Mise en place du contrôle dans la procédure d’approvisionnement

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Cadrage pratique sur le thème

Le cadrage pratique se constitue sur la méthode dont l’entreprise utilise pour gérer ses stocks. Nous allons illustrer ses procédures d’entrée du stock, et aussi ses procédures pour la sortie de stock ; ainsi sa méthode de valorisation.

Procédure de stock

Avant de procéder à l’audit de la gestion de stock, il faut tout d’abord définir les procédures d’entrée en stock et la procédure de sortie de stock sur laquelle nous va se baser pour établir un plan ainsi que les outils qui va utiliser.

Procédure d’entrée en stock

Dans la société industrielle E, des procédures magasin pouvant être définies par l’utilisateur contrôlent des flux d’entrée en stock, de stockage, et de stock de marchandises dans le magasin. Une procédure magasin comprend diverses activités qui déterminent le mode de traitement des marchandises dans le magasin.
Le flux12 d’entrée en stock magasin comprend les procédures par défaut suivantes, la procédure de réception et la procédure de contrôle. Lorsque les biens sont livrés par un fournisseur ou son représentant, un bon de réception doit être établi par le magasinier et signé par le magasinier et par le fournisseur une fois que toutes les conditions énumérées dans la liste de réception sont remplies. Une minimale de vérification doit être faite par le magasinier avant de décharger le fournisseur de ses responsabilités.
Le magasinier doit examiner la livraison : documents, quantité et qualité, si le fournisseur n’a pas le document ou s’il y a des différences entre les documents et la livraison, le magasinier doit appeler immédiatement le responsable des achats pour clarifier la situation et résoudre le problème.
Si les packs sont ouverts ou endommagés, une vérification plus complexe doit être effectuée. Les articles endommagés ne doivent pas être acceptés ; ils doivent être renvoyés et remplacés par le fournisseur et qui va assurer que les porteurs s’occupent de déchargement et de ranger les articles pour minimiser les risques d’endommagement ; mentionner, au cas échéant, les observations ou les remarques propres du responsable des achats avant de signer le voucher de réception. Une fois que le voucher est signé par le magasinier, le fournisseur est déchargé de ses responsabilités et c’est le magasinier qui devient le responsable des marchandises ; garder l’original du voucher de réception et le donner aux services des achats pour l’archivage ; mettre à jour ou créer les fiches d’inventaire, et ranger les articles.
A l’entrée dans les fiches d’inventaire13, il doit y avoir une fiche d’inventaire par article et par projet, ces fiches d’inventaire sont classées dans un classeur, le titre de l’inventaire doit être rempli clairement et en entier en incluant le code d’article, l’identification et toutes les autres références demandées, tout mouvement de stock doit être systématiquement et immédiatement enregistré.

Procédure de sortie de stock

Afin d’autoriser la sortie d’un article stocké dans le magasin, un document officiel appelé le bon de sortie de stock doit être présenté au magasin.
Cette commande est faite par de chef de projet, validée par le logisticien et effectuée par le magasinier.
Le bon de sortie de stock est signé par le logisticien qui est la seule personne autorisée à approuver les sorties de stock et doit être contresigné par la personne qui fait la demande. Le logisticien peut déléguer le pouvoir de signer au magasinier mais il garde la responsabilité. La destination de chaque article doit être spécifiée sur le bon de commandes de stock, afin que le magasinier sache dans quel magasin il doit l’allouer.
Lorsqu’il reçoit un bon de sortie de stock, le magasinier doit préparer le bon d’expédition, si les articles ont été emballés au sein du magasin au moment de la préparation de la commande, en suite il fait la préparation de la commande, demande au chauffeur de venir au magasin pour que la lettre de transport soit effectuée en sa présence, effectue la préparation de la livraison et charge la voiture. Il met à jour la fiche d’inventaire sans oublier la date de référence de la lettre de transport, et confirme l’envoie, en même temps il met à jour et marque les commentaires éventuels dans le bon de commande du stock. Le magasinier conserve et classe les lettres de transport en cours et les bons d’expéditions applicables avec une copie du bon de sortie de stock signé.

Inventaire

L’inventaire14 de stock mensuel est un comptage physique de tous les articles qui s’effectue le dernier jour travaillé de chaque mois. Cet inventaire est effectué par le magasinier, le logisticien en charge et un témoin extérieur au département logistique, dans le but de vérifier que les articles physiques en stock correspondent aux informations sur les fiches d’inventaire.
Ceci implique que lors de l’inventaire il ne s’agit simplement de compter les articles, mais aussi de comparer les informations avec ce qui est écrit sut les fiches d’inventaire. Le comptage physique du stock doit prendre en compte tous les articles stockés dans le magasin.
Si des écarts existent entre les fiches d’inventaire et le comptage physique, les raisons de ces différences sont signalées dans la colonne des remarques.
Ce rapport est imprimé et signé par toutes les parties présentes au moment du comptage et par le coordinateur et ensuite à la base. Il utilise la méthode CMUP pour évaluer les stocks lors de l’inventaire permanent.

Méthode de collecte et traitement des données

Du fait que les méthodes aident toujours à atteindre les résultats, il faut en appliquer dans la théorie et aussi ce qui est bien approprié au cas de l’analyse. En effet, les collectes des informations, et l’utilisation des méthodes sont faites pour atteindre les buts de cette analyse et se situent en deux sous sections qui sont les méthodes de collecte des informations et les méthodes de traitements de données.

Méthodes de collecte des informations

L’étude se base sur des informations, puisqu’il s’agit de la seule méthode pour améliorer et rédiger l’analyse. Les méthodes sont des études documentaires dans les bibliothèques et sites internet, mais aussi de recueillir des informations auprès du personnel et des suggestions faites par l’encadreur professionnel.

Recherche documentaire

Pour la documentation, la plupart des informations a été faite par la consultation de ces quelques livres dans des bibliothèques et des autres mémoires de stocks dans le cabinet au cours de notre stage et ainsi un mémoire de notre ami.
Après cette collecte des informations nécessaires à l’analyse, la sélection des données à incorporer dans l’ouvrage et les données qui pouvaient nous être utiles à l’analyse sont faites. Le traitement du mémoire est accompli à partir de ces informations et des méthodes déjà sélectionnées. Le traitement des documents pour assurer la bonne démarche et la crédibilité de la recherche au niveau de l’optimisation de la gestion de stock.

Recherche sur internet

Vu que le temps est insuffisant pour aller à la bibliothèque de l’école, l’analyse nous a obligé de  faire une recherche sur internet. Pour avoir plus de données possibles concernant une bonne gestion de stocks et une bonne étude dans l’internet, la sélection des sites dans les webographies est bien faite.

Entretien face à face

l’étude qui est portée sur la gestion des stocks avait besoin de faire un entretien, une demande d’explication sur les données reçues pour avoir un bon raisonnement afin de trouver les méthodes utilisées.
Nous avions fait des entretiens pour avoir un peu plus d’intérêt sur le sujet d’études.
Cet entretien était réalisé au personnel interne du cabinet CAC, durant le mois de février 2017. Le but était d’avoir des informations intégrales de l’entreprise analysée comme la situation de stock pendant ces trois dernières années, le rapport d’audit de l’année précédente, et les états financiers de la société industrielle « E ». Par ailleurs cette action a été réalisée par l’utilisation d’un guide d’entretien15.

Démarche de vérification des hypothèses

Une théorie est un ensemble d’explications, de notions ou d’idées sur l’analyse de la gestion des stocks, pouvant inclure les hypothèses, induites par l’accumulation de faits prouvés par l’observation et l’expérience. La section relate l’ensemble des idées à un rapport étroit du thème. Une démarche d’analyse est faite pour savoir comment réaliser l’étude, comment constituer le plan d’études. Elle est traitée par chaque hypothèse, c’est-à-dire que chaque hypothèse doit avoir une démarche d’analyse afin de faire un diagnostic. Ayant deux hypothèses et des limites de l’étude, la section se divise en trois sous sections.

Démarche de vérification de la première hypothèse

La première hypothèse se focalise sur la gestion de stock dans laquelle nous posons la« Fiabilité d’une bonne performance de la gestion de stocks ». Plusieurs étapes ont été faites pour la vérifier. Premièrement, analyser de la procédure de stock comme par exemple, l’étape de la procédure d’approvisionnement, l’outil de la procédure du stockage et de déstockage, et deuxièmement, l’évaluation de stock et la vérification des documents y afférés.
Le contrôle de la procédure d’approvisionnement suffit de vérifier la réception de marchandises et les procédures y afférés. Elle comprend le déchargement et une première vérification de la conformité à la commande tels que les marques, le nombre et l’état des colis. En suite l’analyse de la procédure du stockage dans la quelle se trouve la vérification du stockage consistant la réceptionnée, la marchandise est entreposée, en attendant un emploi ultérieur, les conditions de leur stockage dépendent du choix de l’entrepôt16 (surface, hauteur, moyens de manutention, personnel) et de leur nature comme le problème de poids ou de conservation. En fin, la vérification de la procédure de vente consiste à garder l’image de l’entreprise, à éviter les risques extérieurs puis qu’une vente frappe directement l’évaluation concurrentielle, dans ce cas il faut bien procéder et tant vérifier cette procédure.
L’évaluation de stock, l’étude consiste à assurer que les normes ont été respectées concernant les divers documents utilisés en mouvement de stock. Le bon de livraison, ou de réception, ou d’entrée, des matières, marchandises, produits, où l’on enregistre par type d’élément, les caractéristiques, la date d’entrée en stock, les quantités et prix unitaires de chaque élément, le bon de sortie, ou d’enlèvement, ou de matière, et la fiche de stock enregistre les mouvements entrées et sorties de matières entrant dans la production ou de fournitures consommées dans le cadre de l’activité courante des différents services de l’entreprise. Elle permet de connaître à tout moment l’état exact du stock en quantité et en valeur.
Et l’analyse des documents de stock consiste à contrôler si l’entreprise procède à un inventaire physique au moins une fois par an, à la clôture de ses exercices. Cette étape d’évaluation nous permet de procurer si la méthode utilisée par l’entreprise est praticable pour son activité, et pour garantir si elle suit la norme comptable.

Démarche de vérification de la deuxième hypothèse

« Le tableau de bord permet de contourner la rupture de stock, puis permet de prendre des décisions sur le diagnostic financier». La démarche se divise en deux parties qui sont le suivi du système de contrôle interne et l’évaluation du risque dans l’audit des stocks.
Au niveau de la production, il s’agira de vérifier si le contrôle interne garantit que les produits sortant de la chaîne de production de l’entreprise lui sont utiles ou bien destiné à être écoulés au niveau du marché. Il assure le suivi correct des encours de production. Les risques potentiels qui sont liés à la production sont naturellement liés aux objectifs du contrôle interne de la production. Ce sont en effet les suivants, le lancement de production pour des biens sans débouchés, devant donc être dépréciés, l’obtention de biens de qualités inférieures aux attentes internes ou aux attentes de marché, l’absence de visibilité sur la réalité des encours de production, la présence d’anomalies dans le calcul des coûts de production des biens stockés.
Afin de contrer les risques énoncés ci-dessus, il est nécessaire de prouver si l’entreprise utilise les procédures suivantes ; procédures permettant de recenser systématiquement et périodiquement les besoins de l’entreprise et s’assurer que ses besoins sont correctement déterminés. Ces procédures sont définies dans l’évaluation du contrôle interne des achats, la définition et la mise en place d’un programme d’assurance qualité, la mise en place d’une comptabilité analytique permettant de suivre en permanence les encours de production, d’en connaître la valeur et de calculer de manière fiable les coûts de production des produits stockés. Les assertions d’audit concernées par les risques potentiels mentionnés ci-dessus sont plus particulièrement l’existence et l’évaluation des stocks et encours de production.
L’étude des risques nous donne la possibilité de réaliser la fiabilité du système de contrôle interne. Cette étape permet de vérifier la présence d’anomalies dans le calcul des couts de production, la confusion des stocks de l’entreprise avec ceux des tiers, l’absence de visibilité sur la réalité des en-cours de production et le vol ou le coulage des stocks, et l’analyse des risques de la gestion de stock liés aux analyses financières.

Limites de l’étude et difficultés rencontrées

Un stage est un moment de faire en pratique la théorie acquise durant l’étude. La pratique est faite dans le cabinet d’audit « CAC » (Comptabilité Audit et Conseil).
La limite est une sorte d’obstacle qui empêche de réaliser ou d’améliorer un but.
Durant le stage, les limites rencontrées sont l’information incomplète, durée de stage très courte. Et pour respecter l’anonymat de l’entreprise analysée, nous n’avons pas le droit d’avoir les informations fiables et complètes.
Pour mieux respecter le secret professionnel de la société, nous n’avons pas le droit de faire la visite dans les entrepôts. Et ceci pose une des limites. Pourtant la gestion physique dont nous trouvons les lieux, l’organisation, la méthode de stockage, et la manutention est l’un des problèmes majeurs.
Le plus souvent, il y a toujours des informations incomplètes durant la réalisation du stage pur gardé le secret professionnel de l’entreprise. C’est alors u problème dans le domaine de la finance et audit, parce qu’il faut avoir de l’information fiable, et complète.
Selon les conditions à l’école, le stage pour les cycles master 1 dure trois mois. Mais l’analyse réclame beaucoup de temps, par conséquent, le temps où on peut faire l’analyse est insuffisant. Une analyse doit prendre beaucoup de temps pour avoir les informations fiables et à temps ainsi complètes, par contre, notre durée ne nous suffit pas pour en faire bien.
En général, il n’y a pas du tout de difficultés avec les collègues ou sur le travail réalisé. Mais vu que le cabinet ne doit jamais révéler les informations concernant les entreprises enquêtées, cela fait des secrets professionnels, et qui mettent en cause la difficulté de la réalisation du mémoire.

Procédure d’approvisionnement

Dans cette procédure, nous trouvons cinq (05) responsables pour effectuer des approvisionnements tels que l’utilisateur, le service stock, la division d’approvisionnement, le service d’achat, et autres.
D’après la procédure d’approvisionnement17, la demande se réalise par l’état du budget. C’est l’administration Générale qui donne l’autorisation en cas d’insuffisance du budget. Nous ne trouvons pas de la procédure de vérification sur l’insuffisance du budget, et c’est pour cela qu’on risque de déclencher la suite du processus, puis qu’on pourra fausser la demande en cas d’urgence. Si le budget est prétentieux, nous pourrons établir le bon de magasin ; et nous faisons la vérification des articles, faite par l’interface approvisionnement référence article et visa. Cette vérification est nécessaire pour mieux identifier les articles demandés. Dans cette première étape, nous ne trouvons pas du suivi du budget ne devant pas négliger pour éviter les risques du gonflage budgétaire.
Dans le service stock nous trouvons la décision de faire un approvisionnement ou non. Si l’article est disponible dans le stock, on n’est pas obligé de faire l’achat. La procédure ne montre pas l’état de stock, s’il est en phase du stock de sécurité ou en phase d’alerte, c’est-à-dire, que le responsable de stock doit d’abord analyser l’état de son stock afin de satisfaire la demande pour éviter la rupture de stock.
Dans le cas où l’article ne se trouve pas dans le magasin de stockage, c’est à la division d’approvisionnement que nous lançons le bon de magasin pour analyser l’achat, et en effectuant la demande d’achat local ou import par la division d’achat. Le chef du service achat fait une vérification des demandes d’achat pour mieux faire l’appel d’offre, il analyse l’historique des stocks qui est la fonction du service de stock, dans ce cas, nous trouvons une dysfonction des taches qui provoque l’irresponsabilité des autres services.
Après la vision du chef de division d’approvisionnement, il lance et envoie les demandes de prix à chaque fournisseur, et ce dernier donne le résultat de la demande de prix à la division d’achat, afin qu’il prenne la meilleure offre.
Dans ce processus, il manque un contrôle de vérification. Entre la division d’approvisionnement et les fournisseurs, on doit avoir une vérification, un contrôle de la fiabilité des documents à établir. L’insuffisance du contrôleur pour chaque action est une menace pour l’entreprise. C’est dans la division d’achat qu’on a besoin de contrôle, parce qu’on peut se tromper de choix du bien ou le budget choisi. L’absence de vérification provoque un risque inhérent de l’activité de la société.
L’absence de cette vérification provoquera des fautes à chaque tache de division. Quand il n’y a pas de suivi d’une tache, on trouve des risques de fautes ou des fraudes et certes des erreurs qui pourront entrainer un problème aux autres divisions surtout la division, des stocks qui est liée au risque de la structure du capital. On peut y avoir un gonflage de stock, si la demande est inconvenable, et cela influence sur la gestion de stock qui finit par donner un mauvais état financier de l’entreprise. Alors, face à tout cela, l’objectif n’est pas atteint ; et on peut imaginer même un vol au niveau du compte de l’entreprise. Nous avons toujours besoin de vérification pour justifier la mise en doute de l’engagement de la direction à fournir des informations financières exactes, pour la remise en cause de l’engagement de la direction à concevoir et à maintenir des synthèses comptables et d’informations fiables ou contrôles internes efficaces. C’est pour supprimer les doutes sur la capacité de la direction à superviser et à contrôler efficacement l’exploitation et à exercer un contrôle sur les pouvoirs délégués aux autres.

Procédure d’inventaire

Pendant l’inventaire18 , les équipes qui conduisent l’opération sont un représentant d’audit, et un du contrôle de gestion. Cet inventaire consiste à compter directement tous les articles des magasins, pour justifier la ressemblance du comptage manuel, dit inventaire, et le comptage sur logiciel. Les personnels qui travaillent pendant l’opération d’inventaire sont l’équipe de la direction d’informatique, un représentant d’équipe d’audit et du contrôle interne, les magasiniers et le responsable d’approvisionnement. Nous remarquons que la société n’engage pas un auditeur externe pour cette opération mais seulement un représentant d’un service audit, c’est à dire auditeur interne. Cela pour avoir un risque lié à l’organisation, en conséquent nous ne pouvons pas justifier le principe indépendance lors du travail. Dans ce cas, plusieurs risques peuvent parvenir puisque ce sont des collègues qui réalisent l’inventaire et la vérification. En résumant, les procédures se font en sept (07) étapes ou au final, nous trouvons l’arbitrage de la direction financière s’il avait un écart.

Procédure de déstockage

Le déstockage19 s’est fait en trois façons, à savoir, la vente normale de l’entreprise, la vente en solde pour libérer les magasins en cause d’arriver des nouveaux produits, et la vente à perte en cause d’abiment du produit qui s’est produit en raison du manque du contrôle. Toutes ces ventes doivent se faire pour réaliser un chiffre d’affaire de la société. L’étape se fait en 14 actions, et les responsables sont les équipes d’inventaire, la division d’approvisionnement et achat, ainsi que les autres responsables tels que le service commercial, et service administration. La procédure est trop longue et ce qui peut avoir un risque inhérent très élevé et de même pour le risque lié au contrôle, et cela donne un résultat minimum au risque de non détection.
Comme toutes les autres procédures, on a l’inexistence de contrôle pour faire une vérification d’entrée ou sortie du magasin. C’est à partir de déstockage que l’on peut avoir des risques de détournement, de manipulation du résultat, cependant, nous ne trouvons pas une division du contrôle qualité pour distinguer la cession normale et la vente à perte d’un produit, et ce phénomène engendre un grand effet pour la société.
L’inexistence de lien entre le magasinier et le service stock, par contre, ces deux services doivent avoir une relation, parce que ce sont les responsables de la situation de stock, ils doivent s’échanger d’informations. Mais dans le cas de cette procédure, c’est à l’étape de l’établissement du bon de sortie que le service de stock fait sa tâche. Cela peut avoir un risque lié au principe de non intégrité.

Analyse de la performance

La performance des stocks résume la disponibilité et la qualité des stocks, ainsi que les couts de l’objectif. Nous trouvons l’analyse des documents, l’évaluation des stocks, et l’étude d’entreposage.

Analyse des documents

La gestion des stocks est l’art de gérer le stock. Elle a donc besoin d’outil pour le bien gérer, la société utilise en effet beaucoup de document tels que, le cahier des charges, le manuel de procédures, le logiciel Sage et Excel, la catalogue des fournisseurs, la fiche des stocks, le cahier de transmission, le tableau de bord, le BM et le BL, BC, facture. Pour mieux auditer la gestion de stock, nous allons l’analyser par l’exhaustivité, l’existence de documents, et la réalité de ces documents.

Table des matières

REMERCIEMENTS
SOMMAIRES
Section 1: Analyse de la gestion de stock
Section 2: Audit des stocks
CHAPITRE V :SOLUTIONS ET PLAN D’ACTION
LISTE DES TABLEAUX
LISTE DES FIGURES
RESUME
SUMMARY
INTRODUCTION
PARTIE I : DESCRIPTIFS
CHAPITRE I : PRESENTATION DE L’ENTITE
Section 1: Présentations du cabinet et société industrielle E
1.1 Cabinet CAC
1.1.1 Historique du cabinet CAC
1.1.2 Missions et activités du cabinet
1.1.3 Objectifs du cabinet
1.1.4 Ressources humaines
1.1.5 Répartitions des taches
1.1.6 Fiche signalétique
1.2 La société industrielle E
Section 2: Cadrage théorique et pratique
2.1 Cadrage théorie
2.1.1 Notions sur le stock
2.1.2 Valorisation de stocks
2.1.3 Evaluations
2.2 Cadrage pratique sur le thème
2.2.1 Procédure de stock
2.2.1.1 Procédure d’entrée en stock
2.2.1.2 Procédure de sortie de stock
2.2.2 Inventaire
Chapitre II : METHODOLOGIE
Section 1: Méthode de collecte et traitement des données
1.1 Méthodes de collecte des informations
Section 2 : Démarche de vérification des hypothèses
2.1 Démarche de vérification de la première hypothèse
2.2 Démarche de vérification de la deuxième hypothèse
2.3 Limites de l’étude et difficultés rencontrées
PARTIE II: ANALYTIQUES
Chapitre III : RESULTATS ET ANALYSES
Section 1 : Analyse de la gestion de stocks
1.1 Procédure de stocks
1.2 Analyse de la performance
Section II : Audit des stocks
2.1 Performance du système de contrôle interne
2.2 Analyse des risques
CHAPITRE IV : DIAGNOSTICS
Section 1 : Diagnostics du thème
1.1 Identifications des forces
1.2 Identifications des faiblesses
1.2.2 Manque des risques sur l’équilibre financier
1.3 Formulation des processus
1.3.1 Existence d’une rupture de stock
1.3.2 Existence d’un sur-stockage de certains produits
2.1 Analyse de l’environnement interne
2.1.1 Bonne collaboration du personnel
2.1.2 Pluralité des matérielles utilisées
2.2 Opportunités et menace des milieux externes
2.2.2. Acquisition des nouveaux clients
PARTIE III : SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS
CHAPITRE V : SOLUTIONS ET PLAN D’ACTION
Section 1 : Mise en place du contrôle dans la procédure d’approvisionnement
1.1 Plan de mise en œuvre
1.2 Perspective
Section 2 : Mise en place de vérification des documents d’entrée en stock
2.1 Plan de mise en œuvre
1.2 Perspectives
1.3 Limites
Section 3 : Mise en place d’une vérification des documents sortie en stock
3.1 Plan de mise en œuvre
3.2 Perspectives
3.3 Limites
Section 4 : Changement de la méthode de réapprovisionnement
4.1 Plan de mise en œuvre
4.2 Perspectives
Section 5 : Maitrise de la logistique des stocks
5.1 Plan de mise en œuvre
5.2 Perspectives
5.3 Limites
Section 6 : Promotion des produits à vendre
6.1 Plan de mise en œuvre
6.2 Limites
Section 7 : Amélioration de la situation financière
7.1 Plan d’action
CHAPITRE VI : MISE EN PLACE D’UN TABLEAU DE BORD
Section 1 : Définition du problème
1.1 Le choix des indicateurs de performance
1.2 Définitions des objectifs
Section 2 : Structuration du tableau de bord dans l’Excel
2.1 Description de l’interdépendance des données.
2.2 Mise en place des feuilles de travail
CHAPITRE VII : VERIFICATIONS DES HYPOTHESES
Section 1 : Première hypothèse : « La bonne gestion du stock est une source plus performant ».
Section2 : Deuxième hypothèse : « Le tableau de bord permet de contourner la rupture de stock »
CHAPITRE VIII: RECOMMANDATIONS GENERALES
Section 1 : Performance dans les ressources temporelles
1.1 Insertion du facteur temps
1.2 Etablissement d’une étude des temps ou étude de la mesure du travail
1.3Renouvèlement de la structure de l’organisation
Section2 : Suggestions sur tous les secteurs
Section 3: Limites générales
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIE
WEBOGRAPHIE

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