Mise en place du chronogramme des activités ou diagramme de GANTT

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Description du bailleur de fonds

Généralités

L’Union Européenne ou UE est fondée sur des traités internationaux, ratifiés par l’ensemble des pays membres par référendum ou par le vote des parlements nationaux. L’Union européenne est née de l’horreur laissée par deux guerres mondiales. Depuis 1950, le projet européen a atteint son but principal : la paix. L’UE a de nombreuses réalisations à son actif depuis sa création en 1950. Elle a construit un marché unique des biens et des services qui englobe 27 pays et à l’intérieur duquel 500 millions de citoyens peuvent librement circuler et s’établir. Elle a créé la monnaie unique « l’euro » qui figure désormais parmi les grandes monnaies mondiales et qui renforce l’efficacité du marché unique. L’Union est par ailleurs le premier pourvoyeur au monde de programmes d’aide humanitaire et de développement.
L’Union européenne se fonde sur l’état de droit. En d’autres termes, toute action entreprise par l’UE découle de traités que tous les pays de l’Union ont librement et démocratiquement approuvés. Les traités sont négociés et convenus par l’ensemble des États membres de l’UE avant d’être ratifiés par chacun des parlements nationaux ou par référendum.

Objectifs

« La construction européenne a débuté par les questions économiques. Il fallait commencer par des réalisations concrètes, créant d’abord une solidarité de fait» ne déclaration de Schuman.
De ce fait, plusieurs objectifs ont été mis en place par l’Union des Etats européens afin d’aboutir à cette solidarité économique. Elle cherche avant tout à :
 Une aide humanitaire et l’aide au développement
 Un marché unique européen
 Échanges et cohésion
 L’Union économique et monétaire : la monnaie unique « euro »
 La solidarité
 La protection de l’agriculture et environnement
 La recherche et l’innovation
 L’éducation et jeunesse
Si tels ont été le contenu de cette première section, continuons par la seconde section.

CADRE THEORIQUE

Cette section sera consacrée aux études théoriques et les principes concernant la budgétisation et la performance financière. Afin d’atteindre les objectifs fixés, cette section sera divisée en trois sous-section : tout d’abord nous allons étudier les diverses définitions des termes ou mots clés qui constituent notre thème, ensuite nous étudierons les principes généraux de la budgétisation et nous achèverons par l’évaluation de la performance financière.

Définitions

Nous allons consacrer cette sous-section pour la définition des termes concernant la budgétisation et la performance financière.

Budget

Le budget représente la somme d’argent que l’organisation planifie de réunir et de dépenser dans un but précis sur une période de temps donnée. Il tient une place importante dans une organisation car c’est un instrument de gestion nécessaire pour une prise de décision.
« En effet, un budget garantit que les dépenses prioritaires correspondent aux buts de l’organisme. Il permet également à une association de prévoir et de planifier ses objectifs, pour une ou plusieurs années.
Il garantit que les programmes et les revenus anticipés sont planifiés de façon réaliste et assure ainsi une certaine coordination des programmes et des finances. Enfin, il constitue un moyen de communiquer les projets et les activités de l’association aux membres, aux organisateurs, au public, etc. ; et permet d’évaluer la réussite financière de tous les programmes. »5

Budgétisation

Elle est définie comme étant « une estimation ou une supposition claire sur ce dont l’organisme a besoin en termes monétaires pour réaliser ces activités. »6 Le processus de budgétisation est un ensemble de mécanismes élaborés et mis en place par l’établissement afin de pourvoir à la planification, au contrôle et au suivi budgétaire.
Il contribue à la performance de l’établissement en aidant le conseil d’administration, la direction et le personnel à savoir si l’établissement dispose de ce dont il a besoin pour réaliser ses objectifs.
Elle permet également d’identifier les questions à traiter mais également de déterminer et d’actualiser, au besoin, les plans d’actions nécessaires à l’équilibre budgétaire.7
La budgétisation est ainsi la clé de la gestion financière car elle permet à tout utilisateur du projet de suivre et d’apprécier l’évolution du budget pour une période déterminée. Pour un gestionnaire, la budgétisation est l’outil qui lui permettra de déterminer si les objectifs fixés ont été atteints et de prendre une décision si nécessaire. Elle peut être scindée en deux catégories :
En premier lieu, les budgets par reconduction sont des budgets dans lesquels les chiffres se basent sur ceux des dépenses de l’année précédente, en y ajoutant un pourcentage en raison de l’augmentation de l’inflation pour la nouvelle année. C’est une méthode simple qui permet de faire des économies de temps mais c’est une méthode « paresseuse » et est souvent peu précisée. Cette technique de budgétisation ne peut convenir qu’aux organisations dans lesquelles tous les ans se ressemblent beaucoup les uns les autres en termes d’activités. Très peu d’organisations ou de projets dynamiques sont assez stables pour que cette technique de budgétisation leur convienne vraiment.
En second lieu, dans les budgets base zéro, les chiffres des années précédentes ne sont pas utilisés comme points de départ. Le processus commence de « zéro » avec les activités proposées pour l’année. Le résultat est un budget plus détaillé et plus précis, mais cette méthode demande plus de temps et d’énergie. Cette technique est essentielle pour les nouvelles organisations et les nouveaux projets, mais c’est probablement aussi la meilleure méthode à suivre dans une organisation dynamique proactive lorsqu’elle en vient à relever de nouveaux défis.

Théories générales sur les financements extérieurs, le cadre logique et la budgétisation.

Cette partie sera consacrée à l’exposition des théories concernant le financement extérieur et la budgétisation. L’aide extérieur peut être présenté sous forme de financement concessionnel plus connu sous le nom de « Aide Publique au Développement » et un financement lié au marché ou non concessionnel. Nous pouvons y distinguer les différents types de financement extérieur en l’occurrence des dons (en nature et subvention en numéraire), des prêts, du crédit à l’importation. Aussi, nous allons étudier les différentes théories qui nous ont permis de mettre en place les différentes procédures lors de la budgétisation.

Théories sur le cadre logique

Le cadre logique « est un outil important de planification, d’exécution et de suivi-évaluation des projets de développement reconnu par toutes les institutions et tous les spécialistes du développement »8. En d’autres termes, c’est une matrice qui permet de hiérarchiser les différents niveaux des objectifs et mettre en avant les relations cause à effet des différents niveaux et de concentrer toutes les informations de la gestion d’un projet et qui seront utilisées à son élaboration, son suivi et son évaluation. Elle peut être révisée en cours de mise en œuvre du programme afin de refléter au mieux les réalités du contexte.
Elle permet d’établir le lien entre les ressources du projet, son objectif global (but), son objectif spécifique ainsi que les résultats escomptés tout en tenant compte des hypothèses, risques ou suppositions qui sont des facteurs externes au projet mais qui peuvent influencer l’échec ou la réussite des actions.
Commentaire : Ce tableau nous récapitule la présentation de la matrice du cadre logique ou MCL. Elle permet de faire suite logique à une analyse des actions devant être réalisées par l’organisation. Elle consiste à mettre en relief les objectifs du projet, les résultats attendus et les activités à entreprendre. Nous pouvons constater la présence des IOV, ce sont des indicateurs qui mettent en valeur l’atteinte de la logique d’intervention. Les sources de vérifications quant à elles, montrent les différents rapports utilisés en vue mettre en place ces indicateurs.
8 Cours de Conception et Gestion de projet 4ème Année en gestion (2012-2013). Elle définit le cadre logique comme un procédé adopté en vu de planifier un plan d’actions lors de la réalisation d’un projet.

Théorie sur l’acquisition des biens et services

Cette théorie vise avant tout à mettre en place les procédures pour l’achat des biens et services indispensables au projet. Tout d’abord, pour que ces dépenses soient prises en compte, il faut qu’elles soient éligibles aux yeux des bailleurs de fonds et prises en compte suivant plusieurs critères notamment :
– Les dépenses doivent être prévues dans la règlementation nationale et communale
– Elles doivent être prévues dans les postes budgétaires. Elles doivent également être effectives et payées,
– Elles doivent se baser sur les pièces justificatives recevables aux pièces comptables de valeur probante. Elles doivent donc être nécessaires et légitimes,
– Elles doivent être effectuées ou engagées durant la période d’agrément et correspondre à une utilisation ou prestation relative couvert par l’agrément.
Ensuite, cette procédure est fonction des exigences du bailleur de fonds. Dans notre cas, la condition exigée par l’Union Européenne est que « Toute dépense doit pouvoir être justifiée par une pièce justificative ». Le responsable de l’ONG doit signer un engagement stipulant que ce dernier devra procéder au remboursement de l’Union Européenne, conformément aux conditions générales, tout montant pour lequel aucune preuve de paiement ne peut être produite sur demande après la date d’échéance à moins qu’une justification raisonnable ne soit fournie. Si le montant de la dépense est supérieur à 500 euros, alors l’organisme doit envoyer un rapport au niveau du bailleur. La demande doit-être présentée comme suit :
Tableau 2 : Tableau récapitulatif des dépenses relatives au projet
Commentaire : Ce tableau récapitule le document que l’organisme doit envoyer au bailleur pour vérifier que les dépenses ont été effectuées suivant les critères envoyés et suivant les estimations établies. Cette preuve permettra de juger la conformité des achats et des dépenses supérieurs à 500 euros soit de 1500000Ariary. Alors, pour tout achat dont le montant est inférieur à cette somme, il s‘agira d’un « achat direct ».

Théorie sur la budgétisation

Nous allons découvrir dans les paragraphes présentés ci-dessous les niveaux et étapes adoptés afin d’aboutir à l’élaboration des budgets de dépenses et le financement du projet.
Pour notre cas, le type de budget adopté est la budgétisation à base zéro c’est à dire que toutes les informations ont été évaluées et valorisées afin de mettre en place le budget détaillé sans tenir compte des années précédentes. Ce procédé a comme avantage d’être réaliste et évaluatif par rapport aux activités futures toutefois il est très couteux pour l’organisme et prend énormément de temps pour sa conception. Voici un premier schéma qui récapitule le processus de budgétisation.

Table des matières

LISTE DES FIGURES
INTRODUCTION GENERALE
CHAPITRE 1 : MATERIELS ET METHODES
SECTION 1 : CADRE PRATIQUE
1.1 Description de la zone d’études : ONG Accès Zon’Olombelona
1.1.1 Généralités
1.1.2 Objectifs et ressources
1.1.3 Description du projet
1.2 Description du bailleur de fonds
1.2.1 Généralités
1.2.2 Objectifs
SECTION 2 : CADRE THEORIQUE
2.1 Définitions
2.1.1Budget
2.1.2 Budgétisation
2.2 Théories générales sur les financements extérieurs, le cadre logique et la budgétisation
2.2.1 Théories sur le cadre logique
2.2.2 Théorie sur l’acquisition des biens et services
2.2.3 Théorie sur la budgétisation
SECTION 3 : METHODOLOGIE DE RECHERCHE
3.1 La méthodologie de collecte de données
3.1.1 La collecte de données primaires
3.1.2 La collecte de données secondaires
3.1.2.1 Documentations
3.1.2.2 Internet
3.2 Méthodologie de traitement et d’analyse des données
3.2.1 Traitement des données par MS office/Excel
3.2.2 Outil d’analyse à l’aide de FFOM ou SWOT
3.3 Limites de l’étude et chronogramme des activités menées
3.3.1 Limites de la recherche
3.3.2 Calendriers des activités
CHAPITRE 2 : RESULTATS
SECTION 1 : LA PHASE DE PLANIFICATION DU BUDGET
1.1 Le cadre logique
1.1.1 Les objectifs
1.1.2 Les résultats attendus
1.1.3 Les activités
1.2 Mise en place du chronogramme des activités ou diagramme de GANTT
1.2.1 Déclinaison des activités en tâches
1.2.2 Détermination de la durée de chaque activité
1.2.3 Identification des calendriers des activités
1.3 Les ressources
1.3.1 Quantification des ressources
1.3.2 Estimations et classifications des ressources
SECTION 2 : LA BUDGETISATION
2.1 Budget de dépenses
2.2L’équilibre entre recette et budget
2.3Budget de recette ou de financement
CHAPITRE 3 : DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS
SECTION 1 : DISCUSSIONS
1.1.Discussion des résultats concernant l’importance du cadre logique
1.1.1 Interdépendance du cadre logique et de la budgétisation
1.1.2 Présentation du cadre logique
1.1.2.1 Adéquations des normes concernant les indicateurs et ceux réalisés par l’ONG
1.1.2.2 La fiabilité des sources de vérifications
1.1.2.3 Présentation des hypothèses
1.2 Discussions des résultats concernant le processus de la budgétisation
1.2.1 Discussions sur la présentation du chronogramme des activités
1.2.2. La présentation des dépenses
1.2.2.1 Etude de l’éligibilité des dépenses.
1.2.2.2 Analyse des calculs des dépenses.
1.2.3. Discussions sur la présentation du budget
SECTION 2 : ANALYSE DE L’ENVIRONNEMENT INTERNE ET EXTERNE
2.1 Environnement interne à l’organisation : Forces
2.1.1 Organisation et présentation des procédures clairement définies lors de la mise en place du budget
2.1.2 Qualification du personnel lors de la mise en place du budget
2.1.3 Transparence des procédures
2.2 Faiblesses
2.2.1 Budgétiser les augmentations des frais
2.2.2 Montants des imprévus
2.2.3 Durées
2.3 Opportunités
2.3.1 Le renouvellement du financement avec le bailleur de fonds
2.3.2 Possibilité de financement par d’autres bailleurs
2.4 Menaces
2.4.1 La situation politique et sociale de Madagascar
2.4.2 Les exigences du bailleur de fonds de plus en plus nombreux
SECTION 3 : RECOMMANDATIONS
3.1. Concernant le cadre logique
3.1.1 Présenter des IOV suivant les critères SMART
3.1.2 Présenter des sources de vérifications fiables et disponibles
3.1.3 Etude des risques et hypothèses positives
3.2 Recommandations concernant la deuxième hypothèse
3.2.1 Augmenter le taux des imprévus lors de la conception du budget
3.2.2 Respect de procédures envoyées par le bailleur de fonds
3.2.3 Respect de la durée de réalisation du projet
3.2.4 Contrôle systématique du budget
3.2.5 Améliorer la qualité du suivi durant le projet
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIE
WEBOGRAPHIE
LISTE DES ANNEXES
ANNEXE 1 : Questionnaire d’enquête
Annexe 2 : Budget de dépense en détail
Annexe 3 : Présentation du cadre logique du projet (en détail)
Annexe 4 : Présentation du calendrier des activités du projet

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