères d’élimination des documents
3.1.2. Critères de conservation des documents
3.1.3. La méthode IOUPI
3.2. La pratique du désherbage
3.2.1. L’importance d’une « réglementation » écrite
3.2.2. L’épuration des monographies
3.2.3. Le désherbage des périodiques
3.2.4. La conservation des rapports
3.3. Entre les théories et la pratique
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES

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